Cách Sắp Xếp Và Lọc Dữ Liệu Trong Access

BÀI 5: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG

Nội dung chính Show

• 1. Cập nhật dữ liệu
• a. Thêm bản ghi mới (Record)
• b. Chỉnh sửa
• c. Xóa bản ghi
• 2. Sắp xếp và lọc
• a. Sắp xếp
• 3. Tìm kiếm đơn giản
• 4. In dữ liệu
• a. Định dạng bảng dữ liệu
• b. Xem trước khi in
• c. Thiết đặt trang và in
• Video liên quan

1. Cập nhật dữ liệu

- Cập nhật dữ liệu là thay đổi dữ liệu trong các bảng gồm:

• Thêm bản ghi mới.
• Chỉnh sửa bản ghi.
• Xóa các bản ghi.

a. Thêm bản ghi mới (Record)

- Chọn Insert → New Record hoặc nháy nút  (New Record) trên thanh công cụ rồi gõ dữ liệu tương ứng vào mỗi trường.

- Cũng có thể nháy chuột trực tiếp vào bản ghi trống ở cuối bảng rồi gõ dữ liệu tương ứng.

b. Chỉnh sửa

- Để chỉnh sửa giá trị một trường của một bản ghi chỉ cần nháy chuột vào ô chứa dữ liệu tương ứng và thực hiện các thay đổi cần thiết.

c. Xóa bản ghi

- Chọn bản ghi cần xoá.

- Nháy nút  (Delete Record) hoặc nhấn phím Delete.

- Trong hộp thoại khẳng định xoá, chọn Yes

2. Sắp xếp và lọc

a. Sắp xếp

- Access có các công cụ cho phép sắp xếp các bản ghi theo thứ tự khác với thứ tự chúng được nhập.

- Chọn trường cần sắp xếp trong chế độ hiển thị trang dữ liệu.

- Dùng các nút lệnh  (tăng dần) hay  (giảm dần) để sắp xếp các bản ghi của bảng dựa trên giá trị của trường được chọn.

- Lưu lại kết quả sắp xếp.

b. Lọc

- Access cho phép lọc ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó bằng cách sử dụng các nút lệnh sau đây trên thanh công cụ Table Datasheet:

Lọc theo ô dữ liệu đang chọn

Lọc theo mẫu, điều kiện được trình bày dưới dạng mẫu

Lọc / Huỷ bỏ lọc

• Lọc theo ô dữ liệu đang chọn: Chọn ô rồi nháy nút , Access sẽ lọc ra tất cả các bản ghi có giá trị của trường tương ứng bằng với giá trị trong ô được chọn.
• Lọc theo mẫu: Nháy nút , rồi nhập điều kiện lọc vào từng trường tương ứng theo mẫu, sau đó nháy nút  để lọc ra tất cả các bản ghi thoả mãn điều kiện

- Ví dụ: Để tìm tất cả các học sinh có tên là Hải ta làm như sau:

• Chọn một ô trong cột Ten có giá trị là “Hải”.
• Nháy nút , Access hiển thị danh sách các học sinh có tên là Hải.

3. Tìm kiếm đơn giản

- Để tìm bản ghi trong bảng của Access (chứa một cụm từ nào đó), chuyển con trỏ lên bản ghi đầu tiên rồi thực hiện theo một trong các cách sau:

• Cách 1: Chọn Edit → Find...
• Cách 2: Nháy nút  (Find).
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F.

- Khi đó hộp thoại Find and Replace mở ra. Có thể cung cấp thêm thông tin cho việc tìm kiếm:

- Trong ô Find What gõ cụm từ cần tìm.

- Trong ô Look In:

• Chọn tên bảng (nếu muốn tìm cụm từ đó ở tất cả các trường).
• Hoặc chọn tên trường hiện tại chứa con trỏ.

- Trong ô Match, chọn cách thức tìm kiếm:

• Any Part of Field (tìm tất cả các cụm từ chứa cụm từ cần tìm)
• Whole Field (cụm từ cần tìm là nội dung một ô)
• Start of Field (cụm từ cần tìm phải nằm ở đầu các cụm từ kết quả).

- Nháy nút Find Next để đến vị trí tiếp theo thoả mãn điều kiện tìm kiếm.

4. In dữ liệu

a. Định dạng bảng dữ liệu

- Chọn phông cho dữ liệu bằng cách dùng lệnh Format → Font...

- Đặt độ rộng cột và độ cao hàng bằng cách kéo thả chuột hoặc chọn các lệnh Column Width... (độ rộng cột) và Row Height... (độ cao hàng) trong bảng chọn Format.

b. Xem trước khi in

- Sau khi đã định dạng bảng dữ liệu để in theo ý muốn, nháy nút  hoặc chọn lệnh File → Print Preview để xem trước các dữ liệu định in trên trang.

c. Thiết đặt trang và in

- Thiết đặt trang in tương tự như trong Word gồm xác định kích thước trang giấy và đặt lề bằng lệnh File → Page Setup...

- Chọn lệnh File → Print... để chọn máy in, số bản in và các tham số in khác.

Trong Access 2010 chúng ta có thể tạo ra các truy vấn để lấy ra các thông tin tùy chọn trong các Bảng dữ liệu. Tuy nhiên khi cần phân tích dữ liệu có trong 1 bảng dữ liệu thì công cụ này không thực sự phù hợp. Phân tích dữ liệu có thể được thực hiện trên các bảng (Table), truy vấn (Queries), biểu mẫu (Forms). Bài viết sau sẽ hướng dẫn sử dụng một số công cụ tự động để phân tích dữ liệu trong Access 2010

Phần 1. Sắp xếp dữ liệu.

Sắp xếp dữ liệu có thể được thực hiện trên các bảng, truy vấn. Để sắp dữ liệu, hiển thị bảng hoặc truy vấn (queries) dạng Datasheet View. Các công cụ giúp bạn sắp xếp dữ liệu được hiển thị trong Ribbon có tiêu đề là Sort & Filter trong tab Home

Khi sắp xếp một bảng dữ liệu, mỗi tiêu đề cột hiển thị một nút mũi tên chỉ xuống về phía bên  phải của nó:

Đề sắp xếp dữ liệu bạn phải xác định cột phải sắp xếp. Trong Sort & Filter bạn chọn click Ascending (Tăng dần) hoặc Descending (Giảm dần). Khi bạn đã sắp xếp xong sẽ xuất hiện một mũi tên thể hiện cột đang được sắp xếp như thế nào

Bạn có thể giữ danh sách được sắp xếp trong khi bạn đang thực hiện các thao tác động khác. Nó sẽ vẫn sắp xếp cho đến khi bạn quyết định đặt nó trở lại trạng thái cũ.

Để xóa bỏ trạng thái được sắp xếp bạn thực hiện các cách

- 1. Trong chức năng Sort & Filter chọn nút Clear All Sorts

- 2. Click chuột phải và chọn Remove Sort

Phần 2. Rút trích dữ liệu.

Rút trích và lọc dữ liệu là công cụ cho phép người dùng lấy ra dữ liệu theo một tiêu chuẩn cho trước. Ví dụ: Bạn muốn lọc ra các loại hàng (Category) là HP....

Để lọc và rút trích tự động trong 1 bảng dữ liệu trước hết bạn phải thiết lập bảng ở chế độ data sheet.

Các phương pháp lọc và rút trích

1. Comom Filter:

2. Filter by Selection: dùng để lọc các dòng trong một bảng có giá trị phù hợp với một giá trị đã được chọn.

3. Filter by Form

4. Advanced Filter

Common filters: To filter for specific values or a range of values.

Filter by Selection: To filter all the rows in a table that contain a value that matches a selected value in a row by filtering the datasheet view.

Filter by form: To filter on several fields in a form or datasheet, or if you are trying to find a specific record.

Advanced filter: To filter type where you define custom filter criteria.

2. Filter by Selection.

2.1. Lọc ra các ô trống

Các bước thực hiện:

- Cách 1: Click chuột phải vào cột cần rút trích và chọn  Equals Blank

Cách 2: Click và một ô trống dưới tên cột. Trong  Sort & Filter chọn Selection và chọn Equals Blank.

Kết quả: Sau khi làm xong, bảng dữ liệu sẽ chỉ hiển thị các dòng trống

2.2. Lọc ra các ô có dữ liệu

Các bước thực hiện

- Cách 1: Bạn click chuột phải và một ô trống trên cột và chọn  Does Not Equal Blank.

- Cách 2: bạn click bất kỳ vào một ô trống trong cột.  Trong Sort & Filter click  Does Not Equal Blank.

Sau khi thực hiện xong bảng dữ liệu sẽ chỉ hiển thị các dòng có dữ liệu trong cột được rút trích.

2.3. Xóa bỏ chế độ lọc trong bảng dữ liệu

Khi lọc và rút trích dữ liệu, trong Sort & Filter nút  sẽ sáng lên. ngoài ra nút cũng được sáng lên chứng tỏ bảng đang được lọc và rút trích. Nếu bạn đang thực hiện một thao tác lọc dữ liệu trong bảng mà muốn thực hiện thêm một thao tác lọc nữa thì bạn cần xóa bỏ những tiêu chuẩn đang được thiết lập hiện tại.

Cách thực hiện Click phải vào cột đang lọc và chọn Clear filter from Make.

3. Lọc và rút trích dữ liệu dạng chuỗi (String)

Để lọc hồ sơ hiển thị trong một bảng dữ liệu, đầu tiên bạn cần quyết định những cột giữ các giá trị mà bạn muốn lọc theo. Sau đó:Để có được một danh sách các tất cả các hồ sơ mà tổ chức chuỗi chính xác tương tự như cột của bạn, bạn có thể:

Kích chuột phải vào giá trị trong cột và nhấp vào Equals [Chuỗi cần lọc]

Kết quả của việc lọc và rút trích là bảng dữ liệu sẽ chỉ hiển thị các dòng có dữ liệu giống tiêu chí lọc.

Như vậy, trong phiên bản 2010. Access đã cung cấp thêm nhiều công cụ tự động cho phép người dùng có thể sắp xếp, tìm kiếm, lọc và rút trích dữ liệu một cách nhanh chóng. Ngoài ra còn 1 thao tác là lọc và rút trích nâng cao (AdvandedFilter) CLB Tin học sẽ hướng dẫn trong một bài viết khác.

Chúc bạn thực hiện thành công

Lê Hoàng Anh. CLB Tin học

Page 2

Trang 1 / 50

Page 3

Page 4

Page 5

Page 6

Thứ Ba, 06 Tháng Mười Hai 2011 07:28

Những kí ức về cô tôi không còn nhớ nhiều nữa, vì đã tám năm rồi còn gì. Khi rảnh rỗi tôi hay ngồi trầm ngâm một mình, rồi lục đục tìm mớ kỉ niệm của thời áo trắng ra xem. Nào là cuốn cuốn lưu bút đã nhòe vàng, xấp hình dày cộm, hay mấy tấm thiệp chúc mừng sinh nhật, chúc Tết, Noel… do bạn bè tặng. Nhưng chẳng có bức ảnh nào có cô, cũng không có thứ gì đặc biệt liên quan đến khoảng thời gian của tám năm về trước, duy chỉ có cái băng rôn bé tí rất dễ thương mang dòng chữ “Congratulations” của nhỏ Huỳnh tặng tôi khi học kì đầu tôi được học sinh giỏi. Lúc xem, tôi cứ cười hoài, theo sau đó là những chuỗi ngày học lớp sáu ùa về với bao kỉ niệm thân thương, hình ảnh cô thấp thoáng lướt qua tâm trí tôi, tôi cố nhớ, nhớ gương mặt cô, nhớ bộ áo dài cô hay mặc khi đến lớp và tôi lặng người đi khi ngày hôm ấy, ngày biết tin cô không còn dạy nữa, nỗi xót xa bất chợt quay về.

Page 7

Page 8