VGM Là Gì? Cách Khai Báo VGM Trong Xuất Nhập Khẩu Hàng Hóa

Trong hoạt động xuất nhập khẩu bạn sẽ bắt gặp khái niệm VGM, phiếu VGM, khai báo VGM. Vậy VGM là gì?. Vai trò của VGM là gì? và VGM có ý nghĩa quan trọng như thế nào đối với việc xuất nhập khẩu? 

Cùng SEC Warehouse tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Các nội dung chính của bài viết

• 1. Định nghĩa VGM là gì?
• 2. Tìm hiểu sơ lược về công ước SOLAS 
  • 2.1 Lịch sử hình thành công ước SOLAS
  • 2.2 Nội dung cơ bản của công ước SOLAS
• 3. Vì sao hàng hóa xuất khẩu phải khai báo VGM?
• 4. Hướng dẫn 2 cách tính VGM 
• 5. Những thông tin bắt buộc khai báo VGM
• 6. Quy trình xác nhận VGM đối với hàng cont và hàng lẻ 
  • 6.1. Quy trình xác nhận VGM đối với hàng FCL 
  • 6.2. Quy trình xác nhận VGM đối với hàng lẻ LCL

1. Định nghĩa VGM là gì?

VGM là viết tắt tiếng anh của cụm từ Verified Gross Mass. Dịch sát nghĩa tiếng Việt là Tổng khối lượng đã xác minh. Hiểu một cách nôm na, đó là phiếu xác nhận toàn bộ khối lượng của hàng hóa và cả phần vỏ container bên ngoài. (thường gọi là tờ cân/phiếu cân)

Đây là một là quy định trong công ước SOLAS (Công ước về an toàn sinh mạng con người trên biển). Nhằm mục đích xác minh khối lượng của container chứa hàng. Qua đó, buộc mọi chủ hàng (hoặc shipper) phải thực hiện. Công ước SOLAS ra đời với mục đích đưa ra các tiêu chuẩn tối thiểu về kết cấu khi khai thác tàu biển. Từ đó bảo vệ an toàn sinh mạng cho toàn bộ thuyền viên và hành khác (nếu có) trên tàu. 

2. Tìm hiểu sơ lược về công ước SOLAS 

2.1 Lịch sử hình thành công ước SOLAS

Trên thực tế, công ước đầu tiên về an toàn trên biển ra đời từ rất sớm năm 1914. Theo thời gian các công ước dần được bổ sung và hoàn thiện. Công ước SOLAS chính thức được thông qua vào ngày 17/06/1960. Gọi tắt SOLAS 60 ( có hiệu lực từ ngày 26/05/1965) là một thành tựu quan trọng. Đánh dấu bước đột phá trong quá trình hiện đại hóa các quy định, ứng dụng phát triển của khoa học, công nghệ trong ngành công nghiệp hàng hải.

Và đặc biệt, Công ước quốc tế về an toàn sinh mạng con người trên biển phiên bản hoàn toàn mới được thông qua từ ngày 01/11/1974 (gọi tắt SOLAS 74). Công ước này vừa cập nhật các thành tựu mới nhất của khoa học và công nghệ. Đồng thời, được bổ sung sửa đổi hoàn toàn mới để có tính ứng dụng lâu dài. SOLAS 74 chính thức có hiệu lực từ ngày 25/05/1980 và được dùng phổ biến cho tới ngày nay. 

2.2 Nội dung cơ bản của công ước SOLAS

Ban đầu SOLAS 74 chỉ bao gồm 9 chương (1 chương quy định chung và 8 chương kỹ thuật) cùng các điều khoản. Trong đó các điều khoản quy định chung về các thủ tục ký kết, chấp nhận, phê chuẩn, thông qua, tán thành, có hiệu lực, hủy bỏ, bổ sung sửa đổi,… đối với Công ước. Còn các chương sẽ nêu lên các tiêu chuẩn đối với kết cấu, trang thiết bị và khai thác tàu nhằm mục đích đảm bảo sự an toàn. Sau hàng chục năm năm phát triển với sự tiến bộ không ngừng của khoa học – công nghệ, kết hợp với những phát sinh trong thực tiễn của ngành hàng hải, mà Công ước SOLAS được bổ sung và sửa đổi liên tục. Tính tới thời điểm hiện tại, thì SOLAS 74 đã có 14 chương (1 chương quy định chung và 13 chương kỹ thuật). 

Quy định về VGM có thể nói là một trong những quy định quan trọng của SOLAS nhằm mục đích đảm bảo an toàn hàng hải. Cùng tìm hiểu chi tiết về VGM trong phần phía dưới nhé!

3. Vì sao hàng hóa xuất khẩu phải khai báo VGM?

VGM là gì và có tầm quan trọng như thế nào mà hàng hóa xuất khẩu cần phải khai báo?. Như tiêu chí mà công ước SOLAS đưa ra, là nhằm để bảo đảm an toàn trong quá trình vận chuyển trên biển. Theo đó, phiếu cân VGM sẽ giúp xác định trọng lượng hàng hóa của bạn khi đưa lên tàu. Căn cứ vào VGM, hãng tàu mới có thể sắp xếp, cân đối hàng hóa trên tàu sao cho hợp lý nhất. Giúp trọng lượng hàng phân phối giữa các bên trái – phải, đầu tàu – thân tàu – đuôi tàu cân bằng, đảm bảo an toàn. Tránh tình trạng hàng nặng lệch về một phía tiềm ẩn nguy cơ ngã đổ hàng hóa, lật hoặc đắm tàu. 

Như vậy, VGM có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa. Góp phần không nhỏ vào việc đảm bảo an toàn hàng hải. Vì nhờ biết được trọng lượng của container mà chủ tàu mới có thể kiểm soát tốt trọng lượng trên tàu để tránh các rủi ro không đáng có. 

Việc làm phiếu VGM của container chứa hàng là trách nhiệm thuộc về người gửi hàng (shipper) ghi trên vận đơn của hãng tàu (the Ocean Carrier Bill of Lading). Thông thường, khai báo VGM chủ yếu xảy ra đối với hàng hóa xuất khẩu. 

Theo đó, người gửi hàng sẽ cung cấp phiếu VGM cho đến hãng tàu theo quy định. Thời gian tùy thuộc vào quy định trên booking. Lưu ý, nếu VGM vượt quá quy định thì container sẽ không được xếp lên tàu. Trường hợp chủ hàng không nộp VGM hay khai báo không đúng sẽ phải chịu mọi trách nhiệm và mọi phí phát sinh (nếu có).

4. Hướng dẫn 2 cách tính VGM 

Yêu cầu tiên quyết của phiếu cân VGM là phải thể hiện được tổng khối lượng của container đã đóng hàng. Bao gồm cả phần vỏ container và hàng hóa đóng phía trong. Hiện nay có 2 cách tính VGM phổ biến như sau:

Cách 1: Khối lượng vỏ container thường là cố định tùy thuộc vào loại container. Chủ hàng chỉ cần cân và khai báo khối lượng hàng hóa trước khi đóng vào cont. Sau đó cộng hai khối lượng này lại sẽ được VGM. 

Cách 2: Cho xe chở container hàng lên cân (khối lượng 1). Tiếp đó hạn container xuống và chỉ cân xe không (khối lượng 2). Lúc này để biết VGM của container hàng, chỉ cần lấy Khối lượng 1 – Khối lượng 2. 

Vì khối lượng VGM thường lên tới hàng tấn, thậm chí hàng chục tấn, nên chắc chắn sẽ có sai số. Và ở một số quốc gia, thì sai số cho phép vào khoảng 5% trọng lượng hàng. Và yêu cầu là điểm cân phải khách quan, trung thực và được cấp phép. 

Bài viết liên quan: Kích thước container tiêu chuẩn 10, 20, 40, 45, 50 feet

5. Những thông tin bắt buộc khai báo VGM

Dưới đây là một số thông tin cần thiết khi khai báo VGM: 

• Container Number (Số container).
• Ocean Carrier Booking Number (Số Booking vận tải biển của hãng tàu).
• Unit of Measurement (Đơn đo lường).
• Verified Weight (Trọng lượng xác minh).
• Authorized Person (Người được uỷ quyền).
• Responsible Party (Shipper named on the carrier’s bill of lading) / Bên chịu trách nhiệm (Tên chủ hàng trên MBL).

Ngoài ra, còn thể bổ sung thêm một số thông tin liên quan cho đầy đủ. Các thông tin này là không bắt buộc. Cụ thể: 

• Weighing Date (Ngày cân).
• Weighing Method (Cách cân để tính VGM)
• Weighing Facility (Dụng cụ cân)
• Country of Method 2 / Quốc gia trong trường hợp dùng cách 2
• Shipper’s Internal Reference (Số kiểm soát nội bộ của chủ hàng)
• Ordering Party (Thông tin bên mua)
• Documentation Holding Party (Phía giữ chứng từ)

6. Quy trình xác nhận VGM đối với hàng cont và hàng lẻ 

Lưu ý là quy trình xác nhận VGM với hàng nguyên cont (FCL) và hàng lẻ (LCL) là khác nhau. Vì thế, cần căn cứ vào loại hình hàng hóa của bạn để áp dụng quy trình xác nhận VGM cho phù hợp. 

Xem thêm: FCL là gì? Sự khác nhau giữa FCL và LCL 

6.1. Quy trình xác nhận VGM đối với hàng FCL 

Nếu bạn là chủ hàng đối với hàng FCL thì cần tiến hành quy trình xác nhận VGM theo các bước sau: 

Bước 1: Chủ hàng đăng ký cân hàng tại kho

Bước 2: Kho hàng thực hiện việc cân hàng (theo cách 1 hoặc cách 2). Chủ hàng hoặc đơn vị forwarder cùng với bộ phận cân hàng ở kho giám sát quá trình cân.

Lưu ý, nếu VGM khi cân vượt quá trọng lượng cho phép tối đa (max gross weight) thì bạn buộc phải dỡ bớt hàng ra cho tới khi nào đạt khối lượng tiêu chuẩn cho phép mới được thông qua. 

Bước 3: Sau khi cân xong, kho hàng sẽ cấp cho bạn 2 bản VGM. Trong đó 1 bản lưu trữ tại kho, và 1 bản VGM do chủ hàng giữ. 

Bước 4: Chủ hàng giao phiếu cân VGM cho hãng tàu là xem như hoàn tất. 

Ghi chú: Trường hợp bạn cân hàng container đóng tại bãi, thì ở bước 1, bạn cần đóng phí cho thương vụ cảng hoặc phát hành chứng từ TCT, nhận hóa đơn và phiếu xuất nhập bãi. Tiếp đó, chủ hàng nhập phiếu xuất nhập bãi cho nhân viên mới có thể tiến hành cân container. Rồi khi nhận được VGM mới chuyển lại cho hãng tàu. 

6.2. Quy trình xác nhận VGM đối với hàng lẻ LCL

Đối với hàng lẻ LCL xuất khẩu, thì để có phiếu cân VGM, chủ hàng cần thực hiện các bước sau: 

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần đóng tiền tại thương vụ cảng để nhận phiếu xuất nhập khẩu. (nhận hàng và cân hàng)

Bước 2: Tiếp đó bạn sẽ nộp phiếu này để cân hàng. 

Bước 3: Khi cân hàng xong thì sẽ được cấp phiếu cân VGM. Bạn nộp phiếu này cho đơn vị vận chuyển là xong. 

Như đã nói, phiếu VGM khá quan trọng trong thủ tục xuất khẩu hàng hóa. Chính vì thế bạn cần nắm được thông tin khối lượng cho phép tối đa để tính toán cân đối lượng hàng cho phù hợp. Tránh tình trạng hàng vượt quá VGM sẽ phải bốc dỡ hàng mất thời gian và tốn phí phát sinh không đáng có. 

Trên đây là những thông tin về VGM là gì, cũng như VGM là gì trong xuất nhập khẩu. Hy vong, những thông tin trên do SEC Warehouse cung cấp sẽ giúp ích cho công việc và kiến thức trong xuất nhập khẩu hàng hóa của bạn nhé!