Archivage Numérique Et Stockage - Les Solutions De Docaposte

Archivage numérique et stockage

Conservez vos documents numériques en toute sécurité et garantissez leur valeur légale dans le temps

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La législation permet de s’affranchir du papier et d’utiliser des documents nativement numériques et recevables juridiquement. Les documents électroniques sont par ailleurs soumis aux mêmes durées de conservation que les documents papier.

Le véritable enjeu est de permettre une conservation garantissant leur intégrité, pendant toute la durée des obligations.

Docaposte assure la conservation intègre et à long terme des données numériques, quel que soit votre secteur d’activité, public ou privé. Toutes les entreprises sont concernées par l’archivage électronique, socle de conservation des processus 100% numériques.

Qu'est-ce que l'archivage électronique ?

L'archivage électronique garantit la préservation à long terme des documents et l'accès aux archives. Il pérennise la valeur légale des informations archivées, en garantissant la durabilité, l'authenticité et la sécurité des documents. L'archivage numérique est considéré comme un élément essentiel en termes de sécurité légale, fiscale et financière pour les entreprises.

Complémentaires aux offres de gestion électronique de documents (GED) et au service de coffre-fort numérique, nos services d’archivage électronique (SAE) vont bien au-delà d’un simple stockage et préservent l’opposabilité de vos fonds d’archives sur le long terme.

Quels sont les enjeux de l’archivage numérique ?

La conservation et l’archivage électronique sont devenus des enjeux importants de la gestion des risques au sein des organisations, autant privées que publiques, qui nécessitent des infrastructures et expertises spécifiques.

Il est donc primordial que les organisations choisissent une solution qui soit à la fois en conformité avec les règlementations et normes en vigueur, qui s’adapte aux contraintes des différents secteurs d’activités ainsi qu'aux enjeux métiers et qui soit en mesure d’intégrer rapidement toutes les évolutions règlementaires, technologiques et métiers.

La valeur probante d’un document numérique repose sur des caractéristiques telles que l’horodatage, l’intégrité, l’imputabilité et la traçabilité. Ainsi, les entreprises ont tout intérêt à s’associer à des partenaires ou prestataires de services de confiance leur permettant ainsi de répondre à l’ensemble des exigences et normes du marché et d’offrir à leurs utilisateurs finaux la garantie d’un document recevable en cas de litige.

L'archivage numérique en quelques chiffres

15,6 milliards

d’archives conservées à fin 2021

850 K

archives consultées chaque jour

180 M

d’archives confiées chaque mois

8 K

entreprises utilisatrices

200

collaborateurs spécialisés

+ 12%

effectifs dédiés à la R&D

100

partenaires

3

brevets internationaux (SAE et coffre-fort électronique)

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Pourquoi choisir notre solution d’archivage électronique ?

1. Conformité : notre solution garantit la conformité réglementaire et permet de disposer d’éléments de preuve fiables en cas de contentieux.
2. Sécurité : opéré dans nos propres espaces souverains de conservation, l’archivage numérique supprime tout risque de perte ou de destruction des documents
3. Facilité : grâce à l’archivage numérique, vous pouvez retrouver immédiatement un document, dans tous vos fonds de fichiers numériques
4. Centralisation : nos solutions s’intègrent à toutes les solutions Docaposte et SI externe, permettant de conserver toutes vos archives au même endroit.

Archivage à valeur probatoire

Référentiel unique de conservation

SAE les plus utilisés en France

Hébergement HDS (Hébergeur de Données de Santé)

Les certifications de Docaposte autour de l'archivage numérique

Archivage à valeur probatoire certifié NF 461*

Docaposte dispose de la certification NF 461« Système d’archivage électronique ». Cette certification, basée sur la norme NF Z42-013, garantit la conservation sécurisée et intègre des documents numériques dans le temps et de conserver leur valeur probante.

• Contrôle et validation au moment du dépôt : conversion en formats lisibles dans le temps pour garantir la pérennité de l’archive
• Construction de l'archive : horodatage, attribution d’un Identifiant Unique d’Archive (IUA), calcul de l’empreinte
• Scellement de l’archive
• Conservation intègre
• Traçabilité des actions réalisées sur les documents dans les journaux de cycle de vie.

Numérisation fidèle certifiée NF 544**

Docaposte dispose de la certification NF 544 « Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier ». Cette certification, fondée sur la norme NF Z42-026, garantit la numérisation fidèle des documents papier, assurant leur valeur probatoire une fois transformés au format numérique. Les chaînes de traitement certifiées sont situées sur ses sites de Paris, Ballainvilliers et Louviers.

• Convention de numérisation
• Acquisition documentaire : préparation et numérisation
• Contrôles d’exhaustivité, cohérence, de résolution, etc.
• Création de la copie numérique
• Enrichissement des métadonnées
• Fourniture d’attestations de numérisation

* Le périmètre concerne les solutions Okoro et Arkhineo

** Le périmètre concerne les sites de Paris, Ballainvilliers et Louviers

Une solution d’archivage certifiée « Hébergeur de données de santé à caractère personnel »

Docaposte et sa solution d’archivage numérique Arkhineo sont certifiées HDS (Hébergeur de Données de Santé à caractère personnel).

Cette certification est délivrée pour une durée de 3 ans par l’Agence du Numérique en Santé. Le périmètre de cette certification concerne les 6 niveaux d’activités qui couvrent l’ensemble de la Tierce Maintenance d’Exploitation (TME) : de la fourniture de data centers à l’exploitation des applications informatiques.

Elle repose désormais sur la certification ISO 27001, norme de référence en matière de gestion de la sécurité de l’information, qui est une condition préalable à l’obtention de la certification HDS.

Étant certifiées HDS, Docaposte et sa solution Arkhineo garantissent aux parties prenantes un niveau élevé de protection des données de santé en tant :

• qu’hébergeur d’infrastructures physiques disposant de data centers en France dans lesquels sont stockées les données ;
• qu’hébergeur infogéreur qui stocke ces données à caractère personnel de façon dématérialisée.

Par ailleurs, la solution d’archivage numérique Okoro de Docaposte possède l’agrément HDS (dans le cadre de la fourniture d’une solution de « tiers archivage à valeur probatoire").

Libérez-vous de l’obligation de conservation physique avec la copie fiable

Docaposte couvre toute la chaine de confiance de la numérisation fidèle jusqu’à l’archivage à valeur probatoire pour permettre de détruire les originaux papiers en toute conformité.

Nous assurons à la copie numérique la même valeur que l’original papier. Ce dernier peut être détruit, même avant la fin du délai légal de conservation, seulement si la numérisation respecte les conditions requises et si la copie fidèle est archivée dans des conditions à garantir son intégrité sur le long terme, ce qui simplifie la gestion des risques, cruciale pour les acteurs publics comme privés.

La copie fiable vous apporte de multiples bénéfices :

• Processus 100% dématérialisé (destruction des originaux papier).
• Respect des obligations légales de conservation
• Fourniture d’éléments de preuve en cas de contentieux
• Réduction des frais fixes et des surfaces de stockage physique
• Suppression du risque de perte ou de destruction d’informations
• La centralisation des informations
• L’accès et le partage maitrisés des informations

Découvrez notre offre complète

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Système d’archivage électronique - SAE

Assurez la pérennité et l'opposabilité de vos documents grâce à nos SAE

• Solutions SaaS disponibles en API (Intégration à vos Systèmes d’information) ou via un portail web pour répondre à vos besoins spécifiques
• Archivage de toutes les typologies de documents, hébergées dans nos propres datacenters en France ou en Allemagne, selon le choix du client
• Exigence de conformité grâce à nos SAE à l’état de l’art (NF 461, ISO 27001, HDS, Conservation publique etc.)

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Gestion électronique de documents

Facilitez le travail et la communication au sein de votre organisation

• Des bénéfices multiples pour vos données d’entreprise
• Une GED de confiance, alliant souplesse et sécurité

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Nos solutions complémentaires

Gestion des flux entrants (copie fiable)

• Solution de numérisation fidèle NF 544
• Couplée à de l’archivage à vocation probatoire NF 461
• Destruction de l’original papier

En savoir plus sur le Coffre-fort numérique pour les jeux en ligne

Validation du niveau de confiance documentaire

Un service indépendant et autonome, disponible via portail ou API, permettant de :

• Définir ses prestataires de confiance
• Déterminer les niveaux de signatures et ou de cachets électroniques en fonction des enjeux portés par le document
• Valider les signatures et/ou les cachets électroniques et de délivrer des rapports de validation intégrables dans les dossiers de preuve