Các Bước Xây Dựng Sơ đồ Quy Trình Bán Hàng Chuyên Nghiệp - Paroda

Mục đích của hoạt động theo sơ đồ quy trình bán hàng là gì? Một sơ đồ quy trình bán hàng có những bước nào? Đó sẽ là những câu hỏi được đặt ra đối với một nhân viên bán hàng mới hay thậm chí là người mới bước chân vào vị trí quản lý bán hàng.

Sơ đồ quy trình bán hàng rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Quy trình này không dừng lại ở hoạt động mua – bán sản phẩm/ dịch vụ giữa người bán và khách hàng. Đó chính là một quá trình được bắt đầu rất lâu từ trước khi khách hàng và nhân viên có sự tiếp xúc với nhau.

Cùng Paroda tìm hiểu sơ đồ quy trình bán hàng là gì và các bước xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng chuẩn cho doanh nghiệp giúp tăng tỉ lệ chuyển đổi khách hàng trong bài viết sau đây nhé!

1. Sơ đồ quy trình bán hàng là gì?

Một quy trình bán hàng (tiếng anh Sales Process) là một nhóm những bước lặp lại được sử dụng bởi đội ngũ Sales để dịch chuyển khách hàng từ khi họ còn là lead cho đến khi là khách hàng cuối cùng. Một sơ đồ quy trình bán hàng tốt giúp nhân viên Sales chốt đơn một cách nhất quán bằng việc theo những bước đã đề ra.

Sơ đồ quy trình bán hàng sẽ gồm các hoạt động:

• Hoạt động phát triển và nuôi dưỡng mối quan hệ giữa khách hàng và người bán.
• Giúp đội ngũ kinh doanh triển khai các chiến lược tiếp thị một cách hiệu quả.
• Tiết kiệm chi phí tìm kiếm khách hàng mới và tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng cũ hơn.
• Thúc đẩy doanh số bán hàng.

2. Tại sao doanh nghiệp nên có một sơ đồ quy trình bán hàng chi tiết?

Khi phân tách việc bán hàng thành nhiều bước cụ thể, bạn có thể xác định rõ hơn đâu là những điểm còn thiếu sót, từ đó có thể cải thiện cho tốt hơn. Ví dụ, doanh nghiệp đã tiếp cận được khách hàng, tuy nhiên không thể trình bày mạch lạc về sản phẩm/ dịch vụ thì bạn cần xem xét lại cách trình bày sao cho đạt hiệu quả nhất.

3. Sơ đồ quy trình bán hàng của doanh nghiệp

Để có thể tạo ra một quy trình bán hàng sẽ tùy thuộc vào tính chất kinh doanh và lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động sẽ có đội ngũ nhân viên và các đại diện bán hàng khác nhau. Tuy nhiên về cơ bản, các bước tiêu chuẩn trong sơ đồ quy trình bán hàng thông thường hầu hết đều được triển khai giống nhau. Bắt đầu từ việc tìm kiếm khách hàng, thu hút khách hàng, bán hàng và xây dựng mối quan hệ lâu dài với họ.

7 bước bán hàng sau đây sẽ giúp bạn tạo ra một sơ đồ quy trình bán hàng chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.

– Bước 1: Chuẩn bị

Bước đầu tiên trong sơ đồ quy trình bán hàng của công ty/ doanh nghiệp đó chính là chuẩn bị. Chúng ta thường nghe câu “Không chuẩn bị là chuẩn bị cho sự thất bại”. Đó chính là nguyên tắc bất di bất dịch của bất cứ ngành nghề, công việc nào. Dù bạn có là chuyên gia trong lĩnh vực bán hàng, bạn cũng không được phép bỏ qua bước này.

Trong sơ đồ quy trình bán hàng, việc đầu tiên bạn cần làm là chuẩn bị một kịch bản chi tiết. Những điều bạn cần phải nắm:

• Thông tin sản phẩm: Muốn bán được hàng, trước tiên bạn cần thực sự hiểu về sản phẩm. Hãy nắm bắt các ưu, nhược điểm để tìm được cách tư vấn hiệu quả.
• Thông tin khách hàng: Việc tiếp theo là cần phải tìm hiểu về người tiêu dùng. Khi xác định được chân dung khác hàng, bạn sẽ có thông tin chi tiết hơn về đặc điểm như giới tính, tuổi tác, thu nhập,… và hiểu hơn về các yếu tố dẫn tới quyết định mua hàng (sở thích và điều họ ghét). Từ đó bạn sẽ biết cách làm sao để chốt sale dễ dàng hơn.
• Kế hoạch bán hàng: Bạn phải lên kế hoạch bán hàng cụ thể, chi tiết nhất để xác định đối tượng khách hàng, khách hàng ở đâu và thời gian tiếp cận như thế nào là hợp lý. Có được kế hoạch rồi bạn hãy tiến hành tìm kiếm danh sách những khách hàng cần phải tiếp cận để tìm kiếm khách hàng tiềm năng, bạn có thể tìm qua internet, đi thực tế, qua bạn bè, người thân, đối thủ,…
• Chuẩn bị các vật dụng liên quan: Bảng báo giá, name card, giấy giới thiệu,… càng thể hiện rõ thông tin, càng tạo được sức hút với người mua.
• Chuẩn bị tác phong chuyên nghiệp: Khách hàng có thể đến vào lúc bạn không ngờ đến, vì vậy luôn chuẩn bị tâm thế sẵn sàng phục vụ, giữ vững tâm lý khi gặp khách hàng tiềm năng.

>> Xem thêm: Chân dung khách hàng là gì? Các bước để vẽ chân dung khách hàng mục tiêu

– Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Sau khi chuẩn bị, từ bước tiếp theo trong sơ đồ quy trình bán hàng chuyên nghiệp của một công ty/ doanh nghiệp chính là tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Tại bước này doanh nghiệp sẽ triển khai hoạt động tìm kiếm khách hàng và xem xét nhu cầu của họ đối với sản phẩm/ dịch vụ. Song song với đó, đội ngũ kinh doanh cũng có thể xem xét đối tượng khách hàng này có khả năng chi trả cho sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp hay không.

Chìa khóa để tìm kiếm khách hàng tiềm năng là biết rõ cần tiếp cận thị trường nào và tiếp cận ai. Không phải ai cũng sẽ mua hàng của bạn. Để trở thành khách hàng, thông thường sẽ phải trải qua 4 giai đoạn:

• Khách truy cập (Visitor): Người biết về sản phẩm/ dịch vụ của bạn.
• Khách hàng tiềm năng (Lead): Người có hứng thú với sản phẩm/ dịch vụ.
• Khách hàng tiềm năng chất lượng (Qualified Lead): Người có những động thái rõ ràng hơn như dùng thử, tương tác với sản phẩm/ dịch vụ.
• Khách hàng (Customer): Người đã mua sản phẩm/ dịch vụ của bạn.

Qua mỗi giai đoạn, số lượng còn lại sẽ ít đi. Không phải cứ 100 khách hàng tiềm năng sẽ có 100 đơn hàng. Vì vậy bạn phải luôn ở trong tâm thế không ngừng tìm kiếm khách hàng mới, điều này sẽ giúp quy trình bán hàng được vận hành liên tục.

Chúng ta có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng qua các phương tiện truyền thông như báo chí, website, sự kiện, xã hội,… Bạn có thể tìm kiếm mọi lúc mọi nơi và với thái độ chân tình quan tâm nhất đến khách hàng. Công việc khai thác khách hàng tiềm năng phải được thực hiện bất cứ khi nào, trong mọi tình huống.

– Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Sau khi đã tìm được khách hàng tiềm năng rồi, chúng ta sẽ đến bước tiếp theo trong sơ đồ quy trình bán hàng của công ty/ doanh nghiệp đó là bước tiếp cận khách hàng đã tìm được ở bước trên.

Giai đoạn này cực kỳ quan trọng, người mua sẽ đánh giá doanh nghiệp/ người bán hàng có chuyên nghiệp, có tâm hay không. Yếu tố này ảnh hưởng rất nhiều đến việc đưa ra quyết định mua hàng. Đừng vội bán hàng ở thời điểm này, điều cần làm là tạo mối quan hệ tốt với khách hàng và tiếp tục thu thập thêm những thông tin cần thiết, từ đó xác định chính xác nhu cầu, mong muốn của họ. Càng hiểu kỹ về người mua, tỷ lệ chốt sale càng cao.

Mỗi người sẽ có cách tiếp cận, trò chuyện khác nhau thông qua các hình thức như email, gọi điện thoại, hay gặp gỡ trực tiếp. Bạn nên tạo dựng được phong cách riêng cho bản thân, đừng sao chép của ai vì chưa chắc sẽ phù hợp với bạn. Càng tự nhiên thì lại càng chiếm được cảm tình của khách hàng, đừng gò bó trong một khuôn khổ nhất định.

Sau khi tiếp cận khách hàng thành công, chúng ta sẽ biết được nhu cầu chính của khách hàng và đánh giá được khách hàng. Điều này được cho là quan trọng của bước tiếp cận khách hàng trong quá trình bán hàng, vì nó sẽ giúp bạn xác định cách cung cấp sản phẩm/ dịch vụ tốt nhất.

Nếu đây là một khách hàng hoàn toàn mới – những người chưa từng sử dụng sản phẩm thì bạn có thể sử dụng một vài chính sách khuyến mãi, quà tặng hay mẫu dùng thử miễn phí để thu hút sự chú ý của đối phương, từ đó hướng họ lên các bước tiếp theo.

– Bước 4: Giới thiệu, trình bày về sản phẩm/ dịch vụ

Đội ngũ nhân viên sẽ trình bày những tính năng nổi trội của sản phẩm/ dịch vụ tới khách hàng mục tiêu của mình, đưa ra những cam kết về đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của khách hàng. 

Khi trình bày, hãy nhớ rằng chỉ tập trung vào “lợi ích của khách hàng nhận được” chứ không phải tính năng của sản phẩm/ dịch vụ. Nếu bạn xem xét sản phẩm/ dịch vụ về khía cạnh nó sẽ mang lại lợi ích gì cho khách hàng thì sự trình bày về sản phẩm/ dịch vụ của bạn sẽ là một cuộc đối thoại trọng tâm và có liên quan với khách hàng chứ không phải là bài độc thoại của riêng bạn khi bạn thao thao bất tuyệt về các tính năng của sản phẩm/ dịch vụ của mình.

Trong cuộc trao đổi, giới thiệu về sản phẩm/ dịch vụ của bạn mà khách hàng cùng tham gia vào, nêu những ý kiến, thắc mắc của họ thì bạn đã thành công được 70%.

Một điểm cần lưu ý nữa trong quá trình giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ chính là phải luôn chân thật. Đừng thần thánh hóa sản phẩm/ dịch vụ của bạn. Nếu khách hàng cảm thấy bản thân bị lừa dối, chẳng những bạn sẽ mất hoàn toàn cơ hội thuyết phục họ, đồng thời sẽ mất luôn một nhóm khách hàng tiềm năng là người thân, gia đình của họ.

Với vai trò là một nhân viên bán hàng, bạn phải thu thập càng nhiều thông tin của khách hàng càng tốt. Do đó, bạn nên hỏi những câu hỏi mở. Câu hỏi mở là những câu hỏi mà người trả lời cần phải trả lời nhiều thông tin hơn là câu hỏi đóng (câu hỏi đóng là câu hỏi bạn chỉ nhận được câu trả lời là “Có” hoặc “Không).

– Bước 5: Giải đáp thắc mắc, báo giá và thuyết phục khách hàng

Sau khi trò chuyện, lấy thêm được thông tin về nhu cầu của khách hàng thì đây là giai đoạn bạn cần giải đáp những thắc mắc ấy, báo giá và thuyết phục họ. Theo tâm lý thông thường, khách hàng sẽ phản đối về giá thành của sản phẩm. Lúc này, cách để thuyết phục họ chính là dựa vào những lợi ích của sản phẩm mang lại sẽ cao hơn rất nhiều so với chi phí bỏ ra. Cần nhấn mạnh vào nhu cầu và sự cấp thiết của khách hàng.

Hãy luôn tin rằng khách hàng tiềm năng sẽ mua và đừng bao giờ nghi ngờ ý định của khách hàng. Thái độ tự tin của bạn sẽ ảnh hưởng đến sự tự tin và thái độ của khách hàng khi đưa ra quyết định. Vì vậy, bạn hãy giúp khách hàng tiềm năng cảm nhận được rằng không hề có vấn đề gì đối với bạn bất kể họ mua hay không (đó là quyết định của họ chứ không phải là quyết định của bạn).

Ví dụ: Anh A là một chủ shop bán hàng gia dụng, anh đang gặp khó khăn trong công tác quản lý bán hàng, vì thế anh A mong muốn tìm một phần mềm quản lý bán hàng tốt để giải quyết công việc hiệu quả. Tuy nhiên, anh đang cân nhắc về chi phí. Để thuyết phục được vị khách này, bạn cần đánh mạnh vào sự cấp thiết, lợi ích của phần mềm mang lại, chẳng hạn “anh không cần bỏ hàng giờ mỗi ngày ra thống kê doanh thu” hay “chi phí mua phần mềm bán hàng chỉ là một phần rất nhỏ trong doanh thu mang lại”.

Bạn hãy giảm nhẹ sự căng thẳng, nhưng cùng lúc ấy, bạn phải làm tất cả mọi điều để giúp họ thấy sản phẩm của bạn sẽ đáp ứng họ như thế nào, hãy chỉ ra lợi ích, lợi ích họ đạt được sẽ nhiều hơn so với chi phí họ bỏ ra.

– Bước 6: Chốt đơn hàng

Bạn đã làm rất tốt ở 5 bước trên trong sơ đồ quy trình bán hàng, giờ là thời điểm quan trọng nhất. Khách hàng đưa ra tín hiệu tốt sau khi nghe bạn thuyết phục và trả lời những thắc mắc. Đây là lúc nhân viên bán hàng tiếp cận họ và đề nghị chốt sale. Tuy nhiên, đây cũng là bước đáng sợ và áp lực nhất đối với tất cả sales khi mới bước vào nghề.

Bởi lẽ chốt sale là quá trình giúp cho khách hàng đưa ra quyết định, nên bạn phải nhớ rằng mọi điều bạn nói trong khi tiếp cận, thuyết minh và trình bày hay báo giá đều phải hướng đến việc chốt sale. Nhân viên bán hàng phải có cái nhìn chính xác về lời nói, cử chỉ, những nhận xét về sản phẩm của khách hàng trong bước tiếp cận với khách hàng.

Paroda xin mách cho bạn một mẹo bán hàng để có thể chốt đơn dễ dàng hơn: 

“Hãy cung cấp cho khách hàng mình những mức chiết khấu, giảm giá khác nhau với những điều kiện khác nhau để họ có sự lựa chọn. Điều này sẽ thôi thúc niềm phấn khích khi được mua hàng của khách hàng hơn”.

>> Xem thêm: Chốt sale là gì? 6 Phương pháp chốt sale hiệu quả trong kinh doanh

– Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau bán hàng

Những nhân viên bán hàng thường mắc sai lầm đó là họ nghĩ sơ đồ quy trình bán hàng đã kết thúc sau khi khách hàng trả tiền và hoàn thành đơn hàng. Tuy nhiên, chất lượng cả quá trình mua hàng và ấn tượng về sản phẩm/ dịch vụ của khách hàng sẽ nằm nhiều ở sự trải nghiệm sau khi mua hàng. 

Bạn đã mất rất nhiều công sức để tìm kiếm khách hàng mới. Vậy tại sao lại không giữ chân họ để tiếp tục mối quan hệ hợp tác có lợi cho cả hai bên? Nếu thiết lập được mối giao hảo với người mua, họ có thể quay trở lại mua hàng, hoặc trở thành một kênh PR miễn phí và có hiệu quả cực kỳ cao cho bạn. Hãy luôn chăm sóc khách hàng sau bán, bạn sẽ luôn là người có lợi nhất.

Một số cách bạn có thể áp dụng:

• Gửi lời cảm ơn đến khách hàng.
• Thu thập lại các ý kiến đánh giá về sản phẩm/ dịch vụ.
• Duy trì tương tác với khách hàng. Bạn có thể hỏi thăm xem họ có khó khăn gì hay cần hướng dẫn hay không?
• Xây dựng đội ngũ chăm sóc khách hàng, để bất cứ khi nào cần thì họ đều được hỗ trợ.

Nếu khách hàng cảm thấy hài lòng sau quá trình mua bán, sẽ dễ dàng để họ quay lại lần sau và gia tăng tỷ lệ thành công cho quy trình bán hàng tiếp theo cũng như ảnh hưởng tích cực đến doanh số trong tương lai.

Trên đây là những chia sẻ về “Hướng dẫn các bước xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng”, các bạn đã biết cách để xây dựng các bước bán hàng tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Trên thực tế để theo dõi sát sao các bước trên thì các doanh nghiệp thường cần đến sự hỗ trợ đắc lực của giải pháp quản lý bán hàng Paroda Sales.

Đó là một công cụ giúp sơ đồ quy trình bán hàng trở nên chuyên nghiệp hơn và giúp công việc của các nhân viên bán hàng cũng như quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Chúc bạn thành công và đừng quên theo dõi Paroda để không bỏ lỡ những kiến thức kinh doanh bổ ích khác nhé.

Đăng ký dùng thử