Xử Lý Hóa đơn Viết Sai Tên Người Mua Hàng, địa Chỉ, Mã Số Thuế

Hóa đơn viết sai ngày tháng năm, sai tên người mua hàng, sai tên công ty, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai số tiền bằng chữ, sai tên hàng hóa, sai đơn vị tính... Đó là lỗi mà rất nhiều kế toán gặp phải. Kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn cách xử lý hóa đơn viết sai chi tiết từng trường hợp trên

Chú ý:Đây là cách xử lý những hoá đơn viết sai mà không ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế GTGT như: Hóa đơn viết tên công ty, sai địa chỉ, sai ngày tháng, sai tên hàng hóa dịch vụ, sai đơn vị tính, sai số tiền bằng chữ ... - Những trường hợp hóa đơn viết sai số tiền, tiền thuế, thuế suất, thành tiền, đơn giá ... -> Những sai sót ảnh hưởng đến số tiền và Tiền thuế (Phải tăng hoặc giảm) -> Thì xem tại đây: Xử lý hóa đơn viết sai số tiền, tiền thuế

Cách xử lý hóa đơn viết sai các trường hợp trên như sau:

- Theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC: Khi phát hiện ra hoá đơn viết sai tuỳ vào thời điểm mà cách xử lý cũng khác nhau, cụ thể như sau:

1. Hóa đơn viết sai chưa xé khỏi cuống: (1 trường hợp)

Bước 1: Gạch chéo các liên hoá đơn viết sai.

(Nhớlà không được xé và kê khai nhé, chỉ cần gấp tờ hoá đơn đó lại trên quyển hoá đơn)

Bước 2: Lập hoá đơn mới cho đúng (Kê khai hoá đơn mới)

Ghi nhớ: Nếu các bạn mới viết hoá đơn GTGT tốt nhất là các bạn nên tập viết ra giấy A4 để xác định xem có đủ dòng, đủ cột không, sau đó thấy chính xác rồi thì viết vào hoá đơn.

Ví dụ: Kế toán Thiên Ưng xuất hóa đơn cho Cty Thiên Hương vào ngày 15/9/2018 -> Khi 2 bên vừa ký xong hóa đơn GTGT thì phát hiện hóa đơn viết sai số tiền bằng chữ. Xử lý: Gạch chéo 3 liên hóa đơn viết sai (Không được xé) -> Xuất hóa đơn mới cùng ngày.

2. Hoá đơn viết sai đã xé khỏi cuống:(3 trường hợp)

2.1. Nếu chưa giao cho khách hàng:

Bước 1: Gạch chéo các liên hoá đơn viết sai.

(Nhớlà không được kê khai nhé, chỉ cần kẹp tờ hoá đơn đó lại trên quyển hoá đơn)

Bước 2: Lập hoá đơn mới cho đúng (Kê khai hoá đơn mới)

Chú ý: Hóa đơn sai và hóa đơn mới phải cùng 1 ngày nhé.

Ví dụ: Kế toán Thiên Ưng xuất hóa đơn cho Cty Thiên Hương vào ngày 15/9/2018 -> 2 bên vừa ký xong -> Bên bán xé hóa đơn để giao cho khách hàng -> Thì phát hiện hóa đơn viết sai tên hàng hóa. Xử lý: Kẹp liên 2 vừa xé vào vị trí cũ -> Gạch chéo 3 liên hóa đơn viết sai. -> Xuất hóa đơn mới cùng ngày.

2.2. Nếu đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai:

- Nếu hóa đơn đã lập và giao cho người mua hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế (Nếu 1 bên đã kê khai thì phải xử lý như tường hợp 2.3 bên dưới nhé), thì xử lý như sau:

Bước 1: Lập biên bản thu hồi hoá đơn viết sai.

- Trong biên bản thu hồi hoá đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hoá đơn

Bước 2: Sau khi đã thu hồi về, các bạn gạch chéo các liên của hoá đơn viết sai đó

(Nhớ:Là phải kẹp vào quyển hoá đơn hoặc lưu giữ nhé. Và không được kê khai hoá đơn đó)

Bước 3: Lập lại hoá đơn mới cho đúng.

(Nhớ: Là lập theo ngày hiện tại "cùng ngày với ngày lập biên bản thu hồi". Và kê khai hoá đơn mới này như bình thường.)

Ghi nhớ: Trước khi nhận hoá đơn hoặc kê khai các bạn nên kiểm tra kỹ xem tên công ty, địa chỉ, mã số thuế ... có đúng không nhé.

Ví dụ: Kế toán Thiên Ưng xuất hóa đơn cho Cty Thiên Hương vào ngày 15/9/2018 -> Đến ngày 1/10/2018 thì phát hiện hóa đơn viết sai Mã số thuế. Xử lý: Lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai ngày 15/9/2010 (Ngày trên biên bản là ngày 1/10/2018) -> Xuất hóa đơn mới vào ngày 1/10/2018.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---oOo--- BIÊN BẢN THU HỒI HOÁ ĐƠN ĐÃ LẬP. Số 024/BBTHHĐ - Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. - Căn cứ Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP Hôm nay, ngày 1/10/2018, đại diện hai bên gồm có: BÊN A : CÔNG TY KẾ TOÁN THIÊN ƯNG Địa chỉ : Số 9A - Ngõ 181 Xuân Thủy - Cầu giấy- Hà Nội Điện thoại : 0984.322.539 MST: 0106191658 Do Ông (Bà) : Nguyễn Mạnh Hải Chức vụ : Giám đốc BÊN B : Công ty Thiên Hương Địa chỉ : Phòng 207 - Tòa nhà A5 - KĐT Đại Kim - Hoàng Mai, Hà Nội Điện thoại : 0963.133.042 . . MST: 0101893683 Do Ông (Bà):..Đặng Hải Nam Chức vụ : Giám đốc Hai bên,thống nhất lập biên thu hồi (Liên 2) hóa đơn 01GTKT3/001 đã lập, có ký hiệu: HD/18P số 0001234 ngày 15/9/2018 để xóa bỏ theo qui định, và sẽ xuất thay thế bằng hóa đơn số 01GTKT3/001, ký hiệu: HD/18P số 0001345 ngày 1/10/2018 Lý do thu hồi: Viết sai Mã số thuế đơn vị mua hàng - Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này. Biên bản này lập thành 02 bản, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Người đại diện pháp luật Người đại diện pháp luật Tải mẫu về tại đây: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn

2.3. Nếu hoá đơn viết sai đã kê khai:

- Nếu phát hiện hoá đơn đã lập, đã giao cho người mua và đã kê khai thuế (Dù là 1 bên hoặc cả 2 bên đã kê khai thuế), thì xử lý như sau:

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hoá đơn viết sai (hoặc có thoả thuận bằng văn bản)

- Trên biên bản ghi rõ sai sót... điều chỉnh hoá đơn số... ký hiệu... ngày tháng năm... đã kê khai vào kỳ ....

(Nhớ: Là trên biên bản phải có chữ ký và đóng dấu xác nhận của 2 bên)

Bước 2: Bên bán lập hoá đơn điều chỉnh

- Trên hoá đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh tên công ty, địa chỉ, mã số thuế ... của hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày tháng năm.

Nhớ: Ngày trên hoá đơn điều chỉnh là ngày hiện tại "cùng ngày với biên bản điều chỉnh".

Chú ý: Những hóa đơn điều chỉnh KHÔNG ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế thì các bạn không cần phải kê khai (vì ko có tiền và tiền thuế), chỉ cần kẹp cùng với hóa đơn cũ và biên bản điều chỉnh sau này giải trình.

Ví dụ: Kế toán Thiên Ưng xuất hóa đơn cho Cty Thiên Hương vào ngày 15/9/2018 -> Đến ngày 18/12/2018 thì phát hiện hóa đơn viết sai tên hàng hóa Xử lý: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ngày 15/9/2018 (Ngày trên biên bản là ngày 18/12/2018) -> Xuất hóa đơn điều chỉnh vào ngày 18/12/2018 (Hóa đơn điều chỉnh không phải hóa đơn mới thay thế nhé) Cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---oOo--- BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN Số 0002/BBĐCHĐ - Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. - Căn cứ Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP Hôm nay, ngày 18/12/2018, đại diện hai bên gồm có: BÊN A: Bên giao hoá đơn: Tên công ty: Công ty kế toán Thiên Ưng. Địa chỉ : 181 Xuân Thuỷ, Cầu giấy, Hà Nội MST: 0101365569 Do Ông (Bà): Hoàng Hải Nam. Chức vụ: Giám đốc, làm đại diện BÊN B: Bên nhận hoá đơn: Tên công ty: Công ty TNHH Thiên Hương Địa chỉ: Phòng 207, nhà A5, đường Nguyễn cảnh dị, KĐT Đại Kim, Hà Nội MST: 0101258634 Do Ông (Bà): Nguyễn văn Hiếu. Chức vụ: Giám đốc, làm đại diện Hai bên, thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập số 0000465,ký hiệu: AA/18P, ngày 15/9/2018 và xuất hóa đơn điều chỉnh số số 0000593, ký hiệu: AA/18P ngày 18/12/2018. - Lý do điều chỉnh: Do ghi sai tên hàng hóa. NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH: - Tên hàng hóa, dịch vụ: Điều Hòa Panasonic 1 Chiều VZ12TKH-8 12.000BTU Inverter NỘI DỤNG SAU KHI ĐIỀU CHỈNH: - Tên hàng hóa, dịch vụ: Điều Hòa Panasonic 2 Chiều VZ12TKH-8 12.000BTU Inverter Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc điều chỉnh và xuất hóa đơn hóa đơn để điều chỉnh này. Biên bản này lập thành 02 bản, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Tải mẫu về tại đây: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai

Cách viết hóa đơn điều chỉnh hóa đơn viết sai:

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: TU/18P Liên 1: Lưu Số: 0000593 Ngày 18 tháng 12 năm 2018 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN THIÊN ƯNG Mã số thuế: 0106208569 Địa chỉ: 181, Đường Xuân Thủy, Q. Cầu giấy, TP. Hà Nội
Điện thoại:..0984.322.539 .Số tài khoản..711A26950578
Họ tên người mua hàng: Đinh mạnh Ninh Tên đơn vị: Công ty TNHH Hải Nam Mã số thuế: 0106236368 Địa chỉ: Số 170, Đường Tây Sơn, Quận Đống Đa, TP.Hà Nội
Hình thức thanh toán:..CK..........Số tài khoản: ...711A26956789
STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1	2	3	4	5	6=4x5
01	Điều chỉnh tên hàng hóa của hoá đơn số 0000465, ký hiệu TU/18P, ngày 15/9/2018 từ Điều Hòa Panasonic 1 Chiều VZ12TKH-8 12.000BTU Inverter thành Điều Hòa Panasonic 2 Chiều VZ12TKH-8 12.000BTU Inverter	\	\	\	\
Cộng tiền hàng: \
Thuế suất GTGT: \ % , Tiền thuế GTGT: \
Tổng cộng tiền thanh toán: \ Số tiền viết bằng chữ: \
Xem thêm: Cách viết hóa đơn điều chỉnh

- Những trường hợp hóa đơn viết sai khác như: Sai số tiền bằng chữ, sai mã số thuế, sai đơn vị tính ... các bạn viết điều chỉnh cũng như trên nhé. Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh: - Những hóa đơn điều chỉnh KHÔNG ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế như trên -> Các bạn chỉ cần kẹp cùng với hóa đơn cũ + Biên bản điều chỉnh để giải trình nhé (Không kê khai trên tờ khai thuế GTGT. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì cho vào Cột sử dụng nhé)

------------------------------------------------------------------------------------

Lưu ý: Theo khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 (Sửa đổi, bổ sung Thông tư 119/2014/TT-BTC):

- Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.” NHƯ VẬY: Nếu hóa đơn viết sai tên công ty, địa chỉ người mua -> Nhưng Mã số thuế đúng -> Thì chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh là xong.

----------------------------------------------

Để hiểu rõ hơn và biết cách xử lý các tình huống liên quan đến hóa đơn GTGT cũng như kê khai thuế, các bạn có thể tham gia: Lớp học thực hành kế toán thuế chuyên sâu trên phần mềm HTKK bằng hóa đơn thực tế.