14 Chỉ Số & KPI Quản Lý Chuỗi Cung ứng đáng Quan Tâm

Tomorrow Marketers – Bộ phận Supply Chain (Chuỗi cung ứng) có nhiệm vụ đảm bảo việc phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp đến khách hàng một cách trơn tru và nhất quán. Vì vậy, để hoạt động kinh doanh phát triển, doanh nghiệp cần phải theo dõi và tối ưu hóa các số liệu nhằm quản lý chuỗi cung ứng có hiệu quả. Cùng TM tìm hiểu 14 chỉ số quan trọng của Supply Chain trong bài viết sau nhé!

1. Cash-to-cash Time Cycle
2. Freight Bill Accuracy
3. Perfect Order Rate
4. Days Sales Outstanding (DSO)
5. Inventory Turnover
6. Gross Margin Return On Investment (GMROI)
7. Warehousing Costs
8. Supply Chain Costs
9. Supply Chain Costs vs. Sales
10. On-time Shipping
11. Delivery Time
12. Return Reason
13. Inventory To Sales Ratio
14. Inventory Days Of Supply

Vì sao bạn cần quan tâm chỉ số đo lường của bộ phận Supply Chain?

Các chỉ số đo lường chuỗi cung ứng là phép đo giúp các nhà quản lý định lượng và xác định hiệu suất của bộ phận Supply Chain, từ đó đưa ra cái nhìn chính xác về quá trình vận chuyển nguyên nhiên liệu vật phẩm từ nhà cung ứng tới doanh nghiệp.

Kiểm soát và phân tích các metrics của chuỗi cung ứng nhằm mục đích:

• Phát hiện ra các vấn đề về hiệu suất trong chuỗi cung ứng
• Tận dụng các điểm mạnh hiện tại và thiết lập các mục tiêu giúp chuỗi cung ứng của doanh nghiệp mở rộng quy mô
• Đảm bảo nguồn cung có khả năng phục vụ hoạt động kinh doanh hiệu quả
• Quản trị rủi ro trong quá trình cung ứng và sản xuất

Đọc thêm: Dữ liệu vận hành trong doanh nghiệp là gì? Ví dụ về metrics & KPI cho từng phòng ban

1. Cash-to-cash Time Cycle – CCC (Vòng quay tiền mặt)

Định nghĩa: Cash-to-cash Time Cycle là công cụ đo lường khoảng thời gian cần thiết để chuyển các nguồn lực của doanh nghiệp thành các dòng tiền hiệu quả.

Ý nghĩa: Vòng quay tiền mặt tính đến việc công ty cần bao nhiêu thời gian để bán hàng tồn kho, mất bao nhiêu thời gian để thu hồi các khoản phải thu và mất bao nhiêu thời gian để thanh toán các khoản nợ mà không bị phạt. Nếu không quản lý dòng tiền phù hợp, khoảng cách đó có thể ngày càng mở rộng khi công ty phát triển.

Công thức tính:

Cash-to-cash Time Cycle được tính theo công thức:

CCC=DOI + DOR−DOP, với:

• Vòng quay tiền mặt (CCC – Cash-to-cash Time Cycle): vòng quay tiền mặt
• Số ngày khoản phải trả (DOP – Number of Days Of Payables) = Khoản phải trả trung bình năm × 365 ÷ Chi phí giá vốn
• Số ngày hàng tồn kho (DOI – Number of Days Of Inventory on hand) = Hàng tồn kho trung bình năm × 365 ÷ Chi phí giá vốn
• Số ngày khoản phải trả (DOR – Number of Days of Receivables) = Khoản phải thu trung bình năm × 365 ÷ Bán trả sau​

Vòng quay tiền mặt càng ngắn càng tốt, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nói chung, con số tiêu chuẩn là 30 đến 45 ngày và có thể khác nhau giữa các công ty, lĩnh vực. Ví dụ, vòng quay tiền mặt trung bình là 44 ngày đối với các công ty sản xuất hàng tiêu dùng, 35 ngày đối với các mặt hàng thiết yếu tiêu dùng, 63 đối với vật liệu và 34 trong các tiện ích.

Đọc thêm: Một số KPI đo lường hiệu quả ngành FMCG

2. Freight Bill Accuracy (Mức độ chính xác của hóa đơn cước)

Định nghĩa: Freight Bill Accuracy là chỉ số giúp nhà quản trị kiểm soát được mức độ chính xác và sai sót của các hóa đơn cước vận chuyển. Những sai sót này có thể xuất phát từ nhiều lý do khác nhau: lỗi sai của con người, định giá hoặc trọng lượng không chính xác, thông tin không đầy đủ, phí phụ kiện hoặc phí lưu container tại kho,…

Ý nghĩa: Việc vận chuyển nguồn hàng từ nhà cung cấp đến nhà kho sản xuất hoặc nhà kho cuối cùng là yếu tố vô cùng quan trọng. Bất kỳ vấn đề hoặc lỗi sai sót nào trong thanh toán cước vận chuyển không chỉ gây tốn kém và mang lại tổn thất tài chính nó còn khiến lãng phí thời gian và làm ảnh hưởng tới lòng tin của khách hàng.

Công thức tính: Để tính mức độ chính xác của hóa đơn vận chuyển hàng hóa, bạn có thể áp dụng công thức sau:

Mức độ chính xác của hóa đơn cước = (số lượng hóa đơn cước không có sai sót ÷ tổng số hóa đơn) * 100

Ví dụ: 61 hóa đơn không có sai sót ÷ 64 tổng số hóa đơn = 95% mức độ chính xác.

3. Perfect Order Rate (Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo)

Định nghĩa: Tỷ lệ đặt hàng hoàn hảo đo lường mức độ thành công của số lượng đơn hàng không xảy ra sự cố.

Ý nghĩa: Chỉ số này giúp doanh nghiệp biết vấn đề cần cải thiện và khắc phục trong chuỗi cung ứng, ví dụ như mức độ chính xác, hư hỏng, chậm trễ và thất thoát hàng tồn kho. Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo càng cao càng tốt, vì KPI này có tác động trực tiếp đến tỷ lệ giữ chân (customer retention rate) và mức độ trung thành của khách hàng.

Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo nên được cân bằng với phép đo lợi nhuận. Giả sử nếu 5% đơn đặt hàng hư hỏng trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp có thể tăng chi phí cho quy trình bảo quản bao bì trong những đơn hàng sau. Nhưng bạn cần cân nhắc rằng: liệu chi phí đóng gói bổ sung có cần thiết không? Bởi doanh nghiệp có thể phải bỏ ra một khoản tiền còn lớn hơn so với những thất thoát trong lợi nhuận trước đó.

Công thức tính: để tính tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo, bạn có thể áp dụng công thức sau:

Perfect Order Rate = (Percent of orders delivered on time) * (Percent of orders complete) * (Percent of orders damage free) * (Percent of orders with accurate documentation) * 100.

Tạm dịch: Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo = (Phần trăm đơn hàng được vận chuyển đúng thời hạn) * (Phần trăm đơn hàng hoàn chỉnh) * (Phần trăm đơn hàng không bị sai sót) * (Phần trăm đơn hàng đã được ghi chép chính xác) * 100

4. Days Sales Outstanding – DSO (Thời gian thu hồi tiền hàng tồn đọng)

Định nghĩa: Thời gian thu hồi tiền hàng tồn đọng là chỉ số đo lường khoảng thời gian mà doanh nghiệp cần để thu hồi doanh thu bán hàng từ khách hàng.

Ý nghĩa: DSO cao cho thấy doanh nghiệp đang gặp phải sự chậm trễ trong việc nhận các khoản thanh toán. Điều đó có thể làm hạn chế dòng tiền và giảm thiểu lợi nhuận trong kế hoạch tổng thể. Ngược lại, DSO thấp cho thấy công ty đang nhận được các khoản thanh toán nhanh chóng. Số tiền đó có thể được đưa trở lại kinh doanh để có hiệu quả tốt.

Công thức tính: Để tính DSO, bạn có thể áp dụng công thức sau:

Tỷ lệ DSO = Các khoản phải thu (Accounts Receivables) ÷ Bán hàng tín dụng ròng (Net Credit Sales) * Số ngày trong chu kỳ tính

5. Inventory Turnover (Số vòng quay hàng tồn kho)

Định nghĩa: Số vòng quay hàng tồn kho cho biết số lần toàn bộ hàng tồn kho của một doanh nghiệp đã được bán và thay thế trong một khoảng thời gian nhất định.

Ý nghĩa: Số vòng quay hàng tồn kho cao đồng nghĩa với hai trường hợp: doanh số bán hàng cao, hoặc, doanh nghiệp đang không có đủ hàng tồn kho. Nếu chỉ số này thấp có thể bởi doanh nghiệp lưu kho nhằm đáp ứng nhu cầu về các mặt hàng tăng cao trong các dịp đặc biệt như lễ, Tết, giảm giá,… Vì vậy, đo lường chỉ số này có thể giúp các doanh nghiệp xác định vấn đề với hàng hóa trong kho, từ đó lập kế hoạch sản xuất hiệu quả.

Công thức tính: Để tính số vòng quay hàng tồn kho, bạn có thể áp dụng công thức sau:

Số vòng quay hàng tồn kho = Giá trị trung bình của hàng tồn kho ÷ Giá vốn hàng bán, với:

• COGS = Cost of goods sold (Giá vốn hàng bán)
• Giá trị trung bình của hàng tồn kho = (Số hàng tồn kho đầu kỳ + Số hàng tồn kho cuối kỳ) ÷ 2

6. Gross Margin Return On Investment – GMROI (Tỷ suất lợi nhuận trên tổng vốn đầu tư)

Định nghĩa: GMROI là chỉ số đánh giá khả năng sinh lời của hàng tồn kho, nhằm phân tích khả năng biến hàng tồn kho thành tiền trên giá vốn.

Ý nghĩa: Chỉ số này là công cụ giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt tình hình về những sản phẩm nào trong kho không mang lại nhiều lợi nhuận và những mặt hàng nào đáng để đầu tư hơn. GMROI cao có ý nghĩa tích cực, bởi mỗi đơn vị hàng tồn kho có khả năng tạo ra lợi nhuận cao hơn. Ngược lại, nếu GMROI thấp, có thể sản phẩm đó đang được định giá quá cao.

Công thức tính: Để tính GMROI, bạn có thể áp dụng công thức sau:

GMROI = Tỷ suất lợi nhuận gộp (Gross profit) ÷ Chi phí hàng tồn kho trung bình (Average inventory cost)

Đọc thêm: Data – Driven Marketing: Kim chỉ nam dẫn lối cho các chiến lược kinh doanh kỷ nguyên số

7. Warehousing Costs (Chi phí lưu kho)

Định nghĩa: Chi phí lưu kho bao gồm (1) chi phí xử lý (chi phí nhân sự tái kho, đóng gói, xử lý hư hỏng hoặc các chi phí khấu hao thiết bị,…), (2) chi phí lưu trữ (chi phí thuê mặt bằng, hóa đơn điện nước, chi phí thiết bị, vật liệu và các chi phí cố định khác), (3) chi phí vận hành (chi phí nhân công, chi phí cho giám sát dây chuyền, hệ thống xử lý thông tin, công nghệ thông tin, vật tư, bảo hiểm và thuế) và (4) chi phí quản lý chung (nhân viên quản lý và chi phí văn phòng,..).

Ý nghĩa: Mặc dù các chi phí có thể khác nhau giữa các nhà kho, nhưng doanh nghiệp vẫn phải đo lường chỉ số này thường xuyên để xác định các cơ hội và giảm chi phí không cần thiết, quản lý hoạt động lưu kho hiệu quả hơn cũng như điều chỉnh để tối ưu chi phí.

8. Supply Chain Costs (Chi phí chuỗi cung ứng)

Định nghĩa: Chi phí cho chuỗi cung ứng có thể bao gồm các chi phí lập kế hoạch, quản lý đội, tìm nguồn cung ứng, giao hàng, v.v. và nó sẽ cho thấy các bộ phận trong chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả như thế nào.

Ý nghĩa: Theo dõi chỉ số này thường xuyên giúp doanh nghiệp nhìn ra những khoản chi lãng phí, từ đó xác định vấn đề trong chuỗi cung ứng cần được cải thiện.

Khi cân nhắc điều chỉnh chi phí chuỗi cung ứng, các nhà quản trị cần đánh giá tác động của việc giảm chi phí đối với toàn bộ chuỗi cung ứng. Ví dụ, nếu chi phí vận chuyển đang ở mức quá cao và doanh nghiệp quyết định đẩy tốc độ và trọng lượng của xe tải, điều này có thể dẫn tới những rủi ro tai nạn,…

9. Supply Chain Costs vs. Sales (So sánh chi phí chuỗi cung ứng với doanh số bán hàng)

Định nghĩa: Về cơ bản, chỉ số này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tương quan giữa chi phí chuỗi cung ứng so với tổng thể và doanh số bán hàng.

Ý nghĩa: Theo dõi chỉ số này thường xuyên giúp doanh nghiệp phân tích chi tiêu và cắt giảm các chi phí lãng phí và phân bổ nguồn lực hợp lý.

Đọc thêm: KPI & Metrics đo lường hiệu quả ngành bán lẻ

10. On-time Shipping (Giao hàng đúng hạn)

Định nghĩa: Chỉ số giao hàng đúng hạn là chỉ số đo lường hiệu suất và khả năng hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng trước ngày giao hàng đã hứa.

Ý nghĩa: Dựa vào việc phân tích chỉ số giao hàng đúng hạn, doanh nghiệp còn có thể đánh giá mức độ hiệu quả hoặc tắc nghẽn trong quy trình vận chuyển hoặc phân phối, từ đó tối ưu quy trình và tăng tỷ lệ giữ chân cũng như mức độ hài lòng của khách hàng.

Công thức tính: Để tính tỷ lệ giao hàng đúng hạn, bạn có thể áp dụng công thức sau:

Tỷ lệ giao hàng đúng hạn = Tổng số đơn hàng đã giao ÷ Số lần giao hàng đến sau ngày giao hàng đã hứa.

11. Delivery Time (Thời gian giao hàng)

Định nghĩa: Chỉ số này đo lường lượng thời gian cần thiết kể từ khi đơn hàng được chuyển đến khi giao hàng tới khách hàng.

Ý nghĩa: Đơn hàng cần được chuẩn bị một cách chính xác và đích đến trong một khung thời gian hợp lý: không ai thích đợi đến 9 tháng để nhận hàng được giao.

Đọc thêm: 9 KPI & metrics quan trọng trong ngành Logistics

12. Return Reason (Lý do trả hàng)

Định nghĩa: Chỉ số này sẽ cung cấp một cái nhìn sâu sắc về các động cơ khác nhau khiến khách hàng trả lại đơn đặt hàng.

Ý nghĩa: Dựa trên việc phân tích các lý do trả hàng, doanh nghiệp có thể đánh giá các điểm yếu, phân tích chất lượng của các bộ phận trong quy trình chuỗi cung ứng và đề xuất các cải tiến để nâng cao chất lượng dịch vụ tổng thể.

13. Inventory To Sales Ratio (Hệ số vòng quay hàng tồn kho)

Định nghĩa: Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu đo lường số lượng hàng tồn kho để bán so với số lượng thực tế đã được bán. Chỉ số này cũng được dùng nhằm đo lường tốc độ doanh nghiệp thanh lý cổ phiếu công ty.

Ý nghĩa:

Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu cao hoặc tăng cho thấy công ty đang phải chịu thêm chi phí lưu kho và giữ hàng, khiến tỷ suất lợi nhuận giảm. Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu thấp hoặc giảm cho thấy doanh nghiệp đang hoạt động tốt và hiệu quả.

Tỷ số này cũng giúp doanh nghiệp điều chỉnh cổ phiếu để đảm bảo tỷ suất lợi nhuận cao và cho biết công ty đang đối phó với các tình huống bất ngờ như thế nào.

Công thức tính: Để tính tỷ lệ giao hàng đúng hạn, bạn có thể áp dụng công thức sau:

Hệ số vòng quay hàng tồn kho = Số hàng tồn kho trung bình (Average Inventory) ÷ Doanh thu thuần (Net Sales), với:

• Số hàng tồn kho trung bình = (số hàng tồn kho đầu kỳ + số hàng tồn kho cuối kỳ) ÷ 2
• Doanh thu thuần = Doanh thu tổng thể của doanh nghiệp – Chiết khấu bán hàng – Hàng bán bị trả lại – Giảm giá hàng bán – Thuế gián thu

14. Inventory Days Of Supply – DSI (Ngày hàng tồn kho)

Định nghĩa: DSI cho biết khoảng thời gian trung bình giữa việc doanh nghiệp mua sản phẩm và bán chúng cho khách hàng. Đối với nhà sản xuất, chỉ số này đo thời gian trung bình từ khi mua nguyên liệu thô đến khi bán thành phẩm cho nhà phân phối.

Ý nghĩa: Chỉ số này cung cấp một góc nhìn tính toán chính xác về lượng hàng tồn kho hiện tại của một công ty sẽ tồn tại trong bao nhiêu ngày. DSI thấp thể hiện việc doanh nghiệp đang bán hàng tồn kho hiệu quả và thường xuyên, đồng nghĩa với doanh thu tăng nhanh hơn. Ngược lại, giá trị DSI lớn cho thấy doanh nghiệp đang phải “vật lộn” với hàng tồn kho cũ với một số lượng lớn, hoặc doanh nghiệp đang duy trì hàng tồn kho để phục vụ cho các dự đoán bán hàng trong tương lai (các đợt sale, lễ hội,…).

Công thức tính: Để tính ngày hàng tồn kho, bạn có thể áp dụng công thức sau:

Ngày hàng tồn kho = (Giá vốn hàng bán ÷ lượng hàng tồn kho trung bình) × 365 ngày

Tạm kết

Để ứng dụng các chỉ số này trong việc nắm bắt tình hình kinh doanh, xác định các vấn đề trong chuỗi cung ứng và đưa ra đề xuất cải thiện, bạn sẽ cần có kỹ năng về lựa chọn KPI hợp lý, khả năng đọc số và phân tích dữ liệu. Tham gia khóa học Data Analysis tại Tomorrow Marketers để trang bị kiến thức căn bản và tư duy phân tích số liệu thông qua mảng Sales, Customer Usage & Attitude, và Digital Performance nhé!

Nếu bạn muốn tận dụng tối đa hiệu quả của dữ liệu, bạn sẽ cần suy nghĩ tới hướng đi chuyển đổi số trong tương lai của doanh nghiệp. Không đơn thuần là giảm dần các công đoạn giấy tờ thủ công hay số hóa các dữ liệu vận hành, doanh nghiệp còn phải đóng gói quy trình bài bản và tối ưu hiệu suất bằng các phần mềm cập nhật thời gian thực (real-time).

Thay đổi đầu tiên cần có chính là nhà quản trị phải trang bị tư duy về khai phá dữ liệu nội bộ và xây dựng văn hóa dữ liệu để tăng trưởng dài hạn trong thời đại chuyển đổi số.

Khóa học Data System sẽ truyền tải những tư duy này và giúp bạn hiểu rõ:

• Tầm quan trọng của hệ thống dữ liệu nội bộ đối với sự tăng trưởng dài hạn của doanh nghiệp.
• Cấu trúc của hệ thống dữ liệu nội bộ: Hiểu rõ các thành phần của một hệ thống dẽ liệu hoàn chỉnh.
• Tư duy xây dựng quy trình và số hóa quy trình kinh doanh nhằm thu thập được dữ liệu qua thời gian.
• Tư duy xây dựng đường ống dữ liệu và nhà kho dữ liệu, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu từ sớm.
• Tư duy khai thác dữ liệu để xây dựng báo cáo quản trị, cung cấp bức tranh toàn cảnh của kinh doanh và giám sát hoạt động.

Supply Chain Case không chỉ là thử thách với các bạn ứng viên theo chuyên ngành này, mà còn là kiến thức cần thiết để các bạn Management Trainee phòng ban khác như Marketing, Sales chinh phục các vòng Group Work, cải thiện business sense để giải Case hiệu quả hơn.