Thủ Tục Thông Báo Phát Hành Hóa đơn điện Tử Lần đầu Qua Mạng

Nội dung chính:

• Có cần làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78?
• Hướng dẫn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu
• Dịch vụ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Kế toán Anpha
• Thông tin về thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 32
• Câu hỏi liên quan đến thông báo phát hành, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Có cần làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, từ ngày 01/07/2022, các cá nhân, tổ chức bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT), chính thức chấm dứt sử dụng hóa đơn giấy. Quy định về thủ tục cần thực hiện trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn theo đó cũng có sự thay đổi, cụ thể:

• Trước đây: Căn cứ Điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế trực tiếp theo quy định trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn cho việc cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa;
• Hiện tại: Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định về thông báo phát hành hóa đơn đã được bãi bỏ, người nộp thuế (NTT) chỉ cần tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 với cơ quan thuế.

Tóm lại, hiện tại thì cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, không cần làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn như trước đây.

Tham khảo thêm:

>> Quy định về hóa đơn điện tử - Chi tiết theoNghị định 123 và Thông tư 78;

>>Lưu ý về hóa đơn điện tử - Chi tiết theo Luật Quản lý thuế 38 và Thông tư 78.

Hướng dẫn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu theo Nghị định 123 và Thông tư 78, bạn có thể tiến hành lần lượt theo quy trình 4 bước sau đây:

➧ Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi đến cơ quan thuế.

➧ Bước 2: Tổng cục Thuế sẽ gửi cho NNT thông báo điện tử về việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT qua địa chỉ email đã đăng ký với cơ quan thuế.

➧ Bước 3: Tối đa 1 ngày làm việc, tính từ ngày tiếp nhận yêu cầu đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo kết quả về việc đăng ký sử dụng HĐĐT theo quy định. Lúc này, NNT tiến hành:

• Xuất hóa đơn theo mẫu mới được quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP (nếu cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận);
• Điều chỉnh, bổ sung nội dung tờ khai theo thông báo của cơ quan thuế và tiến hành đăng ký sử dụng HĐĐT lại từ đầu (nếu cơ quan thuế gửi thông báo từ chối).

➧ Bước 4: Tiến hành hủy hóa đơn cũ, đồng thời làm báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn mới.

>> Tham khảo chi tiết: Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử - Có hình ảnh minh họa.

Dịch vụ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Kế toán Anpha

Để giúp các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh đơn giản hóa quy trình, đẩy nhanh thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, Kế toán Anpha hiện cung cấp dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử SInvoice Viettel, Mobifone Invoice và EasyInvoice lần đầu trên phạm vi toàn quốc với:

• Báo giá trọn gói chỉ từ 143.000 đồng (đã bao gồm VAT);
• Cam kết không có chi phí phát sinh;
• Đảm bảo tuân thủ đúng và đủ các quy định của pháp luật hiện hành có liên quan: Thông tư 78, Nghị định 123, Luật Quản lý thuế số 38…;
• Hỗ trợ tư vấn miễn phí 100% các vấn đề có liên quan như cách thức tạo lập, in ấn hóa đơn, cách xuất, hủy hóa đơn…;
• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 suốt quá trình khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử qua Zalo, điện thoại…

>> Tham khảo chi tiết: Báo giá hóa đơn điện tử - Viettel, Easyinvoice và Mobifone.

GỌI NGAY

Thông tin về thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 32

Trước đây, khi phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử, cá nhân, tổ chức cần thực hiện như sau:

1. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (do giám đốc ký);
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử mẫu số TB01/AC;
• Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).

>> TẢI MIỄN PHÍ: Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

2. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Trình tự các bước thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng như sau:

2.1. Thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK

➧ Bước 1: Doanh nghiệp tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK phiên bản mới nhất về máy. Sau đó, đăng nhập vào phần mềm HTKK như hình bên dưới.

➧ Bước 2: Điền đầy đủ thông tin vào các trường dưới đây (các trường có dấu (*) là bắt buộc phải nhập) ➞ Nhấn chọn “Ghi”.

➧ Bước 3: Vào mục“Hóa đơn” ➞Chọn “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)”.

Khi hệ thống xuất hiện mục “Chọn kỳ tính thuế”, bạn chọn “Đồng ý”.

➧ Bước 4: Nhập đầy đủ và chính xác thông tin trên tờ khai TB01/AC dưới đây ➞ Nhấn chọn “Ghi” ➞ “Kết xuất” ➞ “Kết xuất XML” ➞ “Kết xuất”.

Lưu ý:

• Mã loại hóa đơn, tên loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, doanh nghiệp in/doanh nghiệp cung cấp phần mềm phải được ghi đúng như trên mẫu hóa đơn doanh nghiệp mua của nhà cung cấp;
• Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn sẽ sau ít nhất 2 ngày, kể từ ngày thông báo phát hành hóa đơn.

Kết quả sau khi hoàn thành, doanh nghiệp nhận được file“Thông báo phát hành hoá đơn (TB01/AC)” dạng XML như hình dưới đây. File kết xuất ra sẽ được lưu trong folder “HTKK-TERP”, doanh nghiệp có thể kiểm tra trong ổ C của máy tính.

2.2. Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Hồ sơ cần chuẩn bị:

1. File thông báo phát hành HĐĐT mẫu TB01/AC vừa được kết xuất dạng XML ở trên;
2. Bản scan quyết định sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp (giám đốc đã ký), hóa đơn điện tử mẫu (*).

(*): 2 file này phải được đưa vào chung 1 bản dưới định dạng word (gọi là file đính kèm thông báo phát hành hóa đơn).

Doanh nghiệp truy cập trang https://thuedientu.gdt.gov.vn, đăng nhập theo mã số thuế và mật khẩu của doanh nghiệp, sau đó thực hiện lần lượt theo các bước sau:

➧ Bước 1: Chọn mục “Khai thuế” ➞ Chọn “Đăng ký tờ khai”. Tại phần “Thông báo hóa đơn”, chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”.

➧ Bước 2: Chọn mục “Khai thuế” ➞ “Nộp tờ khai XML” ➞ Nhấn “Chọn tệp tờ khai” và tải file “Thông báo phát hành hóa đơn điện tử mẫu TB01/AC” vừa được kết xuất dạng XML ở trên ➞ Chọn “Ký điện tử” ➞ Nhấn chọn “Nộp tờ khai”.

➧ Bước 3: Tiếp theo, vào mục “Tra cứu” ➞ Chọn “Tờ khai” ➞ Chọn “Tra cứu” ➞ Gửi phụ lụctải file word gồm mẫu hóa đơn và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Như vậy là bạn đã hoàn thành xong bước nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Bạn có thể theo dõi tình trạng thông báo phát hành hóa đơn của công ty mình bằng cách: Vào mục “Tra cứu” (1) ➞ Chọn “Tờ khai” ➞ Chọn “Tra cứu” và xem kết quả hồ sơ đã được chấp nhận hay chưa tại mục “Trạng thái”.

3. Tra cứu kết quả thông báo phát hành hóa đơn điện tử

2 ngày sau khi doanh nghiệp nộp xong thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế, để kiểm tra xem hóa đơn đã được phát hành chưa, doanh nghiệp truy cập vào website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục Thuế và xem hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa (nếu có là đã được phép sử dụng):

• Chọn mục “Thông tin thông báo phát hành” ➞ Chọn “Hóa đơn” ➞ Chọn “Tổ chức, cá nhân”, sau đó nhập đầy đủ thông tin mã số thuế, ngày phát hành, mã xác thực như hình bên dưới và ấn tìm kiếm. Hệ thống sẽ trả về kết quả như sau:

• Kích chuột vào ô bên dưới mục “Ngày phát hành”, doanh nghiệp sẽ nhận được bản thông báo đầy đủ chấp thuận của Chi cục Thuế như hình sau:

Tiếp theo, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử, yêu cầu chuyển trạng thái trong mục “Thông báo phát hành hóa đơn” của phần mềm thành“Đã có hiệu lực”. Sau khi hoàn thành, doanh nghiệp có thể tiến hành xuất hóa đơn điện tử.

4. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2

Nếu doanh nghiệp đã lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu thành công thì từ lần thứ 2 trở đi, thủ tục sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Cụ thể, nếu vẫn sử dụng mẫu hóa đơn hiện tại và không có sự thay đổi gì thì doanh nghiệp chỉ cần mua thêm số hóa đơn và làm thông báo phát hành.

Sau 2 ngày (không bao gồm thứ 7, Chủ nhật), doanh nghiệp tiến hành tra cứu như hướng dẫn ở trên để kiểm tra kết quả.

Câu hỏi liên quan đến thông báo phát hành, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn giấy còn được sử dụng không?

Không. Theo quy định tại Nghị định 123, hóa đơn giấy chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/06/2022. Thời điểm hiện tại, hóa đơn giấy đã không còn được sử dụng.

2. Quy định thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là khi nào?

Từ ngày 01/07/2022, các cá nhân, tổ chức bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo thêm: Quy định về hóa đơn điện tử mới nhất.

3. Có cần làm thông báo phát hành hóa đơn theo Thông tư 78?

Không. Hiện tại, cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, không cần làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn như trước đây.

4. Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu thực hiện như thế nào?

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm 4 bước sau:

• Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định và gửi cơ quan thuế;
• Bước 2: Tổng cục Thuế sẽ gửi cho NNT thông báo điện tử về việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế;
• Bước 3: Tối đa 1 ngày làm việc, từ ngày tiếp nhận yêu cầu đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo kết quả về việc đăng ký sử dụng HĐĐT theo quy định. Lúc này, NNT tiến hành xuất hóa đơn theo quy định (nếu nhận được thông báo chấp nhận) hoặc điều chỉnh, bổ sung nội dung tờ khai theo hướng dẫn (nếu nhận được thông báo từ chối);
• Bước 4: Tiến hành hủy hóa đơn cũ, đồng thời làm báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn mới.

>> Tham khảo chi tiết: Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử - Có hình ảnh minh họa.

5. Mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ hiện nay là mẫu nào?

Mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ hiện nay là mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123.

>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

6. Đăng ký mua hóa đơn điện tử ở đâu?

Anpha hiện cung cấp dịch vụ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử SInvoice Viettel, Mobifone Invoice và EasyInvoice lần đầu trên phạm vi toàn quốc với báo giá chỉ từ 143.000 đồng.

>> Tham khảo chi tiết:Dịch vụ hóa đơn điện tử - Viettel, Easyinvoice và Mobifone.

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc), 0903 003 779 (Miền Trung) hoặc 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.