Cách Dùng Hàm IF Trong Excel đơn Giản Và Dễ Hiểu Nhất

Hàm IF là một hàm thông dụng trong Excel, cho phép trả giá trị dựa trên điều kiện so sánh logic. Hàm IF có thể sử dụng cùng với nhiều hàm khác nhau để thỏa mãn điều kiện bài toán. Vậy cách dùng hàm IF trong Excel như thế nào? Mời bạn theo dõi nội dung bài viết.  

Cú pháp và ý nghĩa hàm IF trong Excel

Cú pháp hàm IF

IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

Trong đó: 

• logical_test (bắt buộc): Điều kiện bạn muốn kiểm tra.
• value_if_true (bắt buộc): Giá trị bạn muốn trả về nếu kết quả của logical_test là ĐÚNG.
• value_if_false (tùy chọn): Giá trị bạn muốn trả về nếu kết quả của logical_test là SAI.

Được hiểu: 

=IF(Điều kiện, thỏa mãn điều kiện thì trả về giá trị gì, không thỏa mãn thì trả về giá trị gì)

Ví dụ 

=IF(C2>B2,”Vượt quá Ngân sách”,”Trong Ngân sách”)

Trong ví dụ ở trên, hàm IF ở ô D2 cho biết IF(C2 Lớn Hơn B2, thì trả về “Vượt quá Ngân sách”, nếu không thì trả về “Trong Ngân sách”)

Ý nghĩa hàm IF

– Hàm IF cho phép bạn tạo so sánh lôgic giữa một giá trị và một giá trị dự kiến bằng cách kiểm tra điều kiện, rồi trả về kết quả nếu True hay False. Vậy nên nếu một câu lệnh IF có thể có hai kết quả. Kết quả đầu tiên là nếu so sánh của bạn là True, kết quả thứ hai là nếu so sánh của bạn là False.

– Hàm IF đồng thời tạo cơ sở cho nhiều bảng tính nhưng chúng cũng là nguyên nhân cốt lõi của nhiều sự cố bảng tính. Vậy nên tốt nhất là bạn áp dụng câu lệnh IF cho các điều kiện tối thiểu, chẳng hạn như Nam/Nữ, Có/Không… Và cũng hoàn toàn sử dụng hàm IF lồng nhau để cho thêm nhiều điều kiện.

Lưu ý khi sử dụng hàm IF

– Các sự cố thường gặp khi bạn tính toán với hàm IF là:

+ số 0 trong ô: Không có đối số nào cho đối số value_if_true hoặc value_if_False. Để thấy giá trị trả về đúng, thêm văn bản đối số vào hai đối số đó hoặc thêm TRUE hoặc FALSE vào đối số.

+ #NAME?: Lỗi này thường có nghĩa là công thức viết sai chính tả .

Cách sử dụng hàm IF trong Excel 

Ví dụ: Cho bảng điểm dưới đây, với điều kiện là học sinh có điểm trung bình từ 5 trở lên thì đậu, dưới 5 thì thi lại. lập bảng xếp loại cho từng học sinh.

Hướng dẫn sử dụng hàm IF:

Bước 1. Xác định điều kiện >= 5 thì đậu còn < 5 thì thi lại

Bước 2. Áp dụng công thức hàm IF(điều kiện, kết quả đúng, kết quả sai)

Bước 3. Nhập công thức cho ô E2 để xếp loại cho bạn đầu tiên: =IF(D2>=5,”đậu”, “thi lại”)

Bước 4. Nhấn Enter để trả kết quả.

Bước 5. Nhập công thức cho các ô còn lại hoặc kéo dấu + ở góc phải ô đầu tiên đã nhập công thức áp dụng cho toàn cột.

Bước 6. Hoàn tất xếp loại.

Sử dụng hàm IF cho dạng so sánh số: >, < , =

– Việc sử dụng hàm IF với các giá trị số dựa trên việc sử dụng các toán tử so sánh khác nhau để diễn tả các điều kiện của bạn. Bạn sẽ tìm thấy danh sách đầy đủ các toán tử logic được minh họa bằng các ví dụ về công thức trong bảng dưới đây.

Sử dụng hàm IF với nhiều điều kiện

Sử dụng hàm IF, AND

Ví dụ: Bạn có một bảng với kết quả của hai điểm thi. Điểm số đầu tiên, được lưu trữ trong cột A, phải bằng hoặc lớn hơn 20. Điểm thứ hai, được liệt kê trong cột B, phải bằng hoặc vượt quá 30. Chỉ khi đáp ứng cả hai điều kiện trên, học sinh mới vượt qua kỳ thi.

Hướng dẫn:

Điều kiện: Xác định có 2 điều kiện, là giá trị cột A >=20 và giá trị cột B >=30. 

Công thức IF và AND: =IF((AND(B2>=20;C2>=30)), “Đậu”, “Trượt”)

Sử dụng hàm IF, AND, OR

– Cùng với bảng tính trên, khi phải sử dụng cả hai hàm AND và OR cùng một lúc thì sẽ như thế nào? Trong bảng trên, giả sử bạn có các tiêu chí sau để đánh giá điều kiện đạt của học sinh:

Điều kiện 1: cột B> = 20 và cột C> = 25

Điều kiện 2: cột B> = 15 và cột C> = 20

– Nếu một trong các điều kiện trên được đáp ứng thì bạn đó được coi là đã vượt qua, nếu không thì trượt.

Hướng dẫn: 

Điều kiện: Xác định có 2 cắp điều kiện như sau:

Điều kiện 1: cột B> = 20 và cột C> = 25

Điều kiện 2: cột B> = 15 và cột C> = 20

Chỉ cần đáp ứng một trong hai điều kiện là học sinh đậu, vậy nên ta dùng hàm kết hợp. 

Công thức IF, OR, AND: =IF(OR(AND(B2>=20;C2>=25), AND(B2>=15;C2>=20)), “Đậu”, “Trượt”)

Sử dụng hàm IF và AVERAGE

Ví dụ: Cho bảng điểm như hình, xếp loại dựa trên điều kiện, nếu điểm trung bình 2 môn toán và văn từ 7 trở lên thì đạt, thấp hơn thì không đạt.

Hướng dẫn: 

Điều kiện: Điểm trung bình >= 7 thì đạt, thấp hơn thì không đạt. 

Công thức cho ô E2: =IF(AVERAGE(C2,D2) >= 7, “đạt”, “trượt”)

Sử dụng hàm IF và MAX/MIN

– Để tìm điểm cao nhất và thấp nhất, bạn có thể sử dụng kết hợp với các hàm MAX và MIN tương ứng. Giả sử rằng cột F là cột tổng điểm, các công thức dưới đây sẽ như sau:

Công thức để đánh giá người có điểm lớn nhất =IF(F2=MAX($F$2:$F$6), “Tốt nhất”, “”)

Công thức để đánh giá người có điểm thấp nhất =IF(F2=MIN($F$2:$F$6), “Kém nhất”, “”)

Sử dụng hàm IF cho dạng văn bản

VD1 – Công thức hàm IF không phân biệt chữ hoa, chữ thường

– Hàm IF trong excel được mặc định không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. Điều này có nghĩa rằng các biểu thức logic có chứa ký tự không thể phân biệt được kiểu chữ hoa hay thường trong công thức hàm IF. 

– Ví dụ, hàm IF dưới đây trả về giá trị “Yes” hoặc “No” dựa trên trạng thái giao hàng (cột C)

– Công thức: =IF(C2=”delivered”, “No”, “Yes”)

– Kết quả sẽ trả về “No” nếu một ô trong cột C bao gồm từ “Delivered”, còn ngược lại thì sẽ trả về “Yes”. Biểu thức logic “delivered”, “Delivered”, hay “DELIVERED” có giá trị như nhau.

VD2 – Công thức hàm IF phân biệt IN HOA và chữ thường

– Nếu như bạn muốn tạo một biểu thức logic có phân biệt kiểu chữ hoa hay thường thì dùng kết hợp hàm IF với hàm EXACT để cho giá trị đúng với yêu cầu. Bằng cách so sánh hai chuỗi giá trị và trả về TRUE nếu đúng, ngược lại thì trả về FALSE. Mặc dù hàm EXACT có sự phân biệt hoa hay thường nhưng vẫn bỏ qua sự khác biệt về định dạng.

– Công thức: IF(EXACT(C2,”DELIVERED”), “No”, “Yes”)

– Biểu thức logic bạn áp dụng và “DELIVERED” là giá trị văn bản in hoa mà bạn phải hiện thị một cách chính xác tương ứng với cột C.

VD3 – Công thức hàm IF cho ngày tháng

1. Hàm  IF với hàm DATEVALUE

Để hàm IF có thể nhận dạng được ngày tháng trong một biểu thức logic, bạn phải đặt nó trong hàm DATEVALUE như thế này: DATEVALUE(“11/19/2014”). Công thức hoàn chỉnh có dạng như sau:

=IF(C2<DATEVALUE(“11/19/2014”), “Completed”, “Coming soon”)

Như hình trên, công thức hàm IF này đáng giá ngày tháng trong cột C và trả về giá trị “Completed” nếu như trò chơi này diễn tra trước ngày 11 tháng 11, còn ngược lại thì công thức sẽ trả về giá trị “Coming soon”.

Xem thêm: Cách dùng hàm IF trong Excel 

2. Hàm  IF với hàm TODAY()

– Nếu như bạn chỉ muốn đánh dấu trong khoảng hơn 30 ngày tính từ thời điểm hiện tại thì bạn có thể biểu diễn biểu thức logic như sau A2-TODAY()>30. Công thức có dạng: =IF(A2-TODAY()>30, “Future date”, )

– Để chỉ ra những ngày đã diễn ra cách đây hơn 30 ngày, bạn có thể dùng công thức sau: 

=IF(TODAY()-A2>30, “Past date”, “”)

– Nếu bạn muốn có cả hai dấu hiệu trong cùng một cột bạn sẽ cần sử dụng đến hàm IF được lồng ghép như sau:

=IF(A2-TODAY()>30, “Future date”, IF(TODAY()-A2>30, “Past date”, “”))

VD4 – Công thức hàm IF cho dữ liệu và ô trống

– Có những lúc bạn muốn đánh dấu ô dữ liệu hay ô trống nhất định thì bạn cần thực hiện một trong các cách sau:

+ Sử dụng kết hợp hàm IF với ISBLANK

+ Sử dụng các biểu thức logic =”” (bằng ô trống) hoặc <>”” (khác ô trống).

– Ví dụ: Như dữ liệu trong cột C chỉ có được sau khi đã có dữ liệu trong cột B tương ứng với game đã diễn ra thì bạn có thể dùng công thức hàm IF sau để đánh dấu những game đã hoàn thành. 

Công thức: =IF($C2<>””, “Completed”, “”)

Công thức: =IF(ISBLANK($C2)=FALSE, “Completed”, “”)

– Vì không có độ dài chuỗi bằng 0 trong bảng nên cả hai công thức đều trả về kết quả như nhau:

Vậy là với bài viết này, chúng mình đã cùng nhau tìm hiểu về hàm IF trong excel với công thức trong các trường hợp phổ biến, có ví dụ minh họa cụ thể. Hy vọng qua bài viết bạn sẽ thực hành và ứng dụng nó trong công việc và học tập.