Top Các Chức Năng Quan Trọng Của Phần Mềm Quản Lý Quán Cafe

Top các chức năng quan trọng của phần mềm quản lý quán Cafe

Điều hành một quán cà phê không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Càng có nhiều khách hàng, bạn càng nhanh chóng nhận ra việc điều hành doanh nghiệp của mình càng trở nên khó khăn hơn. Đó là nếu bạn không có hệ thống POS phần mềm quản lý quán cà phê phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Những người có một số kinh nghiệm trong kinh doanh quán cà phê có thể dễ dàng hiểu điều này có nghĩa là gì. Phiền bạn; không chỉ là thu hút đúng khách hàng. Bạn cũng cần phải đáp ứng đủ để giữ lại số tiền phù hợp để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn và tạo ra một số lợi nhuận. Có thể là vào ban ngày hoặc ban đêm; mọi người luôn đi qua cửa.

Điều kiện làm việc nhịp độ nhanh này là lý do tại sao phần mềm POS quán cà phê là cần thiết. Với phần mềm POS, bạn có thể theo dõi các chỉ số hiệu suất chính. Ngoài ra, hệ thống POS quán cà phê lý tưởng giúp tăng tốc độ giao hàng, bán hàng và rút ngắn hàng đợi. Do đó bạn đang nở nụ cười trên mọi khuôn mặt. Cả bạn và khách hàng của bạn sẽ hài lòng hơn. Công nghệ phù hợp luôn tạo ra sự khác biệt nếu được sử dụng tốt. Trong bài viết hôm nay, chúng ta sẽ xem xét các tính năng chính khiến hệ thống POS quán cà phê không thể thiếu trong quán cà phê ngày nay.

Các tính năng chính của hệ thống phần mềm quản lý quán cà phê lý tưởng # 1 Thiết bị đầu cuối

Các cửa hàng cà phê, phân khúc nhỏ và lớn, có thể tận dụng tốt các thiết bị đầu cuối POS hướng tới việc phục vụ khách hàng. Sự đầu tư thiết bị đầu cuối này, mặc dù khiêm tốn, sẽ làm tăng đáng kể tốc độ của dịch vụ khách hàng. Từ đó làm cho việc giao tiếp giữa nhân viên Order và khách hàng nhanh nhất. Dựa trên thông tin thiết bị đầu cuối, khách hàng có thể dễ dàng đưa ra quyết định nhanh chóng như yêu cầu hoá đơn tạm tính, thêm tiền tip. Tất cả những điều này cũng có thể thực hiện trên giao diện máy tính bảng.

 

# 2 Order và pha chế linh hoạt

Trung bình, mỗi nhân viên pha chế có khả năng nhớ tên này với các thành phần và định lượng tương ứng. Tuy nhiên, khi có sự thay đổi menu, tất cả các thông tin này phải được phải tính toán lại. Điều đó gây lãng phí thời gian và tiền bạc quý giá cho quá trình đào tạo bổ sung. Ngoài ra, Mỗi loại cà phê đều có hương vị khác nhau trở và sở thích cũng thay đổi bằng cách thay đổi hoặt thêm một ít thành phần. Các tiện ích bổ sung giúp dễ dàng thay đổi trong lúc order cũng như pha chế của phần mềm bán hàng giúp cho nhân viên tập trung vào việc phục khách hàng tốt hơn thay vì việc tính toán thủ công. Hệ thống POS cho quán cà phê lý tưởng là cho phép nhanh chóng thực hiện công việc tính toán linh hoạt các mức giá khác nhau cho tất cả các loạt tiện ích bổ sung mà quán có thể cung cấp.

Ví dụ: bạn có thể xem mình có thể tiết kiệm được bao nhiêu thời gian nếu bạn có thể giúp nhân viên pha chế của mình tính tổng chi phí cho một ly cà phê lớn, thêm hai lần uống với một cốc đậu nành. Khách hàng của bạn vui mừng vì tốc độ giao hàng, và người đứng sau cũng thấy quá ấn tượng vì điều đó. Do đó, bạn tăng đáng kể hiệu quả của mình với phần mềm quản lý chuyên nghiệp.

# 3 Báo cáo chuyên sâu với phân hệ quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Bạn có biết một tính năng thiết yếu của hệ thống điểm bán hàng là quản lý quan hệ khách hàng (CRM) tích hợp sẵn không?

Với tính năng này, bạn sẽ có thể thu thập tất cả dữ liệu bạn cần để tạo ra sự khác biệt cho quán cafe của mình. Sự khác biệt của quán cafe của bạn phụ thuộc vào chất lượng của các quyết định của bạn. Đó là lý do tại sao tốt nhất nên đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Do đó, với sự trợ giúp của hệ thống POS quán cà phê, bạn có thể dễ dàng tạo cơ sở dữ liệu khách hàng chi tiết. Việc thu thập và xử lý dữ liệu đã trở nên quan trọng do sự thông minh trong kinh doanh. Các doanh nghiệp có thể có được cái nhìn sâu sắc có giá trị về hành vi của khách hàng và điều gì thúc đẩy quyết định mua hàng của họ.

Ví dụ: các quán cà phê có thể biết chính xác khách hàng nào thường xuyên ghé quán, thói quen chọn thực đơn hay mức chi tiêu trung bình mỗi lần sử dụng dịch vụ. Phần mềm POS quản lý quán cà phê sẽ cho phép bạn phân loại dữ liệu dựa trên những điểm tương đồng và khác biệt giữa các khách hàng. Ngoài ra, phần mềm POS phải có thể so sánh dữ liệu theo thời gian và dữ liệu trực quan, trở thành công cụ rất quan trọng trong việc tạo các chiến dịch tiếp thị nhắm mục tiêu.

Còn gì tốt hơn nếu hệ thống POS có phân hệ quản lý trên điện thoại cho quản lý quán dễ dàng nắm bắt thông tin

# 4 Quản lý menu và order dễ dàng

Mọi người có thị hiếu rất khác nhau. Trong khi một số khách hàng thích một ly cà phê đơn giản, những người khác cũng có thể đưa ra những đơn đặt hàng cà phê rất thái quá. Đây là lý do tại sao nhân viên pha chế của bạn sẽ cảm thấy khó khăn khi gọi một ly Cafe nóng đặc biệt với 5% sữa, một quả anh đào bên trên và một tách espresso nhanh chóng. Bất kể đơn đặt hàng phức tạp đến mức nào, phần mềm POS quản lý cafe có thể giúp bạn nhanh chóng trong với các chức năng và nội dung yêu cầu sẵn có như ghi chú nhanh, thêm món phụ

Các quán cà phê phục vụ thực đơn theo mùa hoặc các đơn đặt hàng đặc biệt thực sự có thể sử dụng hệ thống POS quán cà phê. Với hệ thống POS chuyên nghiệp, bạn có thể dễ dàng cập nhật menu của mình. Tất cả những gì bạn cần là một thiết bị có kết nối internet và bạn có thể thực hiện các thay đổi trong thời gian thực cho menu của mình từ bất kỳ đâu trên thế giới. Ngoài ra, phần mềm POS quản lý quán cà phê cho phép bạn gắn thẻ các mặt hàng hết hàng. Ngoài ra, hệ thống POS cũng có đếm ngược cho các mặt hàng có số lượng hạn chế.

# 5 Duy trì lượng hàng tồn kho phù hợp

Bạn không thể có một ly cà phê ngon nếu không có những hạt cà phê tươi được ủ với hương thơm ngào ngạt. Tuy nhiên, mọi người đều có thể sẽ nhớ một ly cà phê cũ, được hâm nóng lại hoặc bị cháy để có mùi vị khủng khiếp.

Tuy nhiên, luôn có một quán cà phê mà bạn luôn tin cậy để bắt đầu một ngày mới với một tách cafe nhỏ. Chìa khóa của hương vị thú vị này là là các thành phần luôn sẵn có và được sử dụng phù hợp trong thời hạn tốt nhất. Đó là lý do tại sao bạn không muốn hạt cà phê hoặc cà phê pha sẵn nằm trên kệ quá lâu.

Để đảm bảo cà phê có hương vị ngon nhất, bạn cần một lượng hàng tồn kho phù hợp. Do đó, bạn cần theo dõi số lượng thay đổi của tất cả các mặt hàng có liên quan trong kho của mình. Theo dõi thủ công sự thay đổi hàng ngày về số lượng vừa tốn thời gian vừa không chính xác. Tuy nhiên, một bản ghi kỹ thuật số rõ ràng về các đơn đặt hàng hàng ngày cho bạn một bức tranh rõ ràng về lượng cà phê xay và cà phê pha được bán mỗi ngày.

Một phần mềm quản lý tốt cũng cho bạn một cái nhìn rằng mọi khách hàng đều nhận được một tách cà phê mới và không có gì bị lãng phí.

# 6 Chương trình khách hàng thân thiết trên thiết bị di động

Nếu bạn điều hành một quán cà phê, bạn biết nơi đó có thể tràn ngập khách như thế nào. Điều này khiến việc xác định khách hàng trung thành trở nên khó khăn. Do đó, chương trình khách hàng thân thiết cho phép bạn thể hiện lòng biết ơn của mình với những khách hàng thường xuyên và khuyến khích lòng trung thành suốt đời. Việc thu thập dữ liệu của hệ thống POS tại quán cà phê giúp xác định khách hàng thường xuyên. Từ đó, giúp triển khai chương trình khách hàng thân thiết trên thiết bị di động cho đúng người xứng đáng.

Ngoài ra, những khách hàng khác có thể trả nhiều tiền để tham gia chương trình khách hàng thân thiết trên thiết bị di động. Do đó tăng thêm tiền vào doanh thu chung của quán cà phê của bạn.

 

# 7 Gian lận của nhân viên

Phân hệ quản lý hàng tồn kho của phần mềm quản lý quán Cafe là một đồng tiền hai mặt. Cho đến nay, chúng tôi mới chỉ xem xét một mặt. Mặt khác là ngăn chặn hành vi gian lận của nhân viên. Nhân viên trộm cắp tài sản là chuyện không thể phủ nhận của tất cả các cơ sở kinh doanh. Nhiều người phủ nhận điều đó bao nhiêu thì điều đó xảy ra mọi lúc và phải được ngăn chặn. Bởi vì tỷ lệ trộm cắp như vậy có thể nhanh chóng làm cạn kiệt hàng tồn kho của bạn. Tin tôi đi; bạn không muốn hết hàng trong ngày.

Thông thường, nhân viên xem việc lấy một số vật dụng để sử dụng cá nhân không phải là hành vi trộm cắp. Do đó, phát hiện ra nó và chăm sóc nó từ trong trứng nước có thể giúp duy trì một môi trường làm việc tối ưu và làm hài lòng khách hàng. Hệ thống POS của quán cà phê phù hợp kết hợp quản lý hàng tồn kho và theo dõi nhân viên để phát hiện bất kỳ sự bất thường nào trong đơn đặt hàng và cung cấp của bạn một cách nhanh chóng. Bạn chỉ phải thu hẹp khung thời gian để phát hiện ra thủ phạm. Sau đó thực hiện các biện pháp thích hợp. Có lẽ sự khác biệt đáng kể nhất mà tính năng này tạo ra là đặt nhân viên vào tình trạng báo động. Sự hiện diện của một tính năng như vậy đảm bảo tất cả nhân viên sẽ tránh được mọi trường hợp trộm cắp và các tệ nạn khác của nhân viên.

# 8 Quản lý đơn hàng theo kịch bản

Bạn nói gì khi một khách hàng quay lại yêu cầu bạn đặt hàng? Bạn chắc chắn không muốn hỏi lại họ xem họ đã gọi món gì. Các cửa hàng thường có nhịp độ rất nhanh và không bất thường để bỏ lỡ một hoặc hai đơn đặt hàng. Những thứ này không thể khiến cửa hàng cà phê của bạn ngừng kinh doanh. Tuy nhiên, việc thu hút khách hàng những gì họ đã đặt sẽ dễ dàng như tra cứu trên màn hình của bạn. Đó là những gì hệ thống POS quán cà phê là tất cả về.

Tuy nhiên, khách hàng có bản chất hay thay đổi. Bạn thường nghe họ nói, “Tôi thích một ly Americano thay vì cà phê nhỏ giọt.” Thông thường, nhân viên pha chế sẽ trả lời, “chắc chắn rồi” và tìm vé của đơn đặt hàng. Ngày nay, cách dễ dàng hơn để thực hiện thay đổi này. Phần mềm POS quán cà phê của bạn có khả năng theo dõi kỹ thuật số tất cả các đơn đặt hàng và thay đổi chúng. Thiết kế kỹ thuật số của phần mềm POS có khả năng lý tưởng để xử lý những thách thức hàng ngày. Do đó, thực hiện mọi đơn đặt hàng, khách hàng của bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa hồ sơ.

Đã qua rồi cái thời mà các tương tác của khách hàng hoàn toàn không theo kịch bản. Bạn chỉ cần nhấn một vài nút để mọi thứ trở lại theo thứ tự.

# 9 Xử lý các khoản thanh toán dễ dàng

Bạn hiểu tầm quan trọng của việc đưa khách hàng từ đơn hàng đến thanh toán nhanh nhất có thể. Khi đến nơi thanh toán, bạn cũng muốn thực hiện nhanh chóng và dễ dàng nhất có thể. Hình thức thanh toán có thể là tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc tiền điện tử mới nhất; bạn phải sẵn sàng nhận tiền. Sau đó, phải tính toán tiền lẻ và xuất phiếu thu. Tất cả các bước này cần thực hiện nhanh chóng để có hiệu quả tối ưu. Ai biết? cho dù là một giọt trong lọ hoặc một số tiền bổ sung cho lần nhận cuối cùng, bạn cần phải sẵn sàng chấp nhận tất cả.

Với sự thay đổi nhanh chóng hoá đơn điện tử, hệ thống POS quán cà phê, ngày nay bắt đầu nhanh chóng tích hợp hoá đơn VAT điện tử ngay trong phần mềm.

Kết Luận

Tất cả những người quản lý quán cà phê bằng phần mềm POS đều yêu thích và đánh giá cao một giải pháp hiệu quả. Ngoài việc giới thiệu phần mềm cho các chủ cửa hàng khác, có những khuyến nghị liên tục về các tính năng mới. Do đó, nếu bạn cảm thấy có bất kỳ hệ thống POS quán cà phê có một tính năng ưu việc, vui lòng viết trong phần bình luận. Ngoài ra, những người đang xem xét một phần mềm điểm bán hàng cho quán cà phê của họ có thể tin tưởng Cloud Menu cho phần mềm POS quán cà phê hoàn hảo.