Cách Hạch Toán Tk 131 - Phải Thu Khách Hàng Theo Thông Tư 200

Tài khoản phải thu khách hàng - TK 131 là gì? Hướng dẫn hạch toán tài khoản 131 - Phải thu khách hàng theo Thông tư 200 & báo cáo công nợ khách hàng… Anpha sẽ giải đáp tại bài viết này.

Nội dung chính:

• I. Nguyên tắc kế toán phải thu khách hàng
  • 1. Các khoản phải thu là gì?
  • 2. Phân loại các khoản phải thu khách hàng
  • 3. Chứng từ sử dụng trong kế toán phải thu khách hàng
  • 4. Tài khoản sử dụng để theo dõi nợ phải thu khách hàng
• II. Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 131 - Phải thu khách hàng
• III. Các loại báo cáo kế toán công nợ phải thu khách hàng sử dụng
• IV. Đối trừ công nợ đối với đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp
• V. Các câu hỏi thường gặp về tài khoản 131 - Phải thu khách hàng

I. Nguyên tắc kế toán phải thu khách hàng

Trong quá trình kinh doanh, khi doanh nghiệp đã cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán thì sẽ hình thành khoản nợ phải thu. Trong các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp, khoản phải thu của khách hàng thường phát sinh nhiều nhất, tỷ trọng cao và nhiều rủi ro. Do đó, khi quyết định ký hợp đồng bán hàng được phép trả chậm, doanh nghiệp cần xem xét kỹ về khả năng tài chính của khách hàng để tránh tình trạng khách hàng không có khả năng thanh toán.

1. Các khoản phải thu là gì?

Các khoản phải thu là khoản khách hàng chưa thanh toán, bồi thường, cho mượn, ứng trước, tạm ứng, ký quỹ ký cược.

2. Phân loại các khoản phải thu khách hàng

• Nợ phải thu ngắn hạn: Hạn thanh toán trong vòng 12 tháng hoặc trong vòng 1 chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp (nếu chu kỳ kinh doanh dưới 12 tháng);
• Nợ phải thu dài hạn: Hạn thanh toán hơn 12 tháng hoặc dài hơn 1 chu kỳ kinh doanh thông thường (nếu chu kỳ kinh doanh trên 12 tháng);
• Khi phân loại, doanh nghiệp tính từ ngày lập báo cáo tài chính đến ngày đáo hạn, không tính từ ngày phát sinh tăng nợ phải thu.

3. Chứng từ sử dụng trong kế toán phải thu khách hàng

• Hóa đơn bán hàng;
• Phiếu chi (chi hộ khách hàng);
• Phiếu thu (thu tiền hoặc nhận tiền ứng trước);
• Biên bản bù trừ công nợ…

Xem thêm: Quy định về hóa đơn điện tử.

4. Tài khoản sử dụng để theo dõi nợ phải thu khách hàng

Kế toán sử dụng tài khoản 131 - Phải thu khách hàng để theo dõi khoản nợ phải thu của khách hàng.

II. Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 131 - Phải thu khách hàng

1. Trường hợp cung cấp hàng hóa, dịch vụ chưa thu tiền của khách hàng

1.1. Trường hợp các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng khi ghi nhận doanh thu, bao gồm cả thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp:

Nợ TK 131: Tổng giá trị phải thu khách hàng;

Có TK 511: Doanh thu cung cấp hàng hóa, dịch vụ (chưa bao gồm thuế);

Có TK 33311: Thuế giá trị gia tăng phải nộp.

1.2. Trường hợp không tách các khoản thuế phải nộp:

Nợ TK 511: Doanh thu cung cấp hàng hóa, dịch vụ (đã bao gồm thuế);

Có TK 333: Khoản thuế phải nộp nhà nước.

1.3. Trường hợp chuyển nhượng các khoản đầu tư tài chính (chứng khoán) ngắn hạn:

• Trường hợp lãi, kế toán ghi:

Nợ TK 131: Số tiền phải thu khách hàng (giá bán);

Có TK 121: Giá trị mua vào (giá thực tế) của chứng khoán bán ra;

Có TK 515: Số tiền chênh lệch giữa giá mua nhỏ hơn giá bán.

• Trường hợp lỗ, kế toán ghi:

Nợ TK 131: Số tiền phải thu khách hàng (giá bán);

Nợ TK 635: Số tiền chênh lệch giữa giá mua lớn hơn giá bán;

Có TK 121: Giá trị mua vào (giá thực tế) của chứng khoán bán ra.

2. Phải thu khách hàng khi bị trả lại hàng

Nợ TK 5212: Hàng bán trả lại;

Nợ TK 333: Thuế và khoản phải nộp nhà nước;

Có TK 131: Phải thu khách hàng.

3. Phải thu khách hàng các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại

Nợ TK 5211: Các khoản chiết khấu thương mại;

Nợ TK 5213: Các khoản giảm giá hàng bán;

Nợ TK 333: Thuế và khoản phải nộp nhà nước;

Có TK 131: Phải thu khách hàng.

4. Khi khách hàng thanh toán tiền hoặc ứng trước tiền hàng

Nợ TK 111, 112: Thu tiền bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản;

Có TK 131: Số tiền khách hàng thanh toán trước.

5. Khách hàng thanh toán tiền hàng bằng sản phẩm

Nợ TK 153, 153, 156, 155: Nguyên vật liệu, CCDC, hàng hóa, thành phẩm;

Nợ TK 133: Thuế GTGT khấu trừ;

Có TK 131: Phải thu khách hàng.

6. Phải thu khách hàng đối với phí ủy thác

Nợ TK 131: Phải thu khách hàng;

Có TK 5113: Doanh thu dịch vụ phí ủy thác;

Có TK 33311: Thuế phải nộp.

7. Khi khách hàng không thanh toán các khoản phải thu, phải xử lý xóa sổ

Nợ TK 2293: Dự phòng tổn thất các khoản phải thu đã lập;

Nợ TK 6422: Các khoản dự phòng tổn thất chưa lập;

Có TK 131: Phải thu khách hàng.

8. Trả lại tiền thừa khi khách hàng thanh toán dư

Nợ TK 131: Các khoản thu tiền thừa của khách hàng;

Có TK 111, 112: Trả lại tiền thừa bằng tiền mặt, hoặc tiền gửi khách hàng.

9. Hạch toán các khoản phải thu vào cuối kỳ kế toán

Khi nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ thì kế toán xác định lại tỷ giá thực tế tại thời điểm lập báo cáo tài chính để xác định hạch toán, cụ thể như sau:

• Khi có phát sinh lãi tỷ giá:

Nợ TK 131: Số tiền chưa thu của khách hàng;

Có TK 413: Số tiền chênh lệch tỷ giá.

>> Cuối kỳ năm tài chính kế chuyển:

Nợ TK 413: Số tiền chênh lệch tỷ giá;

Có TK 515: Lãi tỷ giá (doanh thu hoạt động tài chính).

• Khi có phát sinh lỗ tỷ giá:

Nợ TK 413: Số tiền chênh lệch tỷ giá;

Có TK 131: Số tiền chưa thu của khách hàng.

>> Cuối kỳ kết chuyển:

Nợ TK 635: Chi phí tài chính chênh lệch từ lỗ tỷ giá;

Có TK 413: Số tiền chênh lệch tỷ giá.

Xem thêm: Hạch toán TK 331 - Phải trả người bán.

III. Các loại báo cáo kế toán công nợ phải thu khách hàng sử dụng

Có 4 loại báo cáo kế toán công nợ phải thu sử dụng, bao gồm:

• Báo cáo bán hàng;
• Báo cáo thu tiền;
• Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu khách hàng;
• Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng.

IV. Đối trừ công nợ đối với đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp

• Các biên bản liên quan, bao gồm:

>> Hợp đồng mua bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, hợp đồng phải được ghi rõ, cụ thể về hình thức thanh toán bù trừ công nợ;

>> Các loại biên bản/chứng từ giao hàng, xuất kho;

>> Hóa đơn giá trị gia tăng - VAT;

>> Các biên bản/chứng từ đối chiếu công nợ của cả 2 bên;

>> Các biên bản/chứng từ bù trừ công nợ đã được 2 bên xác nhận rõ ràng;

>> Các loại chứng từ/biên lai thanh toán số chênh lệch.

• Thời điểm đối trừ:

Hai bên cùng xác định, thỏa thuận thời gian thanh lý hợp đồng để làm biên bản cấn trừ công nợ sau khi giao dịch mua bán sản phẩm hàng hoá đã hoàn tất.

• Cách hạch toán tài khoản 131 - Phải thu khách hàng:

>> Trường hợp số tiền mua hàng lớn hơn số tiền bán hàng:

Nợ TK 331: Số tiền phải thu khách hàng;

Nợ TK 112, 111: Số tiền chênh lệch sau khi cấn trừ;

Có TK 131: Khoản tiền phải thu khách hàng.

>> Trường hợp số tiền mua hàng nhỏ hơn số tiền bán hàng:

Nợ TK 331: Số tiền phải thu khách hàng;

Có TK 131: Khoản tiền phải thu khách hàng;

Có TK 112, 111: Số tiền chênh lệch thu thêm sau khi cấn trừ.

Xem thêm: Hạch toán TK 641 - Chi phí bán hàng.

V. Các câu hỏi thường gặp về tài khoản 131 - Phải thu khách hàng

1. Trường hợp doanh nghiệp không xuất đầy đủ doanh thu bán hàng, thì sẽ bị xử lý như thế nào?

Trường hợp doanh nghiệp bán hàng không xuất hóa đơn đồng nghĩa với việc đang trốn doanh thu, thì sẽ bị phạt ➜ truy thu lại các khoản thuế có liên quan như thuế TNDN, thuế GTGT. Khi đó, doanh nghiệp phải đóng tiền chậm nộp trên số thuế truy thu và bị phạt vi phạm hành chính thông thường với mức 20% trên số tiền chậm nộp.

2. Căn cứ vào đâu để xác định được các khoản phải thu của doanh nghiệp là khoản phải thu cần phải trích lập dự phòng?

Dựa theo nguyên tắc cơ bản, căn cứ để lập dự phòng phải có bằng chứng đáng tin cậy, ví dụ như: doanh nghiệp sắp phá sản, làm ăn không có lợi nhuận hoặc bị tổn thất nặng nề vì các yếu tố khách quan, không có khả năng thanh toán và doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn không thanh toán.

3. Theo quy định thì doanh nghiệp được trích lập mức dự phòng là bao nhiêu?

• Đối với khoản nợ quá hạn mức trích lập cụ thể như sau:

>> Trích lập 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 12 tháng;

>> Trích lập 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 12 tháng đến dưới 24 tháng;

>> Trích lập 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 24 tháng đến dưới 36 tháng;

>> Trích lập 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 36 tháng trở lên.

• Đối với khoản nợ chưa đến hạn:

>> Trích lập trong trường hợp: Có bằng chứng xác định đối tác đã phá sản bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh; đối tác đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử; đang thi hành án;

đang mang bệnh hiểm nghèo (có xác nhận từ bệnh viện) hoặc đã mất hoặc khoản nợ đã được yêu cầu thi hành án nhưng không thể thực hiện được do khách hàng bỏ trốn khỏi nơi cư trú; khoản nợ đã được doanh nghiệp khởi kiện đòi nợ bị đình chỉ giải quyết vụ án thì doanh nghiệp tự dự kiến mức tổn thất không thu hồi được (tối đa bằng giá trị khoản nợ đang theo dõi trên sổ sách kế toán) để trích lập dự phòng.

Trần Thủy - Phòng Kế toán Anpha