Tổng Hợp Những Phần Mềm Quản Lý Công Việc Hiệu Quả Nhất

Bạn luôn phải thực hiện công việc khi sát với hạn deadline và lúc nào cũng căng thẳng vì chúng? Hay bạn là người nhanh quên mất các thời hạn quan trọng trong công việc? Những điều này khiến mọi thứ trở nên khó khăn và bạn không biết làm sao để giải quyết chúng. Những phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn quản lý được thời gian, tối ưu hiệu suất công việc và hoàn thành mọi thứ đúng hạn.

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc có nghĩa là thực hiện các hoạt động, nhiệm vụ nhỏ, các yêu cầu trong công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc trong thời gian cho phép và đạt hiệu quả cao nhất. Có kế hoạch rõ ràng, vận hành trơn tru và quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp các công ty phát triển đúng hướng.

Phần mềm giúp quản lý công việc trở thành trợ thủ vô cùng đắc lực cho các nhà quản trị

Trong thời đại công nghệ ngày càng phát triển hiện nay, phần mềm quản lý công việc xuất hiện và trở thành trợ thủ vô cùng đắc lực cho các nhà quản trị. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý công việc, có phần mềm được sử dụng miễn phí, nhưng cũng có phần mềm phải trả phí mới được sử dụng. Các doanh nghiệp khi quyết định sử dụng phần mềm nào để quản lý thì cũng nên cân nhắc, tìm hiểu kĩ cả ưu và nhược điểm của từng phần mềm để lựa chọn được loại phù hợp nhất.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc

Phần mềm để quản lý công việc ra đời nhằm giúp doanh nghiệp quản lý được thời gian, tối ưu hiệu suất công việc và hoàn thành mọi thứ đúng hạn. Tìm hiểu về lợi ích sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm này.

Quản lý tốt công việc của cá nhân

Khi đi làm, một cá nhân thường không chỉ phụ trách một việc mà phải hoàn thành nhiều việc nhỏ để có thể hoàn thành được công việc lớn. Số lượng việc phải làm quá nhiều và bạn không thể nhớ nổi cũng như không biết phải sắp xếp công việc nào nên làm trước công việc nào nên làm sau. Đồng thời, công việc nhiều khiến bạn quên mất thời hạn hoàn thành hay các lịch hẹn. Do đó, những phần mềm quản lý công việc cá nhân ra đời để giúp bạn thoát khỏi những sai lầm đó.

Phần mềm sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về những việc mình cần làm, giúp bạn nhìn ra được việc nào quan trọng và cần làm đầu tiên và luôn có những thông báo nhắc nhở bạn trong trường hợp cần thiết. Hơn nữa, phần mềm còn có thể giúp bạn trao đổi, tương tác với đồng nghiệp để có thể cùng nhau trao đổi, lên kế hoạch và ghi chú ngay trong phần mềm. Điều này giúp bạn luôn nắm bắt được những thông tin mới nhất và hoàn thành tốt những công việc được giao. Từ đó, bạn sẽ không còn phải căng thẳng khi làm việc hay phải nghe những lời chê trách từ sếp khi bị trễ thời hạn nữa.

Quản lý điều hành công việc chung

Những người lãnh đạo của các công ty, doanh nghiệp luôn đau đầu với việt quản lý, sắp xếp công việc cho từng nhân viên sao cho kết quả đạt được cao nhất. Phần mềm quản lý công việc sẽ hỗ trợ những người đứng đầu rất nhiều trong việc lên kế hoạch cho những dự án sắp tới, sắp xếp các ý tưởng và phân bổ nhân sự phù hợp với các ý tưởng dự định thực hiện. Không chỉ vậy, phần mềm còn là công cụ nâng cao hiệu quả của dự án khi cho phép người lãnh đạo thấy được toàn bộ công việc trong kế hoạch đang được phân bổ ra sao và thực hiện tới những phần nào. Điều này giúp họ có cái nhìn toàn diện và đưa ra những quyết định đúng đắn tiếp theo.

Quản lý công việc của nhóm

Khi làm việc nhóm, nhiều ý kiến được đưa ra, có ý kiến đồng thuận cũng sẽ có ý kiến phản bác. Việc tổng hợp ý kiến hiệu quả sẽ giúp đưa ra những phương án giải quyết hợp lý nhất. Phần mềm quản lý công việc giúp người dùng thuận tiện hơn trong việc trao đổi, từ đó dễ dàng tổng hợp thông tin, lập kế hoạch và báo cáo tổng kết mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

Phần mềm giúp làm việc nhóm hiệu quả đạt hiệu quả cao hơn  

Những phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất

Những phần mềm giúp quản lý công việc dưới đây sẽ giúp bạn nhanh chóng lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ hợp lý và theo dõi tiến độ của từng dự án theo cách hiệu quả nhất.

Asana

Asana là phần mềm quản lý dự án tối ưu và đang rất được ưa chuộng trong nhiều công ty. Phần mềm này sử dụng trên giao diện ứng dụng website và giao diện, được thiết kế vô cùng thông minh, giúp các nhóm, doanh nghiệp, công ty dễ dàng sắp xếp, theo dõi và quản lý công việc theo cách tối ưu nhất.

Asana tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp

Asana là công cụ vô cùng tiện ích khi người dùng có thể làm việc, trao đổi thông tin theo nhóm mà không cần phải thông qua ứng dụng hay phần mềm nào khác. Phần mềm này mang đến cho người sử dụng hầu hết các công cụ cơ bản và thông minh nhất.

Asana tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp thông qua việc tạo những không gian làm việc riêng cho mỗi dự án khác nhau. Với giao diện đơn giản, được thiết kế khoa học, Asana dễ sử dụng cho tất cả mọi người. Đặc biệt, với khả năng tích hợp trên các thiết bị thông minh như điện thoại, ipad, người dùng có thể theo dõi dự án một cách linh hoạt mà không cần ngồi trong bàn làm việc 24/24. Tuy nhiên, nhược điểm của phần mềm này là hiện nay chưa có bản tiếng Việt, một số người không thông thạo ngoại ngữ có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng phần mềm.

Jira Software

Jira Software là phần mềm được xây dựng để quản lý các dự án nhanh. Phần mềm này hoạt động dựa trên trọng tâm là kết quả của công việc, thông qua bảng lập kế hoạch và theo dõi tình trạng từng công việc, nhiệm vụ nhỏ. Jira Software cho phép người dùng xây dựng rất nhiều báo cáo thống kê chi tiết với nhiều loại bảng kiểm, biểu đồ khác nhau, giúp mọi người dễ dàng theo dõi tiến trình của dự án.

Jira Software là phần mềm được xây dựng để quản lý các dự án nhanh

Đồng thời, phần mềm cho phép sắp xếp quy trình làm việc và phân công công việc sao cho phù hợp với mỗi yêu cầu của từng dự án khác nhau. Không chỉ vậy, Jira Software còn dễ dàng tích hợp và đồng bộ với các hệ thống khác như Excel, Emal… nên việc nhập và xuất các báo cáo, thống kê vô cùng dễ dàng mà không gặp bất cứ trở ngại nào.

Tredoll

Tredoll là một công cụ dùng để quản lý công việc vô cùng hiệu quả. Với những thiết kế đơn giản, người dùng có thể sử dụng các công cụ một cách linh hoạt và dễ dàng. Giao diện bắt mắt của Tredoll còn thu hút sự chú ý và tăng tính hứng thú khi sử dụng phần mềm, giúp việc quản lý công việc trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Tredoll là một công cụ dùng để quản lý công việc vô cùng hiệu quả

Tính năng nổi bật của Tredoll là quản lý công việc theo nhóm, phần mềm giúp phân chia công việc rõ ràng theo từng vị trí, tình trạng của từng công việc cũng được ghi rõ và cập nhật thường xuyên như đã xong, đang thực hiện, đã hủy bỏ… Việc này giúp mọi người dễ dàng theo dõi tiến độ của toàn bộ dự án.

Không chỉ vậy, Tredoll còn cho phép mọi người trong nhóm dự án có thể yêu cầu sự trợ giúp của những người còn lại trong trường hợp gặp khó khăn hay không thể hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn. Đặc biệt, phần mềm Tredoll hoàn toàn miễn phí và người sử dụng có thể trải nghiệm tất cả các công cụ thông minh của phần mềm mà không sợ mất phí bổ sung.

Microsoft Planner

Microsoft Planner là một trong những phần mềm tích hợp nhiều tiện ích tốt nhất cho doanh nghiệp hiện nay. Là một thành viên của “gia đình” Microsoft, phần mềm này được đảm bảo về chất lượng. Microsoft Planner hỗ trợ người dùng tổ chức, sắp xếp nhiều loại công việc trong một dự án. Đồng thời, phần mềm cho phép chia sẻ dữ liệu chung giữa những người trong nhóm, hat video để dễ dàng trao đổi và tích hợp nhiều công cụ tiện ích khác hỗ trợ làm việc nhóm.

Microsoft Planner là một trong những phần mềm tích hợp nhiều tiện ích tốt nhất cho doanh nghiệp

Hơn nữa, người trong nhóm có thể dễ dàng theo dõi tiến độ tổng thể của dự án, xem được nhiệm vụ của từng người và ai là người hoàn thành nhiệm vụ của mình đầu tiên. Ưu điểm chính của Microsoft Planner là khả năng tích hợp với các phần mềm khác trong “gia đình” Microsoft, giúp người dùng dễ dàng nhập và xuất các dữ liệu cần thiết cho dự án.

Slack

Slack là một ứng dụng khá phổ biến đối với dân văn phòng bởi đây là phần mềm quản lý công việc vô cùng hữu ích. Phần mềm này có có rất nhiều ưu điểm mà nhiều dân văn phòng ưa chuộng, chẳng hạn như trao đổi thông tin trực tiếp giữa những người tham gia trong nhóm mà không cần phải gặp mặt trực tiếp hay thông qua các phần mềm, ứng dụng khác.

Slack là một ứng dụng khá phổ biến đối với dân văn phòng

Slack giúp việc trao đổi thông tin trong khu vực văn phòng trở nên chuyên nghiệp hơn gấp nhiều lần. Hơn nữa, mỗi nhóm có thể thiết lập nhóm trao đổi riêng và hoàn toàn tách biệt với cộng đồng chung, giúp giữ kín thông tin, dữ liệu quan trọng mà không bị rò rỉ ra ngoài. Không chỉ vậy, Slack hoàn toàn tương thích với một số ứng dụng thường dùng khác như Dropbox, Google Drive hay SalesForce, giúp việc tích hợp dữ liệu dễ dàng hơn. Đặc biệt, ứng dụng này miễn phí đối với những tính năng cơ bản cho dân văn phòng. Nếu bạn muốn sử dụng các tính năng cao cấp hơn, bạn có thể phải bỏ thêm một chút tiền mỗi tháng để có thể sử dụng trọn gói phần mềm Slack tiện lợi này.

Bài viết trên đây đã tổng hợp một số thông tin cơ bản và thiết yếu nhất về phần mềm quản lý công việc hiện nay. Mỗi phần mềm sẽ có những tính năng cần thiết nhất định, phù hợp với từng cá nhân hay doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, những phần mềm này đều có chung một mục đích là giúp người dùng sắp xếp công việc hợp lý, quản lý thời gian hiệu quả để đạt được kết quả cao nhất. Bên cạnh những ưu điểm, một số phần mềm còn ẩn chứa những nhược điểm mà bạn nên xem xét và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi lựa chọn. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến các loại phần mềm để quản lý công việc, bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp thắc mắc nhé. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về : Phần mềm hop trực tuyến để tăng hiệu quả làm việc từ xa