Thông Tin đồ Họa, Sơ đồ, Bản đồ Và Bảng Biểu - Điều Hành Tác Nghiệp

Thông tin đồ họa, sơ đồ, bản đồ và bảng biểu

(22/12/2011 09:59:21)

ĐáỪỘ háỪỄa là máỪỎt loáỨắi hÃểnh "ngÃƠn ngáỪố" cÃỠ tÃắc dáỪầng nháỨần máỨắnh thÃƠng tin, chuyáỪẶn táỨặi thÃƠng tin ẢỔÃỠ máỪỎt cÃắch rÃộ ràng nháỨầt táỪỈi ẢỔáỪỎc giáỨặ. BáỨắn cÃỠ tháỪẶ thay tháỨƯ ráỨầt nhiáỪẮu cháỪố báỨổng nháỪống hÃểnh ẢỔáỪỘ tháỪỀ, ẢỔáỪỘ háỪỄa hoáỨởc biáỪẶu ẢỔáỪỘ ngáỨốn gáỪỄn và dáỪẦ hiáỪẶu.

Đồ họa làm cho tờ báo trở nên bắt mắt và nổi bật, khiến mọi người chú ý và ghi nhớ thông tin. Cách dùng đồ họa ổn định trong một tờ báo cũng mang lại sắc thái riêng cho chính tờ báo đó.

Việc xác định rõ giá trị và cách thức sử dụng đồ họa một cách có hiệu quả sẽ giúp cho tờ báo của bạn giao tiếp nhiều hơn với độc giả, khiến họ cảm thấy gần gũi với tờ báo và tiếp cận thông tin nhanh hơn.

Đồ họa cũng giúp bạn giải thích câu chuyện nhanh hơn và bắt mắt hơn là một bài dài toàn chữ. Điều này đặc biệt đúng khi bài viết dày đặc những con số, các mốc thời gian và hình ảnh, khó mà lột tả bằng những hàng chữ ngắn gọn. Sử dụng đồ họa bạn có thể dễ dàng biểu thị một xu hướng, một sự chuyển động, hay một sự so sánh thông tin.

Đồ họa - đơn giản, cô đọng và rõ ràng

Các hình đồ họa phức tạp, ôm đồm nhiều thông tin thường không mang lại hiệu quả. Lý do là độc giả của chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để ngồi phân tích nhiều thông tin trên một đồ họa phức tạp. Vì thế, khi thiết kế, bạn nên tập trung vào loại thông tin nào độc giả thực sự cần và làm cho nó trở nên thật cô đọng, đơn giản và rõ ràng.

Đồ họa thông tin không chỉ là những biểu đồ. Nó có thể là những hình vẽ kết hợp với đoạn văn và đôi khi nó có thể nói vắn tắt về câu chuyện hoặc những sự việc đằng sau những thông tin mà bài báo mang lại cho độc giả.

* Bản đồ là một cửa để độc giả tiếp cận và xác định ngay được nơi xảy ra sự kiện trong bài báo. Nó dễ dàng làm cho độc giả liên tưởng đến nơi họ sống cũng như người thân, bạn bè đang sống ở nơi xảy ra sự kiện, qua đó làm tăng sự gần gũi của bài báo với độc giả.

Hệ thống đồ họa bao gồm:

- Măng séc dùng màu riêng.

- Bộ chữ riêng: Font chữ, cỡ chữ dành riêng cho phần nội dung bài, tít bài, chú thích ảnh, các tít phụ, sa-pô, biểu đồ, tên tác giả.

- Các hộp dữ liệu, màu sắc, đường nét, họa tiết, khung và đồ họa thông tin nên có hình thức thế nào, thiết lập ra cách sử dụng chúng ra sao.

Lưu ý: Khi đã lựa chọn hình thức và cách sử dụng cho những công cụ đồ họa trên, ta nên giữ ổn định trong suốt cả tờ báo.

Các sơ đồ tổ chức để mô tả mối liên hệ

Sử dụng các sơ đồ tổ chức để chỉ ra mối liên hệ theo cấp bậc, quyền hạn hoặc trách nhiệm. Chỉ cần lướt nhanh qua sơ đồ bên dưới bạn cũng có thể nhận ra được một trật tự theo cấp bậc, trong một bố cục rõ ràng và mạch lạc. Thậm chí các quan hệ rắc rối nhất cũng có thể được thể hiện trong các sơ đồ tổ chức theo một cách thật đơn giản.

Sơ đồ có thể thay thế được vô số đoạn chữ mà vẫn giữ được nội dung ban đầu. Ví dụ: Sơ đồ diễn giải quy trình trong tòa soạn dưới đây, nếu viết ra thì sẽ rất "tốn chữ":

Các lưu đồ thể hiện trình tự thông tin

Các lưu đồ có thể giúp cho những văn bản khó hiểu và phức tạp nhất trở nên dễ hiểu hơn nhiều. Các chương trình tạo lưu đồ sẽ giúp bạn tạo được hình ảnh cân đối, nhanh chóng và chính xác dựa trên những điểm thông tin được cung cấp.

Các biểu đồ phát triển giúp chuyển tải thông điệp phức tạp nhất thông qua hình ảnh và các biểu tượng phù hợp với nội dung thông tin theo cách dễ hiểu, đồng thời chỉ cho độc giả đâu là ý chính và hướng đi liên tục của thông tin.

Ngoài việc thêm vào một số hình ảnh thú vị cho trang, các biểu đồ phát triển còn giúp bạn lược bớt khá nhiều thông tin không cần thiết trong phần chữ của bài.

Dùng mốc thời gian để mô tả sự kiện xảy ra

Các số liệu chỉ thời gian giúp bạn diễn đạt các sự kiện lịch sử một cách rõ ràng mà không cần quá nhiều chữ. Hơn nữa, độc giả có thể nắm bắt thông tin tổng quát của các sự kiện và dễ dàng hơn trong việc suy luận các thông tin xảy ra trong sự kiện đó theo một trình tự thời gian chi tiết rành mạch.

Phương pháp này rất hiệu quả vì bạn có thể kết hợp cả hai yếu tố chữ và hình ảnh trong một hình thức trình bày mà độc giả chỉ cần lướt qua là hiểu ngay. Ngoài ra, các dòng thời gian còn giúp bạn truyền đạt được nhiều sự kiện khác đã xảy ra để độc giả dễ theo dõi.

Bảng biểu

Là cách sắp xếp thông tin theo từng hàng và cột, giúp độc giả nhanh chóng nắm bắt được thông tin và dễ dàng phân tích thông tin một cách chi tiết và các mối quan hệ của chúng với nhau.

+ Sử dụng bảng biểu cho những bài dài và chi tiết: Thông tin trong bảng biểu thường được sắp xếp theo hàng và cột. Những bảng này có thể truyền đạt thông tin nhanh và chính xác hơn, vì theo cách này bạn có thể bỏ đi các từ hoặc cụm từ thừa giúp độc giả tiếp cận ngay với thông tin cô đọng.

+ Giảm bớt các đường kẻ bên trong và xung quanh. (Xem hình dưới)

Trong ví dụ này, thông tin trong bảng dường như bị thu nhỏ lại do các đường kẻ giữa các cột.	Ví dụ này, vừa để dễ đọc vừa tạo được một hình ảnh tốt hơn.

+ Canh thẳng hàng cho các tít của cột. (Xem hình dưới)

Bảng biểu này có các tít của cột canh thẳng hàng về phía trên làm cho các khoảng trắng bị kẹt giữa các cột tiêu đề và cột thông tin.

Bảng biểu này có các tít của cột canh thẳng hàng về phía dưới giúp bảng biểu nhìn được đồng nhất và rõ ràng về thông tin hơn.

+ Chọn chế độ canh lề thích hợp cho bảng biểu.

Ví dụ: Canh thẳng lề phải cho các thông tin miêu tả của cột bên trái để giúp "khóa chặt" những thông tin còn lại trong bảng biểu. Chú ý rằng các tít của cột được canh giữa thường không thẳng hàng với thông tin được căn lề trái ở cùng cột bên dưới. Với trường hợp này, bạn cần phải điều chỉnh sao cho các tít đó có một vị trí tương đối thẳng hàng với phần thông tin bên dưới. Mặc dù sự chênh lệch này là rất nhỏ nhưng tác động lên toàn bộ nội dung của bảng biểu đó rất lớn.

Đồ thị và biểu đồ

Các đồ thị và biểu đồ giúp độc giả nhanh chóng hiểu được ý nghĩa của những con số. Đối với một đoạn chữ viết toàn con số thì cho dù có được viết tốt đến đâu cũng khó có thể làm cho độc giả hiểu được chính xác ý nghĩa những con số đó.

Chọn kiểu đồ thị hoặc biểu đồ thích hợp: việc chọn được một hình thức trình bày thích hợp quyết định rất lớn đến sự thành công của nội dung mà bạn muốn truyền đạt cũng như hiệu quả của đồ họa. Mỗi hình thức trình bày đều có kiểu thể hiện phù hợp với từng loại thông tin khác nhau.

Các dạng đồ thị thể hiện tương quan tỉ lệ của các con số. Lưu ý: nên dùng tiêu đề cho từng đồ thị và không nên dùng quá nhiều màu như trong đồ thị III

- Biểu đồ dạng cột: Thường dễ so sánh hơn.

- Biểu đồ hình tròn: Thường được sử dụng để trình bày thông tin theo dạng tổng quát, cơ cấu.

- Biểu đồ theo dạng đường kẻ (biểu đồ dây): Thường trình bày thông tin bằng sự thay đổi (lên xuống) tại các điểm mà nó đi qua.

- Đồ thị đối chiếu (cao thấp) dùng để trình bày nhiều phạm vi thông tin khác nhau.

Sử dụng tỷ lệ chính xác để truyền đạt thông tin một cách khách quan: Sử dụng tỷ lệ sai có thể làm cho người đọc dễ phạm sai lầm khi đi đến kết luận cuối cùng thông qua những thông tin được thể hiện qua biểu đồ.

+ Loại bỏ những thông tin không cần thiết trong các biểu đồ, đồ thị

Một số kinh nghiệm trong sử dụng tín hiệu đồ họa

- Chữ hoa to đầu dòng: Tín hiệu điểm đọc và chỉ dùng trong chữ đầu tiên của bài.

- Xử lý khi bài viết quá dài:

+ Cách 1: Để cho bài báo sáng sủa, dễ đọc hơn, ta chia bài báo làm nhiều ý chính và ngắt dòng. Đầu dòng dùng từ 3 đến 5 từ chữ hoa hoặc chữ đậm.

+ Cách 2: Trong những đoạn chính, ta sử dụng những chữ cái in hoa đầu dòng. Chú ý chỉ nên dùng caplock 2 dòng.

+ Cách 3: Trong những đoạn chính ta nên dùng tít xen.

- Nếu dùng khung thì từ khung đến phần chữ khoảng cách khoảng 6-8pt. Không nên dùng khung nhỏ quá sẽ gây cảm giác chật chội. Độ dày của khung thường ở khoảng 0,3pt đến lpt. Trong những trường hợp đặc biệt, tùy thuộc vào màu và ý đồ của người thiết kế mong muốn nhấn mạnh thông tin của nội dung trong khung đó, ta có thể dùng khung có độ dày lớn hơn.

- Khi dùng đường kẻ: Để phân biệt khoảng cách giữa hai bài trên và dưới, ta có thể dùng đường kẻ. Nên chú ý, đường kẻ đó đặt gần phần kết thúc của bài trên. Và khoảng cách từ đường kẻ đó đến bài dưới là 7mm. Nếu là hai bài gần nhau theo chiều dọc nên dùng khoảng trắng để ngăn cách. Chú ý khoảng trắng này thống nhất trong cả tờ báo. Ví dụ, giữa hai bài chính là 8pt, giữa hai bài phụ là 5pt...

- Nếu bài để cạnh phần quảng cáo nên để khoảng cách rõ ràng và có chỉ dẫn cho độc giả biết phần này là quảng cáo.

- Box: Thường dùng để thâu tóm số liệu và chú ý nên có sự so sánh. Thông tin của box cũng nên có một tít. Và kiểu chữ trong box phải khác với kiểu chữ trong thân bài. Chú ý: hình thức của box nhất quán trong cả tờ báo.

- Kết thúc bài: Nên có tín hiệu đồ họa.

- Khi dùng đồ họa: Phải có nội dung chắt lọc và cô đọng. Có những đồ họa có thể thay hàng ngàn chữ bởi hình ảnh thường mang thông tin nhanh và dễ hiểu đến với độc giả.

Theo Nội san Thông tấn, số 11/2011