11 Cách Giải Quyết Mâu Thuẫn Trong Nhóm Và Công Việc Hiệu Quả

Bạn đã bao giờ cảm thấy bế tắc khi đối mặt với những xung đột trong công việc? Những cuộc tranh cãi không hồi kết, những hiểu lầm dai dẳng, liệu có cách nào để hóa giải chúng một cách hiệu quả? Cùng FASTDO khám phá 25+ cách giải quyết mâu thuẫn hiệu quả sau để tìm ra cách biến những căng thẳng này thành cơ hội củng cố mối quan hệ giữa với đồng nghiệp.

1. 1. Cách giải quyết mâu thuẫn trong công việc cho cá nhân
   1. 1.1. Thừa nhận xung đột
   2. 1.2 Chọn thời điểm và không gian thích hợp để nói chuyện
   3. 1.3 Giữ bình tĩnh, không cãi nhau
   4. 1.4 Xác định mối quan tâm chung
   5. 1.5 Đặt câu hỏi mở phù hợp
   6. 1.6 Tránh những câu nói tiêu cực, mang tính tấn công
   7. 1.7 Lắng nghe để thấu hiểu
   8. 1.8 Đặt hiện tại, tương lai lên hàng đầu, không bới móc quá khứ
   9. 1.9 Nói rõ quan điểm cá nhân
   10. 1.10 Nhìn nhận vấn đề một cách khách quan và cùng nhau đưa ra giải pháp
   11. 1.11 Sẵn sàng nói lời xin lỗi
   12. 1.12 Hướng về những điều tích cực
   13. 1.13. Bày tỏ sự quan tâm và chăm sóc
   14. 1.14 Tiếp nhận sự hòa giải từ bên trung gian
   15. 1.15 Học cách tha thứ
2. 2. Các bước giải quyết mâu thuẫn nội bộ khéo léo cho nhà quản lý
   1. 2.1 Nhận diện và đánh giá xung đột
   2. 2.2 Nói chuyện riêng với từng thành viên để xác định vấn đề từ nhiều phía
   3. 2.3 Cùng nhau xác định nguyên nhân trong sự đoàn kết
   4. 2.4 Đưa ra và chọn giải pháp dựa trên lợi ích chung
   5. 2.5 Lập kế hoạch hành động và thực hiện
   6. 2.6 Theo dõi, quan sát hành vi, thái độ và đánh giá các bên sau xung đột
3. 3. 5 Cách giải quyết mâu thuẫn khi cho nhóm làm việc từ xa
4. 4. Cách hạn chế xung đột trong nhóm
   1. Làm thế nào để nhận diện và thừa nhận xung đột trong công việc một cách hiệu quả?
   2. Tại sao việc lắng nghe và lựa chọn thời điểm phù hợp lại quan trọng trong quá trình giải quyết mâu thuẫn?
   3. Những hành vi nào cần tránh để không làm trầm trọng thêm mâu thuẫn trong công việc?
   4. Làm thế nào để xác định và đồng thuận với mối quan tâm chung trong quá trình giải quyết mâu thuẫn?
   5. Khi nào cần tìm đến sự hòa giải từ bên trung gian và vai trò của sự tha thứ trong giải quyết mâu thuẫn?

1. Cách giải quyết mâu thuẫn trong công việc cho cá nhân

1.1. Thừa nhận xung đột

Khi dồn nén sự oán giận để tạm thời giữ hòa khí mà các vấn đề cứ tiếp tục xảy ra, sự bùng nổ cảm xúc là điều không thể tránh khỏi. Bởi lẽ, có thể bạn sẽ phải làm việc với người đang có xung đột với bạn trong các dự án sau này. Vì vậy, hãy đối mặt trực tiếp với mâu thuẫn và thẳng thắn bày tỏ rằng bạn không đồng ý với hành động của đồng đội. Dù không phải lúc nào cũng dễ chịu, việc giải quyết những bất đồng nhỏ một cách cởi mở sẽ giúp ngăn chặn những tranh cãi lớn trong tương lai.

1.2 Chọn thời điểm và không gian thích hợp để nói chuyện

Nhiều người sẽ đánh giá thấp và chọn cách im lặng trước các xung đột nhỏ, chẳng hạn như một câu nói bất lịch sự. Tuy nhiên, im lặng là vàng không phải là cách giải quyết mâu thuẫn hiệu quả. Nếu cả hai cứ tiếp tục không bày tỏ, mâu thuẫn sẽ tích tụ. Một khi giọt nước tràn ly, một quan hệ sẽ đổ vỡ ngay lập tức. 

Vì vậy, hãy chọn thời điểm và không gian thích hợp để nói chuyện trực tiếp với nhau. Thay vì trì hoãn, hãy giải quyết mâu thuẫn trong vòng 1-2 giờ sau khi cuộc cãi vã kết thúc. Đây là khoảng thời gian đủ để cả hai bình tĩnh lại và suy nghĩ thấu đáo về vấn đề. Về không gian, hãy tìm một nơi yên tĩnh và đảm bảo không có ai khác can thiệp hoặc làm gián đoạn cuộc trò chuyện.

1.3 Giữ bình tĩnh, không cãi nhau

Sự tức giận sẽ làm vấn đề trở nên rắc rối hơn. Khi giận dữ, chúng ta sẽ không kiểm soát được lời nói và hành động của mình. Do đó, một cách giải quyết mâu thuẫn hữu hiệu khác là giữ bình tĩnh. Hãy học cách kiềm chế cảm xúc của bản thân và dành chút thời gian để cân nhắc về hướng hành động mà bạn muốn theo đuổi. Tránh các hành vi tiêu cực như:  

• Lăng mạ, chỉ trích trực tiếp  
• Tỏ ra phòng thủ  
• Nói xấu sau lưng đồng đội  
• Bịa đặt về hành vi của người khác  

Những hành vi này sẽ làm đồng nghiệp mất niềm tin vào bạn và xem cách tranh luận của bạn như một sự thao túng. Thay vào đó, hãy đi thẳng vào nguyên nhân của xung đột và thảo luận vấn đề một cách hợp lý để tạo dựng uy tín và lòng tin nơi công sở.

Sự thiếu minh bạch trong quản lý công việc cũng là nguồn gốc của nhiều hiểu lầm và xung đột không đáng có trong nhóm. Fastdo Work là bộ phần mềm quản lý công việc toàn diện giúp bạn giảm thiểu các tình huống này và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn nhờ quản lý triệt để 4 loại công việc sau.

Fastdo Work giúp bạn và nhóm của mình trực quan hóa mọi quy trình công việc, tự động hóa quá trình giao nhận việc, theo dõi và phân công công việc với giao diện kéo thả đơn giản. Điều này không chỉ giúp hạn chế việc thông tin bị thất thoát, công việc bị bỏ sót, hay các quyết định sai lầm do thiếu dữ liệu chính xác mà còn tăng cường sự hợp tác và tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm, từ đó giảm thiểu nguy cơ xảy ra mâu thuẫn.

Đặc biệt, Fastdo Work hiện đang có chương trình ưu đãi lớn, với giá chỉ từ 25.000 VND/user/tháng, giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) tại Việt Nam tiếp cận dễ dàng với một công cụ quản lý công việc chuyên nghiệp mà không cần tốn kém chi phí quá lớn. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu những xung đột không cần thiết trong nhóm, Fastdo Work chính là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn. Hãy trải nghiệm ngay để thấy sự khác biệt!

1.4 Xác định mối quan tâm chung

Khi nói chuyện, mâu thuẫn nảy sinh do bất đồng quan điểm là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, bạn và đối phương cần xác định rõ mối quan tâm chung, chẳng hạn như mục tiêu hoặc lợi chung của cả nhóm, cả dự án hay các quy tắc đã được đặt ra từ đầu. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra nguồn gốc phát sinh tranh cãi để tìm ra giải pháp chung hợp lý.

Hãy nhớ rằng mối quan tâm chung này phải là điều mà cả bạn và đối tác thực sự quan tâm, không nên chỉ dựa trên suy đoán rằng họ có cùng sở thích với bạn. Điều này sẽ giúp mọi người hiểu rằng bạn đang hướng tới điều tốt nhất cho nhóm, chứ không phải chỉ cho cá nhân mình.

1.5 Đặt câu hỏi mở phù hợp

Việc đặt câu hỏi để có thêm thông tin cũng là cách giải quyết mâu thuẫn rất hữu ích. Hãy kết hợp các câu hỏi mở, chẳng hạn như “Bạn có thể cho tôi biết chuyện đã xảy ra từ đầu được không?” với giọng điệu trầm tĩnh, lạc mềm buộc chặt để đối phương bớt phòng thủ và cởi mở hơn trong việc thảo luận về vấn đề.

Tránh những câu hỏi đóng mang tính áp đặp như “Bạn đã làm đúng không?”, “Vấn đề này do bạn gây ra đúng không?”, “Bạn mắc lỗi đúng không?”. Khi mâu thuẫn xảy ra, việc liên tục đặt những câu hỏi này sẽ khiến đối phương cảm thấy bị tra khảo, khó chịu và giận dữ.

>>> XEM THÊM: 15+ Phần mềm quản lý đào tạo: Giải pháp nâng cao năng lực nhân sự

1.6 Tránh những câu nói tiêu cực, mang tính tấn công

Thời điểm cả hai bên ngồi lại để thảo luận nhằm giải quyết mâu thuẫn giống như một đám cháy chưa hoàn toàn được dập tắt. Mặc dù ngọn lửa lớn đã tạm lắng, nhưng vẫn còn âm ỉ cháy. Thực tế, cả hai vẫn chưa thực sự hạ cái tôi của mình xuống, ai cũng ngầm cho rằng mình đúng. Chính vì vậy, chỉ cần một lời nói tiêu cực vào lúc này cũng đủ để ngọn lửa mâu thuẫn bùng phát trở lại.

Vì vậy,  dừng lại những hành động công kích là cần thiết để tránh làm tăng thêm sự bất đồng giữa các bên là cách giải quyết mâu thuẫn hợp lý. Hãy chia sẻ cảm nhận về vấn đề đang xảy ra một cách chân thành, nhẹ nhàng và mang tính xây dựng để giữ không khí hòa giải. Hạn chế sử dụng ngôn ngữ, đánh giá mang tính tấn công đối phương. Việc này sẽ giúp đồng nghiệp cảm thấy được tôn trọng và khiến cho các rắc rối từng bước được giải quyết.

1.7 Lắng nghe để thấu hiểu

Dù có thể bạn vẫn cảm thấy khó chịu hoặc bị tổn thương, yếu tố then chốt trong việc giải quyết mâu thuẫn tại nơi làm việc là lắng nghe đối phương một cách cẩn thận. Khi bạn biết cách lắng nghe hiệu quả, bạn sẽ giữ được sự bình tĩnh, trình bày quan điểm một cách rõ ràng và điều chỉnh thái độ một cách hợp lý. Điều này không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn suy nghĩ của đối phương mà còn cho phép bạn khéo léo lồng ghép ý kiến cá nhân vào cuộc trò chuyện mà không gây ra cảm giác khó chịu.

Ngay cả khi bạn đã hiểu rõ quan điểm của đồng nghiệp, hãy tiếp tục lắng nghe một cách nghiêm túc. Đừng giả vờ hiểu những gì đối phương nói. Hãy chủ động đặt câu hỏi, đặt mình vào vị trí của người khác và tránh ngắt lời họ. Việc này không chỉ giúp xây dựng sự đồng cảm và lòng tin mà còn khuyến khích mọi người chia sẻ suy nghĩ một cách cởi mở để cùng nhau giải quyết vấn đề theo hướng tích cực.

1.8 Đặt hiện tại, tương lai lên hàng đầu, không bới móc quá khứ

Trong một tổ chức, giữ mối quan hệ dài hạn của các thành viên mới là điều quan trọng hơn hết. Vì vậy, khi xảy ra xung đột, thay vì chú trọng vào những gì đã xảy ra hoặc trách móc ai đó vì những việc trong quá khứ, hãy tập trung vào tình hình hiện tại. Điều quan trọng là giải quyết và xác định những “nút thắt” của vấn đề, từ đó tìm ra giải pháp để cùng nhau đạt được mục tiêu chung trong tương lai.

Vẫn là câu nói quen thuộc: “Chuyện gì đã qua thì hãy để nó qua đi, không nên khơi lại làm gì.” Nếu bạn cứ mãi giữ hận thù trong lòng vì những mâu thuẫn trong quá khứ, điều đó sẽ làm ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng đánh giá vấn đề hiện tại. Thật đáng tiếc nếu mối quan hệ giữa hai người trở nên tồi tệ chỉ vì một phút giây nhắc lại những sai lầm trong quá khứ.

1.9 Nói rõ quan điểm cá nhân

Bên cạnh việc lắng nghe và thấu hiểu người khác, bạn cũng cần bày tỏ suy nghĩ của mình. Hãy trình bày ý kiến cá nhân một cách rõ ràng và chi tiết. Việc này sẽ giúp bạn giải tỏa những thắc mắc của bản thân và giúp những người khác nắm bắt ý kiến của bạn. 

Ngoài ra, hãy trung thực ngay từ đầu nếu bạn hoặc nhóm của bạn đã mắc sai lầm. Điều này giúp người nghe nhận diện được vấn đề và giữ được sự tập trung. Sau đó, hãy cung cấp lý do hoặc giải thích cho những khuyết điểm đó.

1.10 Nhìn nhận vấn đề một cách khách quan và cùng nhau đưa ra giải pháp

Cách giải quyết mâu thuẫn trong công việc một cách hiệu quả là nhìn nhận vấn đề một cách khách quan. Bạn cần cố gắng tìm ra nguyên nhân dẫn đến tranh chấp mà không áp đặt những suy nghĩ tiêu cực của bản thân lên tình huống đang diễn ra. Hãy dành thời gian suy ngẫm lại vấn đề và tránh việc đưa ra kết luận cuối cùng trong thời điểm nhạy cảm. Đặt mình vào vị trí của đối phương để hiểu rõ hơn về diễn biến và những người có liên quan. 

Sau đó, hãy cùng nhau tập trung vào việc tìm ra giải pháp hiệu quả. Để đi đến phương án cuối cùng, bạn và đối phương nên liệt kê tất cả các giải pháp sau đó, tìm ra các giải pháp chung có thể giúp hai bên hòa hợp và xác định rõ trách nhiệm của mỗi bên trong việc thực hiện. Đồng thời, hãy đảm bảo rằng các mong muốn và lợi ích của cả hai bên sẽ được thực hiện để ngăn ngừa xung đột tương tự tái diễn trong tương lai.

>>> XEM THÊM: [TẢI MIỄN PHÍ] 8 mẫu biên bản bàn giao công việc chi tiết

1.11 Sẵn sàng nói lời xin lỗi

Trên thực tế, chúng ta thường khó để nói lời xin lỗi vì không muốn nhường nhịn đối phương. Thậm chí, một số người còn cho rằng việc hạ mình xin lỗi trước là hành động ngốc nghếch và đáng thương. Tuy nhiên, thay vì đề cao cái tôi và cố giành phần thắng, hãy dám nhận lỗi và sẵn sàng nói lời xin lỗi khi cần thiết. Đây là một cách hiệu quả để hạ nhiệt và giải quyết xung đột và bảo vệ các mối quan hệ quan trọng.

1.12 Hướng về những điều tích cực

Những soi xét tiêu cực về từng hành động của đối phương, những người cũng đang mất bình tĩnh như bạn, cùng với các phản ứng gay gắt, hung hăng bằng lời nói hay hành động, có thể làm cho vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn. Thay vào đó, hãy luôn nhìn nhận mọi vấn đề bằng một suy nghĩ tích cực. Hãy nhớ về những khoảnh khắc vui vẻ mà cả hai đã chia sẻ, và những điều tốt đẹp mà đối phương từng làm cho bạn

Điều này giúp bạn giải quyết vấn đề một cách sáng suốt và hiệu quả theo hướng “chuyện to hoá nhỏ, chuyện nhỏ hoá không”. Hãy coi sự mâu thuẫn như một cơ hội để nhìn lại bản thân và xem đó là một bước tiến mới trong mối quan hệ, thay vì dấu hiệu của sự chấm dứt.

1.13. Bày tỏ sự quan tâm và chăm sóc

Khi mâu thuẫn xảy ra, đừng tỏ ra lạnh lùng trước mặt đối phương. Hãy cho họ thấy rằng dù hai người đang gặp vấn đề, bạn vẫn trân trọng và quan tâm đến họ. Đồng thời, bạn có thể thể hiện tình cảm và sự quan tâm thông qua những hành động nhỏ, để họ hiểu rằng tình cảm của bạn vẫn không thay đổi.

Chẳng hạn, nếu bạn có tranh cãi trong công việc với một đồng nghiệp đã đồng hành cùng bạn suốt nhiều năm, một cử chỉ đơn giản như đặt một ly nước cam và lời xin lỗi trên bàn làm việc cũng có thể làm dịu bớt căng thẳng. Từ đó, cả hai có thể ngồi lại với nhau và giải quyết mâu thuẫn một cách tích cực hơn.

1.14 Tiếp nhận sự hòa giải từ bên trung gian

Mâu thuẫn nội bộ nếu không được xử lý thì sẽ ảnh hưởng tới hiệu suất công việc chung của nhóm và mối quan hệ trong tương lai của các thành viên. Tuy nhiên, một vài rắc rối sẽ không thể được giải quyết từ những người trong cuộc. Khi đó, hãy nhờ đến sự hỗ trợ của một bên trung gian có uy tín, năng lực và chuyên môn. Người hòa giải này có thể giúp các bên hiểu nhau hơn và tìm ra giải pháp hợp lý.

1.15 Học cách tha thứ

Sự tha thứ có thể là giải pháp cuối cùng để cứu vãn mối quan hệ đang trên bờ vực sụp đổ. Tha thứ không có nghĩa là quên đi hoặc chấp nhận hành vi sai trái, mà là sự thừa nhận quá khứ và sẵn sàng bước tiếp vì lợi ích của cả hai bên. Tha thứ giúp giảm thiểu các cảm xúc tiêu cực như tổn thương, giận dữ, căng thẳng, đồng thời tăng cường sự lạc quan, hy vọng và cảm thông.

Giải quyết xung đột sẽ trở nên khó khăn, nếu không muốn nói là không thể, nếu bạn không sẵn lòng hoặc không thể tha thứ cho người khác. Vì vậy, hãy tha thứ cho những người đã làm tổn thương chúng ta, giống như cách chúng ta mong muốn được tha thứ khi vô tình hoặc cố ý làm tổn thương người khác..

Lưu ý: Nếu hai bạn chưa thể hoàn toàn tha thứ cho nhau, hãy quay lại và bắt đầu từ bước đầu tiên. Dù chưa tìm ra cách giải quyết mâu thuẫn tốt nhất, căng thẳng giữa hai bạn chắc chắn đã giảm đi rất nhiều.

>>> XEM THÊM: [TẢI MIỄN PHÍ] 4 Mẫu đề xuất nhân sự cho Doanh nghiệp

2. Các bước giải quyết mâu thuẫn nội bộ khéo léo cho nhà quản lý

Nếu là một quản lý, một khi mâu thuẫn giữa các nhân viên vượt quá tầm kiểm soát, bạn có thể cần phải tham gia với tư cách là người điều hành trực tiếp để dẹp bỏ xung đột. Bạn có thể phân vân giữa việc chỉ trích, tìm hiểu nguyên nhân hay im lặng để sự việc trôi đi?

Dù lựa chọn bất kỳ giải pháp nào, bạn cũng không nên để mâu thuẫn kéo dài, điều này sẽ khiến năng suất làm việc giảm, mất động lực và không khí làm việc căng thẳng. Dưới đây là 9 cách giải quyết mâu thuẫn nội bộ khéo léo mà bạn có thể tham khảo.

2.1 Nhận diện và đánh giá xung đột

Mâu thuẫn thường đến từ những sự việc ngấm ngầm hình thành trong quá trình làm việc như bất đồng quan điểm, tranh chấp, căng thẳng và bất mãn diễn ra liên tục,… Là một nhà quản lý, bạn cần nhanh nhạy giải quyết những vấn đề này ngay khi nó mới chớm nở để tránh gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc của cả đội nhóm. Thời điểm tốt nhất để giải quyết mâu thuẫn là khi bạn có đầy đủ bằng chứng cho thấy xung đột đang gây ảnh hưởng tiêu cực đến tổ chức.

2.2 Nói chuyện riêng với từng thành viên để xác định vấn đề từ nhiều phía

Hãy bắt đầu bằng việc trò chuyện trực tiếp, riêng tư với từng thành viên có liên quan đến xung đột trong nhóm để thu thập quan điểm của từng người. Hãy hỏi mỗi bên những câu hỏi giống nhau và đảm bảo rằng cuộc trò chuyện sẽ được giữ kín. Cách tiếp cận này giúp bạn lắng nghe và đánh giá một cách khách quan để xác định nguyên nhân mấu chốt gây ra xung đột. 

2.3 Cùng nhau xác định nguyên nhân trong sự đoàn kết

Bạn cần xác định mức độ nghiêm trọng của vấn đề có đáng để mọi người tốn thời gian và năng lượng để giải quyết. Nếu đáng, hãy tập hợp tất cả các bên liên quan lại và đóng vai trò là người điều tiết.

Hãy nhấn mạnh với các thành viên về  tầm quan trọng của việc duy trì mối quan hệ trong tổ chức. Việc tranh cãi thắng thua chỉ khiến cho tình cảm của đồng nghiệp ngày càng giảm xuống. Nếu cuộc thảo luận trở nên căng thẳng, hãy tạm dừng và tiếp tục khi mọi người đã có thời gian bình tĩnh lại. Luôn cảnh giác với bất kỳ hành vi hung hăng thụ động nào có thể xuất hiện.

Nếu mâu thuẫn xuất phát từ nhiều phía, bạn có thể áp dụng phương pháp Brainstorming để thu thập các ý tưởng. Các thành viên nên cùng nhau phân tích vấn đề vì tranh luận và đổ lỗi cho nhau. Bạn nên cho mỗi bên khoảng 7-10 phút để bày tỏ suy nghĩ. Trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện, hãy thiết lập một số quy tắc cơ bản như các thành viên phải lắng nghe lẫn nhau, trong khi người này nói thì người kia không ngắt lời, không đưa ra những nhận xét cá nhân và không đe dọa trong suốt cuộc trò chuyện

Ngoài ra, hãy áp dụng phương pháp phân tích 5 Why để tìm ra nguyên nhân sâu xa. Hãy dừng phân tích tại câu hỏi vì sao số 5, vì khi tiếp tục, nhân viên sẽ dễ lan man và tìm lý do. Bên cạnh đó, bạn cũng cần đảm bảo các câu trả lời dựa trên bằng chứng thực tế, tránh phán xét hay bình phẩm.

2.4 Đưa ra và chọn giải pháp dựa trên lợi ích chung

Sau khi đã xác định được nguyên nhân của mâu thuẫn, hãy tiến hành thảo luận để tìm kiếm giải pháp xử lý. Bạn cần lắng nghe cẩn thận quan điểm, tư duy của mọi người và khuyến khích nhân viên tự đề xuất cách giải quyết. Những giải pháp đưa ra này cần dựa trên lợi ích chung của tất cả các bên liên quan. Cuối cùng, tiến hành sàng lọc và lựa chọn phương án tốt nhất mà các thành viên đều đồng thuận.

2.5 Lập kế hoạch hành động và thực hiện

Khi đã thống nhất về giải pháp, bạn cần yêu cầu các bên trình bày chi tiết các hành động sẽ triển khai để hòa giải. Ngoài ra, hãy đảm bảo các bước triển khai được thực hiện đúng và giám sát quá trình thực hiện bằng cách lập thời gian biểu cho các hành động và đánh dấu tiến độ, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều chịu trách nhiệm với cam kết của mình.

2.6 Theo dõi, quan sát hành vi, thái độ và đánh giá các bên sau xung đột

Để đảm bảo các vấn đề đã được giải quyết đúng và triệt để, hãy theo dõi, giám sát tình hình một cách sát sao, liên tục. Bạn nên nên quan sát hành vi và thái độ của các bên để đánh giá mức độ cam kết và thiện chí của họ trong việc hợp tác. 

Đặc biệt, bạn cần tiến hành các cuộc trò chuyện một đối một để ngăn chặn những bất đồng cũ tái diễn. Ngoài ra, hãy thử thực hiện một cuộc khảo sát nhóm ẩn danh để thu thập phản hồi và phát hiện bất kỳ sự thất vọng hay bất mãn nào còn tồn đọng.

>>> XEM THÊM: [TẢI MIỄN PHÍ] 5 Mẫu đơn nghỉ việc chuyên nghiệp và chi tiết năm 2024

3. 5 Cách giải quyết mâu thuẫn khi cho nhóm làm việc từ xa

Ngoài việc giải quyết mâu thuẫn trực tiếp, nếu đội nhóm của bạn làm việc từ xa và gặp phải xung đột, vấn đề này vẫn cần được xử lý một cách triệt để. Đừng lầm tưởng rằng việc ít gặp nhau sẽ khiến mâu thuẫn tự nhiên tan biến, vì điều đó không đúng. Sau đây là 5 cách để giải quyết mâu thuẫn nếu bạn quản lý nhân viên từ xa:

• Trao đổi trực tiếp qua cuộc gọi điện hoặc video call: Các ứng dụng trò chuyện hiện nay đều hỗ trợ gọi điện và video call với chất lượng cao, cho phép bạn tăng cường sự tương tác và thể hiện rõ ràng ý tưởng của mình thay vì chỉ sử dụng tin nhắn văn bản
• Sắp xếp thời gian cố định để cập nhật công việc:Thiếu thông tin kịp thời là nguyên nhân chính dẫn đến hiểu lầm và mâu thuẫn. Vì vậy, cập nhật thường xuyên thông tin công việc là chìa khóa để ngăn ngừa xung đột trong nhóm khi làm việc từ xa. Ngoài ra, hãy sử dụng các công cụ lập lịch và quản lý công việc để thiết lập lịch cập nhật công việc hàng tuần, chia sẻ tiến độ, thảo luận và đưa ra quyết định chung. Khi họp trực tuyến, hãy đảm bảo tắt các ứng dụng gây xao lãng để tập trung hoàn toàn vào cuộc thảo luận.
• Chuẩn bị kỹ trước khi đưa ra ý kiến: Một lợi ích khi làm việc tại nhà là bạn có thời gian để suy nghĩ và kiểm tra thông tin kỹ lưỡng trước khi nêu ý kiến. Trước mỗi cuộc họp, hãy dành thời gian để chuẩn bị các câu hỏi và luận điểm rõ ràng. Việc suy nghĩ cẩn thận trước khi phát biểu sẽ giúp bạn trình bày quan điểm một cách thuyết phục và giảm thiểu những mâu thuẫn không đáng có.
• Giải quyết triệt để xung đột để tránh mâu thuẫn mới: Những xung đột nhỏ nếu không được giải quyết kịp thời có thể trở thành nguồn gốc của những vấn đề lớn hơn trong tương lai. Hãy trung thực và yêu cầu câu trả lời cụ thể để giải quyết vấn đề một cách thấu đáo ngay từ đầu, thay vì phớt lờ và hy vọng chúng sẽ tự biến mất.
• Luôn lắng nghe và quan tâm: Thường xuyên quan tâm và hỏi han đồng nghiệp là cách hữu hiệu để ngăn ngừa xung đột khi làm việc từ xa. Tuy nhiên, hãy khéo léo để tránh tạo cảm giác can thiệp vào cuộc sống cá nhân của người khác. Bên cạnh đó, hãy chú ý đến những thay đổi nhỏ trong hành vi của đồng nghiệp, như việc họ ít trả lời email hoặc không tham gia vào các cuộc trò chuyện nhóm như thường lệ. Việc lắng nghe và thấu hiểu sẽ giúp bạn phát hiện và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn kịp thời, đảm bảo sự hợp tác hiệu quả trong công việc.

4. Cách hạn chế xung đột trong nhóm

Để giảm thiểu xung đột và giữ vững đoàn kết nội bộ, ngoài việc tìm cách giải quyết xung đột, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

• Tránh bàn tán về đời sống cá nhân của người khác. Hãy tôn trọng cảm xúc của mọi người, vì không ai muốn bị can thiệp vào chuyện riêng tư của mình
• Không lan truyền hay tham gia vào những tin đồn không có căn cứ. Một lời nói vô ý có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng không ngờ tới.
• Hạn chế sử dụng “tôi” và thay vào đó là “chúng tôi” để thể hiện tinh thần đồng đội và sự gắn kết trong nhóm
• Nắm rõ và đồng thuận với các mục tiêu chung của nhóm. Khi mọi người đều hiểu rõ trách nhiệm của mình, mâu thuẫn sẽ ít có cơ hội phát sinh
• Lắng nghe trước khi phát biểu. Đừng để những khoảnh khắc “bốc đồng” cá nhân làm ảnh hưởng đến sự đoàn kết của cả nhóm

Trên đây là hơn 20 cách giải quyết mâu thuẫn trong công việc mà Fastdo muốn chia sẻ đến bạn. Tóm lại, thông qua việc thừa nhận xung đột, chọn thời điểm phù hợp để đối thoại, giữ bình tĩnh, lắng nghe và cùng nhau tìm ra giải pháp, chúng ta có thể vượt qua những trở ngại và biến những tranh cãi thành cơ hội để phát triển.

Cuối cùng, sự chân thành, tinh thần hợp tác và sẵn lòng tha thứ sẽ là những yếu tố then chốt giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp, đảm bảo rằng chúng ta cùng hướng về một mục tiêu chung và xây dựng một tổ chức bền vững, gắn kết. Theo dõi để đọc thêm các thông tin bổ ích khác nhé!

>>>> THAM KHẢO THÊM:

• 5 Bí quyết áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ vào doanh nghiệp hiệu quả
• Diversity and Inclusion là gì? 2 case studies đến từ P&G và Nestle
• 10 Cách quản lý nhân viên hiệu quả nhà quản lý cần biết

Làm thế nào để nhận diện và thừa nhận xung đột trong công việc một cách hiệu quả?

Thừa nhận xung đột là bước đầu tiên và quan trọng trong việc giải quyết mâu thuẫn. Điều này giúp ngăn chặn sự tích tụ cảm xúc tiêu cực, từ đó tránh được những bùng nổ cảm xúc không mong muốn sau này. Việc đối mặt trực tiếp và bày tỏ quan điểm một cách thẳng thắn sẽ giúp ngăn chặn những tranh cãi lớn trong tương lai.

Tại sao việc lắng nghe và lựa chọn thời điểm phù hợp lại quan trọng trong quá trình giải quyết mâu thuẫn?

Lắng nghe cẩn thận và chọn thời điểm thích hợp để thảo luận giúp đảm bảo rằng các bên liên quan có thể bày tỏ quan điểm của mình một cách bình tĩnh và thấu đáo. Điều này không chỉ giúp hiểu rõ hơn về quan điểm của đối phương mà còn tạo điều kiện để tìm ra giải pháp chung, giảm thiểu nguy cơ mâu thuẫn leo thang.

Những hành vi nào cần tránh để không làm trầm trọng thêm mâu thuẫn trong công việc?

Để tránh làm trầm trọng thêm mâu thuẫn, cần tránh các hành vi tiêu cực như lăng mạ, chỉ trích, nói xấu sau lưng, và sử dụng ngôn ngữ tấn công. Thay vào đó, hãy tập trung vào thảo luận vấn đề một cách hợp lý, sử dụng ngôn ngữ mang tính xây dựng và thể hiện sự tôn trọng đối với đối phương.

Làm thế nào để xác định và đồng thuận với mối quan tâm chung trong quá trình giải quyết mâu thuẫn?

Việc xác định mối quan tâm chung, chẳng hạn như mục tiêu của nhóm hay dự án, giúp các bên hiểu rằng họ đang hướng đến lợi ích chung chứ không chỉ vì lợi ích cá nhân. Điều này sẽ giúp giảm bớt căng thẳng và tạo ra sự đồng thuận trong việc tìm kiếm giải pháp phù hợp cho cả hai bên.

Khi nào cần tìm đến sự hòa giải từ bên trung gian và vai trò của sự tha thứ trong giải quyết mâu thuẫn?

Khi mâu thuẫn trở nên phức tạp và không thể giải quyết nội bộ, việc nhờ đến sự hỗ trợ từ bên trung gian có uy tín sẽ giúp các bên hiểu nhau hơn và tìm ra giải pháp hợp lý. Đồng thời, sự tha thứ đóng vai trò then chốt trong việc duy trì mối quan hệ dài hạn, giúp giảm bớt căng thẳng và tạo ra một môi trường làm việc hòa hợp.

4.9/5 - (113 bình chọn)