Top 5 Phần Mềm Quản Lý Công Văn Trực Tuyến Cho Doanh Nghiệp

Thay vì sử dụng các phương pháp truyền thống như sử dụng kho tài liệu giấy, lưu trữ dễ phát sinh nhiều rủi ro thì các doanh nghiệp hiện nay đang chuyển hướng sang sử dụng các phần mềm quản lý công văn vì tính tiện lợi cũng như những hiệu quả mà nó đem lại.

Phần mềm quản lý công văn là gì?

Văn bản, công văn là một trong những yếu tố cần thiết nhất trong hoạt động quản lý của bất kỳ cơ quan nào. Đây là phương tiện giao tiếp, truyền đạt chỉ thị quan trọng trong việc quản lý và phát triển xã hội. 

Quản lý công văn là quá trình lưu trữ, kiểm tra, quản lý việc đi – đến của công văn. Phần mềm quản lý công văn được hiểu đơn giản là công cụ hỗ trợ quá trình quản lý này diễn ra trơn tru, hiện đại hơn.

Phần mềm quản lý công văn đem đến nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp

Nhiều năm về trước, khi mạng Internet còn chưa phát triển, các cơ quan, doanh nghiệp thường lưu trữ công văn ở dạng giấy, tổng hợp thành những tập tài liệu dày trên kho hay các giá sách. Việc bảo quản gặp nhiều khó khăn do dễ bị hư hỏng do mối, ẩm mốc hay bị thất lạc. Hơn nữa, cách thức này gặp phải nhiều vấn đề nếu nhân sự không biết sắp xếp một cách khoa học, khi tìm kiếm hay chia sẻ công văn cũng tốn nhiều thời gian.

Các phần mềm quản lý công văn còn có khả năng thúc đẩy tiến độ hoàn thành các công việc, dự án nhanh chóng hơn do không phải mất thời gian đi tìm, phân loại và quản lý các tài liệu này. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể phải bỏ ra chi phí lớn cho không gian lưu trữ cũng như nhân sự quản lý các tài liệu này.

>>>>Có thể bạn quan tâm:

• Top 5 phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất
• Top 5 phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp
• Phần mềm quản lý KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

Top 5 phần mềm hỗ trợ quản lý công văn cực kỳ tiện lợi cho doanh nghiệp

Để giải quyết vấn đề do phương pháp quản lý công văn truyền thống đem lại, chúng tôi đưa ra 5 phần mềm là giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp khi muốn lưu trữ công văn hay bất kỳ loại tài liệu nào tương tự.

Phân hệ quản lý kho tài liệu của WEONE

Không chỉ quản lý các tài liệu công văn, văn bản chỉ đạo của các tổ chức doanh nghiệp, phân hệ quản lý tài liệu thuộc Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE còn có thể lưu trữ các loại giấy tờ khác như: hồ sơ, thông tin nội bộ, tài liệu… Với WEONE, người dùng có thể trải nghiệm một kho lưu trữ cực kỳ chuyên nghiệp và tiện dụng.

Quản lý các loại công văn tập trung: Mọi công văn của tổ chức, doanh nghiệp có thể được số hóa, lưu trữ trên hệ thống của phần mềm.

Tìm kiếm, truy xuất các tài liệu công văn nhanh chóng: Cấu trúc kho quản lý được phân chia rõ ràng, dễ dàng tìm kiếm bằng từ khoá. Người dùng cũng có thể download tài liệu về thiết bị cá nhân.

Dễ dàng chia sẻ cho các phòng ban và nhân viên: Với việc sử dụng phân hệ quản lý tài liệu của WEONE, người quản lý, nhân viên có thể kết nối dễ dàng và nhanh chóng với tất cả công văn, văn bản dữ liệu, nguồn thông tin quan trọng ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có kết nối Internet. Ngoài ra, tính năng phân quyền chi tiết được tích hợp, giúp thông tin được bảo mật an toàn hơn đối với các công văn nội bộ.

Cắt giảm 30% chi phí vận hành nhờ việc thông tin luôn được cập nhật và chính xác trên cùng một hệ thống, không tốn không gian lưu trữ và các chi phí liên quan đến bảo tồn tư liệu, từ đó gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Bảo mật, an toàn tuyệt đối do triển khai theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015.

Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocEye

DocEye là hệ thống quản lý công văn, tài liệu, được nghiên cứu và phát triển dựa trên công nghệ quản trị tài liệu trên thế giới.

DocEye giúp quản lý công văn thông minh:

• Nhập và phân loại thông tin
• Bóc tách và nhận dạng tài liệu thủ công, tự động hoặc theo mẫu có sẵn
• Người dùng có thể tự kiểm tra thông tin sau khi đã bóc tách
• Thông tin của công văn được bóc tách và nhận dạng được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các kho chứa khác

Với DocEye, các đơn vị có thể dễ dàng tìm kiếm công văn dựa trên các từ khóa (thông tin) được cấu hình sẵn, giúp tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, DocEye còn có tính năng phân quyền, bảo mật giúp bảo mật tài liệu, công văn an toàn.

Công cụ Drive

Ra đời từ lâu và trở thành một trong những công cụ hot nhất trong hệ sinh thái của Google, Google Drive hiện nay được rất nhiều các doanh nghiệp trên thế giới sử dụng bởi tính tiện lợi cũng như khả năng lưu trữ thông tin “số” một cách thông minh. 

Tuy nhiên, công cụ này lại giới hạn mức lưu trữ chỉ 16GB ở phiên bản miễn phí (con số quá nhỏ đối với lượng thông tin dày đặc của một tổ chức, doanh nghiệp). Nếu muốn sử dụng với số lượng dữ liệu lớn hơn hoặc sử dụng theo hệ thống tổ chức, doanh nghiệp thì cần phải trả phí.

Hơn nữa, có nhiều thông tin cho rằng Drive có những lỗ hổng bảo mật mà từ đó các thông tin công văn bảo mật có thể bị đánh cắp, và khi đó sẽ không có ai đứng ra chịu trách nhiệm cho vấn đề này.

Quản lý công văn với phần mềm OneDrive

OneDrive là một dịch vụ lưu trữ đám mây của hãng Microsoft cho phép người dùng lưu trữ tất cả các tập tin quan trọng an toàn và có thể truy cập chúng ở bất cứ nơi đâu. Trước tiên Onedrive có tên là SkyDriver, nhưng sau đó thu gọn lại Nokia, Microsoft cũng đổi tên SkyDriver thành Onedrive.

Microsoft OneDrive cho phép người dùng đồng bộ các dữ liệu hoặc truy cập chúng từ nhiều trình duyệt web và điện thoại khác nhau. Người dùng sẽ dễ dàng hơn trong việc chia sẻ các tệp tin này với cộng đồng sử dụng mạng Internet mà không cần phải đăng nhập tài khoản. Đối với những phiên bản Windows 10, người dùng sẽ nhận được nhiều lợi ích hơn khi máy tính được kết nối với tài khoản Microsoft. Các bạn không chỉ có thể lưu trữ các tệp tin trong đám mây mà còn có thể đồng bộ những thiết bị Microsoft trên các thiết bị của mình.

Phần mềm Templafy

Templafy là một trong những công cụ quản lý tài liệu, công văn trả phí. Hệ thống nhằm mục đích tích hợp các công cụ văn phòng và giải pháp thiết yếu được các doanh nghiệp sử dụng hàng ngày.

Phần mềm tương thích với nhiều loại thiết bị và sử dụng Cloud để cho phép bạn truy cập tất cả tài liệu của mình trên máy tính, máy tính bảng và điện thoại thông minh. Ngoài ra còn có các kiểm tra tuân thủ tự động và bạn cũng có thể đưa ra phản hồi cho nhân viên một cách dễ dàng.

Ngày càng nhiều các doanh nghiệp lựa chọn từ bỏ những phương pháp lưu trữ truyền thống với nhiều rủi ro để đầu tư cho các sản phẩm công nghệ hỗ trợ họ tối ưu trong việc vận hành công việc và quản lý công văn, tài liệu. Tuy nhiên, trên thị trường cũng có rất nhiều phần mềm quản lý công văn với giá cả, chất lượng, tính năng khác nhau, nhà quản lý cần có cái nhìn chính xác và lựa chọn được những sản phẩm uy tín, phù hợp với mục đích.