HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ ...

I. Khái niệm về truyền thông nội bộ

1. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là một thuật ngữ được dịch ra từ tiếng Anh Internal communications, đây là một hoạt động truyền đạt thông tin giữa các thành viên, các phòng ban trong công ty với nhau, nhằm xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ mật thiết giữa các thành viên với nhau, giữa nhân viên và sếp. Đây là công tác mà bất cứ doanh nghiệp, cơ quan, công ty, đoàn thể nào cũng cần có.

2. Ý nghĩa của truyền thông nội bộ

Gắn với ý nghĩa truyền thông thì ngành truyền thông nội bộ chính là quá trình đưa ra những thông tin công việc, truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo công ty tới tất cả nhân viên. Công tác này góp phần quan trọng trong sự gắn kết phát triển của nhân viên với công ty. Nếu truyền thông nội bộ không hiệu quả, các nhân viên truyền thông nội bộ sẽ không nhân thức rõ về yêu cầu công việc, quyền lợi và nghĩa vụ của mình để cống hiến cho sự phát triển của công ty. Ngược lại cấp trên cũng không thể nắm rõ tình hình nhân viên để có những kế hoạch, chiến lược hiệu quả cho công tác quản lý, điều hành công ty.

II. Các bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ

1. Chính sách truyền thông nội bộ (communication policy)

Để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm được các nguyên tắc chính sách sau

• Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho nhân viên về nội dung, kế hoạch, mục đích, mục tiêu truyền thông của đơn vị mình.
• Cung cấp thông tin quan trọng về các hoạt động, sự kiện, hay thành tích nổi bật của đơn vị.
• Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến để cùng xây dựng tổ chức ngày càng vững mạnh. Động viên, thúc đẩy sự sáng tạo, phát triển của họ.
• Có biện pháp xử lý tích cực đối với các vấn đề gây tranh cãi, nhạy cảm hay tiêu cực
• Truyền thông trung thực, hai chiều, thường xuyên giữa cán bộ quản lý và cấp nhân viên.
• Các vấn đề, nội dung quan trọng của công ty phải được truyền thông nhanh chống đến tất cả nhân viên, tuyệt đối không được để thông tin nhân viên nhận được từ kênh truyền thông khác.
• Xây dựng văn hóa khuyến khích tư duy sáng tạo, phát minh, sáng kiến trong doanh nghiệp.
• Nên có chính sách khen thưởng kịp thời từ các cấp quản lý đối với sự tiến bộ của nhân viên.

2. Các bước xây dựng một chiến lược hoàn chỉnh

Bước 1: Đánh giá thực trạng

Một bản đánh giá thực trạng chi tiết sẽ là cơ sở để bạn xây dựng mục tiêu và chiến lược tiếp theo. Kể cả trong trường hợp doanh nghiệp chưa tiến hành hoạt động truyền thông nội bộ nào cụ thể, bạn cũng cần đánh giá được điều đó đang gây ra những vấn đề như thế nào trong doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định đối tượng

Biết được doanh nghiệp đang cần đưa thông tin gì, tới những ai là vô cùng quan trọng. Thông thường việc truyền thông được tiến hành ở phổ rộng trong nội bộ, tuy nhiên ở một vài thời điểm then chốt như doanh nghiệp sắp có sự thay đổi về nhân sự, đặc biệt cần quan tâm đến những đối tượng chịu ảnh hưởng bởi thay đổi.

Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp

Đây chính là điểm cốt lõi nhất của bản kế hoạch. Để việc lên mục tiêu thực sự đạt hiệu quả, bạn cần tuân theo nguyên tắc SMART.

Bước 4: Xác định chiến lược

Chiến lược là các phương pháp, các cách tiếp cận mà bạn sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu của mình. Sẽ có một số người nhầm lẫn giữa chiến lược và kế hoạch hành động, tuy nhiên việc nhìn nhận ở góc độ chiến lược sẽ hạn chế được tình trạng sơ sót.

Bước 5: Xác định kế hoạch hành động

Nếu như chiến lược là phương pháp thì kế hoạch hành động là những việc làm cụ thể mà bạn sẽ triển khai để đưa phương pháp đó vào thực tế.

Bước 6: Đo lường hiệu quả

Đo lường là cách duy nhất để bạn biết được mình có đang đạt đến mục tiêu của mình hay không và có những phương án điều chỉnh hợp lý.

3. Một số hình thức truyền thông nội bộ thực tế

• Bảng tin, Standee: Thường hiệu quả khi muốn truyền thông sự kiện. Chỉ cần in poster rồi dán lên bảng tin thì hầu như mọi nhân viên đều sẽ nhìn thấy.

• Bản tin Email: Hình thức này thường được sử dụng khi muốn thông báo các sự kiện, tin tức hay chính sách mới của doanh nghiệp.

• Radio: Hàng tuần, bạn có thể tổ chức chương trình radio cho các nhân viên khác. Nội dung có thể là lời tâm sự của nhân viên, cập nhật thông tin từ cấp trên, hoặc phát các bài hát theo yêu cầu.

• Tạp chí nội bộ: Khi email chưa phổ biến, tạp chí nội bộ là một trong những phương thức truyền thông nội bộ được sử dụng nhiều nhất. Nội dung tạp chí thường là bài chia sẻ về vấn đề nổi cộm trong tháng, bài phỏng vấn nhân viên trong doanh nghiệp, tổng hợp sự kiện, truyện cười, truyện ngắn,...

• Chương trình tổng kết hàng tuần: Đúng như tên gọi, chương trình này sẽ tổng kết hoạt động, sự kiện, tin tức, vinh danh cá nhân và phòng ban xuất sắc trong tuần. Mỗi tuần sẽ có một MC đến từ các phòng ban khác nhau, cùng mặc đồng phục để chụp ảnh tập thể,…

• Truyền miệng: Nếu biết cách tận dụng, truyền miệng sẽ là một kênh cực kỳ hiệu quả. Bạn có thể thông báo tin tức với trưởng phòng, trưởng nhóm và họ sẽ truyền thông tới nhân viên trong phòng và trong nhóm.

​​​​​​​

• Cuộc thi, trò chơi quy mô nội bộ: Hãy tự sáng tạo ra cuộc thi mà nhiều nhân viên trong doanh nghiệp có thể tham gia được như giải xếp rubik nội bộ, giải poker,... Bạn có thể mang một số gameshow đang hot hiện nay vào thành gameshow nội bộ như The Voice, Vietnam’ Got Talent, Ai là triệu phú, Rung chuông vàng,… Các trang thiết bị hiện đại phục vụ đá FIFA hay Liên minh huyền thoại cũng thuộc top các điều mà nhân viên nam ưa thích.

• Cùng tham gia sự kiện cộng đồng: Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký các sự kiện cộng đồng như Giờ trái đất, Uprace,... rồi kêu gọi nhân viên cùng tham gia. Điều này không chỉ giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên mà còn là cơ hội tuyệt vời để đồng nghiệp cùng hợp tác và thân thiết với nhau.

4. Gợi ý một số cách cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ

a. Xây dựng kênh truyền thông thân thiện với smartphone

Truyền thông nội bộ thời nay không thể nào thiếu smartphone. Với thói quen sử dụng điện thoại ngày một thường xuyên, nhân viên chắc chắn sẽ rất muốn được tiếp cận cổng thông tin của doanh nghiệp thông qua smartphone. Kể cả trong trường hợp bạn xây dựng được một website nội bộ với các bài viết rất tâm huyết và cập nhật thường xuyên, nhưng nếu nó không hỗ trợ trên smartphone thì cũng không hiệu quả. Rất nhiều doanh nghiệp đã và đang bỏ qua vấn đề tuy đơn giản mà lại rất cần thiết này.

Thế nên, hãy đảm bảo rằng kênh truyền thông nội bộ mà bạn cung cấp cho các nhân viên khác có thể truy cập được bằng điện thoại. Từ đó, thông tin có thể đến được với họ dù họ ở bất cứ đâu. Cách này cũng sẽ giúp bạn tương tác với những nhân viên ít khi ngồi một chỗ để làm việc.

• Hãy tận dụng video

Quan sát đời sống hàng ngày, chắc hẳn bạn cũng có thể thấy được video có thể tạo ra sức hút cũng như tương tác lớn đến thế nào. Và nếu nói về các phương tiện dùng để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả, khó có phương tiện nào tốt hơn video ở thời điểm hiện tại. Vậy nên, ngoài những thông tin dạng văn bản, hãy thêm thông tin dạng video hoặc sử dụng video làm một kênh truyền thông của doanh nghiệp.

Đó có thể là video về một ngày làm việc của nhân viên, hoặc phỏng vấn CEO của doanh nghiệp bạn về tầm nhìn sắp tới. Đăng tải hay lưu trữ video với công nghệ thời nay là vô cùng dễ dàng. Hãy tận dụng video thật hiệu quả mọi lúc, mọi nơi.

b. Sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến

Nhân viên không cần lúc nào cũng phải đi công tác và tham gia các cuộc họp để cập nhật thông tin. Các cuộc họp và hội nghị trực tuyến chính là những công cụ mà bạn cần phải khai thác để tiết kiệm chi phí cho truyền thông, trong khi vẫn đảm bảo thông điệp chính xác được truyền đi.

Gọi video qua Skype và các ứng dụng chat video là những cách tuyệt vời để truyền thông xuyên khoảng cách.

c. Mạng xã hội nội bộ

Nghe thì có vẻ chẳng có ích gì khi tạo ra mạng xã hội ở nơi làm việc, nhưng những mạng xã hội như là Facebook Workplace, Slack,.. sẽ cho phép nhân viên trong doanh nghiệp trao đổi với nhau nhanh chóng hơn, thay vì ngồi dài cổ đợi email.

Mạng xã hội nội bộ cũng có thể giúp nhân viên lên lịch và ghi nhớ sự kiện cũng như theo dõi các kênh truyền thông ở nơi làm việc. Cách này cũng rất hiệu quả khi bạn có nhân viên làm việc ở các chi nhánh, địa điểm khác nhau. Nó sẽ giúp bạn dễ dàng kết nối mọi người và mang đến cơ hội hợp tác và cộng tác thuận lợi hơn.

d. Tổ chức sự kiện nội bộ

Ngoài các phương thức truyền thông truyền thống, truyền miệng cũng chính là một cách để thông báo tin tức. Những nhân viên doanh nghiệp mà còn không biết nhau thì chẳng có cơ hội nào để truyền thông như vậy cả.

​​​​​​​

Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn có nhiều phòng ban, một sự kiện nội bộ sẽ là cơ hội tốt để nhân viên giao lưu với nhau. Hãy tổ chức một bữa tiệc, một chuyến du lịch, hay đơn giản là rủ tất cả mọi người đi ăn sau khi tan làm. Những hoạt động như vậy sẽ

4. Kết luận: Truyền thông nội bộ là linh hồn của doanh nghiệp

Giao tiếp có lẽ là hành động mạnh mẽ nhất mà chúng ta thực hiện mỗi ngày: tại nơi làm việc và trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Là những người giao tiếp nội bộ, có thể cảm thấy quá sức khi xem xét có bao nhiêu hình thức khác nhau có thể thực hiện.

Nếu ví một tổ chức/ doanh nghiệp là một cơ thể thì nhân lực chính là thể chất, tinh anh, còn truyền thông nội bộ đóng vai trò như là linh hồn.

Đã đến lúc những người lãnh đạo thay đổi tư duy, bắt kịp xu thế, đẩy mạnh sự quan tâm hơn nữa tới những lợi ích lâu dài mà truyền thông nội bộ mang lại, có như vậy mới phát triển và cạnh tranh được trong môi trường như ngày nay.