Kiểm Soát Nội Bộ Trong Quy Trình Bán Hàng - 123Job

Kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mọi công ty, doanh nghiệp. Đây được coi là một bước không thể thiếu để kiểm soát chi phí cho quá trình sản xuất và kinh doanh của mọi công ty. Vậy kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng có những đặc điểm gì?

I. Nội dung kiểm tra khi tiến hành Kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng

Kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng

Để tiến hành kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng hiệu quả, bạn cần biết rõ các nội dung sẽ kiểm tra để thực hiện đầy đủ và chính xác nhất tất cả các giai đoạn trong quá trình tiêu thụ sản phẩm. Các nội dung cần kiểm tra là:

• Các chức năng cơ bản và phổ biến nhất trong quy trình.
• Mục tiêu hình thành quy trình.
• Rủi ro xảy đến với quy trình.
• Các cơ chế kiểm soát được áp dụng.
• Một số rủi ro thường gặp và cơ chế kiểm soát riêng biệt.
• Hệ thống giấy tờ, chứng từ trong cả quy trình.
• Các quy chế về nghiệp vụ bán hàng.

II. Mô hình công ty nghiên cứu

Khi kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng, bạn phải hiểu rõ về mô hình công ty mà bạn đang thực hiện kiểm soát. Vậy bạn phải làm như thế nào để kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng được dễ dàng hơn?

Đầu tiên người nghiên cứu cần hiểu về sản phẩm mà công ty sản xuất, công ty phải có quy mô vừa, và đặc biệt là sản xuất các mặt hàng về công nghệ

Nắm rõ được cơ cấu tổ chức công ty trong công ty nghiên cứu gồm có:

• Hội đồng các thành viên trong ban giám đốc.
• Ban kiểm soát công trình.
• Vị trí Tổng Giám Đốc.
• Phòng kiểm toán nội bộ.
• Bộ phận Marketing và bán hàng.
• Bộ phận Tài chính – Kế toán.
• Bộ phận công nghệ thông tin.
• Bộ phận Hành chính – Nhân sự.
• Bộ phận sản xuất.
• Bộ phận Vật tư – mua hàng.
• Bộ phận Kỹ thuật tổng hợp (điện cơ, điện lạnh, điện dân dụng…).
• Đội xe tải, xe văn phòng.
• Các bộ phận khác như: Kho, quỹ, bảo vệ…

III. Các chức năng cơ bản của Kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng

Các chức năng của Kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng

Kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng thường có 3 chức năng cơ bản là:

• Bán hàng: Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng, xử lý yêu cầu và quyết định bán hàng, chuẩn bị hàng hóa và giao hàng theo yêu cầu.
• Thu tiền: Thu tiền mua hàng của khách hàng trực tiếp, thu tiền nợ và tiền đặt cọc của khách hàng.
• Ghi nhận các phản ánh của khách hàng, đối tác; báo cáo số liệu bán hàng cụ thể.

1. Mục tiêu của quy trình bán hàng

Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng là:

• Bán hàng: bán đúng hàng hóa, bán đủ số lượng, bán kịp thời lúc khách hàng muốn mua
• Thu tiền: thu tiền bằng hình thức nộp trước
• Ghi nhận và báo cáo một cách ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ, dễ hiểu

2. Mục tiêu của chức năng bán hàng

Mục tiêu của việc bán hàng khi kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng là:

• Bán đúng: Đúng khách hàng, đúng giá sản phẩm và đúng mặt hàng.
• Bán đủ: giao đủ số lượng mà khách hàng đã giao dịch.
• Bán kịp thời: giao hàng đúng ngày hẹn.

3. Mục tiêu của chức năng thu tiền

Mục tiêu của việc thu tiền khi kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng là:

• Thu đúng: đúng khách hàng, đúng giá sản phẩm.
• Thu đủ: đủ giá tiền sản phẩm cần phải thu.
• Thu kịp thời: thu trực tiếp hoặc đúng hạn.

4. Mục tiêu của chức năng ghi nhận và báo cáo

Mục tiêu của việc ghi nhận và báo cáo khi kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng là: ghi nhận, báo cáo đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu các thông tin và dữ liệu cần thiết.

5. Rủi ro của quy trình

Rủi ro khi kiểm soát nội bộ trong quy trình bán cũng được đánh giá qua các yếu tố tương tự như mục đích đó là

• Bán hàng: không đúng sản phẩm, không đủ số lượng, không kịp thời điểm.
• Thu tiền: không đúng sản phẩm, không đủ giá tiền, không kịp thời điểm.
• Ghi nhận & báo cáo: không đúng, đủ thông tin cần thiết và dài dòng, khó kiểm soát.

6. Các cơ chế kiểm soát

Khi kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng sẽ xảy ra một số rủi ro, vì vậy doanh nghiệp bạn cần có cơ chế kiểm soát nhất định như:

• Phê duyệt các báo cáo định kỳ.
• Áp dụng mục tiêu vào quản lý.
• Bất kiêm nhiệm các nhiệm vụ ngoài chức năng của mình.
• Có ý thức bảo vệ tài sản chung và riêng của doanh nghiệp.
• Đối chiếu thường xuyên tất cả các chứng từ liên quan.
• Kiểm tra bất thường để xem tình hình thực tế.
• Kiểm tra và theo dõi thường xuyên để nắm bắt tình hình tốt hơn.
• Định dạng trước các giấy tờ quan trọng theo mẫu nhất định.

IV. Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng

1. Một số rủi ro thường gặp

* Trường hợp bán hàng nhưng không thu được tiền do bên khách hàng không trả hoặc trễ hẹn quá lâu:

• Đánh giá uy tín của bên đối tác.
• Duyệt hạn mức tín dụng tối thiểu của khách hàng.
• Phân tích tuổi nợ của khoản nợ đó.
• Xử lý mềm mỏng nếu là bán hàng lần đầu.

* Trường hợp bán hàng lệch giá niêm yết, tính toán sai chiết khấu cho khách hàng:

• Phê duyệt giá bán mới cho khách.
• Cập nhật giá mới trên hệ thống và trên sản phẩm.

* Trường hợp giao hàng trễ hẹn với khách hàng:

• Kiểm tra hàng trong kho trước khi quyết định bán hàng.
• Theo dõi sát sao các đơn đặt hàng tồn đọng.

* Trường hợp giao hàng sai quy cách, phẩm chất và số lượng yêu cầu:

• Đề nghị khách hàng ký duyệt mẫu hàng
• Đối chiếu với đơn đặt hàng
• Đề nghị khách hàng ký bao bì giao nhận hàng

* Trường hợp phát hành sai hóa đơn:

• Phê duyệt hoá đơn bán hàng thường xuyên.
• Đối chiếu các hoá đơn với đơn đặt hàng và chứng từ xuất kho.

* Trường hợp tiền bán hàng bị lạm dụng:

• Đối chiếu công nợ thường xuyên theo định kỳ.
• Thường xuyên đối chiếu các số dư ngân hàng với hóa đơn chi phí.
• Sử dụng nhân sự thu tiền khác nhân sự ghi chép thu tiền.

* Trường hợp sai sót trong khi ghi chép các nghiệp vụ:

• Giao tất cả chứng từ bán hàng để Kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán và bộ phận Kế toán chịu trách nhiệm ghi chép.
• Đối chiếu số lượng hàng bán với số lượng hàng hóa xuất kho trong tồn kho.
• Đối chiếu số tiền thu về với bảng kê từ ngân hàng.

2. Cơ chế kiểm soát phát hiện rủi ro

Để ngăn chặn và xử lý kịp thời các rủi ro khi kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng, bạn cần có cơ chế cụ thể và bám sát vào đó để thực hiện. Dưới đây, chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn một số cơ chế để kiểm soát phát hiện rủi ro hiệu quả nhất khi thực hiện kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng:

- Theo dõi các báo cáo cụ thể về:

• Các đơn hàng chưa được thực hiện, còn đang vướng mắc.
• Các số dư phải thu đã quá hạn lâu ngày.
• Sai lệch số lượng hàng hóa bán ra trên hóa đơn và số lượng hàng hóa xuất kho.

- Đối chiếu doanh số theo bộ phận kế toán với doanh số trên báo cáo bán hàng hàng ngày của bộ phận bán hàng:

• Phân tích tỷ lệ lãi gộp của tất cả hàng hóa.
• Phân tích chuyên sâu về vòng quay hàng tồn kho.
• Giám sát chặt chẽ số ngày thu tiền bình quân trong tháng.

V. Hệ thống các chứng từ căn bản của quá trình bán hàng

Khi kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng, bạn cần phải biết được hết các mẫu chứng từ cụ thể để chuẩn bị trước, trong và sau khi bán hàng. Điều này giúp bạn tổng hợp toàn bộ thông tin, dữ liệu cần thiết giúp việc kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng được thực hiện dễ dàng hơn. Vậy các chứng từ cần thiết khi kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng là gì?

Hệ thống các chứng từ căn bản của quá trình bán hàng

1. Đơn đặt hàng

• Ai là người phát hành đơn đặt hàng: Khách hàng đã phát hành
• Chữ ký cần xuất hiện trong chứng từ và phải có ít nhất là 2 chữ ký trong đó có một chữ ký của Khách hàng và một chữ ký của người có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
• Chữ ký để làm gì: Việc khách hàng ký xác nhận đặt hàng giúp doanh nghiệp có cơ sở để tiến hành sản xuất hàng hóa. Người có thẩm quyền quyết định ký vào đơn đặt hàng để xác nhận và phê duyệt việc bán hàng.
• Số liên đơn đặt hàng là 2 liên được sử dụng trong kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng như sau: 1 liên gốc lưu lại trong bộ phận kế toán để theo dõi thực hiện việc bán hàng cho khách hàng và 1 liên còn lại sẽ chuyển cho bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất hàng hóa.

2. Phiếu xuất kho

• Phiếu xuất kho là chứng từ do Bộ phận bán hàng phát hành.
• Chữ ký trên phiếu xuất kho gồm 5 chữ trong đó: Người lập phiếu xuất kho ký để xác nhận việc lập phiếu; Trưởng bộ phận kho ký với mục đích kiểm tra hàng hóa đã bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, đúng số tiền hay sai sót gì không; Giám đốc doanh nghiệp ký để phê duyệt việc xuất bán hàng hóa ra ngoài; Thủ kho ký nhằm xác nhận xuất hàng hóa; cuối cùng là Khách hàng ký để xác nhận đã nhận hàng.
• Số liên phiếu xuất kho gồm 4 liên sử dụng trong kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng như sau: 1 liên gốc lưu tại bộ phận bán hàng để giám sát, theo dõi doanh thu và công nợ phải thu sau khi xuất hàng. 1 liên được giao cho thủ kho giữ như là lệnh xuất hàng. 1 liên chuyển cho bộ phận kế toán để tổng hợp doanh thu, công nợ, hàng tồn kho… Cuối cùng là 1 liên khách hàng giữ nhằm là cơ sở để đối chiếu với quy trình nhập kho tại kho của khách hàng

3. Hoá đơn của Bộ Tài Chính

• Hóa đơn do bộ phận kế toán lập và giao cho các bộ phận khác sử dụng.
• Trên hóa đơn bao gồm 3 chữ ký, thứ nhất của người viết hoá đơn, ký để xác nhận là người lập hóa đơn. Thứ hai là Thủ trưởng cơ quan, doanh nghiệp ký và đóng dấu để để phê duyệt/xác nhận việc bán và mua hàng là hợp pháp. Cuối cùng là chữ ký của khách hàng nhằm xác nhận việc mua hàng.
• Hóa đơn cần có 3 liên được sử dụng trong kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng như sau: 1 liên gốc (liên có màu tím) để lưu tại bộ phận kế toán phục vụ cho việc theo dõi doanh thu và công nợ hàng hóa. Tiếp theo là 1 liên (liên màu đỏ) sẽ được giao trực tiếp cho khách hàng. Cuối cùng là 1 liên (liên màu xanh) chuyển cho Bộ phận bán hàng để giám sát, theo dõi doanh thu & công nợ phải thu sau khi bán hàng.

4. Phiếu thu

• Bộ phận kế toán là người phát hành phiếu thu cho cơ quan, doanh nghiệp
• Trên phiếu thu bao gồm 3 chữ ký khác nhau, trong đó: chữ ký của người lập phiếu dùng để xác nhận việc lập phiếu, chữ ký của Kế toán trưởng thể hiện việc đã kiểm tra phiếu thu sao cho đạt các tiêu chí: thu đúng, thu đủ, thu kịp thời; Khách hàng ký nhằm xác nhận việc trả tiền hàng hóa – giúp doanh nghiệp có căn cứ để xác minh việc thu tiền là đúng đối tượng
• Số liên cần có của phiếu thu là 3 liên được sử dụng trong kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng như sau: 1 liên gốc được lưu tại bộ phận kế toán để hạch toán giảm công nợ phải thu. Liên tiếp theo giao cho thủ quỹ giữ, được coi như đây là lệnh thu tiền hàng hóa. Cuối cùng là liên giao cho khách hàng giống như một biên bản thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền hàng từ khách hàng.

5. Quy trình nghiệp vụ thể hiện qua chứng từ

Chứng từ sử dụng trong kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng được coi như là bằng chứng bằng giấy tờ về một nghiệp vụ đã phát sinh và đã hoàn thành. Khi kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng thì quy trình nghiệp vụ thể hiện qua chứng từ cụ thể như sau:

• Thông qua các chữ ký của các bên liên quan.
• Thông qua số liên phát hàng của các chứng từ đã giao cho các bên liên quan, sự luân chuyển chứng từ cho các bộ phận trong doanh nghiệp và các cá nhân có thẩm quyền nhận liên chứng từ.

Như vậy kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp có rất nhiều vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các hàng hóa, tài chính, cụ thể như:

• Xác định các chức năng riêng của từng quy trình trong giai đoạn tiêu thụ hàng hóa.
• Đề ra các mục tiêu cần kiểm soát chặt chẽ và thực hiện kiểm soát kịp thời theo từng quy trình.
• Xác định kịp thời những rủi ro có thể xảy ra trong giai đoạn tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp.
• Đưa ra các cơ chế kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng thích hợp với từng giai đoạn.
• Các quy trình được thể hiện qua chứng từ sẽ rõ ràng và dễ kiểm soát hơn.

VI. Kết luận

Qua bài viết này, chúng tôi đã cung cấp cho bạn đọc về kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng là gì và những vấn đề cần lưu ý khi thực hiện việc kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng của mỗi doanh nghiệp. Hy vọng các thông tin bổ ích xung quanh kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng sẽ giúp nhà quản trị doanh nghiệp có thể kiểm soát được công ty của mình tốt hơn. Chúc bạn may mắn và thành công.