6 Bước Xây Dựng Văn Hóa Doanh Nghiệp Vững Chắc - HR Insider 4.0

Văn hoá doanh nghiệp (VHDN) quyết định sự trường tồn của doanh nghiệp. Thậm chí, nó giúp doanh nghiệp trường tồn vượt xa cuộc đời của những người sáng lập. Báo cáo về thị trường tuyển dụng Nhân sự trẻ của TopCV mới đây cũng chỉ ra rằng VHDN ngày càng quan trọng hơn trong cuộc chiến giữ chân và thu hút nhân tài của, đặc biệt là tình trạng “chảy máu chất xám” đang phổ biến hiện nay. (Nếu bạn chưa đọc báo cáo, có thể tải Free tại ĐÂY)

Doanh nghiệp nào cũng có Văn hoá doanh nghiệp của riêng mình, thế nhưng không phải tất cả các doanh nghiệp đều có được một văn hóa phù hợp và đủ mạnh để phát huy hiệu quả. Vậy làm sao để xây dựng Văn hoá doanh nghiệp đủ tốt để giúp doanh nghiệp trường tồn?

Văn hóa doanh nghiệp là gì?

1. Định nghĩa về văn hóa doanh nghiệp

Có rất nhiều định nghĩa xung quanh khái niệm này. Mỗi nền văn hóa khác nhau có các định nghĩa khác nhau. Mỗi doanh nghiệp lại có một cách nhìn khác nhau về VHDN. Hiện có trên 300 định nghĩa khác nhau về VHDN. Có một vài cách định nghĩa VHDN như sau:

• “Phẩm chất riêng biệt của tổ chức được nhận thức phân biệt nó với các tổ chức khác trong lĩnh vực”. (Gold, K.A.)
• “Văn hóa thể hiện tổng hợp các giá trị và cách hành xử phụ thuộc lẫn nhau phổ biến trong doanh nghiệp và có xu hướng tự lưu truyền, thường trong thời gian dài”. (Kotter, J.P. & Heskett, J.L.)
• “Văn hóa doanh nghiệp là những niềm tin, thái độ và giá trị tồn tại phổ biến và tương đối ổn định trong doanh nghiệp”. (Williams, A., Dobson, P. & Walters, M.)

Còn nếu nói nôm na:

Nếu doanh nghiệp là máy tính thì văn hóa doanh nghiệp là hệ điều hành. Nói một cách hình tượng thì: Văn hóa là cái còn thiếu khi ta có tất cả, là cái còn lại khi tất cả đã mất.

Tuy nhiên, mọi định nghĩa đều có nét chung coi VHDN là toàn bộ các giá trị văn hóa được xây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp; tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp và được coi là truyền thống riêng của mỗi doanh nghiệp.

2. Biểu hiện hữu hình và vô hình của Văn hóa doanh nghiệp

Một số biểu hiện rất dễ quan sát, đó là lớp bề mặt của văn hóa, còn phần lõi có ảnh hưởng sâu và mạnh hơn rất nhiều thì vô hình. Cốt lõi của VHDN là tinh thần doanh nghiệp và quan điểm giá trị của doanh nghiệp.

Cấp độ thứ nhất: Cơ cấu hữu hình của doanh nghiệp

• Trang phục làm việc
• Môi trường làm việc
• Lợi ích
• Khen thưởng
• Đối thoại
• Cân bằng công việc – cuộc sống
• Mô tả công việc
• Cấu trúc tổ chức
• Các mối quan hệ

Cấp độ thứ nhất trong cấu trúc văn hóa doanh nghiệp là những giá trị văn hóa hữu hình, bao gồm các sự vật và sự việc mà một người có thể nghe, nhìn và cảm nhận khi tiếp xúc với một tổ chức lạ. Cấp độ văn hóa này dễ thay đổi và chịu ảnh hưởng từ tính chất công việc kinh doanh, quan điểm nhà lãnh đạo,…

Cấp độ thứ hai: Các giá trị được công khai (Chiến lược, mục tiêu, triết lý doanh nghiệp)

Những giá trị được công khai cũng là yếu tố hữu hình vì có thể được nhận biết và diễn đạt một cách rõ ràng, chính xác. Mỗi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều xây dựng các quy định, chiến lược, triết lí và mục tiêu riêng để làm kim chỉ nam cho toàn bộ nhân viên. Đây là cách để định hướng cho nhân viên phong cách làm việc trong môi trường doanh nghiệp, rèn luyện ứng xử một số tình huống thường gặp.

• Các giá trị
• Đối thoại riêng
• Các quy tắc vô hình
• Thái độ
• Niềm tin
• Quan sát thế giới
• Tâm trạng và cảm xúc
• Cách hiểu vô thức
• Tiêu chuẩn
• Giả định

Cấp độ thứ ba: Các quan niệm chung (niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và tình cảm chung)

Dù là văn hóa dân tộc hay văn hóa doanh nghiệp thì đều có những quan niệm chung hình thành và ăn sâu vào tâm lý các thành viên, tồn tại trong thời gian dài cùng sự phát triển của doanh nghiệp. Đây là yêu cầu tối thiểu để nội bộ doanh nghiệp đi cùng nhau và tồn tại – bất kì một hành vi ngược lại nào quan niệm chung cũng sẽ bị chối bỏ và đào thải.

Ba cấp độ trên hòa quyện và ảnh hưởng lẫn nhau tạo ra cấu trúc doanh nghiệp đặc trưng của mỗi công ty.

Theo các chuyên gia nhân sự, trong 1-3 năm đầu mới thành lập, có đến 98% founders của các doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ tập trung đến việc xây dựng mô hình kinh doanh cũng như cải tiến sản phẩm mà quên mất việc xây dựng văn hóa công ty.

Đây cũng là một tâm lý dễ hiểu bởi ở thời điểm mới thành lập, các founders nghĩ trăm phương ngàn kế để công ty tồn tại được trên thị trường. Qua đến năm thứ 4, các nhà lãnh đạo khi đó sẽ ngồi lại với nhau để bàn phương án vận hành công ty thật tốt, vượt chướng ngại vật trước mắt và đề ra mục tiêu tăng trưởng. Một đội ngũ nhân sự làm việc nhiệt huyết, phối hợp ăn ý với nhau sẽ là chìa khoá cho sự thành công của mọi doanh nghiệp.

Đã đến lúc bạn bắt tay vào xây dựng văn hóa cho công ty mình bằng việc áp dụng 6 bước dưới đây.

6 bước để xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững chắc

Theo kết quả trong một nghiên cứu gần đây do Bain & Company thực hiện trên 365 công ty trên khắp Châu Âu, Châu Á và Bắc Mỹ thì 81% số người tham gia đồng ý rằng văn hóa kém sẽ tác động tiêu cực đến tổ chức và dẫn tới năng suất thấp. Tuy nhiên, trong số 365 công ty tham gia khảo sát, chưa đến 10 phần trăm thành công trong việc xây dựng văn hóa công sở tích cực.

Cách thức xây dựng văn hoá công ty có thể khác nhau tùy theo văn hóa mỗi nước, nhưng nhìn chung, mục đích xây dựng văn hóa doanh nghiệp là nhằm đảm bảo nhân viên cảm thấy hạnh phúc, thúc đẩy cải thiện năng suất và nhân viên gắn bó lâu dài hơn với công ty.

Bước 1: Xây dựng văn hóa trước cả khi xây dựng công ty

Chúng ta đồng ý với nhau rằng văn hoá công ty sẽ bắt nguồn từ người sáng lập – chính là bạn. Bởi bạn không chỉ là người kiến tạo mà còn là người đại diện cho thứ mà bạn cùng các co-founder tạo nên. Bạn sẽ là người gây ảnh hưởng trực tiếp đến người khác.

Vậy nên khi bắt đầu xây dựng một sự nghiệp kinh doanh mới, hãy nghĩ thật kỹ về những điều bạn muốn tạo nên. Hãy cân nhắc những điều tương tự khi lựa chọn co-founder hoặc đề bạt lãnh đạo trong công ty bạn. Liệu người được chọn có sự hòa hợp về niềm tin, lý tưởng với những người lãnh đạo cũ với nhân viên trong công ty? Hình ảnh mà anh ta đưa đến, liệu có gần gũi với hình ảnh công ty mà bạn từng tưởng tượng ra?

Bước 2: Xây dựng văn hóa dựa trên thế mạnh và sự độc đáo của doanh nghiệp

Bạn đã nhận thức được mục tiêu và thời điểm bắt tay vào hành động. Điều tiếp theo bạn cần phác thảo nên những thứ bạn muốn.

Lời khuyên hữu ích nhất cho bạn lúc này là “Be yourself” – Kiến tạo văn hóa từ chính những thế mạnh và đặc điểm riêng của công ty bạn. Thường thì trong một doanh nghiệp có founder khởi nguồn là dân sales, doanh số sẽ là ưu tiên hàng đầu của công ty. Founder sẽ thuê được những người làm sales tốt nhất. Kể cả ở những vị trí khác, anh ta cũng sẽ tuyển dụng những người có xu hướng ưu tiên và quen làm việc vì khách hàng. Người được vinh danh trong công ty là người có doanh số cao nhất. Thời điểm công ty thành công nhất, là lúc doanh số tăng cao…

Tương tự như vậy, nếu founders là designer, mặt thiết kế sẽ được ưu tiên nhất. Hay nếu founder là dân kỹ thuật, tất cả mọi người trong công ty sẽ nghĩ và quan tâm nhiều nhất về sản phẩm.

Sẽ rất khó để bạn có thể rũ bỏ xuất thân của mình. Nên thay vào đó, đừng chối bỏ mà hãy cố gắng tận dụng và phát triển những thế mạnh của riêng bạn. Khi công ty phát triển dựa trên những sức mạnh có sẵn, trực giác sẽ chỉ cho mọi người biết mình cần phải làm gì, và làm như thế nào để mọi thứ tốt nhất.

Bước 3: Xác định các yếu tố sẽ làm nên văn hóa doanh nghiệp của bạn

Bạn đã vẽ được khung, đây là lúc cần đi vào chi tiết – làm rõ những yếu tố mà bạn mong muốn công ty mình sẽ trở thành.

Ngày nay có rất nhiều công ty sử dụng những từ ngữ hoa mỹ và hào nhoáng để nói về văn hóa của mình. Enron – một tập đoàn năng lượng hùng mạnh của Mỹ từng dùng 4 từ sau để nói về giá trị cốt lõi của mình: Liêm chính (Integrity), Kết nối (Communication), Tôn trọng (Respect), Xuất sắc (Excellence). Kết quả là tập đoàn này đã sụp đổ vào năm 2002 do che giấu, khai man sổ sách và lừa đảo, tạo nên một trong những vụ án kinh tế chấn động nhất lịch sử nước Mỹ

Vì vậy giá trị cốt lõi chỉ nên là những thứ thực sự được coi trọng ở công ty bạn. Bạn có thể đặt cho mình các câu hỏi giả định, hoặc trực tiếp làm thử nghiệm: Một nhân viên lý tưởng trong mắt bạn là gì? Khi được đề nghị ngồi xuống và viết ra những điều liên quan tới công ty mình, các nhân viên sẽ lựa chọn viết gì? Họ đã và đang tán thưởng hành vi, kỹ năng nào trong công ty?

Bước 4: Phát triển văn hóa công ty

Cách tốt nhất để lan tỏa văn hóa là trở thành một phần của nó, trở thành một ví dụ cụ thể để mọi người cùng nhìn vào. Nếu người đứng đầu luôn đến muộn, làm sao ông ta có thể yêu cầu công ty sở hữu văn hóa đúng giờ, tác phong chuẩn Nhật Bản?

Việc phát triển văn hóa cũng cần được duy trì lâu dài, nếu không muốn nói đây là quá trình cần sự bồi đắp bền bỉ. Nếu công ty của bạn đặt chất lượng sản phẩm lên đầu, các founder, hoặc những người có kinh nghiệm phải thường xuyên đưa ra những nhận xét chi tiết về chất lượng, cho một khoảng thời gian rộng rãi để xây dựng và sửa lỗi sản phẩm, rà soát sản phẩm kỹ lưỡng trước khi chúng được ra mắt.

Ngoài ra để duy trì văn hóa, việc xây dựng không khí thoải mái, tích cực trong công ty cũng vô cùng quan trọng. Ngày nay các công ty khá ưa thích các hoạt động team building, giải trí ngoài trời, company retreats,…. Chúng không chỉ là những hoạt động giải trí mà còn giúp xây dựng sự gần gũi, tin cậy giữa mọi người trong công ty, đặc biệt là những người ít có cơ hội làm việc cùng với nhau. Khi mọi người hòa hợp hơn, văn hóa cũng trở nên vững mạnh hơn.

Bước 5: Luôn cởi mở và thẳng thắn trong việc trao đổi thông tin

Hơn ai hết, các nhân viên là người đầu tiên cần biết liệu công ty có đang tăng trưởng, hay chững lại. Họ cần biết được chuyện gì đang xảy ra, kể cả đó có là tình huống xấu nhất. Họ cần một câu trả lời cũng như một sự phân tích, để đưa ra những cố gắng và ý kiến hợp lý để khắc phục tình huống.

Bạn có thể xây dựng kênh email hoặc tổ chức các buổi họp hàng tuần để cập nhật tình hình công ty qua những tin tức mới, con số mới. Nội dung buổi họp nên chọn lọc để tiết kiệm thời gian cho mọi người bởi những số liệu phân tích cụ thể có thể được trao đổi bằng văn bản sau. Ngoài việc cập nhật tình hình, trong các cuộc họp, lãnh đạo nên nhắc nhở nhân viên về mục tiêu và các giá trị ở công ty. Những áp lực về KPI ngày thường có thể dễ dàng đẩy chúng ta vào vòng xoáy, khiến ta quên mất những điều thực sự quan trọng.

Đọc thêm: KPI là gì? Cách xây dựng & áp dụng KPI cho nhân viên

Bên cạnh đó, hãy tìm cơ hội để được lắng nghe nguyện vọng và mối quan tâm của nhân viên. Hãy duy trì càng nhiều càng tốt các kênh mở mà nhân viên có thể gửi góp ý của mình. Tổ chức các cuộc gặp một-một nhằm tăng tính kết nối. Văn hóa sẽ được giữ gìn khi mọi người cảm thấy họ được lắng nghe và có vai trò quan trọng trong tổ chức.

10 câu nói truyền cảm hứng này sẽ cực kỳ hữu dụng cho các nhà lãnh đạo trong việc truyền cảm hứng, động lực và lan toả niềm hạnh phúc cho nhân viên ngay tại nơi làm việc của bạn. Đặc biệt, nó sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân không ít anh tài trong mùa nhảy việc.

Bước 6: Tuyển dụng đúng người mà bạn cần

Bạn không tuyển người giỏi nhất – Bạn đang tuyển người phù hợp nhất. Ứng viên dẫu có năng lực tốt đến mấy nhưng không thể hòa hợp và bắt nhịp với văn hóa thì cũng không thể phát huy được hết mà còn ảnh hưởng chung đến công ty.

Một cách đơn giản để tìm hiểu xem liệu một người có phù hợp với văn hóa công ty không đó là mời anh/cô ấy tham gia các hoạt động bonding cùng mọi người. Trong một môi trường thư thái hơn, con người thường bộc lộ nhiều hơn và quan sát của bạn cũng sẽ đa dạng hơn.

Tuy nhiên bạn không nên chỉ tuyển người ở một nhóm tính cách nhất định. Thay vào đó hãy tìm kiếm sự đa dạng. Nếu thiếu đi sự đa dạng, mọi thứ trở nên kém linh hoạt và sáng tạo hơn rất nhiều. Hơn nữa góc nhìn đa chiều của nhân viên cũng giúp bạn có những đánh giá tốt hơn về thị trường, sản phẩm và khách hàng. Đây sẽ là nguồn input khá dồi dào để bạn đưa ra quyết định tốt hơn.

Đọc thêm: 5 bí quyết để tuyển & dụng nhân tài của Lý Quang Diệu

90.000 doanh nghiệp sở hữu tài khoản TopCV để chủ động hơn trong cuộc chiến tuyển nhân tài

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là chiến lược cạnh tranh không thể thiếu trong thời đại hiện nay; tuy nhiên nó không phải tự nhiên mà có. Hi vọng bài viết sẽ cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp bạn tìm ra hướng đi cụ thể trong việc xây dựng văn hóa đặc trưng cho công ty mình.

Tổng hợp & biên tập

Lượt xem: 7,096