Xây Dựng Kế Hoạch Cho Một Buổi Workshop: 18 Tips Cần Biết

Workshop là sự kiện mở ra với mục đích mọi người có thể gặp gỡ, trao đổi, thảo luận về một chủ đề thuộc lĩnh vực nhất định nào đó. Những người đến tham dự buổi workshop với mục đích muốn hiểu biết thêm về lĩnh vực đó và mong muốn có thêm cơ hội để được học tập thêm, cũng như nghe được nhiều câu chuyện chia sẻ của các anh chị đi trước để có thêm kiến thức. Cùng vì lý do đó mà những buổi workshop thường được diễn ra với tần suất liên tục và với nhiều loại hình thức khác nhau. Tuy nhiên, trong quá trình làm, thì bất kể sự kiện nào cũng sẽ có những thiếu sót hay lỗi sai không đáng có.

Làm cách nào để sự kiện của bạn diễn ra trọn vẹn và tốt nhất có thể, dưới đây là 18 mẹo cần biết khi bạn lên kế hoạch xây dựng một buổi workshop.

Khi nhận được thông tin về một sự kiện workshop bạn sắp tổ chức, điều đầu tiên phải làm là bạn phải phân tích được 5 W (và 1 H), cụ thể hơn ở đây là:

• Ai (Who): ai là đối tượng khách tham dự chính mà sự kiện hướng đến.
• Cái gì (What): Đó là loại workshop nào? Nội dung chính của buổi workshop
• Khi nào (When): Workshop của bạn sẽ được tổ chức vào thời gian nào? Đó là một sự kiện lẻ hay một chuỗi nhiều buổi khác nhau
• Ở đâu (Where): Workshop của bạn sẽ được tổ chức ở đâu?
• Tại sao (Why): Sự kiện workshop của bạn diễn ra nhằm mục đích gì?
• Như thế nào (How): cách bạn sẽ làm gì với workshop và làm như thế để sự kiện được diễn ra suôn sẻ và đáp ứng được hết tất cả các tiêu chí nêu trên.

Cá nhân bạn khi đã vạch ra được hết 5 W (và 1 H) và tự mình trả lời được các ý trên thì bạn sẽ có thể thực hiện được sự kiện workshop này đúng hướng.

Google Images

Khi lên kế xây dựng cho một sự kiện workshops, bạn phải xác nhận rõ những mục tiêu chính bạn muốn đạt được thông qua buổi workshop. Nếu đã có kinh nghiệm tổ chức những buổi hội thảo, workshop tương tự trước đây, thì sẽ rất dễ dàng vì có thể sử dụng những “kinh nghiệm” đã có từ trước để có thể áp dụng tương tự vào công việc lần này. Nhưng nếu bạn đang từ tay ngang vào thì hãy tìm hiểu, hỏi han những người đi trước để tích góp những kinh nghiệm từ các đàn anh, đàn chị đi trước và từ đó rút ra những lưu ý trong hội thảo của mình.

Thông thường, kết quả đạt được sau một buổi hội thảo, workshop thường được đo bằng số người tham dự. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một buổi hội thảo tại công ty thì sẽ không quá lo lắng về số lượng nhân viên tham dự hội thảo. Nhưng nếu bạn đang lên kế hoạch cho một buổi hội thảo tại các trường đại học, hãy tìm hiểu về những buổi hội thảo trước và số lượng sinh viên tham dự trong các sự kiện gần nhất và phân tích lý do, ưu nhược để lên kế hoạch cho một buổi hội thảo của bạn được tốt hơn.

Google Images

Trong tình hình dịch bệnh covid vẫn còn đang diễn biến phức tạp, và tùy thuộc vào ngân sách để quyết định lựa chọn hình thức online hay offline khi bạn lên kế hoạch tổ chức. Những hình thức tổ chức event offline thường truyền thống và có nhiều hình thức workshop offline diễn ra. Thông thường mọi người thích hình thức workshop kết hợp thực hành, trải nghiệm thực tế. Nếu bạn muốn tổ chức hình thức workshop kết hợp thực hành này, bạn nên lưu ý địa điểm tổ chức cũng như chuẩn bị đủ những vật dụng thực hành phù hợp với số lượng học viên đã đăng ký.

Google Images

Với bất kì những sự kiện diễn ra nào, dù lớn hay nhỏ bạn cũng nên thành lập cho mình một team để có thể cùng nhau lên ý tưởng, làm việc và vận hành dự án. Xây dựng đội ngũ nhân sự để mỗi người đều đóng góp và đảm nhận 1 vị trí quan trọng trong dự án, và bạn phải chắc chắn rằng ai cũng đều nắm rõ công việc của mình. Thiết lập những cuộc họp giữa các thành viên mỗi tuần, hay những buổi họp cần thiết để nắm rõ được thời gian công việc đang triển khai đến đâu, có vấn đề gì xảy ra hay ở đâu đang bị gặp trục trặc, khó khăn để cùng nhau tìm cách xử lý.

Google Images

Xác định mục tiêu của khán giả khi tham dự buổi workshop của bạn là gì? Khi đã nắm rõ insight khán giả, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch xây dựng ý tưởng một chương trình với những hoạt động phù hợp để đáp ứng được tốt nhất và đánh mạnh vào mục đích, mong muốn mà khán giả mong đợi khi đến workshop bạn tổ chức. Nếu được, bạn có thể tiến hành một cuộc khảo sát ý kiến khán giả và để họ đưa ra những đề xuất mong muốn sẽ có trong workshop, từ đó bạn có thể lên ý tưởng nhằm đáp ứng những điều đó.

Lên một bảng chi phí với những đầu mục là những điều cần chi trả khi bạn lên kế hoạch cho sự kiện, bao gồm: địa điểm, nhân sự, trang thiết bị, kỹ thuật, di chuyển đi lại, logistics,.. Những chi phí sẽ thay đổi tùy thuộc vào hình thức tổ chức workshop của bạn. Và sau đó sẽ là một cột về giá thành từng hạng mục bạn phải chi và số tiền tổng bạn phải bỏ ra là bao nhiêu. Sau đó hãy tính toán vào ngân sách bạn đang hiện có, và nếu workshop của bạn đang bán vé thì hãy tính toán kĩ xem liệu chi phí tổ chức buổi hội thảo có phù hợp với giá vé dự kiến của bạn hay không. Không những thế bạn phải tính toán rất kĩ về số lượng tối thiểu khách tham dự có thể mua vé để xác định xem sự kiện bạn tổ chức liệu có thu lại được lợi nhuận.

Google Images

Nghiên cứu những sự kiện tương tự đã diễn ra trước đó để tham khảo ý tưởng về việc tổ chức cũng như nội dung của hội thảo cũng như bài thuyết trình của các diễn giả, từ đó cải thiện sự kiện của mình. Tìm những chủ đề, hoạt động mới lạ, thu hút hơn hay thời lượng tổ chức, số lượng khách mời cho phù hợp để vẫn đảm bảo cung cấp đủ thông tin cho người tham dự nhưng không làm họ chán hay mệt mỏi.

Xây dựng một kịch bản chương trình chi tiết và việc vô cùng cần thiết để bạn và team của mình có thể cùng nhau nắm rõ được mọi hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện, từ đó có thể cùng nhau follow và thực hiện tốt để chương trình được diễn ra suôn sẻ. Bắt đầu từ việc giới thiệu buổi hội thảo, giới thiệu những diễn giả có mặt và nội dung của workshop. Bao gồm một bài thuyết trình của từng diễn giả, một phiên thảo luận khuyến khích mọi người tương tác với nhau hay hỏi đáp Q&A và kết thúc buổi workshop.

Google Images

Chọn ngày tổ chức cũng góp phần giúp buổi workshop của bạn thành công hơn. Hãy lưu ý những buổi workshop tương tự diễn ra cùng khoảng thời gian để lựa chọn ngày và giờ tổ chức phù hợp, không nên chọn tổ chức iu, số lượng khán giả tham dự cũng giảm đi. Đặc biệt, hãy chú ý đến đối tượng khán giả mục tiêu khi bạn lựa chọn thời gian. Ví dụ khi bạn muốn tổ chức một buổi workshop về pha chế thì không nên chọn thời gian vào những buổi tối hay các ngày cuối tuần.

Google Images

Xây dựng trước những bài viết để đi truyền thông cho buổi workshop, lựa chọn những trang cộng đồng liên quan sẽ giúp bạn chia sẻ rộng rãi thông tin sự kiện đến tiếp cận được nhiều người hơn. Bạn cũng có thể liên hệ đến các page giúp bảo trợ truyền thông cho sự kiện và thương lượng với họ về những ưu đãi khi giúp bảo trợ truyền thông cho sự kiện của bạn.

Việc tương tác với các bình luận của khán giả cũng vô cùng cần thiết. Sẽ có nhiều sự quan tâm và nhiều câu hỏi về sự kiện của bạn, và bạn nên có một đội ngũ hoặc người để có thể phụ trách giải đáp những thắc mắc của khán giả.

Google Images

Xây dựng một nền tảng bán vé trực tuyến trên các trang bán vé uy tín hay bán vé tại fanpage, landing page của chương trình. Hãy lên một chiến lược bán vé thông minh với những combo giá vé ưu đãi cho những đối tượng đặc biệt, đội nhóm, hay những ưu đãi khi đặt vé sớm…

Cho dù sự kiện workshop của bạn có bán vé hay không thì nội dung được đầu tư và chú trọng vẫn là vấn đề tiên quyết quyết định khán giả có đến tham dự. Vạch ra 3-4 ý quan trọng bạn muốn đưa vào và thảo luận trong sự kiện của bạn. Tất cả mọi hoạt động, bài thuyết trình hay thảo luận đều phải xoay quanh nội dung chính mà bạn muốn truyền đạt đến.

Với những sự kiện tổ chức tại công ty, trường học hoặc những nơi đã có sẵn địa điểm thì bạn không cần lo lắng về công tác tìm kiếm hoặc chi phí bỏ ra dành cho địa điểm. Nhưng nếu không, bạn cần phẩn lên danh sách những địa điểm phù hợp và đáp ứng những nhu cầu cho việc thuận tiện đi lại, gần trung tâm thành phố, bãi giữ xe, quy mô và sức chứa... và điều quan trọng phải phù hợp với kinh phí cho phép.

Google Images

Khi đã chọn được địa điểm phù hợp, bạn và team cần dành thời gian để đi khảo sát địa điểm và vẽ ra một layout tổng cho sự kiện của bạn gồm vị trí đặt standee, nơi bố trí bàn check-in cho hợp lý, bàn bán vé offline nếu sự kiện của bạn bán vé trực tiếp, vị trí đặt các booth hay quầy cho nhà tài trợ cho phù hợp, cách sắp xếp bàn ghế trong khu vực sân khấu…và tùy vào quy mô sự kiện. Khi đã có được layout tổng, bạn sẽ dễ dàng hình dung được sự kiện của mình ngày hôm đó trông sẽ như thế nào và dễ dàng quản lý được cũng như biết được vị trí các khu vực trong sự kiện thì việc phân công công việc cho team, 1 người quản lý từng khu vực nhất định sẽ rõ ràng hơn.

Với những sự kiện workshop tự tổ chức tại các trường đại học thì việc tìm kiếm các nhà tài trợ sẽ góp phần giúp hỗ trợ 1 phần kinh phí cho sự kiện lại giúp quy mô chương trình thêm lớn và được nhiều người biết đến. Rõ ràng và thường gặp nhiều nhất là tìm kiếm các nhà tài trợ về địa điểm, bảo trợ về truyền thông để giúp sự kiện của bạn được nhiều người biết đến. Ngoài ra, nếu sự kiện của bạn liên quan đến một vấn đề nhất định, thì việc tìm kiếm các nhà tài trợ có liên quan và “đàm phán” với họ những lợi ích đạt được khi tài trợ tại sự kiện cũng sẽ thu hút được nhiều nhà tài trợ hơn.

Google Images

Tìm kiếm công cụ hỗ trợ ở đây là những công cụ sẽ giúp cho các bước xử lý công việc sẽ nhanh và hiệu quả hơn. Ví dụ như việc dùng email trả lời tự động, bạn sẽ không muốn tốn nhiều thời gian chỉ để ngồi và trả lời email cho 100 người hoặc app bán vé, app hỗ trợ check-in... kể cả hoạt động bán vé với những công cụ trả lời tin nhắn tự động.

Rehearsal trước sự kiện là việc không thể thiếu trong tất cả các sự kiện nói chung và dù lớn hay nhỏ. Rehearsal sẽ giúp mỗi người hình dung rõ ràng và cụ thể hơn vị trí cũng như những công việc mình sẽ phải làm trong ngày sự kiện chính. Rehearsal cũng giúp bạn nhìn thấy được những rủi ro có thể xảy ra để kịp điều chỉnh và sửa đổi. Hãy kiểm tra kĩ về tốc độ đường truyền internet, chất lượng âm thanh, video sẽ trình chiếu trong sự kiện. Nếu bạn là người làm việc chính với team visual, trình chiếu file thì tốt nhất hãy lưu tất cả những file quan trọng trong ngày sự kiện vào 1 file chung hay lưu vào ổ cứng, usb back-up phòng trường hợp ngoài ý muốn.

Google Images

Việc ngồi lại, họp lại với nhau sau sự kiện là công tác phải được diễn ra. Ngồi lại ở đây không phải để chỉ trích, đánh giá nhau làm không tốt ở đâu, mà ngồi lại để nói chuyện, cùng nhau nhìn nhận những điểm tốt và những điểm cần được team cải thiện và làm tốt hơn trong những sự kiện sau. Trong buổi nói chuyện, mọi người có thể chia sẻ lý do sự kiện của mình ít khách tham dự, hay nội dung cần điều chỉnh để thu hút hơn, những ưu đãi, chính sách làm việc với nhà tài trợ sẽ chi tiết, chặt chẽ hơn,... từ đó rút ra được bài học, kinh nghiệm cá nhân cho riêng mình.

Google Images

Mong rằng những lưu ý trên đây có thể một phần giúp khỏa lấp những thiếu sót trong quá trình lên kế hoạch và giúp cho sự kiện của bạn được diễn ra thuận lợi, ít gặp những lỗi không đáng có. Sau khi đọc 18 mẹo trên đây, bạn có muốn bổ sung thêm mẹo nhỏ nào mà bản thân đã trải qua và muốn chia sẻ thêm cho mọi người thì hãy comment vào bên dưới nhé. Chúc các bạn thành công khi lên kế hoạch cho một sự kiện workshop!

Kim Ngân

Nguồn: Socialtables