Tìm Hiểu Yêu Cầu Và Cách Lập Sổ Chi Tiết Vật Tư Hàng Hóa

1. Hướng dẫn cách lập sổ chi tiết vật tư hàng hóa

1.1. Hiểu đúng về sổ chi tiết vật tư hàng hóa

Về bản chất, sổ chi tiết vật tư hàng hóa được coi là một loại chứng từ kế toán. Sổ này thống kê tất cả các loại hàng hóa và vật tư được lưu trữ trong kho theo một hệ thống chi tiết và cụ thể. Hàng hóa và vật tư sẽ được thống kê theo ngày tháng, số hiệu, đơn giá và số lượng nhập, xuất và thành tiền.

Bạn có thể theo dõi mọi biến động của hàng hóa và vật tư trong kho thông qua sổ chi tiết vật tư hàng hóa. Cách thức thể hiện thời gian của những sự biến động này cũng khá rõ ràng. Không chỉ thế, người xem còn theo dõi được những đối tượng kế toán khác có liên quan đến mọi biến động của hàng hóa, vật tư trong kho.

1.2. Cách lập sổ chi tiết vật tư hàng hóa

Sổ chi tiết vật tư hàng hóa được sử dụng chủ yếu để đối chiếu và bổ sung thông tin cho ghi chép của thủ kho nếu cần. Hơn nữa, chứng từ này cũng là một phần không thể thiếu trong công tác kế toán. Vì vậy, nếu muốn đảm nhận tốt vai trò kế toán kho hoặc kế toán chung trong doanh nghiệp sản xuất và bán hàng thì bạn cần phải biết cách lập sổ chi tiết vật tư hàng hóa.

1.2.1. Yêu cầu đối với sổ chi tiết vật tư hàng hóa

Mỗi kho và mỗi loại hàng hóa, vật tư đều sẽ có một sổ chi tiết vật tư hàng hóa riêng biệt. Dữ liệu của các kho và các đối tượng thống kê khác nhau không được phép ghi trong cùng một sổ.

Bên cạnh đó, sổ chi tiết vật tư hàng hóa do doanh nghiệp thiết kế phải dựa trên mẫu sổ đã được Bộ Tài chính ban hành. Đồng thời, trên sổ chi tiết vật tư hàng hóa cũng phải thể hiện rằng sổ được lập theo mẫu trong thông tư nào, chẳng hạn như Thông tư 133 hoặc Thông tư 200.

Trên sổ chi tiết vật tư hàng hóa cũng cần phải ghi rõ tên kho, tên tài khoản kế toán đối ứng, tên loại hàng hóa hoặc vật tư được thống kê trong sổ và đơn vị tính.

1.2.2. Sổ chi tiết vật tư hàng hóa bao gồm những nội dung gì?

Nội dung trong sổ chi tiết vật tư hàng hóa chủ yếu thể hiện sự biến động của hàng hóa và vật tư trong kho lưu trữ. Để thông tin được hiển thị một cách khoa học và dễ quan sát, người lập sổ sẽ trình bày dưới dạng bảng biểu.

Thông thường, trong một sổ chi tiết vật tư hàng hóa sẽ có các cột theo thứ tự như sau:

+ Cột thứ nhất: Chứa số hiệu của hàng hóa hoặc vật tư.

+ Cột thứ 2: Ngày tháng nhập hoặc xuất kho.

+ Cột thứ 3: Là cột diễn giải, trong đó ghi chép rõ ràng nội dung nghiệp vụ kinh tế hoặc tài chính phát sinh liên quan đến loại hàng hóa, vật tư có sự biến động.

+ Cột thứ 4: Chứa thông tin về tài khoản đối ứng được sử dụng khi hạch toán giao dịch kinh tế, tài chính có liên quan đến loại hàng hóa, vật tư được thống kế.

+ Cột thứ 5: Đơn giá của 1 đơn vị hàng hóa hoặc vật tư.

+ Cột thứ 6 đến cột thứ 11 lần lượt là dữ liệu về số lượng và thành tiền của hàng hóa, vật tư được nhập kho, xuất kho hoặc đang ở trạng thái tồn kho.

+ Cột thứ 12: Đây là cột ghi chú thông tin để bổ sung thêm các thông tin cần thiết liên quan đến sự biến động của hàng hóa, vật tư nếu cần.

Mỗi dòng trong bảng biểu trên đều thể hiện thông tin về từng lần hàng hóa được nhập, xuất kho hoặc có bất kỳ sự biến động nào.

Bên cạnh những nội dung trên, người lập sổ chi tiết vật tư hàng hóa cũng cần ghi thêm số trang (sổ có tổng cộng bao nhiêu trang và được đánh số như thế nào) cũng với đó là ngày mở sổ. Ngày mở sổ sẽ giúp tránh được việc các sổ được mở chồng chéo nhau về thời gian.

Phần cuối cùng trong sổ chi tiết vật tư hàng hóa bao gồm chữ ký của người lập biểu, kế toán trưởng và người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp. Điều này tạo nên giá trị pháp lý của sổ. Chính vì vậy mà mọi số liệu trong sổ đều phải được ghi một cách trung thực và chính xác. Nếu doanh nghiệp thuê kế toán ngoài thì người lập sổ cần phải ghi chép rõ số giấy chứng nhận đăng ký hành nghề và tên công ty dịch vụ kế toán để đối chứng trong trường hợp cần thiết.

2. Sử dụng phần mềm lập sổ chi tiết vật tư hàng hóa

Thông thường, sổ chi tiết vật tư hàng hóa có thể được lập trên Word hoặc Excel. Tuy nhiên, kế toán viên thường ưa thích lập sổ chi tiết vật tư hàng hóa trên Excel hơn bởi có sẵn các hàng và các cột. Hơn nữa, người lập có thể sử dụng các hàm hoặc chức năng tính toán, do đó lập sổ chi tiết vật tư hàng hóa trên Excel sẽ tiện lợi hơn rất nhiều.

Kế toán truyền thống lập sổ chi tiết vật tư hàng hóa thường phải nhập thủ công rất nhiều dữ liệu, trong đó không thể tránh khỏi một số sai sót. Hiện nay, các doanh nghiệp đều áp dụng công nghệ thông tin vào trong các hoạt động, bao gồm cả kế toán. Kế toán doanh nghiệp hiện đều sử dụng phần mềm quản lý kho hàng để tự động hóa việc cập nhật dữ liệu nhập, xuất kho của hàng hóa và vật tư.

Phần mềm quản lý kho hàng 365 nhận được sự đánh giá cao từ các doanh nghiệp đang sử dụng. Với giao diện trực quan và khả năng kết nối với kho dữ liệu chung của doanh nghiệp, mọi sự biến động của hàng hóa, vật tư khi nhập và xuất kho đều được tự động cập nhật.

Từ những dữ liệu này, thông qua tính năng liên kết với sổ chi tiết vật tư hàng hóa, mọi sự biến động của hàng hóa và vật tư sẽ được tự động cập nhật vào sổ cùng với ngày tháng xảy ra biến động. Kế toán có thể theo dõi, đối chiếu và chỉnh sửa dữ liệu trong sổ nếu cần thiết.

Nhờ có sự hỗ trợ của phần mềm mà công tác quản lý hàng hóa, vật tư tồn kho và các nghiệp vụ kế toán kho được tiến hành một cách dễ dàng, chính xác hơn rất nhiều so với thao tác thủ công.

Như vậy, qua những chia sẻ trong bài viết bạn đã hiểu rõ hơn về sổ chi tiết vật tư hàng hóa được sử dụng trong nghiệp vụ kế toán kho. Sổ chi tiết vật tư hàng hóa là chứng từ kế toán có vai trò quan trọng trong công tác đối chiếu với ghi chép của thủ kho nhằm quản lý kho hàng tốt hơn. Hiện đang có hai mẫu sổ chi tiết vật tư hàng hóa được ban hành kèm theo thông tư của Bộ Tài chính.