Archivage électronique Et Numérique: Guide Et Devis

Pour mettre en place votre démarche de dématérialisation il faut dans un premier temps définir vos besoins:

Vous souhaitez :

• Dématérialiser vos documents : il faut alors choisir l’offre de numérisation qui consiste à transformer les documents papiers en documents numériques.
• Dématérialiser vos processus : L’offre propose une plateforme sécurisée de dématérialisation des documents comme les factures fournisseurs ou clients, les fiches de paie et autres documents des ressources humaines, les contrats, la documentation technique ou juridique…
• Gérer de façon numérique les documents utilisés au quotidien : C’est l’offre de GED (Gestion électronique des documents) qui est concernée, intégrée à votre système d’information, elle permet de centraliser et de mettre à disposition les flux documentaires courants élaborés en interne, de formaliser l’accès et la diffusion de ces documents, de gérer les autorisations en modification, en suppression ou en validation des documents qui pourront ensuite être versés aux archives, une fois figés. La GED intègre bien sûr une solution de stockage des documents, mais il ne s'agit pas à proprement parler d'archivage électronique.
• Archiver vos documents :
  • Le coffre-fort numérique permet d’assurer la confidentialité et l’intégrité des informations. Il y donc une gestion des autorisations d'accès ainsi qu'une vérification permanente de l'intégrité par calcul d'empreinte, horodatage, conservation des logs et évènements. Il peut également être utilisé pour des cas légaux spécifiques comme le coffre NF Z42-020 pour l'archivage des immatriculations demandé aux garagistes ou concessionnaires par le nouveau SIV.
  • La sauvegarde informatique externalisée est une prestation de stockage sécurisé des informations assurant la conservation physique des données sur différents sites, dans un environnement sécurisé et approprié à la conservation des supports choisis (DAT, bandes, DLT…)
  • Le système d’archivage électronique ou SAE est quant à lui une solution plus globale qui assure aussi bien la l’accès, la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des informations avec une valeur probante, c'est-à-dire une conservation de la valeur légale des documents.

Pour une dématérialisation complète, intégrant toutes ces fonctionnalités, il faut donc choisir : la numérisation des documents papier (si elle n’a pas déjà été réalisée en interne), une dématérialisation des processus, une GED et un SAE. Ces différents outils complémentaires étant reliés les uns au autres avec une compatibilité de formats, de solutions logiciels et de supports dans le respect de votre politique d’archivage.

Durées légales de conservation des documents professionnels:

Retrouvez sur notre page consacrée à l'archivage légal les durées légales de conservation de tous les types de documents pour les particuliers et professionnels