Thiết Lập Bảng Phân Tích Tài Chính Quán Cà Phê Trước Khi Mở Quán

Bảng phân tích tài chính quán cafe là gì? Việc phân tích tài chính trước khi mở quán cà phê có quan trọng không? Nếu bạn không muốn nằm trong hơn 90% những chủ quán cafe thất bại, đồng thời thuộc 10% những startup quán cafe thành công thì buộc phải đọc hết bài viết này.

Hướng dẫn phân tích tài chính quán cafe chuyên nghiệp là nội dung nằm trong khóa học làm chủ quán cafe có thu phí tại Vua Pha Chế. Tuy nhiên, bởi việc thiết lập bảng phân tích tài chính là cơ bản nhất, cũng là bắt buộc cần thực hiện trước khi mở quán, chúng tôi sé chia sẻ nội dung này hoàn toàn miễn phí, với mong muốn giúp các bạn đưa có quyết định chính xác cho câu hỏi có hay không nên mở quán cafe, trà sữa? 

Mục lục

Toggle

• Bảng phân tích tài chính quán cà phê, trà sữa là gì?
• Hướng dẫn thiết lập bảng phân tích tài chính cho quán cafe, trà sữa
  • Bước 1: Khai báo chi phí ban đầu mở quán.
  • Bước 2: Khai báo thông tin dự án quán cà phê, trà sữa
  • Bước 3: Lập bảng tính điểm hòa vốn và doanh thu kỳ vọng
• Tổng kết 

Bảng phân tích tài chính quán cà phê, trà sữa là gì?

Như đã đề cập ở phần đầu của bài viết này, việc phân tích tài chính chi tiết cho quán nhằm đánh giá ROI của dự án mở quán cafe, trà sữa là điều tối quan trọng không thể bỏ qua. Tuy nhiên, hầu hết các chủ quán đều bỏ qua bước này và làm mọi thứ theo cảm tính. Đây chính là nguyên nhân dẫn tới thất bại.

Bảng phân tích tài chính quán cà phê là công cụ giúp chủ quán nắm được dòng tiền của quán một cách chi tiết nhất. Từng số liệu về chi phí, doanh thu, lợi nhuận và các yếu tố nhỏ nhất đều được tính toán, hiển thị cụ thể. Từ đó, giúp người chủ quán đưa ra được đánh giá tình hình kinh doanh hiện tại, khoảng thời gian cần để thu hồi vốn, đồng thời điều chỉnh kế hoạch kinh doanh nhằm đạt được lợi nhuận như mong muốn.

Đối với những người đang có dự đính mở quán cafe, bảng phân tích tài chính này cũng rất cần thiết để đánh giá dự án có khả thi hay không? Tránh những rủi ro có thể thấy từ trước.

>> Đề xuất: Trọn bộ kiến thức FnB dành cho chủ quán cafe, trà sữa.

Hướng dẫn thiết lập bảng phân tích tài chính cho quán cafe, trà sữa

Bước 1: Khai báo chi phí ban đầu mở quán.

Đầu tiên, bạn hãy lên kế hoạch thật chi tiết về các loại chi phí sẽ phải bỏ ra ngay từ ban đầu mở quán. Đây là các khoản chi phí phải bỏ ra ngay để quán cafe, trà sữa của bạn thành hình thù. Ví dụ: Tiền thuê thiết kế, tiền mua sắm cơ sở vật chất, tiền lo thủ tục pháp lý,…

Nên tạo luôn file excel bảng tài chính quán và lập 1 sheet riêng cho các chi phí ban đầu để tiện bổ sung, theo dõi. Khai báo chi phí ban đầu đầy đủ để sử dụng số liệu này trong bảng phân tích tài chính cho quán ở các bước sau.

Bước 2: Khai báo thông tin dự án quán cà phê, trà sữa

Đây là bước rất quan trọng, đòi hỏi chủ quán phải đưa ra các con số chính xác. Độ chính xác của các số liệu này càng cao thì bảng phân tích tài chính của quán sẽ càng đánh giá chính xác về dự án quán cafe. Dưới đây là một số thông tin cần khai báo:

Định phí quán cafe là các khoản chi phí cố định, nghĩa là dù quán có hoạt động tốt hay không bạn vẫn sẽ phải chi trả các khoản này. Các khoản định phí cơ bản của quán cafe trà sữa bao gồm: Giá thuê mặt bằng, lương nhân sự, điện, nước, chi trí quảng cáo, khuyến mãi…Trong đó, có 2 khoản định phí thường bị bỏ quên đó là:

• Lãi vay mở quán là 1 loại chi phí cơ hội – ví dụ nếu bạn có 1 khoản tiền nhàn rỗi, nếu không dùng khoản tiền này để đầu tư mở quán cafe, bạn có thể nhận được một khoản tiền lãi bằng cách gửi ngân hàng. Đối với những bạn vay vốn để mở quán cà phê trà sữa, khoãn lãi này được hoạch tính là lãi vay. Tính lãi/tháng như sau:

  .(Chi phí ban đầu + Tiền cọc) × %Lãi vay/năm ÷ 12

• Giá trị khấu hao quán cafe được tính bằng công thức sau:

  Tổng chi phí ban đầu mở quán ÷ độ dài của hợp đồng thuê nhà (tháng).

Sau khi liệt kê hết các khoản định phí hàng tháng của quán cà phê, hãy dùng lệnh excel tính tổng định phí trên 1 dòng.

Tiếp tục khai báo các chỉ số menu quán cafe (khi đi học các khóa học về pha chế, đừng quên yêu cầu được hướng dẫn cách tính bảng cost các món). Đối với các dự án mới mở, bạn chưa thể đưa ra mức tỷ trọng doanh thu chính xác của các nhóm đồ uống, tuy nhiên bạn có thể tham khảo các quán cùng khu vực có cùng loại hình kinh doanh. Chỉ cần quan sát bằng mắt thường, chúng ta cũng có thể nắm khái quát lượng khách hàng của đối thủ. Từ đó, nhập các số liệu của bảng phân tích tài chính quán cafe trà sữa của mình.

Phía cuối bảng, các số liệu kinh doanh quan trọng sẽ được tính theo công thức sau:

• Giá trung bình 1 ly đồ uống:

   Σ(Giá trung bình nhóm món × Tỷ trọng doanh thu của nhóm món)

• Giá trung bình 1 lý đồ uống (có upsale): Tính như công thức trên nhưng bao gồm cà nhóm upsale. Bạn cũng có thể bỏ qua chỉ số này trong bảng khai báo thông tin dự án quán cafe.

Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu kỳ vọng là phần bạn nhập tùy ý, thông thường mức lãi lý tưởng của quán cafe/trà sữa là ~20% doanh thu.

>>Xem thêm: Chuẩn hóa quy trình cho quán cafe, trà sữa ngay từ khi bắt đầu

Bước 3: Lập bảng tính điểm hòa vốn và doanh thu kỳ vọng

Sau khi đã hoàn thành nhập đầy đủ số liệu ở bước 1 & 2, chúng ta lập “bảng tính điểm hòa vốn cho dự án mở quán”. Bạn thực hiện nhập liệu bảng này theo đúng theo thứ tự như sau (số liệu lấy ở các bảng vừa lập bên trên):

• Doanh thu hòa vốn/tháng:

  Tổng định phí ÷ [ 1 – Σ(Tỷ trọng nguyên liệu nhóm món × Tỷ trọng doanh thu nhóm món) ]

• Lợi nhuận hòa vốn: 0 Đồng.
• Chi phí nguyên liệu:

  Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu kỳ vọng × Doanh thu hòa vốn

• Doanh thu hòa vốn/ngày:

  Doanh thu hòa vốn/tháng ÷ Số ngày hoạt động/tháng

• Số ly hòa vốn/tháng:

  Doanh thu hòa vốn/tháng ÷ Giá trung bình 1 ly đồ uống

• Số ly hòa vốn/ngày:

  Số ly hòa vốn/tháng ÷ Số ngày hoạt động/tháng

• Số tháng hoàn vốn:

  Chi phí ban đầu ÷ (Lợi nhuận + Khấu hao + Lãi vay)

Đối với “bảng doanh thu kỳ vọng của quán”, cách làm tương tự nhưng tại ô doanh thu kỳ vọng/tháng, thay vì nhập công thức tính toán như trên, bạn nhập giá trị doanh thu mong muốn (tại đây, các khoản định phí quán được hiểu là cố định).

Sau khi hoàn thành nhập liệu các công thức trên, excel sẽ hiện đầy đủ các số liệu về dự án (như hình). Dựa vào đây, hãy đánh giá mức độ khả thi của dự án. Tìm cách cải thiện và đưa ra quyết định có triển khai kế hoạch mở quán này hay không?

Tổng kết 

Để mở được một quán cafe, trà sữa và vận hành có lãi không hề đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ. Tuy nhiên, với cách làm khoa học, đưa ra các con số phân tích chính xác bằng bảng tài chính cho quán cafe trà sữa, bạn sẽ giảm thiểu rủi ro xuống tối đa.

Nếu các con số bảng phân tích tài chính quán cà phê là không khả thi, hãy chắn chắn rằng bạn không mở quán cho tới khi điều chỉnh được các con số tích cực hơn. Đó là lời khuyên chân thành từ Vua Pha Chế.

Ngoài hướng dẫn lập bảng kế hoạch tài chính cho chủ quán cafe, Vua Pha Chế dành tặng miễn phí những chủ quán tương lai trọn bộ Ebook thực chiến mở quán. Tải ngay về và nghiên cứu để có kế hoạch cho quán cafe, trà sữa của mình thật kỹ càng nhé.

Đừng quên chia sẻ bài viết này để giúp thêm nhiều anh/chị/em đồng nghiệp thành công hơn nữa nhé…

Chúc các bạn thành công !