Từ A-Z Về Từ điển Năng Lực. Mẫu Bộ Từ điển Năng Lực Chi Tiết

Từ điển năng lực là một trong những công cụ được sử dụng phổ biến trong quá trình đánh giá, hoạch định và phát triển nguồn nhân lực. Cụ thể:

• Theo dõi các năng lực hiện có của toàn bộ công ty.
• Biết các vị trí cụ thể cần loại năng lực gì, cấp độ từng loại năng lực và biểu hiện như thế nào.
• Đánh giá và theo dõi năng lực của đội ngũ nhân viên.
• Đánh giá phỏng vấn và tuyển dụng nhân tài.
• Có kế hoạch đào tạo và phát triển đội ngũ.

Vậy từ điển năng lực là gì? Xây dựng từ điển năng lực ra sao? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!

1. Từ điển năng lực là gì?

Năng lực là gì?

Năng lực là sự tổng hợp các đặc điểm, thuộc tính tâm lý cá nhân của mỗi người; phù hợp với các yêu cầu của một hoạt động nào đó và đảm bảo hoạt động đó đạt được hiệu quả cao.

Năng lực của con người không phải hoàn toàn tự nhiên mà có, phần lớn thông qua quá trình làm việc, đào tạo, rèn luyện mà hình thành.

Từ điển năng lực là gì?

“Từ điển năng lực” là tập hợp mô tả chi tiết các năng lực và cấp độ năng lực cần có cho mọi vị trí chức danh trong tổ chức. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một bộ từ điển năng lực riêng, được xây dựng trên cơ sở phù hợp với chiến lược kinh doanh, văn hóa cũng như giá trị cốt lõi của của doanh nghiệp đó.

2. Ứng dụng của từ điển năng lực 

Từ điển năng lực là công cụ hỗ trợ đắc lực trong quá trình quản trị nhân sự doanh nghiệp. Nó là cơ sở để: 

• Theo dõi các năng lực hiện có của toàn bộ công ty. Biết các vị trí cụ thể cần loại năng lực gì, cấp độ từng loại năng lực và biểu hiện như thế nào..từ đó có căn cứ chỉnh sửa, bổ sung năng lực cần thiết; đánh giá chất lượng nhân sự; lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo đội ngũ…
• Là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành công việc và sự tiến bộ của nhân viên. Đồng thời từ điển năng lực đóng vai trò then chốt trong công tác trả lương 3P – hình thức trả lương tối ưu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng.
• Đánh giá phỏng vấn và tuyển dụng chính xác dựa vào các tiêu chí trong bộ từ điển năng lực. Có căn cứ phỏng vấn, đánh giá ứng viên đảm bảo chất lượng nhân sự đầu vào đáp ứng yêu cầu đề ra. Đồng thời nó còn là kênh tham chiếu giúp xác định đâu là ứng viên tiềm năng cần tiếp cận.

• Đào tạo phát triển nhân viên đúng nhu cầu, đúng đối tượng; định hình và phát triển năng lực cấp dưới theo đúng hình mẫu mà doanh nghiệp muốn hướng tới.

3. Kết cấu từ điển năng lực

Kết cấu từ điển năng lực được chia thành 5 nhóm chính:

• Năng lực lõi: Phân tích slogan, sứ mệnh, tầm nhìn của doanh nghiệp để tìm ra năng lực lõi mà mọi vị trí trong tổ chức đều cần tới trong quá trình làm việc (phân loại cấp độ khác nhau cho từng chức danh). Năng lực lõi thường để làm tiêu chí trong tuyển dụng, đào tạo, phân chức danh…
• Kỹ thuật / Kiến thức: Phân tích nhiệm vụ, chức năng phòng ban để liệt kê các kiến thức, kỹ thuật cần có đáp ứng yêu cầu công việc sau đó tổng hợp thành bảng danh mục năng lực kiến thức / kỹ thuật của toàn công ty.
• Kỹ năng / Kinh nghiệm: Phân tích nhiệm vụ, chức năng phòng ban nhằm liệt kê các kỹ năng, kinh nghiệm cần có để đảm nhận vị trí công việc, sau đó tổng hợp thành bảng danh mục năng lực kỹ năng / kinh nghiệm của toàn công ty.
• Phẩm chất / Thái độ: Phân tích nhiệm vụ, chức năng phòng ban, vị trí để liệt kê các thái độ, phẩm chất nhân sự cần có sau đó tổng hợp lại thành bảng danh mục năng lực phẩm chất của toàn công ty
• Quản lý / Lãnh đạo: Là yêu cầu đối với các vị trí quản lý, thường áp dụng với cấp bậc lãnh đạo và nhân sự cấp trung. Phân tích nhiệm vụ, chức năng của các vị trí quản lý để liệt kê các năng lực quản lý cần có, sau đó tổng hợp lại thành bảng danh mục các năng lực quản lý khác nhau của công ty. 

4. Các bước xây dựng từ điển năng lực chuẩn

Bước 1: Thống nhất lại cơ cấu tổ chức

Thống nhất lại cơ cấu tổ chức giúp định danh lại các vị trí trong doanh nghiệp; phân rõ chức năng nhiệm vụ các phòng ban; loại bỏ những vị trí dư thừa, yếu kém trong bộ máy. Từ đó, giúp cho công tác xây dựng từ điển năng lực chính xác và sát thực tế hơn. 

Xem xét cơ cấu hiện tại của doanh nghiệp xoay quanh các vấn đề: 

• Sơ đồ tổ chức
• Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
• Quyết định bổ nhiệm: TGĐ, PTGĐ, GĐ, PGĐ, Trưởng phó phòng.

Review và điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp:

• Đưa lãnh đạo các trung tâm, phòng review và chỉnh sửa
• Đưa lãnh đạo khối duyệt
• Đưa tổng giám đốc duyệt

Bước 2: Xác định năng lực lõi của doanh nghiệp

Năng lực lõi được hiểu là sở trường, thế mạnh của doanh nghiệp. Đây là những năng lực mà bất cứ nhân viên nào trong tổ chức cũng cần có để đáp ứng yêu cầu và hoàn thành tốt công việc. 

Để xác định năng lực lõi mà mọi vị trí đều cần tới, chúng ta bắt đầu từ việc phân tích slogan, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp. Sau đó phân loại thành các cấp độ khác nhau và định nghĩa cho các cấp độ năng lực đó.

Xác định năng lực lõi

Phân cấp và định nghĩa cấp độ năng lực

Bước 3: Xác định năng lực cần có cho mỗi vị trí

Từ chức năng, nhiệm vụ các phòng ban; bản mô tả công việc chi tiết; xác định các năng lực cần có để đáp ứng yêu cầu công việc cho mỗi vị trí: về kiến thức/kỹ thuật, kỹ năng/kinh nghiệm, thái độ/phẩm chất, năng lực quản lý (yêu cầu với các vị trí quản lý, thường áp dụng với cấp bậc lãnh đạo và nhân sự cấp trung).

Năng lực kiến thức / kỹ năng

Năng lực quản lý

Sau khi đã phân tích được các năng lực cần có cho từng bộ phận, phòng ban; tổng hợp lại thành các bảng danh mục các kiến thức/kỹ thuật, kỹ năng/kinh nghiệm, thái độ/phẩm chất, năng lực quản lý khác nhau của toàn bộ vị trí.

Tổng hợp năng lực kiến thức/kỹ thuật

Tổng hợp năng lực kỹ năng/kinh nghiệm

Tổng hợp năng lực thái độ/phẩm chất

Tổng hợp năng lực quản lý

Bước 4: Phân cấp và định nghĩa cho từng cấp độ năng lực

Với mỗi bảng danh mục năng lực, tiến hành phân cấp năng lực theo thang điểm từ 1-5 tương ứng với:

Điểm 1: Kém – Luôn không đáp ứng được sự kỳ vọng/yêu cầu

Điểm 2: Chưa đạt – Đôi lúc không đáp ứng được sự kỳ vọng/yêu cầu

Điểm 3: Đạt – Đáp ứng được sự kỳ vọng/yêu cầu

Điểm 4: Tốt – Thường xuyên vượt kỳ vọng/yêu cầu

Điểm 5: Xuất sắc – Luôn vượt kỳ vọng/yêu cầu

Tùy thuộc vào tính chất từng công việc để định ra yêu cầu cụ thể với từng bậc hay còn được gọi là Định nghĩa các cấp độ năng lực. Ví dụ đơn giản là: Để đạt được 5 điểm xuất sắc ở năng lực này thì cần đáp ứng được các yêu cầu gì?

Định nghĩa cấp độ năng lực kiến thức/kỹ thuật

Tổng hợp của list năng lực kiến thức, kỹ năng, phẩm chất, năng lực quản lý; phân cấp và định nghĩa cấp độ của từng loại năng lực chính là Từ điển năng lực.

———————————–

⇒ Ứng dụng từ điển năng lực trong xây dựng cơ chế lương 3P 

Bộ từ điển năng lực đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình xây dựng cơ chế trả lương 3P. Cụ thể là trong phần xác định P2 – đánh giá năng lực cá nhân.

Chi tiết cách tính P2 cũng như lương 3P sử dụng từ điển năng lực xem tại đây:

 Lương 3P là giải pháp trả lương toàn diện, công bằng, chuẩn xác, dung hòa được lợi ích của cả doanh nghiệp và người lao động. Nhằm hỗ trợ công tác xây dựng bộ từ điển năng lực cũng như hệ thống lương 3P chuẩn xác, Sodes đã cho ra đời BỘ TÀI LIỆU LƯƠNG 3P với nhiều tính năng nổi trội, tích hợp hàng loạt các kiến thức, bảng biểu mẫu, case study thực tế bao gồm: 

Hướng dẫn chi tiết phương pháp trả lương thưởng theo 3P

• Từ A-Z quy trình tạo dựng lương 3P cụ thể, chi tiết
• Hướng dẫn xây dựng lương P1 chi tiết, dựa trên các đánh giá giá trị công việc
• Bộ từ điển năng lực mẫu, cùng hướng dẫn đánh giá năng lực nhân sự toàn diện làm căn cứ quy đổi P2
• Hướng dẫn từng bước triển khai phương pháp đánh giá kết quả theo KPI để tính lương P3 
• Các công thức tính kèm 50+ biểu mẫu chi tiết tính lương 3P từ các công ty, tập đoàn hàng đầu

Mẫu bảng lương 3P phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp gồm: doanh nghiệp về thương mại, dịch vụ, sản xuất, doanh nghiệp xây dựng, công ty dược, dệt may, trường học,… 

Quy chế tiền lương và bảo hiểm

• Hệ thống mẫu quy định, quy chế lương thưởng
• Các văn bản quy định liên quan tới việc trả lương
• Các quy định cụ thể về chế độ bảo hiểm
• Đạo luật về công đoàn
• Bảng quy ước mã số cụ thể của hệ thống thang lương

Các phương pháp thúc đẩy động lực đội ngũ

• Hỗ trợ xây dựng môi trường làm việc kỷ cương, chuyên nghiệp
• Các phương pháp thúc đẩy động lực cho nhân viên hiệu quả
• Công cụ 4Ps – Hỗ trợ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề
• Công cụ EDAC – Hướng dẫn cách thức chỉ dẫn nhân viên, đội nhóm.
• Công cụ FBI – Đưa ra các phản hồi để nhân viên cải tiến công việc hiệu quả.

Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự toàn diện

• Xây dựng khung năng lực đánh giá đội ngũ nhân sự theo mô hình ASK 
• Xây dựng các kế hoạch, lộ trình đào tạo chi tiết, hiệu quả.
• Đào tạo bên trong và ngoài công ty
• Các biểu mẫu phục vụ đào tạo (kế hoạch, đánh giá, cam kết,…)
• Hướng dẫn chi tiết cách xây dựng lộ trình công danh 

Xem thêm thông tin chi tiết và nhận tư vấn kỹ lưỡng hơn tại: https://sodes.vn/luong3p/01