THỦ TỤC CẤP, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG HỘ CHIẾU VIỆT NAM

1. QUY ĐỊNH CHUNG

1.1. Công dân Việt Nam đang cư trú hợp pháp ở nước ngoài có nhu cầu được cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu phổ thông (viết tắt là hộ chiếu) nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Đại sứ quán. Trong trường hợp vì lý do sức khỏe, sống ở xa Đại sứ quán, hoặc do các lý do khách quan mà không thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Đại sứ quán, đồng thời xác minh được nhân thân rõ ràng, có hộ chiếu cũ còn giá trị và giấy tờ đầy đủ, đương sự có thể có đơn đề nghị và gửi hồ sơ qua bưu điện tới Bộ phận Hộ chiếu, Đại sứ quán, trên cơ sở đồng ý của Đại sứ quán; Đại sứ quán không chịu trách nhiệm trong trường hợp hồ sơ thất lạc khi gửi bưu điện.

1.2. Đơn cấp giấy thông hành và cấp đổi, bổ sung, sửa đổi… hộ chiếu do chính người xin khai đầy đủ bằng tiếng Việt, tự ký và ghi rõ họ tên. Trẻ em dưới 14 tuổi có thể do cha, mẹ hoặc người giám hộ (được pháp luật công nhận) ký thay, ghi rõ họ tên người ký và quan hệ với người xin cấp, đổi… hộ chiếu.​

1.3. Hộ chiếu có giá trị 10 năm; hộ chiếu có dán ảnh trẻ em và hộ chiếu cấp riêng cho trẻ em dưới 14 tuổi tròn có giá trị 05 năm tính từ ngày cấp hay từ ngày dán ảnh trẻ em.​

1.4. Người được cấp hộ chiếu phải ký tên vào hộ chiếu và có trách nhiệm giữ gìn hộ chiếu của mình.​

1.5. Tuyệt đối không cho người khác mượn hộ chiếu của mình hoặc sử dụng hộ chiếu vào những việc không được phép theo quy định của pháp luật.

1.6. Sau khi cấp hộ chiếu mới, hộ chiếu cũ sẽ bị hủy giá trị sử dụng. Nếu có nhu cầu tiếp tục sử dụng visa trong hộ chiếu cũ, công dân có thể yêu cầu thủ tục bị chú ghi thêm số hộ chiếu cũ lên hộ chiếu mới.

1.7. Hồ sơ đề nghị cấp mới, cấp đổi, bổ sung hộ chiếu, giấy thông hành nộp trực tiếp tại Đại sứ quán Việt Nam tại Canada. Trong trường hợp ở quá xa Đại sứ quán hoặc vì lý do sức khỏe, hồ sơ có thể gửi qua đường bưu điện sau khi đã trao đổi, phỏng vấn qua điện thoại xác định được người đề nghị cấp hộ chiếu là công dân Việt Nam đang có mặt và cư trú hợp pháp tại Canada.

1.8. Liên quan đến thủ tục chứng thực bản sao công chứng do luật sư, công chứng viên Canada thực hiện, xin vui lòng xem thêm tại website của Bộ Ngoại giao Canada.​

2. THỦ TỤC VÀ HỒ SƠ

* LƯU Ý CẦN BIẾT KHI CHUẨN BỊ HỒ SƠ:

• Với các Tờ khai: Thay vì viết tay, Quý vị nên khai thông tin trên máy tính rồi in ra để ký để thông tin kê khai được rõ ràng, chính xác, tránh sai sót khi nhập vào Hệ thống. 
• Với 02 Ảnh chân dung: cần ghi tên ra phía sau Ảnh, cho ảnh vào phong bì riêng gửi kèm (không dập ghim vào Hồ sơ hay kẹp vào giấy tờ khác để tránh ảnh bị rách hay thất lạc trong quá trình xử lý).
• Quý vị nên dập ghim Tờ khai, bản photocopy của Hộ chiếu Việt Nam và photocopy của Giấy tờ Canada thành 1 bộ. Các giấy tờ khác để riêng, không cần dập ghim.
• Các giấy tờ gốc mà Quý vị gửi kèm Hồ sơ (Hộ chiếu cũ, Thẻ PR, Work permit hoặc Study permit) sẽ được Đại sứ quán gửi về cho Quý vị cùng Hộ chiếu mới.
• Trước khi gửi Hồ sơ đi, Quý vị nên gọi điện hoặc gửi email đến Đại sứ quán để kiểm tra xem Hồ sơ mà Quý vị chuẩn bị đã đầy đủ chưa. Trường hợp Hồ sơ gửi đến Đại sứ quán chưa đầy đủ, Đại sứ quán sẽ chưa xử lý mà yêu cầu Quý vị bổ sung, hoặc gửi trả Hồ sơ lại theo yêu cầu của Quý vị.  

2.1. Hồ sơ xin Cấp đổi hộ chiếu:

2.1.1. Đơn xin cấp hộ chiếu (Mẫu Đơn);

2.1.2. Bản gốc Hộ chiếu Việt Nam kèm theo 01 bản photocopy các trang 2 và 3 của Hộ chiếu (trang có ảnh và dấu);

2.1.3. Giấy tờ hợp lệ chứng minh người nộp đơn đang có mặt tại Canada tại thời điểm xin cấp Hộ chiếu​

2.1.4. Hai (02) ảnh chân dung (nền trắng, cỡ  4 x  6 cm, chụp chính diện trong vòng 06 tháng, khuôn mặt chiếm 60% đến 70% ảnh, đỉnh đầu cách đỉnh trên của ảnh từ 0,7 cm đến 1 cm).

* Trường hợp không tiện đi chụp và rửa ảnh ở hiệu ảnh, quý vị có thể tự chụp bằng điện thoại và gửi qua Email ảnh chân dung kèm ảnh chụp trang 2 của Hộ chiếu tới Đại sứ quan ​để sử dụng dịch vụ in ảnh tại Đại sứ quán. Địa chỉ gửi: visa@vietnamembassy.ca

2.2. Hồ sơ xin Cấp lại hộ chiếu (đối với Hộ chiếu bị hỏng):

2.2.1. Đơn xin cấp hộ chiếu (Mẫu Đơn);

2.2.2. Bản gốc Hộ chiếu gốc bị hỏng kèm theo 01 bản photocopy trang 2-3 của Hộ chiếu (trang có ảnh và dấu);

2.2.3. Giấy tờ xác minh nhân thân: Bản gốc Chứng minh thư Nhân dân/Thẻ căn cước công dân kèm theo 01 bản photocopy (Trong trường hợp ảnh trong Hộ chiếu cũ không còn nhận diện được).

2.2.4. Giấy tờ hợp lệ chứng minh người nộp đơn đang có mặt tại Canada tại thời điểm xin cấp Hộ chiếu​

2.2.5. Hai (02) ảnh chân dung (nền trắng, cỡ  4 x  6 cm, chụp chính diện trong vòng 06 tháng, khuôn mặt chiếm 60% đến 70% ảnh, đỉnh đầu cách đỉnh trên của ảnh từ 0,7 cm đến 1 cm).

* Trường hợp không tiện đi chụp và rửa ảnh ở hiệu ảnh, quý vị có thể tự chụp bằng điện thoại và gửi qua Email ảnh chân dung kèm ảnh chụp trang 2 của Hộ chiếu tới Đại sứ quan ​để sử dụng dịch vụ in ảnh tại Đại sứ quán. Địa chỉ gửi: visa@vietnamembassy.ca

2.2.6. Nếu hộ chiếu gốc bị hỏng phần ảnh, đương sự có thể cần xuất trình chứng minh thư nhân dân tại Đại sứ quán để để đối chiếu vân tay và xác minh.

2.3. Hồ sơ xin Cấp lại hộ chiếu (đối với Hộ chiếu bị mất):

2.3.1. Đơn xin cấp hộ chiếu (Mẫu Đơn).

2.3.2. Đơn trình báo về việc mất hộ chiếu (Mẫu Đơn).​

2.3.3. Xác nhận của Cảnh sát Canada về việc đã được thông báo về việc mất hộ chiếu.​

2.3.4. Bản photocopy hộ chiếu bị mất.

2.3.5. Giấy tờ hợp lệ chứng minh người nộp đơn đang có mặt tại Canada tại thời điểm xin cấp Hộ chiếu​​

2.3.6. Giấy tờ xác minh nhân thân do cơ quan thẩm quyền Việt Nam cấp: Bản gốc Chứng minh thư/Căn cước công dân/Giấy xác nhận nhân sự của công dân Việt Nam hiện ở nước ngoài do Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an cấp còn giá trị (Mẫu Giấy xác nhận).

2.3.7. Hai (02) ảnh chân dung (nền trắng, cỡ  4 x  6 cm, chụp chính diện trong vòng 06 tháng, khuôn mặt chiếm 60% đến 70% ảnh, đỉnh đầu cách đỉnh trên của ảnh từ 0,7 cm đến 1 cm).

* Trường hợp không tiện đi chụp và rửa ảnh ở hiệu ảnh, quý vị có thể tự chụp bằng điện thoại và gửi qua Email ảnh chân dung kèm ảnh chụp trang 2 của Hộ chiếu tới Đại sứ quan ​để sử dụng dịch vụ in ảnh tại Đại sứ quán. Địa chỉ gửi: visa@vietnamembassy.ca

2.3.8. Lưu ý:

• Trong thời hạn 48 giờ, kể từ khi phát hiện mất hộ chiếu Việt Nam, người có hộ chiếu bị mất phải có đơn trình báo với Đại sứ quán  và cơ quan có thẩm quyền của Canada.
• Hộ chiếu báo bị mất đã hủy giá trị sử dụng, khi tìm thấy không được khôi phục giá trị sử dụng.

2.4. Hồ sơ xin cấp Hộ chiếu lần đầu:

2.4.1. Đơn xin cấp hộ chiếu (Mẫu Đơn).

2.4.2. Thông tin cá nhân xin cấp Hộ chiếu lần đầu (Mẫu Tờ khai Thông tin cá nhân)  Chú ý: Tờ khai thông tin cá nhân cần được nhập thông tin bằng máy tính và gửi file cho Đại sứ quán vào Email: visa@vietnamembassy.ca  Tiêu đề email ghi rõ: Thông tin cá nhân xin cấp Hộ chiếu lần đầu của ông/bà… (ghi đầy đủ họ tên).

Với trẻ em mới sinh tại Canada không cần nộp Tờ khai quốc tịch, nhưng cần làm Đăng ký Khai sinh trước, trong vòng 60 ngày kể từ ngày sinh (Mẫu Đơn đăng ký)

2.4.3. Giấy khai sinh Việt Nam (Bản chính kèm 1 bản photocopy; hoặc Bản sao có công chứng hợp lệ), Chứng minh thư nhân dân còn giá trị sử dụng (loại có ảnh) hoặc Giấy xác nhận nhân sự của Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an bản chính hoặc bản sao có công chứng (Mẫu quy định).​

2.4.4. Giấy tờ hợp lệ chứng minh người nộp đơn đang có mặt tại Canada tại thời điểm xin cấp Hộ chiếu​

2.4.5. Hai (02) ảnh chân dung (nền trắng, cỡ  4 x  6 cm, chụp chính diện trong vòng 06 tháng, khuôn mặt chiếm 60% đến 70% ảnh, đỉnh đầu cách đỉnh trên của ảnh từ 0,7 cm đến 1 cm).

* Trường hợp không tiện đi chụp và rửa ảnh ở hiệu ảnh, quý vị có thể tự chụp bằng điện thoại và gửi qua Email ảnh chân dung kèm ảnh chụp trang 2 của Hộ chiếu tới Đại sứ quan ​để sử dụng dịch vụ in ảnh tại Đại sứ quán. Địa chỉ gửi: visa@vietnamembassy.ca

2.4.6. Giấy tờ khác: Trong trường hợp cần thiết, Đại sứ quán có thể yêu cầu Quý vị cung cấp các giấy tờ nhân thân khác để làm cơ sở xác minh, hoặc đương sự có thể được yêu cầu có mặt tại Đại sứ quán để xác minh.​

2.5. Tách (cấp riêng) hộ chiếu cho trẻ em từ hộ chiếu của cha hoặc mẹ:

• Hồ sơ như quy định tại Điểm 2.1.2 và 2.1.3.
• Hộ chiếu của cha hoặc mẹ có dán ảnh con.

3. THỜI GIAN XỬ LÝ HỒ SƠ

3.1. Trường hợp Cấp đổi (có Hộ chiếu cũ còn hạn hoặc mới hết hạn): Thời gian xử lý Hồ sơ là 5 ngày làm việc kể từ ngày Đại sứ quán nhận đủ Hồ sơ hợp lệ (không tính thời gian chuyển phát 2 chiều của Bưu điện).

3.2. Trường hợp Cấp lại (Hộ chiếu cũ bị hỏng hoặc bị mất):

3.2.1. Thời gian xử lý Hồ sơ là 5 ngày làm việc kể từ ngày Đại sứ quan nhận đủ hồ sơ hợp lệ (không tính thời gian chuyển phát 2 chiều của Bưu điện).

3.2.2. Thời gian xử lý Hồ sơ là ít nhất 30 ngày làm việc (không tính thời gian chuyển phát 2 chiều của Bưu điện) đối với trường hợp bị mất Hộ chiếu mà không có Chứng minh thư nhân dân/Căn cước công dân bản gốc còn hạn.

3.3. Trường hợp cấp Hộ chiếu lần đầu:

3.3.1. Thủ tục điều tra, xác minh quốc tịch đối với đối với các trường hợp xin cấp Hộ chiếu lần đầu do cơ quan chức năng trong nước thực hiện. Thời gian xác minh thường từ 6 tháng – 1 năm, có thể lâu hơn. Trong trường hợp không xác minh được nhân thân và địa chỉ cư trú tại Việt Nam, đương sự có thể không được cấp hộ chiếu.

3.3.2. Trường hợp cấp lần đầu cho trẻ em sinh tại Canada, đã làm khai sinh tại Cơ quan đại diện Việt Nam tại Canada: Thời gian xử lý Hồ sơ là 5 ngày làm việc kể từ ngày Đại sứ quán nhận đủ hồ sơ hợp lệ (không tính thời gian chuyển phát 2 chiều của Bưu điện).

4. THANH TOÁN PHÍ VÀ LỆ PHÍ

4.1. Phí và lệ phí có thể trả bằng các hình thức: Thẻ tín dụng (Form Thanh toán), Bank Draft, Money Order hoặc E – Transfer, trả cho Vietnam Embassy.

4.2. Phí và lệ phí theo quy định của Bộ Tài chính, chưa bao gồm các chi phí có thể phát sinh trong quá trình xác minh nhân thân và hoàn thiện hồ sơ.

4.3. Đối với Hồ sơ trả kết quả qua đường bưu điện, Quý vị cần ghi rõ họ tên, địa chỉ (gồm postal code) và điện thoại liên hệ của người nhận trong Đơn xin cấp Hộ chiếu. Hồ sơ sẽ được Đại sứ quán gửi về cho người nhận bằng Chuyển phát nhanh Fedex hoặc Canada Post.

*LIÊN HỆ BỘ PHẬN HỘ CHIẾU:

1. Điện thoại: 

• 613 236 0772
• 613-882-6699

2. Email: visa@vietnamembassy.ca

3. Địa chỉ: Embassy of Vietnam. 55 Mackay Street, Ottawa, ON K1M 2B2.