Bài 4: Sử Dụng Lịch Làm Việc Một Cách Hiệu Quả Outlook 2010

Để công việc của đạt hiệu quả cao hơn, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu cách sử dụng lịch làm việc một cách hiệu quả hơn trong outlook 2010

1. Căn bản về Outlook Calendar

a. Tạo các mục trong Calendar

Giao diện Calendar trong Outlook 2010.

Không chỉ đơn thuần là phần mềm dùng để gởi nhận email. Outlook còn là một công cụ đắc lực giúp bạn quản lý thời gian làm việc của mình. Bạn có thể thiết lập cho Outlook tự động thông báo lịch làm việc cho bạn theo ngày, tuần hoặc tháng trong phần Calendar (lịch).

Đầu tiên bạn vào mục Calendar trong Outlook bằng cách nhấp vào thanh Calendar bên trái cửa sổ mail.

Lúc này bạn sẽ thấy cửa sổ Calendar hiện ra, click chọn nút Day, Work Week, Week, Month trên thanh công cụ để xem lịch ngày, tuần hoặc tháng. 

Click đôi chọn một thời điểm trong khung Calendar để tạo một lịch hẹn. Cửa sổ Untitled - Appointment xuất hiện để bạn điền thông tin việc cần làm.

Điền tên công việc và nơi thực hiện công việc trong khung Subject và Location.

Chọn mức độ quan trọng của công việc trong khung Label.

Chọn thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc trong khung Start Time và End Time. Nếu là sự kiện cả ngày bạn có thể click chọn dòng All day event.

Để Outlook tự động thông báo khi lịch đến, bạn phải click chọn dòng Reminder. Tốt nhất bạn nên chọn khoảng thời gian thông báo trước 10, 15 hoặc 30 phút... trong khung kế bên.

Nếu bạn muốn Outlook thông báo lịch hẹn bằng âm nhạc bạn có thể click nút biểu tượng hình cái loa để chọn bài nhạc ưa thích. (Chương trình chỉ hỗ trợ nhạc có định dạng đuôi chấm wav.).

 

Cuối cùng nhấp Save and Close để lưu và đóng lại những thiết lập vừa thực hiện. Như vậy, khi có lịch đến Outlook sẽ tự động bật bảng thông báo công việc kèm theo bài nhạc bạn đã chọn.

b. Kiểm tra Calendar

Khi vào Calendar bạn có thể nhìn thấy những nhiệm vụ, lịch các cuộc hẹn hay các sự kiện mà bạn đã tạo ra trong calendar. Cách xem nhiệm vụ trong Calendar:

Nhấn vào biểu tượng lịch.

Click vào một ngày trên lịch, bạn sẽ thấy các nhiệm vụ hoặc các cuộc hẹn mà bạn đã sắp xếp sẽ xuất hiện trên To-Do Bar.

Khi bạn đang tìm ngày tháng trên lịch thì bạn có thể công cụ ở phía trên để di chuyển ngày tháng một cách dễ dàng:

1 Nhấn vào Day, Week, Mooth để nhanh chóng chuyển đổi thời gian ngày tháng muốn xem.

2 Dùng phím mũi tên để di chuyển ngày tháng một cách tiện lợi

3 Có thể cho hiển thị hoặc ẩn ngày phụ thuộc vào cách xem của bạn.

C. Chọn lựa cách lập biểu trong Calendar

Bởi vì các yêu cầu khác nhau, nên bạn phải lập biểu khác nhau cho các yêu cầu đó.

Cuộc hẹn: Một cuộc hẹn cần diễn ra chính xác theo thời gian, do đó ta sẽ lập biểu tại một thời gian.

Cuộc họp: Một cuộc họp xảy ra tại một thời gian, dự kiến, giống như một cuộc hẹn. Sự khác biệt là bạn sẽ mời những người khác bằng cách sử dụng một cuộc họp yêu cầu được gửi qua email.

Sự kiện: Một sự kiện là một hoạt động kéo dài cả ngày dài. Không giống như một cuộc hẹn hoặc cuộc họp, một sự kiện. Với một sự kiện, bạn vẫn có thể có các mục xuất hiện trong lịch trình của bạn cho ngày hôm đó.

Nhiệm vụ: Một nhiệm vụ là một yêu cầu bạn làm gì đó trong một khoảng thời gian, bạn có thể lập biểu nhiệm vụ cho mỗi ngày

d. Tạo các cuộc hẹn

Để nhập một cuộc hẹn, làm theo các bước sau đây:

1 Nhấp biểu tượng Calendar trong Outlook Bar.

Lịch xuất hiện, trình bày các cuộc hẹn của bạn

2 Nhấp nút New trong thanh công cụ ở phần trên cùng của màn hình.

Form New Appointment xuất hiện.

3 Nhấp hộp Subject và nhập một tên cho cuộc hẹn.

Nhập nội dung mô tả cuộc hẹn, chẳng hạn như “Có hẹn với John, Microsoft”.

4 Nhấp tam giác kế bên hộp Start Time.

Một lịch nhỏ xuất hiện

 

e. Tạo lịch cho các cuộc họp

Khi tạo lịch cho cuộc họp, các yếu tố cần phải có là thời gian, thành phần tham dự và địa điểm cuộc họp. Nếu bạn đã thiết lập một cuộc họp, trong khi đó bạn lại có một cuộc họp khác thì nó sẽ báo cho bạn biết hai cuộc họp trùng giờ. Trong một cuộc họp bạn sẽ thấy những:

1 Địa điểm của cuộc họp

2 Tên của cuộc họp

f. Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo

Nếu sử dụng Outlook, bạn có thể kiểm tra thời biểu của mọi người, chọn một khoảng thời gian và đề nghị một thời gian hội thảo mà mọi người có thể tham gia bằng Email.

Để mời một số người tham gia hội thảo, làm như sau:

1 Chọn File > New > Meeting Request (hoặc nhấn Ctrl+ Shift+Q).

Form New Appointment mở ra.

2 Click nút Scheduling.

Trang Attendee Availability xuất hiện. Sử dụng trang Attendee Availability để mời những đồng sự dự một cuộc hội thảo.

3 Một danh sách xổ xuống xuất hiện.

4 Chọn Add from Address Book.

Hộp thoại Select Attendees and resources xuất hiện.

5 Click tên của một người mà bạn muốn mời dự hội thảo.

Tên bạn click được bật sáng để cho thấy bạn đã chọn nó.

6 Click nút Required hoặc Optional phụ thuộc vào việc sự tham dự của người đó có tầm quan trọng đối với cuộc hội thảo như thế nào.

Tên mà bạn chọn xuất hiện trong hộp Required hoặc Optional phụ thuộc vào nút nào bạn click.

7 Lặp lại các bước 5 và 6 cho đến khi bạn đã chọn mọi người mà bạn muốn thêm vào cuộc hội thảo.

Các tên mà bạn chọn xuất hiện trong hộp thoại Select Attendees and Resources

Bạn có thể chọn những bạn bè của bạn và bạn có thể chọn các cuộc hội thảo của bạn.

8 Click OK.

Hộp thoại Select Attendees and Resources đóng lại và các tên mà bạn đã chọn xuất hiện trong Attendee Availability List. Danh sách Attendee Availability cũng cho bạn thấy một sơ đồ về thời biểu của mỗi người để bạn có thể thấy khi nào mỗi người có thời gian rảnh.

9 Thời gian bạn chọn xuất hiện trong hộp Meeting Start Time nằm ở cuối danh sách Attendee Availability. Nếu bạn không thấy một khoảng thời gian mà mọi bạn mời dự cuộc hội thảo của bạn có sẵn, click nút Autopick Next và Outlook sẽ tìm một thời gian hội thảo khả thi cho mọi người.

10 Click nút Appointment.

Trang Appointment xuất hiện với tên của những người mà bạn đã mời dự hội thảo trong hộp To nằm ở phần trên cùng của form.

11 Gõ nhập chủ đề của cuộc hội thảo trong hộp Subject.

12 Nhập bất kỳ thông tin khác mà bạn muốn những người tham dự biết về cuộc hội thảo.

Bạn có thể đưa vào địa điểm hoặc hạng mục.

13 Click Send.

Yêu cầu tham gia hội thảo của bạn được gởi đến thành phần tham dự.

g. Kiểm tra các nhiệm vụ đã tạo ra

Khi tạo ra một nhiệm vụ trong Calendar thì không cần phải được lập kế hoạch cho một thời gian cụ thể trong ngày. Bạn sẽ thấy các khu vực chung khi bạn nhìn vào trong lịch Tuần, Ngày thường xem nhất.

Ví dụ, nếu bạn có một số công việc cần phải làm, chỉ cần nhập công việc đó như là một nhiệm vụ. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, kiểm tra nó. Khi nhiệm vụ hoàn thành trong một ngày xác định sẽ có một danh sách hoàn thành nhiệm vụ hiện thị ngày đó. Trong hình trên: các công việc đã hoàn thành một kiểm tra và đánh dấu một dòng gạch giữa tiêu đề nhiệm vụ và thời gian hoàn thành.

Bạn có thể nhập một nhiệm vụ với ngày dự kiến bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ. Nếu bạn không hoàn thành một nhiệm vụ trước ngày kết thúc, nó sẽ tự động chuyển tiếp và xuất hiện trên những ngày hiện tại cho đến khi bạn hủy bỏ nó hay kiểm tra để điều chỉnh nó.

h. Các ứng dụng ngoài việc gửi Email trong Outlook

Trong Outlook thì Calendar giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. Giúp bạn làm các công việc như: nhắc bạn về thời gian, giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn…

Nói về thời gian, Outlook nhắc nhở bạn về các cuộc họp quan trọng giúp ta luôn luôn chủ động để sắp xếp công việc. Outlook cũng cho phép bạn hiển thị thời gian rảnh của bạn cho người khác biết, để họ có thể xem khi nào bạn sẵn sàng trao đổi công việc với họ.

i. Hiển thị lại các nhiệm vụ

Các nhiệm vụ được nhập sẽ được hiển thị nhiều lần mà bạn không cần phải nhập lại nhiệm vụ đó. Outlook sẽ nhắc nhỡ nhiều lần về nhiệm vụ đó theo ý của bạn. Dưới đây là thanh công cụ điều chỉnh nó.

 j

j. Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ

Khi mở Calendar để xem các mục nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn trong đó. Ta có thể xem lại các chi tiết hoặc thay đổi nó. Để thay đổi ta làm các bước:

Nhấn double vào mục lục, bạn sẽ thấy một thông báo như một trong hình, sẽ có hai lựa chọn:

Open this occurrence: có thể xem hoặc thay đổi nội dung.

Open the series: có thể thay đổi thời gian của toàn bộ mục nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn này

Sau khi chọn Open the series để thay đổi, nhấn vào nút Recurrence sau đó chọn tab Appointment.

Không nên xoá mục nhập theo định kỳ.

Ta có thể điều chỉnh thời gian của của chu kỳ hiển thị mục nhiệm vụ đó.

k. Chọn cách nhắc nhở

Khi bạn tạo ra bất kỳ mục nào trong Calendar (Mục nhiệm vụ hoặc mục thông báo cuộc hẹn), một lời nhắc nhở được thiết lập tự động. Outlook sẽ thông báo cho bạn về cuộc hẹn và các cuộc họp 15 phút trước khi cuộc họp bắt đầu. Trong hình trên thể hiện các bước để thay đổi thời gian nhắc nhở cho bất kỳ mục lịch bằng cách mở các mục nhập và điều chỉnh các cài đặt trong hộp Reminder trên tab Appoiment.

1 Nhấn Double vào cuộc hẹn để mở nó.

2 Chọn thời gian nhắc nhở

3 Một nhắc nhở sẽ xuất hiện ở thời gian xác định.

Các sự kiện sẽ được nhắc nhở tự động, Outlook sẽ thông báo cho bạn về sự kiện 18 giờ trước khi họ bắt đầu. Bạn không thể thay đổi thiết lập tự động này, nhưng bạn có thể sử dụng cùng một bước mà chúng tôi đã hiển thị trong hình để thay đổi lời nhắc cho các sự kiện.

i. Tô màu cho các hạng mục

Làm theo các bước sau đây để thay đổi màu của một hạng mục:

1 Click nút Categories và chọn All Categories.

Hộp thoại Color Categories xuất hiện.

2 Click hạng mục mà bạn muốn gán một màu mới.

Hạng mục bạn chọn được bật sáng.

3 Click nút Color.

Một hộp xổ xuống xuất hiện, hiển thị các màu mà bạn có thể chọn.

4 Chọn màu mà bạn muốn gán.

Màu mà bạn đã chọn xuất hiện thay thế cho màu cũ.

5 Click OK.

Hộp thoại Color Categories đóng lại.

2. Xem và sử dụng nhiều lịch làm việc

a, Tạo một Calendar mới

Để tạo một Calendar mới bạn làm các bước sau:

1 Nhấn nút phải vào Calendar chọn New Calendar

2 Hộp thoại Crete New Folder xuất hiện.

3 Bạn nhập tên cho Calendar muốn tạo sau đó nhấn OK

4 Một Calendar mới sẽ xuất hiện trong mục My Calendar.

b. Quản lý các thư mục cá nhân

 

Sau khi tạo thêm các Calendar mới, các Calendar sẽ xuất hiện trong My calendar. Chúng ta sẽ xem nhiều Calendar theo hình trên.

Muốn xem được lịch của Calendar nào thì bạn đánh dấu check vào một ô trước tiêu đề của Calendar đó. Bên cột hiển thị sẽ thấy được toàn bộ thư mục trong Calendar đó.

Nếu bạn muốn xem hết toàn bộ các Calendar thì chỉ việc đánh dấu hết cho tất cả các Calendar. Khi đó cột hiển thị sẽ thấy được tất cả các Calendar.

Nếu bạn không muốn hiển thị Calendar nào thì chỉ việc bỏ dấu check đi

C. Tạo một cuộc hẹn ở nhiều Calendar

Đôi khi bạn muốn có một cuộc hẹn được để ở hai Calendars khác nhau. Bạn sẽ tạo từng cuộc hẹn trong từng Calendar. Bạn không nên làm cách này vì sao chép một cuộc hẹn từ Calendars này sang Calendar khác rất đơn giản: Trước hết bạn cho hiển thị cả hai Calendars, sau đó dùng phương pháp kéo thả, kéo thư mục chứa cuộc hẹn từ Calendar này và thả vào Calendar kia.

D. Tạo nhóm cho các Calendar trong Navigation Pane

Trước hết phải phân nhóm cho các Calendars mà bạn đã tạo ra theo tên của từng Calendar.

Trong hình trên thể hiện các bước để tạo một nhóm mới và cách di chuyển các Calendar:

1 Click phải vào Calendar, chọn  New  Calendar Group.

2 Nhập tên cho nhóm vừa tạo.

3 Dùng phương pháp kéo thả, kéo các Calendars bạn chọn đưa vào các nhóm vừa tạo ra.

e. Sử dụng và chia sẻ Calendar

Import Calendar 

Outlook không giới hạn cho phép bạn chỉ sử dụng được 1 lịch biểu mà có thể tạo ra nhiều nếu bạn cần. Điều này có lúc rất cần thiết bởi đôi khi bạn muốn phân lịch làm việc riêng biệt giữa công việc với việc cá nhân. Bạn thậm chí có thể sử dụng nhiều lịch biểu để xem và quản lý kế hoạch làm việc của các nhân viên khác nhau. 

Nếu bạn đã có lịch biểu sẵn từ một máy tính  hay một chương trình khác, có thể import nó vào Outlook. Tuy nhiên, phải chắc chắn là bạn export lịch biểu đó ra đúng định dạng Calendar hoặc Calendar. 

Để export dữ liệu từ Outlook ra, không sử dụng trình Import and Export sẵn có mà bạn hãy vào tab Calendar trong Outlook, vào File > Save Calendar. 

 

Trên cửa sổ Save As, kích vào nút More Options để xác định chính xác  loại thông tin mà bạn muốn export. Cuối cùng, lưu nó về định dạng Calendar (.ics). 

Sau khi đã có một file định dạng Calendar hoặc Calendar, bạn có thể đưa thông tin đó vào Outlook bằng một trong 2 phương thức khác nhau. Mở nó như một lịch biểu mới bạn sẽ thấy nó hiển thị như một lịch biểu độc lập. Để mở như một lịch biểu mới, kích vào File > Open > Open Calendar. 

Một phương thức khác bạn có thể sử dụng là Import and Export. Kích vào File > Open >Import, chọn tùy chọn lịch biểu và kích vào Next, tìm và chọn đến file bạn đã export, sau đó chọn phương thức sử dụng. 

 

Thêm các ngày nghỉ lễ vào lịch biểu 

Lịch biểu sẽ không phát huy hết tác dụng khi mà các kỳ nghỉ không đượcđánh dấu sẵn. Mặc dù Microsoft không tự động đưa vào các ngày nghỉ nhưng bạn có thể. Có một cách dễ dàng để làm điều đó là tìm kiếm trênmạng và thêm lịch biểu Internet đã được đánh dấu sẵn đó vào Outlook. 

Một thư mục lịch biểu Internet phổ biển nhất là CalShare.Tuy nhiên, lịch biểu này chỉ đánh dấu những ngày nghỉ lễ của Mỹ, do đó bạn sẽ phải tìm kiếm một lịch biểu phù hợp hơn hoặc tự mình tạo ra lịchbiểu có đánh dấu đầy đủ các ngày nghỉ lễ. 

Chia sẻ lịch biểu với các tài khoản Windows khác 

Để Chia sẻ cùng một file dữ liệu Outlook cho tài khoản khác, trước tiênbạn phải export file đã có vào một thư mục chung để các tài khoảnWindows khác có thể truy cập  (ví dụ như thư mục Public của Vista). Mặc định vị trí đặt các file dữ liệu về Outlook trong Vista là tại: C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\Outlook.Đơn giản bạn chỉ cần copy file này vào một vị trí chung cho toàn bộ tàikhoản. Sau đó đối với mỗi một tài khoản Windows, hãy thêm file dữ liệuđã copy này vào đường dẫn Outlook tương tự như trên và xóa file mặcđịnh đi. 

Chia sẻ lịch biểu thông qua “Share Calendar” 

Nếu sử dụng Outloook cùng với Exchange Server, bạn có thể chọn để Share Calendar cho các đồng nghiệp khác xem. Vd: user2 share calendar cho user1

Chọn account để gởi đi

Nhấp chọn “Request permissionto view recipient‘s Calendar” cho phép user gởi đi trong trong phần To xem calendar.

Khi user1 nhận được email, nhấn vào nút Open this Calendar

Trong mục Calendar user1 sẽ thấy được Calendar của user 2.

Để gán thêm nhiwfu quyền cho user khác trên Calendar, chọn Calendar Permisions, chọn Add thêm user và chỉnh trong phần Permission Level

Chia sẻ lịch biểu thông qua Internet 

Có vài cách để bạn có thể chia sẻ lịch biểu thông qua Internet: 

- Gửi theo file đính kèm qua email: Để thực hiện theo cách này, bạn chỉ cần kích vào link Send a Calendar via E-mail ở phía bên trái chương trình hoặc kích chuột phải vào tab lịch biểu cần gửi và chọn Send via E-mail.Bạn sẽ thấy một email mới được mở ra kèm theo hộp thoại cho phép chọnthông tin lịch biểu muốn gửi. Lưu ý rằng với cách gửi này bạn mới chỉgửi một hình ảnh chụp của lịch biểu và người nhận sẽ không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

- Chia sẻ lên Office Online: Để thực hiện theo cách này, kích chuột phải vào tab lịch biểu muốn chia sẻ  và chọn Publish to Internet > Publish to Office  Online.Trước tiên bạn sẽ được nhắc nhở đăng nhập hoặc tạo một tài khoảnWindows Live. Sau khi đã có một tài khoản hoặc đã đăng nhập, bạn có thểchia sẻ lịch biểu của mình trên trang Office  Online. Bạn có thể xem vàchỉnh sửa lịch biểu online, sau đó gửi nó đến cho những người khác, khiđó lịch biểu sẽ tự động thay đổi trên máy tính của họ khi bạn thực hiệnsự thay đổi. Để truy cập Hình 5: chia sẻ lịch biểu lên Office Online

 

- Chia sẻ thông qua trang WebDAV:Cách này tương tự như Office Online nhưng là thông qua một dịch vụ củabên thứ ba. Để chia sẻ theo cách này, kích chuột phải vào tab lịch biểucần chia sẻ, chọn Publish to Internet > Publish to WebDAV Server 

Ngoài ra, nếu bạn là “fan” ruột của Google, bạn cũng có thể sẽ thích dịch vụ google celendar. Dịch vụ này cho phép bạn đồng bộ hóa google Calendar với lịch biểu củaOutlook và lúc đó bạn có thể sử dụng những tính năng ưa thích của mình.

Tags: microsoft outlook 2010outlook 2010outlooktự học outlooktìm hiểu outlookgửi thư outlookcông cụ outlooktiện ích outlooklưu trữ emaillưu trữ trong outlook