HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP CHI TIẾT

I. Văn hóa doanh nghiệp là gì? Vì sao nó lại quan trọng?

1. Văn hoá doanh nghiệp là gì?

Văn hoá là khái niệm rất rộng, hiểu đơn giản, văn hoá bao gồm tất cả những sản phẩm mà con người tạo ra trong đời sống.

Văn hoá thường tồn tại và gắn liền trong một phạm vi nhất định: Văn hoá dân tộc, Văn hoá gia đình…. Trong phạm vi một doanh nghiệp, một tổ chức kinh tế, hay đơn giản là một đơn vị, hội nhóm tập thể, văn hoá cũng sẽ tồn tại.

Văn hoá doanh nghiệp là toàn bộ giá trị văn hoá được gây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, từ đó trở thành quy tắc, tập quán quen thuộc ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp đồng thời chi phối tình cảm, cách suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích.

2. Vai trò của văn hóa doanh nghiệp

a. Tuyển dụng

Nhiều chuyên gia nhân sự đồng ý rằng văn hóa công ty mạnh mẽ là một trong những cách tốt nhất để thu hút nhân viên tiềm năng. Một nền văn hóa tích cực mang lại cho tổ chức một lợi thế cạnh tranh rất lớn. Tất cả mọi người đều muốn làm việc cho các công ty có danh tiếng tốt, mà điều này do chính các nhân viên cũ và hiện tại thể hiện thì lại càng đáng tin. Một công ty có văn hóa tích cực sẽ thu hút các tài năng sẵn sàng biến nơi làm việc tiếp theo của họ thành nhà, thay vì chỉ là bước đệm.

b. Nhân viên trung thành

Một nền văn hóa không chỉ tích cực sẽ giúp nỗ lực tuyển dụng, nó cũng sẽ giúp giữ chân những tài năng hàng đầu của doanh nghiệp. Những người chủ biết đầu tư vào sự hài lòng của nhân viên sẽ được nhận lại phần thưởng là những nhân viên tận tụy và tự giác cống hiến.

Văn hóa doanh nghiệp phù hợp giúp nhân viên có cảm giác mình làm công việc có ý nghĩa, hãnh diện vì là một thành viên của doanh nghiệp, thúc đẩy ý thức về lòng trung thành của nhân viên. Nhân viên có nhiều khả năng ở lại với người quản lý khi họ cảm thấy được đối xử đúng đắn và có xu hướng muốn đi làm mỗi ngày.

c. Tinh thần nhân viên

Văn hóa doanh nghiệp giúp nhân viên thấy rõ mục tiêu, định hướng và bản chất công việc mình làm, tạo ra các mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên và một môi trường làm việc thoải mái, lành mạnh. Điều này càng có ý nghĩa khi tình trạng “chảy máu chất xám” đang phổ biến. Lương và thu nhập chỉ là một phần của động lực làm việc. Khi thu nhập đạt đến một mức nào đó, người ta sẵn sàng đánh đổi chọn mức thu nhập thấp hơn để được làm việc ở một môi trường hòa đồng, thoải mái, được đồng nghiệp tôn trọng hơn.

d. Giảm xung đột doanh nghiệp

Văn hóa tích cực sẽ giúp giảm đáng kể căng thẳng tại nơi làm việc, là chất keo gắn kết các thành viên của doanh nghiệp. Nó giúp các thành viên thống nhất về cách hiểu vấn đề, đánh giá, lựa chọn và định hướng hành động. Khi nhân viên phải đối mặt với xu hướng xung đột lẫn nhau thì văn hoá chính là yếu tố giúp mọi người hoà nhập và thống nhất.

e. Hiệu suất làm việc

Văn hóa công ty mạnh mẽ đã được liên kết với tỷ lệ năng suất cao hơn. Điều này là do nhân viên có xu hướng có động lực và tận tâm hơn đối với các nhà tuyển dụng đầu tư vào sự hài lòng của họ. Các công ty có văn hóa doanh nghiệp mạnh có xu hướng nhìn thấy nhân viên ít căng thẳng và áp lực hơn, điều này giúp củng cố cả sức khỏe và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Vậy làm thế nào để xây dựng một môi trường văn hóa doanh nghiệp vững mạnh?

>> Tham khảo thêm: Cách ứng dụng văn hóa doanh nghiệp

II. Quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Bước 1: Đào tạo nhận thức VHDN

1.1. Tại sao phải đào tạo nhận thức?

a. Mọi người trong công ty, kể cả Ban lãnh đạo và trưởng bộ phận đều chưa hiểu thống nhất về khái niệm văn hoá doanh nghiệp.

b. Quá trình xây dựng VHDN cần sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty.

c. Nếu nhận thức của mọi người không rõ ràng, Ban lãnh đạo không quyết tâm thì rất khó xây dựng thành công VHDN.

1.2. Triển khai đào tạo như thế nào?

a. Người đào tạo: Trưởng phòng nhân sự/Giám đốc/Chuyên gia bên ngoài

b. Phòng nhân sự chịu trách nhiệm duyệt nội dung đào tạo.

c. Tập hợp 1 buổi đào tạo toàn công ty về nhận thức văn hóa doanh nghiệp.

d. Sau lớp đào tạo, phòng nhân sự xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết.

e. Họp phổ biến kế hoạch triển khai xây dựng văn hóa doanh nghiệp với các trưởng bộ phận phòng ban.

f. Yêu cầu các trưởng bộ phận về truyền đạt lại với nhân viên phòng ban.

g. Bộ phận truyền thông nội bộ liên tục đưa các thông điệp truyền thông về việc xây dựng VHDN đến các kênh truyền thông nội bộ.

Bước 2: Khảo sát

2.1. Khảo sát bằng công cụ hoặc phần mềm

a. Phòng nhân sự gửi email tới toàn bộ công ty yêu cầu khảo sát VHDN để biết xu hướng văn hoá hiện tại và mong muốn của DN theo văn hoá C (gia đình), H (văn hoá kỷ luật), M (văn hoá thị trường) hay A (văn hoá sáng tạo).

b. Trong khoảng 3-5 ngày, phòng nhân sự đông đốc trưởng bộ phận nhắc nhở nhân sự phòng ban mình hoàn thành khảo sát.

2.2. Khảo sát nét văn hóa hữu hình và vô hình

a. Phòng nhân sự xây dựng bộ câu hỏi khảo sát văn hóa doanh nghiệp chi tiết theo phân tầng giá trị hữu hình và giá trị vô hình tại công ty.

b. Nội dung bao gồm các điểm chính: Lý tưởng, niềm tin của nhân viên; sứ mệnh của doanh nghiệp; phong cách lãnh đạo, quy trình thủ tục; ngôn ngữ, khẩu hiệu, biểu tượng, nghi lễ, sản phẩm, máy móc, công nghệ…

2.3. Tổng hợp kết quả khảo sát và phân tích

a. Phòng nhân sự khái quát hoá xu hướng văn hoá của công ty hiện tại và văn hóa mong muốn trong tương lai.

b. Các điểm chính cần tổng kết như:

• Những thói quen tốt mà DN cần phát huy
• Những thói quen xấu mà Dn cần phải loại bỏ
• Những đặc trưng trong tính cách DN mà nhiều người đồng tình.

2.4. Báo cáo kết quả phân tích

a. Phòng nhân sự báo cáo kết quả phân tích sơ bộ sau khảo sát.

b. Phòng nhân sự đưa ra định hướng về giá trị cốt lõi công ty trong cuộc họp có sự tham gia của Ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận.

c. Lấy ý kiến của thành viên cuộc họp xem phần nào hợp lý, phần nào chưa hợp lý.

Bước 3: Xây dựng giá trị cốt lõi

3.1. Thành lập team xây dựng giá trị cốt lõi

a. Để tránh đông người nhiều ý kiến, phòng nhân sự nên đề xuất thành lập team xây dựng giá trị cốt lõi.

b. Lưu ý team này cần có sự tham gia của Ban lãnh đạo, phòng nhân sự và người có kỹ năng viết tốt (Giám đốc điều hành, Trưởng phòng nhân sự, Chuyên viên truyền thông nội bộ).

3.2. Đưa ra nguyên tắc xây dựng bản giá trị cốt lõi

Giá trị cốt lõi phải thuộc về DN, là giá trị mà toàn bộ CBCNV mong muốn.

a. Mỗi giá trị cốt lõi có phần nhận thức và phần hành động. Phần nhận thức là định nghĩa giá trị, lý do lựa chọn. Phần hành động là cụ thể hoá của nhận thức.

b. Viết gần gũi và cô đọng. Thông điệp nên viết ngắn để thuộc dễ dàng, chú trọng từ ngữ, câu văn.

3.3. Viết quy trình, phản biện, chỉnh sửa

a. Team VHDN cùng viết về các giá trị cốt lõi theo các nguyên tắc đã thống nhất.

b. Phòng nhân sự tổ chức họp team, mỗi buổi họp bàn, phản biện và chỉnh sửa 1 giá trị cốt lõi.

c. Cuối cùng ra được 1 bản giá trị cốt lõi của công ty đầy đủ.

Bước 4: Truyền thông giá trị cốt lõi

4.1. Họp công ty tuyên bố giá trị truyền thông

a. Bản giá trị cốt lõi sẽ được Ban lãnh đạo duyệt, ký, đóng dấu.

b. Phòng nhân sự gửi bản cứng cho các phòng ban, gửi bản mềm cho mọi người trong công ty.

c. Phòng nhân sự tổ chức họp toàn công ty, Ban lãnh đạo công bố các giá trị cốt lõi.

d. Bộ phận truyền thông nội bộ lên kế hoạch truyền thông các giá trị cốt lõi.

4.2. Gợi ý một số phương pháp truyền thông nội bộ

a. Trang trí văn phòng: thiết kế thông điệp về các giá trị cốt lõi và treo tại công ty.

b. Tổ chức cuộc thi tìm hiểu giá trị cốt lõi

c. Đưa nội dung truyền thông lên các kênh truyền thông: báo nội bộ, facebook, skype…

d. Truyền thông tại các buổi họp công ty hàng tháng

d. Team building xoay quanh các giá trị cốt lõi

Bước 5: Xây dựng kế hoạch hành động

5.1. Kế hoạch hành động theo năm theo giá trị cốt lõi

a. Phòng nhân sự xây dựng KHHĐ toàn công ty theo các giá trị cốt lõi của năm.

b. Xây dựng thêm các chính sách nhân sự nhằm thực thi các giá trị cốt lõi.

5.2. Gợi ý một số hoạt động

a. Xây dựng bộ quy tắc ứng xử dựa trên Bộ giá trị cốt lõi

b. Thành lập Ban văn hoá doanh nghiệp

c. Tổ chức Teambuilding

d. Tổ chức thi hùng biện về VHDN

e. Rà soát quy trình, chỉnh sửa xoay quanh giá trị cốt lõi.

f. Thành lập các quỹ dành cho việc xây dựng VHDN

Khi một lãnh đạo bắt đầu xây dựng một doanh nghiệp, có lẽ điều cuối cùng họ suy nghĩ chính là tạo dựng văn hóa bên trong doanh nghiệp mình. Nhưng văn hóa này có lớn mạnh hay không phụ thuộc vào bộ máy điều hành và cách chèo lái của lãnh đạo.

Cốt lõi của văn hoá doanh nghiệp là tinh thần doanh nghiệp và quan điểm giá trị của doanh nghiệp. Do đó có thể nói văn hóa như là linh hồn của doanh nghiệp. Nói nôm na: Nếu doanh nghiệp là máy tính thì văn hóa doanh nghiệp là hệ điều hành. Vì văn hóa doanh nghiệp phản ánh giá trị, tầm nhìn mà chủ sở hữu muốn tạo ra.

>> Hiện tại, Link Power đang có các chương trình học Online - Offline với nhiều ưu đãi hấp dẫn. Nhanh tay đăng ký ngay để được tư vấn về các Khóa học HRBP