Booking Note/Booking Confirmation, Cách Đọc Hiểu Booking Note

4.5/5 - (13 bình chọn)

Booking note là chứng từ đầu tiên xác nhận quan hệ giữa shipper với hãng tàu, dùng để xác nhận lịch tàu và check các thông tin liên quan tới quá trình vận tải. Bạn đọc quan tâm Booking Note – Booking Confirmation là gì, cách đọc hiểu booking thì đừng bỏ qua bài viết nghiệp vụ này nhé.

Xem thêm:

• Quy trình làm Booking request
• Submit SI

Mục lục nội dung

• 1 Booking Note/Booking Confirmation Là Gì?
• 2 Cách Đọc Booking Confirmation
• 3 Một Số Lưu Ý Khi Lấy Booking Note
  • 3.1 Các Loại Cut-off trên booking

Booking Note/Booking Confirmation Là Gì?

Sau khi người thuê tàu và hãng tàu/FWD đạt được thỏa thuận về giá cước sau khi trao đổi qua điện thoại/email, hãng tàu sẽ gửi xác nhận rằng người thuê tàu đã book được/có containers/ giữ được chỗ trên tàu để chở hàng. Một xác nhận như vậy gọi là booking note hoặc booking confirmation. 

Cách Đọc Booking Confirmation

Khi cầm trên tay một booking confirmation, bạn phải check kĩ những thông tin sau:

• Bên cấp booking (Carrier)
• Số booking (Booking no,)
• Tên tàu, số chuyến (vessel, voy no)

• Port of receipt (POR): Cảng nhận hàng
• Port of loading (POD): Cảng bốc hàng
• Thời gian cut off (closing time) VGM cut-off time, Shipping Instruction cut-off time
• Ngày ETD (thời gian dự kiến tàu đi)/ETA (thời gian dự kiến ngày tàu đến).
• Thông tin cảng bốc hàng (Port of Loading)
• Transship Port – Cảng chuyển tải (nếu có)
• Port Of Discharge (Cảng dỡ hàng)
• Final Destination (Cảng giao hàng cuối cùng)
• COC/SOC

• Shipper (Người gửi hàng) (Forwarder book tàu thay cho người xuất khẩu)
• Service Type/Mode – Phương thức giao nhận (hàng nguyên FCL) Hoặc Stuffing Place (Nơi đóng hàng) với hàng lẻ LCL
• Commodity – Tên hàng
• Qty/Type – Thông tin về container (Số cont, loại cont)
• Thông tin liên hệ với người làm booking của hàng tàu.
• Payment Term: Phương thức thanh toán cước (trả trước hoặc trả sau)
• Partial Load – Bốc hàng từng phần

Một Số Lưu Ý Khi Lấy Booking Note

• Chủ hàng phải căn cứ vào tình hình sản xuất hàng hóa (đã xong hay chưa), cách thức/yêu cầu của nhà vận chuyển nội địa, thời gian cut off CY, thời gian lấy cont rỗng và địa điểm trả cont hàng ở CY để tính toán thời gian lấy booking hợp lý. (Lưu ý: có booking thì mới lấy cont rỗng về kho đóng hàng được).
• Bạn nên chủ động về giờ tàu chạy để hoàn thành thủ tục xuất khẩu và bố trí cho hàng lên tàu sớm. Trên thực tế vẫn thường xảy ra việc nhỡ tàu, rớt tàu, do hàng hóa không đến được hoặc thủ tục không xong kịp trước giờ cắt máng.
• Ngày nay đa số các hãng tàu phát hành booking qua hệ thống điện tử và chủ hàng phải tự submit thông tin lô hàng lên hệ thống của hãng tàu hoặc nhờ FWD làm. Trong vòng 1-2 giờ sau khi submit, hãng tàu sẽ phát hành booking cho chủ hàng.
• Booking confirmation không phải là một Hợp đồng thuê tàu nha. Do đó:
  • Người thuê tàu có quyền hủy Booking mà không cần phải chịu trách nhiệm và chí phí nào với hãng tàu.
  • Hãng tàu cũng có quyền hủy Booking mà không cần phải chịu trách nhiệm và chi phí nào với người thuê tàu vì rất nhiều lý do: tàu quá tải, quá mớn nước, tàu không thể khởi hành,…

Vì vậy, một lời khuyên được đưa ra là các chủ hàng nên làm việc với FWD để khi hãng tàu hủy booking hoặc delay chuyến quá lâu, hoặc làm hàng không kịp thì FWD cũng có thể chủ động có những giải pháp thay thế phù hợp hơn. 

• Chủ hàng có thể chủ động deal với hãng tàu/FWD nếu cảm thấy bất lợi: Nới rộng. gia hạn cut – off CY, thay đổi địa điểm lấy cont rỗng, deal free-time 2 đầu với hãng tàu.
• Người bán nên email (kèm theo file scan) của booking để báo cho người mua biết rằng người bán đã book được tàu rồi.

Các Loại Cut-off trên booking

• Cut-off còn được gọi là Closing time, Dealinetime, Leadtime. Đây là hạn cuối (thường ghi rõ ngày giờ) mà người thuê tàu phải hoàn thành những công việc hoặc submit những thông tin, chứng từ cần thiết cho hãng tàu trước khi tàu chạy. Có nhiều loại cut-off nhưng quan trọng nhất là cut-off CY
• Cut-off S/I: là nội dung mà shipper phải gửi cho hãng tàu để hãng tàu dựa vào đó phát hành B/L cho Shipper.
• Cut-off VGM: là thời hạn cuối mà người xuất khẩu phải gửi Phiếu cân containers về cho hãng tàu.
• Cut-off Doc hay Cut-off draft B/L: là hạn cuối mà shipper phải xác nhận nội dung của B/L nháp với hãng tàu. Sau thời gian này, những khiếu nại, điều chỉnh, sửa đổi của shipper về nội dung của vận đơn sẽ bị charge phí.
• Cut-off CY (Container Yard hay cut-off bãi): là thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải giao hàng đến nơi hạ containers hàng quy định và nhân viên hiện trường làm thủ tục hải quan phải hoàn thành khâu cuối cùng của việc thông qun hải quan hàng xuất đó là “Vào sổ tàu”. Nếu không kịp, sẽ bị rớt hàng, rớt tàu hoặc gọi là rớt cont.

Như vậy, qua bài viết trên đây, mong bạn có được thêm kiến thức về Booking Confirmation/ Booking note. Nếu bạn quan tâm nhiều hơn về các thuật ngữ và kiến thức về logistics. Hãy tham khảo thêm nhiều bài viết trong trang web scvmlk.org nhé.

Chúc bạn thành công!

Ngọc Mai- Tổng hợp và Biên Tập

Xem thêm:

• Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Là Làm Gì? Chia sẻ kinh nghiệm
• Mô Tả Công Việc Của NHÂN VIÊN C&B ( Compensation & Benefits )
• Trung Tâm Kế Toán Hà Nội Lừa Đảo, Cảnh Báo Sự Thật
• Có Nên Học Xuất Nhập Khẩu Online? 5 Lý Do Cần Phải Biết
• Phí Handling Charge Là Gì?