Tầm Quan Trọng Của Dàn Dựng Trong Tổ Chức Sự Kiện

[tintuc]

Một sự kiện được cấu thành nhờ nhiều yếu tố khác nhau. Và dàn dựng là một trong những yếu tố không thể thiếu mỗi khi thực hiện. Để đảm bảo sự kiện có thể diễn ra, dàn dựng là khâu chuẩn bị chi tiết nhất từ sân khấu, âm thanh ánh sáng đến kịch bản. Có thể thấy, dàn dựng là điều không thể không nhắc đến mỗi khi tổ chức sự kiện.

Dàn dựng sự kiện là gì?

Dàn dựng được hiểu là triển khai, lắp đặt các yếu tố vật thể và phi vật thể tạo nên sự kiện. Dàn dựng chính là giai đoạn triển khai đặt, lắp đặt, lắp ghép, sắp xếp, sắp đặt, điều chỉnh, thiết lập, ráp nối… các yếu tố nêu trên để chuẩn bị cho việc nghiệm thu cơ sở vật chất, hạ tầng phục vụ cho sự kiện và chương trình biểu diễn phản ánh nội dung tuân thủ kịch bản của sự kiện. Dàn dựng được coi như bước đặt nền móng cho sự kiện tại địa điểm, tùy vào quy mô và những thiết bị của sự kiện được sử dụng mà việc lắp đặt diễn ra nhanh hay chậm.

Tầm quan trọng của dàn dựng sự kiện

Dàn dựng và set up sự kiện chính là bước đầu tiên trong quá trình chạy sự kiện, nên đòi hỏi mọi chi tiết, từ cái nhỏ nhất đều phải rất kỷ lưỡng. Nhưng điều đó cũng chưa thể nào chắc chắn cho sự thành công toàn vẹn bởi khi set up còn bị phụ thuộc vào thời tiết, khí hậu và các yếu tố phụ trợ khác. Dàn dựng có ý nghĩa quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Đối với bất kì công việc nào, việc chuẩn bị và luôn sẵn sàng đối mặt với mọi tình huống nào xảy ra sẽ khiến sự kiện đó được đảm bảo vệ mọi phương diện khi đi vào hoạt động. Dàn dựng như bước tiên quyết, cung cấp những yếu tố về trang thiết bị và nội dung để sự kiện có thể diễn ra thuận lợi như dự kiến ban đầu khi tổ chức một sự kiện.

Các bước trong dàn dựng sự kiện

Dàn dựng sự kiện là một sâu chuỗi gồm nhiều bước khác nhau từ khảo sát địa điểm ban đầu đến set-up về sau, tất cả đều cần được chỉn chu.

Khảo sát địa điểm dự kiến tổ chức sự kiện

Sau khi đã dự tính địa điểm tổ chức ban đầu, người tổ chức sự kiện cần khảo sát trực tiếp về địa điểm để chắc chắn rằng những gì trong bản dự tính trùng khớp với thực tế về số liệu sân bãi, địa điểm. Ngoài ra, đối với những sự kiện lớn, việc khảo sát là không thể bỏ qua. Những vấn đề về địa điểm dự kiến ăn uống, nghỉ ngơi, bãi đỗ xe cho xe máy, ô tô (nếu có) cũng là những mục mà trong một khảo sát chi tiết cần có về địa điểm. Nhờ vào những khảo sát chi tiết này, khi làm chương trình, những người thực hiện sẽ hình dung được vị trí phân khu, giảm bớt thời gian tìm kiếm.

Lên layout thiết kế cho từng phân khu, bộ phận sự kiện

Sau khi đã khảo sát về địa điểm, người tổ chức cần lên layout (cách bố trí) cho sự kiện đó. Layout là cách người tổ chức sự kiện phân chia, bài trí khu vực, nếu như sự kiện được ví như một căn nhà thì layout cũng giống như bản vẽ chi tiết của căn nhà đó. Layout làm sáng tỏ từng góc cạnh của chi tiết, dựa vào bản vẽ có thể tưởng tượng ra toàn bộ khung cảnh của sự kiện. Việc này là rất cần thiết để người set up sự kiện có thể nhìn vào đó để sắp xếp các thiết bị sao cho phù hợp với chương trình.

Thiết kế chi tiết cho sự kiện

Sau khi đã lên layout chi tiết cho sự kiện, các bên cần thống nhất về bộ nhận diện của sự kiện. Đối với sự kiện của doanh nghiệp, có thể lấy chủ đề, màu sắc theo doanh nghiệp...Tuy nhiên, người thiết kế ngoài việc đảm bảo tính thẩm mỹ thì một điều quan trọng cần chú ý nữa đó chính là thông tin trên bộ nhận diện cần chính xác. Thiết kế cũng được cho là một bước của dàn dựng vì đây là mộ trong những bước chuẩn bị cho sự kiện được dựng lên và set up theo đúng bố cục và chủ đề của chương trình.Những người thiết kế thường có những ấn phẩm rất độc đáo và bay bổng. Tuy nhiên kinh nghiệm thực tế đôi khi không cho phép những thiết kế do một số yếu tố có thể về thi công hay lắp đặt chưa thể đáp ứng. Chính vì vậy, người chủ trì cần xem xét kỹ lưỡng về việc chọn thiết kế không chỉ yêu cầu đẹp,mà còn cần trực quan và phù hợp với thực tế tổ chức.

Set-up, dàn dựng thực tế cho sự kiện

Sau khi mọi thứ đã được đảm bảo, trước khi diễn ra sự kiện, việc set-up và đảm bảo về sân khấu, âm thanh ánh sáng...được đặt lên hàng đầu. Trước khi sự kiện diễn ra, việc set-up và chạy thử sân khấu cho từng tiết mục, chạy thử về âm thanh ánh sáng, những yếu tố khách quan khác cần đảm bảo đã được lên kế hoạch và không để xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện. Việc set-up tùy từng sự kiện có thể mất nhiều hoặc ít thời gian. Người tổ chức sự kiện cần tính toán để không bị phát sinh chi phí nếu như địa điểm thuê có những ý kiến trái chiều về việc set-up do một số sự kiện sẽ cần set-up ngày và cả đêm để đảm bảo tiến độ. Dàn dựng sự kiện là một vấn đề mất rất nhiều thời gian và công sức để có thể thực hiện và đảm bảo không xảy ra những sai sót. Vậy nên, để lựa chọn một đơn vị thi công, lắp đặt là điều cần được xem xét kỹ lưỡng.

Cung cấp các dịch vụ sự kiện

Công ty BSG với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ là lựa chọn hàng đầu cho mỗi sự kiện với những đảm bảo về kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ mang lại cho bạn những trải nghiệm đặc biệt về dịch vụ sự kiện. Nếu bạn đang tìm một đơn vị cung cấp các dịch vụ sự kiện trọn gói, từ thi công lắp đặt đến nhân sự biểu diễn, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.