7 Bước Xây Dựng Kế Hoạch Truyền Thông Nội Bộ Hiệu Quả

Kế hoạch truyền thông nội bộ là cách để vận hành và phối hợp giữa các bộ phận tốt hơn. Sự hiệu quả bên trong bộ máy công ty là nền tảng để phát triển mạnh mẽ.

Vậy kế hoạch truyền thông nội bộ là gì? Vai trò cụ thể cũng như cần làm thế nào để xây dựng và tối ưu chiến dịch truyền thông nội bộ ngay từ đầu? Tất cả những thắc mắc này sẽ được giải đáp qua bài viết dưới đây của Vuiapp.vn, hi vọng sẽ nhanh chóng nhận ra định hướng và áp dụng thành công trong mô hình doanh nghiệp của mình.

Kế hoạch truyền thông nội bộ là gì?

Trước tiên, bạn cần phải nắm được định nghĩa truyền thông nội bộ. Hoạt động này nhằm mục đích chia sẻ thông tin về công ty, qua đó nhân viên sẽ nắm bắt và thực hiện công việc tốt hơn. Ưu tiên hàng đầu của quá trình này là đảm bảo sự kết nối hiệu quả giữa:

Kế hoạch truyền thông nội bộ hay được nhắc đến với tên gọi Internal Communications Plan

- Các bộ phận.

- Nhóm đồng nghiệp.

- Những người quản lý.

- Các chi nhánh.

Vì thế, kế hoạch truyền thông nội bộ là việc xây dựng các bước và chiến lược có định hướng. Điều này nhằm nuôi dưỡng văn hóa công ty và sự tương tác mạnh mẽ.

Vai trò của việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ

Bạn có thể sẽ thắc mắc việc xây dựng kế hoạch quan trọng như thế nào? Để biết câu trả lời tốt nhất, chúng ta cần xem xét trước lợi ích của truyền thông nội bộ. Nhiệm vụ chính của hoạt động này là gửi và nhận thông tin.

Kế hoạch đưa ra nhằm đảm bảo truyền thông nội bộ hiệu quả hơn

Nhân viên sẽ không thể cập nhật kịp thời những thay đổi, thông báo.,…nếu thiếu sự liên lạc nội bộ. Bên cạnh vai trò quan trọng này, chúng còn có lợi ích khác như:

- Xây dựng văn hóa.

- Thúc đẩy tương tác giữa những người nhân viên trong cùng hoặc đến từ bộ phận khác nhau.

- Là kênh truyền tải thông tin phản hồi từ nhiều bên.

- Quản lý hiệu quả nguồn thông tin bên ngoài.

- Đơn giản hóa quá trình hợp tác và mối quan hệ cộng sự.

Vậy tại sao xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ lại quan trọng? Chúng giúp cho những lợi ích bên trên được diễn ra suôn sẻ. Điều này thực hiện thông qua việc cung cấp khuôn khổ rõ ràng về:

- Mục tiêu.

- Chiến lược.

- Chiến thuật.

Mọi người sẽ dễ dàng tuân thủ hơn khi mọi vấn đề đều có kế hoạch, quy định cụ thể. Doanh nghiệp không thể thiếu khâu này nếu muốn tạo ra sự vận hành có hệ thống.

7 bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ

Sau khi biết tại sao cần kế hoạch truyền thông nội bộ, bạn nên tìm hiểu cách xây dựng chúng. Mỗi doanh nghiệp hoạt động với quy mô và lĩnh vực riêng. Vì lẽ đó, sự thiết lập sẽ khác nhau với từng đối tượng. Tuy nhiên, đây là nguyên lý cơ bản nhất nên dựa vào.

Đánh giá hiện trạng

Bạn sẽ không biết mình cần có kế hoạch truyền thông nội bộ ra sao nếu thiếu bước này. Đánh giá để biết hệ thống liên lạc bên trong công ty diễn ra thế nào. Dựa vào đó, những điểm mạnh sẽ tiếp tục phát huy trong khi tìm cách hạn chế yếu kém. Khi tiến hành, hãy tự vấn đáp các câu hỏi sau:

Đánh giá điều sẵn có để tạo ra phương hướng cho tương lai

- Tình hình hiện tại của tổ chức là gì?

- Các mục tiêu đang vạch ra và cần hướng đến ra sao?

- Tại sao kế hoạch truyền thông nội bộ trước đó lại được tạo ra?

- Mọi người hiện đang giao tiếp trong tổ chức như thế nào?

- Giao tiếp giữa các nhân viên sẽ giúp đạt được các mục tiêu như thế nào?

Phân tích đối tượng hướng đến

Trong lý thuyết giao tiếp, có hai nhóm ảnh hưởng đến một thông điệp. Đó chính là những người đóng vai trò gửi và người nhận. Thông tin truyền tải chỉ đạt được hiệu quả khi đối tượng trao đi hiểu:

- Kiến thức.

- Kỹ năng giao tiếp.

- Thái độ.

- Kiến thức nền tảng của cá nhân tiếp nhận.

Trong tổ chức sẽ có rất nhiều nhóm đối tượng với nhu cầu, trình độ và đặc điểm khác nhau. Bạn cần xác định chính xác những điều muốn truyền tải hướng đến ai. Bên cạnh đó là tìm cách giải quyết cho bộ câu hỏi chung sau đây:

- Đối tượng hướng đến có suy nghĩ như thế nào?

- Bạn muốn họ làm gì để đạt được kết quả theo kế hoạch truyền thông nội bộ?

- Cách tốt nhất để đạt được kết quả chung tốt đẹp là gì?

Giải đáp được sẽ giúp nhận ra hướng đi tác động đến đối tượng hiệu quả nhất. Qua đó, bạn có thể thực hiện một chút điều chỉnh trong bản kế hoạch để phù hợp với họ.

Thiết lập mục tiêu

Sau khi hiểu tình huống và đối tượng, bạn sẽ tiến hành thiết lập mục tiêu. Khi xây dựng bước này cho kế hoạch truyền thông nội bộ đừng quên quy tắc SMART. Nếu là người lần đầu tiếp cận, bạn có thể hiểu công cụ này như sau:

Đặc điểm của mục tiêu	Câu hỏi tương ứng
S – Specific	Điều chúng ta đang thực sự làm là gì?
M – Measurable	Kết quả hoặc sự thành công của kế hoạch truyền thông nội bộ theo dõi như thế nào?
A – Attainable	Đây có phải mục tiêu hợp lý với đối tượng và hoàn cảnh không?
R – Relevant	Mục tiêu này có giúp hoạt động trong dài hạn không?
T - Time-bound	Thời điểm đạt được kết quả là khi nào?

Xác định chiến lược

Xác định chiến lược – chiến thuật là phần quan trọng trong kế hoạch truyền thông nội bộ. Bởi lẽ, đây là cách để bạn biết mình cần làm gì để hiện thực hóa mục tiêu ở trên. Nhưng trước tiên, độc giả cần phân biệt hai thuật ngữ này:

Kết hợp giữa chiến lược và chiến thuật giúp đạt được kết quả mong đợi

- Chiến lược: Kế hoạch dài hạn để đạt đích đến đã đề ra. Ở trong trường hợp này, đó là xác định cách mà bạn sẽ truyền thông với đối tượng hướng đến.

- Chiến thuật: Chuỗi hành động cụ thể được thực hiện để đạt mục tiêu. Tương ứng với điều trên, bạn sẽ lựa chọn thông điệp cụ thể gửi đi và các kênh thực hiện.

Hai yếu tố này không thể tách rời, luôn luôn có nghĩa vụ bổ sung cho nhau. Giả sử, ban lãnh đạo muốn công ty cập nhật chính sách làm việc mới. Vậy chiến thuật ở đây là đăng lên mạng nội bộ, nơi mọi người truy cập mỗi ngày.

Hành động

Khi đã quyết định các yếu tố trên, hãy bắt động hành động từ kế hoạch truyền thông nội bộ. Nếu những bước trước đó đều xác định đúng, mọi việc sẽ diễn ra suôn sẻ hơn. Trong quá trình này, độc giả cũng nên nhớ đây là một hình thức Marketing trong công ty.

Vì thế, thông điệp đưa ra còn phản ánh văn hóa, dấu ấn riêng của doanh nghiệp. Mọi thông tin truyền tải đi nên cân nhắc cẩn thận để không phá vỡ giá trị vốn có.

Đánh giá kế hoạch

Đánh giá tiến độ của kế hoạch truyền thông nội bộ tương quan trực tiếp đến các mục tiêu SMART. Để xem xét tính hiệu quả, hãy tự hỏi bản thân những câu như:

Kết quả của kế hoạch thành công khi thỏa mãn mục tiêu SMART

- Specific: Mục tiêu đạt được chưa hay bạn đã tìm kiếm một điều gì khác?

- Measurable: Kết quả nhận được có thể đo lường như mong muốn không?

- Attainable: Kỳ vọng của công ty có phải là điều xa tầm với sau một thời gian áp dụng không?

- Relevant: Các kết quả này phù hợp với điều mà doanh nghiệp hướng đến không?

- Time-bound: Có đạt được kết quả vào thời gian đề xuất không?

Sửa đổi

Nếu kế hoạch truyền thông nội bộ chưa đạt hiệu quả, hãy tiếp tục thay đổi. Bạn cần phân tích để xem vấn đề nằm ở đâu trong những bước trên để sửa chữa. Ngược lại, nếu mục tiêu dễ dàng đạt được, doanh nghiệp nên nhắm tới mức độ cao hơn.

Điều quan trọng ở đây là nên có thái độ tiếp nhận đúng đắn, nhìn vào sự thật. Bất kể kết quả của bạn là gì, hãy tìm cách phù hợp để cải thiện.

Trên đây là những phân tích quan trọng giúp thông điệp truyền tải chính xác và phù hợp. Doanh nghiệp nên chú trọng vào khía cạnh này để tạo ra giá trị bền vững. Vuiapp.vn hy vọng rằng kế hoạch truyền thông nội bộ của công ty bạn sẽ sớm thành công.