Xây Dựng Khung Năng Lực Và đánh Giá Năng Lực

Last updated on 26 September, 2024

Khung năng lực là một công cụ có rất nhiều ứng dụng trong doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm đánh giá năng lực tại các ngân hàng, tập đoàn, tổng công ty mang lại nhiều lợi ích trong quản lý nhân sự. Xây dựng thành công khung năng lực, doanh nghiệp sẽ có một công cụ mạnh mẽ để quản trị nhân sự.

Table of Contents

• Khung năng lực là gì?
  • Năng lực là gì?
  • Khái niệm khung năng lực
• Ứng dụng khung năng lực như thế nào?
  • Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và lập chiến lược nhân sự
  • Cơ sở trả lương và quản lý thành tích
• Xây dựng và triển khai khung năng lực
  • Chuẩn hóa hệ thống chức năng, chức danh
  • Xác định năng lực cần xây
  • Xác định năng lực và các cấp độ năng lực
• Đánh giá năng lực
• Dịch vụ Tư vấn Xây dựng Khung năng lực của OCD
• Đọc thêm

Khung năng lực là gì?

Năng lực là gì?

Khái niệm về Khung năng lực bắt nguồn từ định nghĩa về Năng lực (Competency) đã được nghiên cứu, áp dụng trong quản lý nhân sự ở cả lĩnh vực công và tư tại nhiều quốc gia. Theo Cục quản lý nhân sự (Office of Personnel Management) của Mỹ, Năng lực được hiểu là đặc tính có thể đo lường được của kiến thức, kỹ năng, thái độ, các phẩm chất cần thiết để hoàn thành được nhiệm vụ và là yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác. Cụ thể:

Kiến thức (Knowledge): Mô tả những thông tin, sự kiện, quy luật thuộc lĩnh vực được học và nghiên cứu từ trường lớp hoặc được tích lũy từ thực tế, từ các nguồn tư liệu hoặc từ các chuyên gia có kinh nghiệm. Kỹ năng (Skill): Mô tả những năng lực hay khả năng chuyên biệt của một cá nhân về một hoặc nhiều khía cạnh nào đó được sử dụng để giải quyết tình huống hay công việc phát sinh trong thực tế. Thái độ (Attitude): Mô tả cách nhìn nhận về công việc, về nhiệm vụ, về đồng nghiệp và về cộng đồng. Thái độ chi phối cách ứng xử, hành vi và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân sự

Tham khảo: Top 10 phần mềm quản lý tài liệu 2024

Khái niệm khung năng lực

“Khung năng lực là bảng mô tả tổ hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm một cá nhân cần để hoàn thành tốt công việc”.

Kết cấu của khung năng lực thường gồm 3 nhóm năng lực chính sau:

Nhóm năng lực chung / cốt lõi: gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí. Các năng lực cốt lõi được xác định dựa trên chiến lược, giá trị cốt lõi của công ty Năng lực khối / chuyên môn: là các kiến thức, kỹ năng về một lĩnh vực chuyên môn cụ thể cần để hoàn thành một công việc, mang tính đặc thù cho vị trí công việc hoặc bộ phận mà cá nhân cần có để có thể đảm nhận vị trí công việc đó. Nhóm năng lực quản lý / lãnh đạo: là các yêu cầu đối với các công việc có tính chất quản lý bao gồm hoạch định, tổ chức, điều phối nguồn lực (ngân sách, con người…) và thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc. Tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực quản lý khác nhau.

Tham khảo: Top 10 phần mềm KPI tốt nhất, hiệu quả cho doanh nghiệp 2024

Ứng dụng khung năng lực như thế nào?

Khung năng lực là một phương pháp quản lý nhân sự tổng hợp nhằm ứng dụng cho rất nhiều các hoạt động quản lý nguồn nhân lực. Khung năng lực có thể sử dụng làm cơ sở để tuyển dụng đội ngũ quản lý và cán bộ có năng lực cũng như là cơ sở quan trọng cho hoạt động xây dựng chương trình quy hoạch cán bộ lãnh đạo – quản lý. Các năng lực trong khung năng lực có thể được sử dụng làm tiêu chuẩn đánh giá ứng viên. Khác với bộ tiêu chuẩn tuyển dụng thông thường, doanh nghiệp có thể ấn định một những năng lực cần thiết phải đánh giá khi tuyển dụng và cấp độ tối thiểu mà một ứng viên khi được tuyển chọn.

Như vậy, người tuyển dụng sẽ có một bức tranh toàn diện về các yêu cầu của công việc. Nó giúp người tuyển dụng có thể phân biệt giữa các năng lực có thể đào tạo và những năng lực rất khó phát triển và phải đáp ứng ngay khi tuyển. Khi đánh giá ứng viên, kết hợp với công cụ phỏng vấn hoặc trung tâm đánh giá doanh nghiệp có thể xác định được năng lực của ứng viên ở cấp độ nào ở các yêu cầu khác nhau. Nhờ vậy, người tuyển dụng sẽ đảm bảo được một cuộc phỏng vấn có tính hệ thống và khả năng tuyển được người có khả năng thành công với công việc cao hơn.

Khung năng lực là một công cụ có rất nhiều ứng dụng trong quản trị nhân sự. Triển khai thành công khung năng lực có thể coi như “nhất cử tam, tứ tiện”.

Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và lập chiến lược nhân sự

Khung năng lực là cơ sở quan trọng hoạt động đào tạo, cụ thể là xác định nhu cầu đào tạo, nội dung chương trình đào tạo phát triển đội ngũ quản lý và lãnh đạo. Khi triển khai khung năng lực, doanh nghiệp sẽ phải xác định được yêu cầu về loại năng lực và cấp độ ở từng năng lực của vị trí hiện tại hoăc vị trí cần phát triển lên đồng thời thực hiện đánh giá năng lực cho cán bộ quản lý và nhân viên.

Khi có hai dữ liệu này, việc xác đinh ai cần phải đào tạo năng lực gì, đào tạo ở cấp độ nào trở nên vô cùng đơn giản khi so sánh mức độ đáp ứng và yêu cầu năng lực. Với việc áp dụng khung năng lực, doanh nghiệp có thể tập trung vào những kỹ năng, kiến thức và các đặc điểm có ảnh hưởng đến hiệu quả và do đó khai thác hiệu quả thời gian và tiền bạc dành cho đào tạo và phát triển.

Cơ sở trả lương và quản lý thành tích

Bên cạnh đó, Khung năng lực cũng thiết lập một nền tảng quan trọng cho việc xây dựng hệ thống quản lý thành tích và đãi ngộ dành cho đối tượng quản lý và lãnh đạo trong tổ chức. Đối với hoạt động quản lý thành tích, nhờ khung năng lực mà họ có cách hiểu chung về những gì sẽ được kiểm soát và đo lường. Nó giúp người quản lý xác định những gì cần tập trung và thúc đẩy trong thảo luận đánh giá thành tích. Đối với việc vận hành hệ thống lương, việc quyết định một người ở bậc lương nào trong một thang lương sẽ dễ dàng hơn và có cơ sở rõ ràng hơn vì doanh nghiệp chỉ cần so sánh mức độ đáp ứng và yêu cầu năng lực.

Xây dựng và triển khai khung năng lực

Chuẩn hóa hệ thống chức năng, chức danh

Quá trình xây dựng khung năng lực đòi hỏi tổ chức phải chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ của mỗi chức danh. Lý do là các năng lực thường sẽ gắn với việc thực hiện những nhiệm vụ hoặc hoạt động nhất định, vì vậy khi hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ chưa rõ ràng thì sẽ không thể xác định được năng lực nào là cần thiết và giúp người thực hiện công việc trở nên vượt trội.

Xác định năng lực cần xây

Sau khi xác định xong hệ thống chức danh, việc tiếp theo là xác định các năng lực có thể cần đến. Có 2 phương pháp doanh nghiệp, tổ chức có thể lựa chọn là tự xây dựng bộ khung năng lực hoặc lựa chon bộ khung năng lực có sẵn. Một bộ khung năng lực thông thường sẽ gồm 3 nhóm năng lực như đã nêu ở trên: (1) Nhóm năng lực chung / cốt lõi; (2) Nhóm năng lực khối / chuyên môn; (3) Nhóm năng lực quản lý / lãnh đạo.

Khi triển khai khung năng lực, doanh nghiệp, tổ chức sẽ cần thực hiện định nghĩa và phân chia các cấp độ cho từng năng lực và tập hợp tất cả năng lực thành từ điển năng lực. Mặt khác, một số bộ năng lực được phổ biến rộng rãi như từ điển năng lực Đại học Harvard (Harvard University Competency Dictionary), bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực (CIPD) của Vương quốc Anh phát triển… cũng có thể được doanh nghiệp, tổ chức sử dụng và điều chỉnh cho thích hợp với hoàn cảnh của mình.

Xác định năng lực và các cấp độ năng lực

Sau khi có được bộ từ điển năng lực với đầy đủ định nghĩa và mô tả các cấp độ, bước tiếp theo cần làm là xác định năng lực và các cấp độ năng lực hay là tiêu chuẩn năng lực cho từng vị trí trong doanh nghiệp. Có thể có nhiều cách tiếp cận khác nhau nhưng cách làm đơn giản nhất là thực hiện khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực đối với những công việc cụ thể. Quá trình xác định năng lực phải bám sát vào chức năng nhiệm vụ, kết quả đầu ra của mỗi chức danh đảm bảo những năng lực sau khi được chọn sẽ thực sự phù hợp và đóng góp vào nâng cao hiệu quả công việc.

Kết thúc giai đoạn này, mỗi công việc trong doanh nghiệp (trừ các công việc đơn giản) đều gắn với một bộ năng lực nhất định và các cấp độ yêu cầu tương ứng. Đây chính là khung năng lực cho từng vị trí công việc.

Đánh giá năng lực

Để khung năng lực này có thể được đưa vào sử dụng, phần công việc quan trọng tiếp theo là phát triển các công cụ đánh giá năng lực của mỗi cá nhân và phương pháp đào tạo, phát triển gắn với mỗi loại năng lực. Tuy nhiên, đây là phần việc đòi hỏi chuyên môn rất cao vì vậy nếu doanh nghiệp không có đủ người có năng lực chuyên môn thì có thể thuê các chuyên gia hoặc các công ty tư vấn chuyên nghiệp thực hiện thay vì tự phát triển nội bộ. Công việc này bao gồm đánh giá cá nhân, xác định khoảng cách năng lực (chênh lệch giữa cấp độ yêu cầu và cấp độ đạt được của mỗi cá nhân sau khi được đánh giá).

Trên cơ sở kết quả phân tích so sánh này, bộ phận nhân sự có thể xây dựng các chương trình phát triển năng lực cụ thể cho mỗi cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp để giúp họ đạt được cấp độ năng lực hiệu quả cũng như thực hiện được lộ trình phát triển đã đặt ra.

Vậy tự triển khai khung năng lực là gì? thật đơn giản, quý vị muốn xây dựng khung năng lực cho từng vị trí tại tổ chức của quý vị, điều nay thực sự dễ dàng với sự hỗ trợ của Phần mềm đánh giá năng lực digiiCAT cùng nhóm chuyên gia hàng đầu Việt Nam.

Phần mềm Đánh giá Năng lực digiiCAT – Từ điển năng lực`

Dịch vụ Tư vấn Xây dựng Khung năng lực của OCD

OCD cung cấp Dịch vụ Tư vấn Xây dựng Khung năng lực và đánh giá năng lực nhân viên theo phương pháp COID. Đây là phương pháp xây dựng khung năng lực của OCD phát triển và đăng ký bản quyền. Phương pháp COID được phát triển trên nền tảng phương pháp khung năng lực của Harvard và MIT. Sau nhiều dự án, OCD đã phát triển công cụ xây dựng từ điển năng lực và đánh giá năng lực với mức độ tự động hóa cao, tạo thuận tiện cho người sử dụng – Phần mềm Đánh giá Năng lực digiiCAT.

Quy trình tư vấn xây dựng Khung năng lực:

• Điều chỉnh cơ cấu tổ chức
• Chuẩn hóa chức năng bộ phận
• Chuẩn hóa hệ thống chức danh
• Xây dựng mô tả công việc
• Thiết kế khung năng lực chung
• Xây dựng khung năng lực cho các vị trí
• Tích hợp khung năng lực vào phần mềm đánh giá năng lực digiiCAT của OOC
• Đánh giá năng lực nhân viên theo khung năng lực trên phần mềm digiiCAT

Tìm hiểu khóa đào tạo xây dựng khung năng lực của OCD tại: Khóa đào tạo “Thiết kế và ứng dụng Khung năng lực trong Quản trị nhân sự 4.0”

Đọc thêm

10 phần mềm KPI miễn phí, hiệu quả cho doanh nghiệp 2023

15 Phần mềm Quản lý Nhân sự HRM được tin dùng nhất 2023

Top 10 phần mềm tính lương được các doanh nghiệp lớn tin dùng

——————————-

Công ty Tư vấn Quản lý OCD (OCD Management Consulting Co) là một trong những công ty tư vấn quản lý hàng đầu Việt Nam với tính chuyên nghiệp, thực tiễn và chất lượng cao.

Nếu bạn quan tâm, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!

Thông tin chính thức về OCD được cập nhật tại website: https://ocd.vn

Fanpage chính thức của OCD vui lòng truy cập: https://facebook.com/OCDConsulting

Liên hệ nhanh Hotline/Zalo: 0886595688 hoặc gửi email đến: ocd@ocd.vn

Có liên quan

Bài viết có nội dung liên quan

• 

  Một số ứng dụng công nghệ trong chuỗi cung ứng

• 

  Chuyển đổi số ngành y tế: Lợi ích, thách thức, giải…

• 

  Camera AI là gì? Ứng dụng của Camera AI

• 

  Phương thức bán ứng dụng di động (mobile app)

• 

  Vai trò của ERP trong Quản lý chuỗi cung ứng