Tìm Hiểu Chi Tiết 6 Phương Thức Thanh Toán ...

Nội dung bài viết

• ► Xác định hình thức thanh toán
• ► 6 Phương thức thanh toán trong khách sạn
  • - Phương thức thanh toán bằng tiền mặt
  • - Phương thức thanh toán bằng thẻ
  • - Phương thức thanh toán bằng MOTO
  • - Phương thức thanh toán bằng Voucher/ Barter
  • - Phương thức thanh toán bằng FOC/HU
  • - Phương thức thanh toán bằng City Ledger
• ► Quy định với trường hợp được xuất hóa đơn đỏ
  • ► Một số yêu cầu khác

Ngoài tiền mặt, thẻ, voucher – trong khách sạn còn có những phương thức thanh toán nào khác? Hãy cùng Nghekhachsan.com tìm hiểu chi tiết 6 phương thức thanh toán trong khách sạn qua bài viết của tác giả Jen Nguyen nhé!

► Xác định hình thức thanh toán

Phải lưu ý hình thức thanh toán được thể hiện trên booking:

+ Khách thanh toán trực tiếp tại khách sạn

+ Khách đã thanh toán trước qua OTA

+ Khách đặt qua TA/Corp và đã thanh toán trước

+ Khách đặt qua TA/Corp và chưa thanh toán, được yêu cầu khách thanh toán tại khách sạn.

+ Công nợ/ Chuyển khoản

► 6 Phương thức thanh toán trong khách sạn

- Phương thức thanh toán bằng tiền mặt

+ Từ nguồn đặt phòng: Trực tiếp, Vãng lai, Booking.com, Travel Agent - TA, Pay at Hotel của TA, Công ty - Corp, OTA.

+ Được áp dụng là hình thức thanh toán trực tiếp tại khách sạn.

+ Đặc điểm: các loại tiền tệ thông dụng đang lưu hành trên thế giới.

+ Yêu cầu: không bị rách, chắp vá; không phải tiền giả.

+ Thao tác:

• Nhận tiền mặt từ khách đúng với số tiền trên hóa đơn in từ hệ thống. Nếu thừa sẽ trả lại khách.

• Khách ký hóa đơn.

+ Lưu ý: đếm tiền trước mặt khách và hỏi lại để có xác nhận từ khách.

+ Hóa đơn đỏ:

• Được xuất hóa đơn đỏ đối với khách vãng lai.

• Booking.com: kiểm tra lại kế toán và sales để có quy định cụ thể.

- Phương thức thanh toán bằng thẻ

+ Từ nguồn đặt phòng: Trực tiếp, Vãng lai, Booking.com, TA, Pay at Hotel của TA, Corp, OTA.

+ Được áp dụng là hình thức thanh toán trực tiếp tại khách sạn.

+ Đặc điểm: thẻ Visa, Master, JCB, Dinner Card… các loại thẻ trong danh sách ngân hàng phát hành máy pos chấp nhận.

+ Yêu cầu: Kiểm tra thông tin thẻ cà:

• Họ và tên chủ thẻ phải trùng với họ tên trên PP/ID và họ tên trên booking

• Khi các thông tin không khớp yêu cầu khách thực hiện hoàn tất mẫu ủy quyền charge thẻ bao gồm: Mẫu ủy quyền có xác nhận của chủ thẻ; hình chụp ID/PP của chủ thẻ; hình chụp 2 mặt của thẻ.

Khi thực hiện thanh toán bằng thẻ, lễ tân – thu ngân cần phải kiểm tra kỹ thông tin thẻ cà

+ Thao tác: Cà thẻ thao tác trên từng loại máy POS của từng ngân hàng:

• Cà phần đọc thẻ vào máy POS.

• Nhập số tiền

• Nhập mã pin (nếu có)

• Nhập lệnh xác nhận

• Xé 3 liên đưa chủ thẻ ký tên/ người được ủy quyền ký tên: Liên 1 – dành cho khách sạn (kẹp vào bill thanh toán được in từ hệ thống), Liên 2 – dành cho khách; Liên 3: dành cho ngân hàng (FO giữ lại nộp kế toán).

+ Lưu ý:

• Phải có đầy đủ chữ ký của khách trên liên cà thẻ.

• Trường hợp verify trước thẻ của Booking.com sẽ yêu cầu khách ký lên liên ngân hàng đã được cà trước đó.

+ Hóa đơn đỏ:

• Có thể xuất hóa đơn

• Booking.com: kiểm tra lại với kế toán và sales để có quy định cụ thể.

- Phương thức thanh toán bằng MOTO

+ Từ nguồn đặt phòng: Agoda, Expedia, Ctrip/Trip.com… Verify thẻ: Booking.com

+ Áp dụng với thẻ ảo, khách đã thanh toán trước.

+ Đặc điểm:

• Expedia: mã số thẻ thanh toán được cập nhật ngay trên booking.

• Ctrip/Trip, Agoda: mã số được cung cấp bởi sales.

+ Thao tác:

• Thực hiện thao tác charge MOTO theo hướng dẫn máy POS của ngân hàng: Liên 1 + 2 – kẹp vào bill với booking; Liên 3: FO giữ để nộp kế toán

+ Lưu ý: trên liên ngân hàng phải có mã số đặt phòng để dễ dàng tra soát khi cần thiết

+ Hóa đơn đỏ: không được xuất hóa đơn đỏ vì giá phòng khách trả và giá thu về là khác nhau.

- Phương thức thanh toán bằng Voucher/ Barter

+ Từ nguồn đặt phòng: Travel Agent, Corp.

+ Đặc điểm:

• Phát hành và có chữ ký của CEO/ Mộc của khách sạn.

• Được theo dõi bởi bộ phận kế toán

• Có mã số voucher

Voucher hợp lệ phải có chữ ký của CEO/ dấu mộc của khách sạn và có mã số rõ ràng

+ Yêu cầu:

• Phải có chữ ký/ dấumộc công ty.

• Phải nằm trong danh sách phát hành voucher được cung cấp bởi kế toán.

+ Thao tác:

• Thu hồi voucher của khách

• Photo lại voucher

• Voucher gốc kẹp vào booking/bill

• Voucher photo lễ tân giữ nộp kế toán

+ Lưu ý:

• Voucher không nằm trong danh sách phát hành thì phải liên hệ kế toán/ sales để kiểm tra lại.

• Áp dụng đúng các điều khoản của Voucher.

+ Hóa đơn đỏ:

• Có thể xuất hóa đơn đỏ

• Yêu cầu kiểm tra lại với kế toán và sales.

- Phương thức thanh toán bằng FOC/HU

+ Từ nguồn đặt phòng: Sales De, Owner

+ Áp dụng theo thỏa thuận giữa kinh doanh và công ty/ đại lý.

+ Đặc điểm:

• Được thống nhất và thể hiện trên đặt phòng.

• Có xác nhận bởi nhân viên kinh doanh phụ trách.

+ Yêu cầu:

• Phải có xác nhận trên booking từ bộ phận kinh doanh.

+ Thao tác: không thu tiền khách.

+ Lưu ý:

• Phân biệt FOC (phòng miễn phí) và phòng HU (Phòng sử dụng nội bộ)

• FOC phát sinh không thông qua sales cần phải được duyệt bởi DOSM/GM với lý do cụ thể

+ Không xuất hóa đơn đỏ

- Phương thức thanh toán bằng City Ledger

+ Từ nguồn đặt phòng: Travel Agent, Corp

+ Áp dụng hình thức công nợ theo tháng/ chuyển khoản sau

+ Đặc điểm:

• Được thỏa thuận khi ký hợp đồng bán phòng hoặc theo thỏa thuận giữa sales và đối tác.

• Danh sách các công ty được công nợ sẽ được kế toán cập nhật hoặc thỏa thuận theo từng booking.

+ Yêu cầu:

• Phải có xác nhận trên booking từ bộ phận kinh doanh.

• Danh sách công ty được công nợ phải cập nhật từ bộ phận kế toán.

+ Thao tác:

• Thao tác lên PMS là City Ledger

• Cập nhật file công nợ gửi cho kế toán – sales hằng ngày.

+ Lưu ý:

• Kiểm tra kỹ hình thức công nợ/ chuyển khoản trước hay sau khi khách out để có phương hướng xử lý chính xác.

+ Có xuất hóa đơn đỏ.

► Quy định với trường hợp được xuất hóa đơn đỏ

Các trường hợp được xuất hóa đơn đỏ, lễ tân thông tin từ khách cung cấp gồm:

+ Tên công ty

+ Địa chỉ

+ Mã số thuế

Đồng thời xin khách thêm thông tin:

+ Tên người nhận hóa đơn

+ Số điện thoại người nhận hóa đơn

+ Địa chỉ nhận hóa đơn

Cập nhật thông tin vào Excel và gửi vào mail kế toán vào cuối ca theo mẫu

► Một số yêu cầu khác

- Các mẫu bộ chứng từ thanh toán phải thực hiện đúng theo yêu cầu và tiêu chuẩn của công ty. Bộ chứng từ bao gồm:

+ Phiếu đăng ký nhận phòng (Registration Form) có đầy đủ thông tin và chữ ký của khách.

+ Bản photo ID/Passport của khách lưu trú

+ Giấy ủy quyền có chữ ký của chủ thẻ (gởi email và in) và bản photo ID/PP của chủ thẻ

+ Xác nhận đặt phòng (Booking)

+ Hóa đơn tiền phòng/ tiền dịch vụ (Bill out) có chữ ký của khách.

- Tất cả các vấn đề liên quan đến thanh toán đều phải có chữ ký xác nhận của khách.

- Các đặt phòng yêu cầu giấu giá (OTA: Agoda, Expedia, Ctrip/Trip…; TA/Corp) không được cung cấp giá cho khách dù bất kỳ lý do gì.

- Liên hệ bộ phận kinh doanh nếu không thể giải quyết hoặc quá quyền hạn.

Tác giả: Jen Nguyen