Découvrez MS Project à Votre Rythme. - Methodo-projet

Voici une présentation de la plupart des boites de dialogue de Microsoft Project. Vous ne trouverez sur cette page aucune explication sur leur fonctionnement, pour chaque capture d’écran un lien vous dirige vers la page consacrée à cette boite de dialogue. Lesquelles boites de dialogue sont regroupées en 8 thèmes :

– Données sur le projet – Planification par les durées – Planification des ressources et des coûts – Personnalisation de l’interface, options générales – Boite de dialogue « Options d’échéancier », vue 1/3

Cette boite de dialogue est d’une importance capitale : Si, comme la plupart des planificateurs, vous spécifiez les durées de tâche en jours (ou en semaines, ou en mois) Vous devez impérativement indiquer au logiciel la durée standard d’une journée (et éventuellement d’une semaines, d’un mois). De nombreux autres paramétrages importants sont accessibles ici. Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options d’échéancier Boite de dialogue « Informations sur l’affectation », Onglet « Suivi »

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur l’affectation Boite de dialogue « Nivellement des ressources »

Lorsque vous affectez des ressources aux tâches il est fréquent et normal que des sur-utilisations apparaissent, signalées par un bonhomme rouge dans la colonne « Indicateurs ». Pas de problème, Project intègre un algorithme de « nivellement » capable de résoudre ces sur-utilisations. Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Nivellement des ressources Boite de dialogue « Niveler les ressources »

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Niveler les ressources

Personnalisation de l’interface, options générales

Boite de dialogue « Plus d’affichages »

L’une des grandes qualités de MS Project est d’être très largement personnalisable. Vous pouvez notamment créer des affichages correspondant parfaitement à une utilisation très particulière comme animer des réunions de chantier, faire un plan de trésurerie à 5 ans, et bien plus. La boite de dialogue « Plus d’affiches » vous donne accès à ces immenses possibilités. Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Plus d’affichages

Personnalisation de l’interface, affichage diagramme de Gantt

Boite de dialogue « Echelle de temps », Onglets « Niveaux »

Cette boite de dialogue vous permet Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Echelle de temps Boite de dialogue « Echelle de temps », Onglet « Périodes chomées »

Dans les affichage proposant un diiagramme de Gantt, il est possible de dilater ou contracter l’échelle de temps. Vous pouvez pour cela utiliser le zoom mais dans ce cas c’est le logiciel qui choisit les échelles de temps. Si vous voulez contrôler parfaitement le nombre d’échelles et leur graduation, utilisez cette boite de dialogue. Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Echelle de temps Boite de dialogue « Disposition » (Diagramme de Gantt)

Vous pouvez, grâce à cette boite de dialogue, modifier la physionomie des liens ou même les cacher. Vous pouvez aussi changer la hauteur des barres de tâche et autres choix. Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Disposition (Diagramme de Gantt) Boite de dialogue « Quadrillage » (Diagramme de Gantt)

Dans les affichages à base de diagramme de Gantt, vous pouvez modifier le quadrillage de fond et faire apparaître des verticales de couleur correspondant aux dates singulières comme la date du jour ou la date d’état. Par contre ne cherchez pas à augmenter l’épaisseur de trait pour plus de visibilité, ce n’est pas possible ! Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Quadrillage (Diagramme de Gantt) Boite de dialogue « Mise en forme de la barre » (Diagramme de Gantt), Onglet « Forme de la barre »

Cette boite de dialogue vous permet Cette boite de dialogue vous permet de personnaliser l’apparence d’une ou plusieurs barres de tâche. Attention toutefois, vous avez aussi la possibilité d’appliquer le même type de personnalisation mais de façon automatique, ce qui est infiniment plus confortable. Dans ce cas la procédure est diifférente, il faut utiliser la boite de dialogue Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mise en forme de la barre (Diagramme de Gantt) Boite de dialogue « Mise en forme de la barre » (Diagramme de Gantt), Onglet « Texte de la barre »

Cette boite de dialogue vous permet de disposer le texte de votre chois autour des barres du Gantt Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mise en forme de la barre (Diagramme de Gantt) Boite de dialogue « Style des barres » (Diagramme de Gantt)

Cette boite de dialogue vous permet de choisir l’apparence des barres du Gantt ainsi que les textes qui y sont associés. Une fois les paramétrages effectués le fonctionnement est automatique : toute nouvelle tâche créée, toute tâche changeant de statut prendra immédiatement l’apparence qui correspond à ses attributs. Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Style des barres (Diagramme de Gantt) Boite de dialogue « Style des barres » (Diagramme de Gantt), Attribut « Représente les tâches »

La création de nouveaux styles de barre déroute souvent les débutants. La colonne « Représente les tâches », notamment représente pour eux une vraie énigme. Voici un guide complet pour s’y retrouver. Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Style des barres (Diagramme de Gantt)

Personnalisation de l’interface, affichage réseau de tâches

Boite de dialogue « Disposition » (Réseau de tâches)

Cette boite de dialogue vous permet de faire les principaux choix de présentation du réseau de tâches, à l’exclusion du style des cases qui se paramètre, en toute logique, en utilisant la boite de dialogue Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Disposition (Réseau de tâches) Boite de dialogue « Style des cases » (Réseau de tâches)

Si vous décidez d’utiliser l’affichage « Réseau de tâches » Il est fort probable que la configuration par défaut des cases vous déplaise (trop grandes, trop d’informations inutiles dans ce contexte). Prenez le temps de créer le modèle de case qui vous convient. Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Style des cases (Réseau de tâches) Boite de dialogue « Modèles de données » (Réseau de tâches)

Chaque « modèle de données » correspond à une configuration de case. Vous pouvez créer autant de modèles que vous souhaitez. Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Modèles de données (Réseau de tâches) Boite de dialogue « Définition du modèle de données » (Réseau de tâches)

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Définition du modèle de données (Réseau de tâches) Boite de dialogue « Mise en forme de la cellule » (Réseau de tâches)

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mise en forme de la cellule (Réseau de tâches)

Fonctions de pilotage

Boite de dialogue « Définir le planning de référence »

Beaucoup de chefs de projet utilisent MS Project pour faire des plannings prévisionnels et rien de plus. Le chef de projet fait approuver son prévisionnel par la hiérarchie et par le client puis n’y touche plus. Pourtant Project offre de nombreuses fonctions de pilotage qui permettrent, en phase de réalisation, de détecter les écarts en vue bien sur d’en mesurer l’impact en termes de coût et de délai et d’apporter des correctifs. Pour passer de la phase prévisionnelle à la phase de pilotage c’est tout simple : il suffit d’enregistrer (de définir) le planning de référence. Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Définir le planning de référence Boite de dialogue « Effacer le planning de référence »

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Définir le planning de référence Boite de dialogue « Mettre à jour le projet »

Cette fonction peut vous faire gagner du temps : Plutôt que de déclarer l’avancement tâche par tâche elle vous permet de travailler sur un groupe de tâches ou même sur toutes les tâches du projet. Elle offre deux modes de fonctionnement : 1- Vous déclarez les tâches comme ayant un avancement conforme, puis vous gérez manuellement les exceptions : tâches en retard ou tâches en avance. 2- Vous déclarez manuellement l’avancement des tâches puis vous demandez au logiciel, pour les tâches en retard, de replanifier le travail non achevé pour qu’il commence à la date d’état Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mettre à jour le projet Boite de dialogue « Mettre à jour les tâches »

Cette boite de dialogue vous permet, en phase de pilotege, de saisir les valeurs constatées que sont les dates de début réel, d’avancement puis de fin réelle de chaque tâche du projet. Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mettre à jour les tâches Boite de dialogue « Options d’enregistrement »

On l’ignore souvent, mais Project autorise la protection des fichiers de projet par mot de passe. Il est vrai que la fonction est bien cachée. On ignore aussi que le logiciel peut créer automatiquement un fichier de sauvegarde lors de chaque enregistrement. Il est curieux que la case à cocher correspondant à cette fonction (qui impacte non pas le seul fichier actif mais tous les enregistrements à venir sur tous les fichiers) se trouve ici et non dans les options générales d’enregistrement. Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options d’enregistrement Boite de dialogue « Organiser »

Dès que vous aurez goûté aux fonctions de personnalisation de MS Project, créé les affichages qui vous conviennent, paramétré les calendriers, l’idée vous viendra de faire de de vos choix le standard pour vos futurs projets, et peut-être pour l’ensemble des projets de votre structure. La boite de dialogue « Organiser » a justement pour but de vous permettre ce travail de généralisation de vos choix. Vous allez, très facilement, alimenter le fichier Global.MPT qui contient, précisement, vos préférence. Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Organiser Boite de dialogue « Rechercher »

Comme la plupart des logiciels MS Project propose une fonction de recherche. Celle-ci est adaptée au contexte puisque vous pouvez choisir le champ de la base de données dans lequel doit s’effectuer la recherche. Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Rechercher Boite de dialogue « Mise en page »

A entendre les utilisateurs, l’impression d’un planning n’est pas toujours une partie de plaisir. Voici des explications qui vous permettront de mieux comprendre la logique de Project en la matière. Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mise en page Boite de dialogue « Enregistrer comme modèle »

Dans la plupart des organisations, il existe des familles de projets. A l’intérieur d’une même famille les projets diffèrent par leur taille et par quelques variantes, mais la structure générale reste la même. Dans ce contexte il est préférable d’enregistrer pour chaque famille de projets un « modèle de projet » qui servira de base de départ pour construire les nouveaux projets. Cela fait gagner du temps et cela permet d’éviter des oublis. Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Enregistrer comme modèle