Cách Hẹn Lịch Họp Dùng Calendar Của Outlook - Tinhocmos

Trong công việc, khi phải tổ chức và mời mọi người tham gia cuộc họp, bạn có thể hẹn lịch họp dùng Calendar của Outlook để rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.

Mục lục

• 1 Cách hẹn lịch họp dùng Calendar của Outlook
  • 1.1 Cách 1: Hẹn lịch họp trong Outlook dạng Appointment
  • 1.2 Cách hẹn lịch họp trong Outlook dạng Scheduling
• 2 Cách thay đổi lịch hẹn lịch họp trong Outlook
• 3 Cách hủy cuộc họp trong Outlook
• 4 Lời kết về hẹn lịch họp dùng Calendar của Outlook

Cách hẹn lịch họp dùng Calendar của Outlook

Cách 1: Hẹn lịch họp trong Outlook dạng Appointment

Để đặt lịch họp và gửi thư mời dùng Calendar, trên giao diện của Outlook, bạn mở phần Calendar, tại mục New chọn New Meeting.

Lập tức sẽ hiện ra giao diện sau: hen lich hop dung calendar cua outlook

Ở mục To điền địa chỉ email của những người bạn muốn mời tham dự cuộc họp. hen lich hop dung calendar cua outlook

Ở mục Subject, điền tên/nội dung chính của cuộc họp. hen lich hop dung calendar cua outlook

Ở mục Location, điền địa điểm diễn ra cuộc họp. 

Sang đến phần Start time và End time, nhấn nút mũi tên trỏ xuống để xác định ngày tháng cũng như giờ bắt đầu buổi họp.

Cuối cùng là phần ô trắng phía dưới, bạn có thể điền nội dung email mời họp để gửi cho người tham dự

Trên thanh công cụ, mục Options điều chỉnh thời gian nhắc hẹn. Ví dụ trên hình đang đặt thời gian  nhắc hẹn mặc định là 15 phút trước khi cuộc họp diễn ra.

Sau khi điền xong các thông tin, nhấn nút Send để hoàn thành. Lịch họp sẽ được update trên Calendar của bạn trong Outlook, đồng thời Outlook sẽ gửi mail tới những người tham dự của cuộc họp, đồng thời 15 phút trước cuộc họp sẽ hiển thị thông báo nhắc nhở cho người dùng Outlook.

> Xem thêm: [PowerPoint Tips] Học Kỹ Năng Thuyết Trình Đỉnh Như Steve Jobs – Tại Sao Không?

Cách hẹn lịch họp trong Outlook dạng Scheduling

Sau khi tạo New Meeting, thay vì set lịch họp dạng Appointment như mặc định, bạn có thể click vào Scheduling trên thanh công cụ. Điểm mạnh của tính năng Scheduling là nó giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh về lịch làm việc của mình ̣thời gian rảnh, bận… và tìm ra ngày họp hợp lý nhất. Bạn sẽ được chuyển sang giao diện như sau. hen lich hop dung calendar cua outlook

Sau khi đặt thời gian xong, trong phần Appointment, điền vào ô trắng bên dưới một bức thư mời họp và đính kèm thêm các thông tin cần thiết nếu có. hen lich hop dung calendar cua outlook

Cuối cùng, nhấn nút Send. Sau khi gửi, cuộc họp của họ sẽ được tự động thêm vào lịch làm việc trên Outlook. Outlook sẽ nhắc bạn về buổi họp này 15 phút trước khi bắt đầu, hoặc bạn có thể tự cài đặt thời gian báo họp theo ý mình.

Sau khi làm theo một trong 2 cách trên, người tham dự sẽ nhận được thư mời giống như sau qua Gmail. Họ có thể ấn tham gia (Yes) hoặc không (No) hoặc chưa chắc (Maybe) để báo lại với người tổ chức. Ngoài ra, người tham dự có thể đề xuất thời gian họp mới, hoặc thêm ghi chú bằng cách nhấn vào nút More Options và chọn Propose a new time (đề xuất thời gian mới) hoặc Add note (thêm ghi chú).

> Xem thêm: Gõ Cả Trang Văn Bản Chỉ Trong 10s – Dân Văn Phòng Nhất Định Phải Biết Mẹo Này

Cách thay đổi lịch hẹn lịch họp trong Outlook

Sau khi đã gửi lịch hẹn bằng Outlook, bạn muốn thay đổi lịch hẹn và báo lại cho người tham dự, vậy phải làm thế nào?

Rất đơn giản, bạn chỉ cần vào llijchv click đúp vào lịch họp. Giao diện chỉnh sửa lịch họp hiện ra, bạn điều chỉnh thông tin và nhấn nút Send updates phía tay trái để cập nhật lại lịch họp cho người tham dự.

Cách hủy cuộc họp trong Outlook

Sau khi đã hẹn lịch họp trong Outlook, bạn muốn hủy cuộc họp và bạn muốn cho phép người dự họp biết rằng cuộc họp đã bị hủy:

Lưu ý: hướng dẫn này áp dụng hủy các cuộc họp do bạn đã tổ chức. Chỉ người tổ chức cuộc họp (người gửi yêu cầu họp) có thể gửi bản cập nhật cuộc họp hoặc hủy bỏ.

Vào Calendar tìm cuộc họp cần hủy, nhấn đúp vào cuộc họp để tới giao diện chỉnh sửa.

Trên thanh công cụ, nhấn Cancel Meeting để hủy cuộc họp. Biểu mẫu cuộc họp sẽ thay đổi thành biểu mẫu hủy cuộc họp. Bạn có thể nhập vào phần ô trống phía dưới thông báo cụ thể tới người tham dự rằng cuộc họp đã bị hủy (bước này không bắt buộc nhưng sẽ giúp bạn tránh nhầm lẫn).Bấm nút Send cancellation để gửi thông báo hủy họp.

Vậy là cuộc họp, bao gồm mọi chương trình họp, ghi chú và tệp đính kèm, sẽ bị xóa khỏi Outlook.

Lời kết về hẹn lịch họp dùng Calendar của Outlook

Trên đây là các bước giúp bạn tổ chức một cuộc họp và gửi thư mời cho người tham dự vô cùng nhanh chóng và tiện lợi với Outlook. Để biết thêm nhiều thủ thuật sử dụng phần mềm này, hãy thường xuyên theo dõi mục Kiến thức trên trang web của Trung tâm Tin học văn phòng MOS. 

Nếu bạn đang quan tâm đến những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết và các khóa học tin học văn phòng như Word, Excel, PowerPoint hãy liên hệ với chúng tôi tại Fanpage, Website hoặc hotline 0914444343 để được tư vấn trực tiếp.

Thông tin liên hệ 

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Bài viết cùng chủ đề::

1. Google Calendar nâng cao sự tương thích với Microsoft Exchange
2. 5 điểm vượt trội của Outlook
3. Microsoft thiết kế lại Outlook cho Mac và Windows
4. Cách thêm tài khoản email của bạn vào Outlook 2010
5. Cách chuyển danh bạ từ Gmail vào Outlook