Tổng Hợp Kỹ Năng Giao Tiếp Trong Làm Việc Nhóm Cần Có

1. Kỹ năng giao tiếp trong nhóm và nguyên tắc cần thực hiện

1.1. Sơ lược về kỹ năng giao tiếp

Nhà quản trị cần hết sức quan tâm đến kỹ năng giao tiếp trong làm việc nhóm bởi nó quyết định phần nào đó đến sự thành công trong công việc. Kỹ năng giao tiếp được thể hiện trên nhiều mặt từ khả năng nói, kỹ năng giao tiếp qua các văn bản và cả ngôn ngữ cơ thể.

Theo một số nghiên cứu chỉ ra, nhà quản trị dành đến 80% thời gian giao tiếp dùng lời nói. Tuy nhiên không phải nhà quản trị nào cũng có thể giao tiếp trôi chảy. Có những nhà quản trị giao tiếp chưa hiệu quả nhưng lại không thừa nhận vấn đề. Vì thế nhà quản trị khi giao tiếp bằng lời nói cần nhìn nhận những vấn đề mà mình gặp phải và tìm ra biện pháp khắc phục.

Trong trường hợp cần giao tiếp bằng văn bản, các nội dung mà tài liệu truyền tải cần chính xác, ý nghĩa rõ ràng, tránh tình trạng sử dụng từ đồng âm nhưng khác nghĩa. Khi bên nhận hiểu sai ý nghĩa của thông điệp mà một bên muốn truyền tải thì có thể gây ra những thiệt hại.

Việc giao tiếp không hiệu quả có thể dẫn đến các quyết định sai lầm và làm mất lòng tin giữa các bên. Bên cạnh việc giao tiếp bằng văn bản thì trong các cuộc đàm phán cần trực tiếp bàn bạc thông qua lời nói. Những cuộc giao tiếp bằng lời nói hiệu quả không chỉ làm cho các cuộc thảo luận có hiệu quả mà các bên hợp tác còn tạo dựng được mối quan hệ thân thiết.

Yêu cầu giao tiếp không chỉ cần có ở nhà quản trị mà những nhân viên cấp dưới cũng cần trang bị cho mình những kỹ năng giao tiếp. Đặc biệt khi cần làm việc nhóm, muốn công việc đạt được hiệu quả thì các thành viên phải thể hiện rõ quan điểm của mình, người lãnh đạo nhóm cần tổng kết và đưa ra nhận định chính xác nhất.

1.2. Những nguyên tắc khi giao tiếp trong nhóm làm việc

1.2.1. Tập trung vào trọng tâm vấn đề giao tiếp

Một cuộc giao tiếp hiệu quả không phải tập trung vào người nói mà là vấn đề người đó đang trình bày. Với những ý kiến mà bản thân đưa ra, người nói phải xác định rõ trọng tâm vấn đề mà mình muốn bàn luận. Người nói phải chịu trách nhiệm với nội dung ý kiến và thể hiện sự tin tưởng vào nhận định đó.

Đương nhiên sẽ không tránh được trường hợp người nói cảm thấy khó để thể hiện hết được những suy nghĩ trong đầu. Vì vậy trước khi triển khai các cuộc họp nhóm bạn cần chuẩn bị thật kỹ những ý tưởng mà bản thân muốn thể hiện. Cho dù những ý kiến đó không được đón nhận thì ít nhất bạn cũng đã tự tin thể hiện được quan điểm của mình.

1.2.2. Cuộc giao tiếp phải có giá trị

Một cuộc giao tiếp được cho là có giá trị khi khiến cho người nghe có các phản ứng tích cực với những thông tin trong cuộc giao tiếp đó. Để tránh việc người nghe bị gián đoạn hoặc thậm chí không quan tâm đến thông tin mình đang truyền đạt, người nói cần áp dụng những phương pháp giao tiếp hiệu quả.

Trong bất kỳ cuộc giao tiếp nào, người nói cần thể hiện thái độ tôn trọng cá tính, lịch sự, cởi mở và quan tâm đến cảm nhận của mọi người. Những ý kiến mà người nói đưa ra không nên khiến cho người nghe có cảm giác mệnh lệnh hay ép buộc.

1.2.3. Luôn biết thời điểm cần lắng nghe

Giao tiếp không phải là một bản thông báo hay một yêu cầu người nghe phải thực hiện theo. Giao tiếp nhằm mục đích truyền đạt một thông tin và và mong muốn người tiếp nhận thông tin sẽ gửi lại phản hồi về thông tin đó.

Thực tế mà nói không phải ai cũng học được cách lắng nghe. Muốn người khác lắng nghe bạn trước hết bạn phải phát triển tốt được mối quan hệ với những người xung quanh. Tiếp theo đó các nội dung mà bạn đưa ra phải dễ hiểu và thể hiện được các ý chính.

Người trưởng nhóm cần thường xuyên đối thoại với các thành viên trong nhóm của mình để tạo cơ hội cho mỗi thành viên thể hiện quan điểm của bản thân. Các ý kiến, vấn đề được đưa ra để lên phương án sửa đổi, cải thiện. Các thành viên khi được lắng nghe sẽ cảm thấy bản thân được tôn trọng, từ đó tâm lý làm việc thoải mái và cố gắng hơn để hoàn thành công việc.

2. Cách thức để giao tiếp hiệu quả trong nhóm

2.1. Thấu hiểu và tôn trọng ý kiến của các thành viên

Là một thành viên của nhóm, dù ở trên cương vị nào thì bạn cũng cần tôn trọng ý kiến của người khác. Người nói nhiều chưa chắc đã là người hiểu hết các vấn đề và biết được suy nghĩ của các thành viên trong nhóm.

Muốn thấu hiểu các thành viên, người quản trị phải lắng nghe ý kiến để biết được mong muốn của họ. Khi đó thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy bản thân được tôn trọng, từ đó tạo sự gắn bó giữa cấp trên với cấp dưới. Đây được coi là chìa khóa thành công của kỹ năng giao tiếp làm việc nhóm.

Khi một ý tưởng sáng tạo được đề xuất, dù được đánh giá là ý kiến hay thì cũng không thể nào không có điểm thiếu sót. Nếu như các thành viên trong nhóm đưa ra ý kiến đóng góp thì trước hết bạn cần thể hiện sự tôn trọng với đối phương bằng cách ghi nhận những ý kiến của họ.

Nếu sau khi phân tích và đánh giá, bạn thấy những đóng góp này có ích cho công việc, bạn có thể áp dụng chúng. Đây chính là lợi ích của làm việc nhóm cũng là động lực để các thành viên phát huy thế mạnh. Các thành viên trong nhóm khi nhận được sự tôn trọng sẽ cảm thấy bản thân có giá trị hơn. Từ đó mỗi người sẽ cố gắng hoàn thành công việc với hiệu suất cao.

2.2. Giao tiếp bằng văn bản sao cho hiệu quả?

Cho dù quá trình giao tiếp chủ yếu diễn ra qua lời nói thì vẫn sẽ có những lúc cần giao tiếp bằng văn bản. Khi giao tiếp bằng văn bản bạn cần chú ý đến những chuẩn mực trong giao tiếp. Bởi khi giao tiếp bằng lời nói dù mất nhiều thời gian thì bạn vẫn có thể giải thích cho người nghe hiểu rõ từng chi tiết vấn đề.

Khi sử dụng văn bản trong giao tiếp bạn cần chú ý sử dụng từ ngữ có ý nghĩa rõ ràng, tránh hết sức việc sử dụng các từ đa nghĩa dẫn đến hiểu lầm. Sự nhầm lẫn này đôi khi sẽ dẫn đến những hậu quả không lường trước được. Như vậy không những hoạt động giao tiếp không hiệu quả mà kết quả công việc cũng không đạt được như mong muốn.

2.3. Giao tiếp cá nhân và ngợi khen thật lòng

Muốn đạt được hiệu quả trong giao tiếp thì chỉ giao tiếp trong công việc thôi là chưa đủ. Để hiểu thêm về các thành viên, nắm bắt được suy nghĩ của họ thì bạn cần dành thời gian nói chuyện với họ ngoài giờ làm việc.

Với các buổi gặp gỡ, giao lưu bên ngoài không gian làm việc, các thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy thoải mái hơn. Từ đó những lời chia sẻ thật lòng cũng sẽ được đưa ra. Đây chính là thời điểm mà các thành viên trong nhóm gắn bó với nhau hơn.

Không chỉ đem lại hiệu quả cho công việc, qua các buổi giao lưu, chia sẻ tình cảm giữa các thành viên trong nhóm càng thêm gắn bó khăng khít. Hiểu nhau thêm khiến các xung đột xảy ra khi làm việc được giảm thiểu.

Ngoài ra nếu như bạn là người trưởng nhóm thì đừng quên ghi nhận sự nỗ lực của các thành viên nhé. Dù ai thì khi nhận được những lời khen đều sẽ cảm thấy công sức bản thân bỏ ra xứng đáng.

Khi đó các thành viên sẽ cởi mở hơn, thể hiện quan điểm nhiều hơn. Để người trưởng nhóm có thể gần gũi với các thành viên trong nhóm thật ra không hề khó. Chỉ cần bạn chú ý quan sát từng nhân viên, nắm được điểm mạnh của họ và cho họ cơ hội phát huy thì hiệu quả công việc họ mang lại sẽ làm bạn bất ngờ.

Ngoài ra bạn cũng cần quản lý tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm. Bạn có thể đơn giản hóa các nhiệm vụ này thông qua phần mềm quản lý công việc free. Giao tiếp và quản lý nhân viên được thực hiện đồng thời sẽ mang về thành tích tốt cho nhóm của bạn.

Hy vọng rằng với nội dung bài viết cung cấp bạn đã biết các kỹ năng giao tiếp trong làm việc nhóm mà mọi người cần có. Sở hữu kỹ năng giao tiếp linh hoạt bạn không những có được sự yêu quý của mọi người mà còn điều hành công việc tốt hơn. Chúc bạn sớm áp dụng thành công các phương pháp giao tiếp và đạt được hiệu quả công việc tốt nhất.