Cách Tính Phân Bổ Công Cụ Dụng Cụ - Thời Gian Phân Bổ

Hướng dẫn cách tính phân bổ Công cụ dụng cụ, thời gian phân bổ công cụ dụng cụ, điều kiện ghi nhận CCDC, các phương pháp tính phân bổ cung cụ dụng cụ, cách hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ theo Thông tư 99 và 133 mới nhất hiện nay.

1. Điều kiện ghi nhận công cụ dụng cụ:

Theo điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định: Tiêu chuẩn và nhận biết TSCĐ:

"- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó;

- Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên;

- Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000 đồng (Ba mươi triệu đồng) trở lên."

Như vậy:

- Những Tài sản có giá trị < 30.000.000 hoặc thời gian sử dụng < 1 năm là Công cụ dụng cụ, cụ thể như sau:

Theo điều 25 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định:

"Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ. Vì vậy công cụ, dụng cụ được quản lý và hạch toán như nguyên liệu, vật liệu. Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây nếu không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ thì được ghi nhận là công cụ, dụng cụ:

- Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp;

- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì;

- Những dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ;

- Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng;

- Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc,..."

--------------------------------------------------------------------------------

2. Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ:

Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định Thời gian tính phân bổ Công cụ dụng cụ:

"Đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, ... không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm."

Như vậy: Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ tối đa không quá 3 năm. Nếu quá 3 năm thì chí này sẽ không được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

-----------------------------------------------------------------------------

3. Các phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ:

Theo điều 25 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định:

"- Đối với các công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ khi xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh phải ghi nhận toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.

- Trường hợp công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê xuất dùng hoặc cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán thì được ghi nhận vào Tài khoản 242 “Chi phí trả trước” và phân bổ dần vào giá vốn hàng bán hoặc chi phí sản xuất kinh doanh theo từng bộ phận sử dụng."

Như vậy:

- Những Công cụ dụng cu có giá trị nhỏ thì hạch toán toàn bộ vào Chi phí.

- Những Công cụ dụng cụ có giá trị lớn hoặc liên quan đến nhiều kỳ kế toán thì hạch toán vào 242 và hàng tháng thì phần bổ vào chi phí.

Lưu ý: Khi đưa CCDC vào sử dụng, thì ngày đưa vào sử dụng là ngày bắt đầu tính Phân bổ CCDC.

-------------------------------------------------------------------------------------------

4. Cách hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ:

- Khi mua công cụ dụng cụ về nhập kho:

Nợ TK 153 (Theo thông tư 99 và 133 đều hạch toán như nhau)

Nợ TK 1331

Có TK 111, 112, 331

- Khi xuất CCDC phục vụ cho hoạt động SXKD: Căn cứ vào giá trị của CCDC và thời gian sử dụng, các bạn hạch toán vào Chi phí cho phù hợp:

Nợ TK 623, 627, 641, 642 (Theo TT99 - Nếu giá trị CCDC, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến một kỳ kế toán hoặc các CCDC có giá trị nhỏ khi xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh có thể ghi nhận toàn bộ một lần vào chi phí sxkd)

Nợ TK 154, 642 (Theo TT133 - Nếu giá trị CCDC, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến một kỳ kế toán được tính vào chi phí sxkd 1 lần)

Có TK 153

Nếu CCDC, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến nhiều kỳ kế toán được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh hàng kỳ, ghi:

Nợ TK 242 (Theo thông tư 99 và 133 đều hạch toán như nhau)

Có TK 153

+ Hàng tháng hạch toán phân bổ chi phí vào từng kỳ kế toán:

Nợ TK 623, 627, 641, 642 (Theo TT99 - Nếu giá trị CCDC, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến nhiều kỳ kế toán được phân bổ dần vào chi phí sxkd hàng kỳ)

Nợ TK 154, 642 (Theo TT133 - Giá trị phân bổ dần của CCDC xuất dùng cho hoạt động sxkd) Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Theo TT133 - Giá trị phân bổ dần của CCDC xuất dùng cho thuê)

Có TK 242

---------------------------------------------------------------------------------------

5. Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ:

a, Nếu Giá trị CCDC nhỏ thì các bạn hạch toán luôn vào chi phí của kỳ đó (không phải tính phân bổ)

b, Nếu Giá trị CDCD lớn hoặc thời gian sử dụng nhiều kỳ thì các bạn tính phân bổ như sau:

+) Mức phân bổ hàng năm = Giá trị CCDC / Thời gian phân bổ

- Thời gian phân bổ do DN tự xác định (sao cho phù hợp quy định bên trên và không quá 3 năm).

+) Mức phân bổ hàng tháng = Mức phân bổ hàng năm / 12 tháng

----------------------------------------------------------------------------------------

+) Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ tháng đầu tiên có 2 trường hợp như sau:

- Nếu sử dụng CCDC là ngày mồng 01 của tháng thì các bạn tính Phân bổ CCDC cho cả tháng phát sinh: -> Trường hợp này thì các bạn cũng tính như trên:

Mức phân bổ tháng đầu tiên = Mức phân bổ năm / 12 tháng.

- Nếu sử dụng CCDC từ ngày mồng 02 trở đi thì các bạn cần tính số ngày sử dụng CCDC trong tháng phát sinh, cụ thể như sau: Cách 1:

Số phân bổ ở tháng đầu tiên	=	Mức phân bổ hàng tháng	X	Số ngày sử dụng ở tháng đầu tiên
		Tổng số ngày trong tháng đầu tiên

Cách 2:

Số phân bổ ở tháng đầu tiên	=	Giá trị Công cụ dụng cụ	X	Số ngày sử dụng ở tháng đầu tiên
		Tổng thời gian phân bổ X Tổng số ngày trong tháng đầu tiên

Trong đó: - Số ngày sử dụng ở tháng đầu tiên = Tổng số ngày trong tháng - Ngày bắt đầu sử dụng + 1 -------------------------------------------------------------------------

Ví dụ: Ngày 08/02/2026 kế toán Thiên Ưng mua máy tính trị giá 15.000.000 chưa thuế GTGT 10%. Chi phí vận chuyển là 1.320.000 đã có VAT 10%. (TS này có giá trị < 30tr. Như vậy là CCDC)

- Máy tính này được mua về sử dụng cho bộ phân quản lý (và bắt đầu sử dụng ngày 09/02/2026). - Công ty tự xác định sẽ thực hiện phân bổ trong vòng 02 năm (24 tháng)

Hướng dẫn cách tính phân bổ Công cụ dụng cụ như sau:

Nguyên giá = 15.000.000 + 1.200.000 = 16.200.000 đ.

Hạch toán CCDC khi mua về (ngày 08/02):

Nợ 153: 15.000.000

Nợ 1331: 1.500.000

Có 331: 16.500.000

Nợ 153: 1.200.000

Nợ 1331: 120.000

Có 331: 1.320.000

Khi xuất CCDC sử dụng cho bộ phân quản lý (ngày 09/02):

Nợ 242: 16.200.000

Có 153 : 16.200.000

Tính phân bổ công cụ dụng cụ:

- Mức phân bổ hàng năm = 16.200.000 / 2 = 8.100.000

- Mức phân bổ hàng tháng = 8.100.000 / 12 = 675.000

- Mức phân bổ tháng đầu tiên như sau: Vì ngày sử dụng là ngày 09/02 => Nên ngày bắt đầu tính phân bổ là ngày 09/02/2026:

=> Số ngày sử dụng trong tháng 02/2026 (tháng đầu tiên) = 28 – 9 + 1 = 20 ngày (Vì tháng 02/2026 có 28 ngày).

=> Mức phân bổ tháng đầu tiên: Tính theo Cách 1 bên trên: = (675.000 / 28) x 20 = 482.143 Tính theo Cách 2 bên trên = [16.200.000 / (24 x 28)] x 20 = 482.173

Giải thích:

16.200.000: là Tổng giá trị của CCDC. 24: là Công ty muốn phân bổ cho 02 năm (= 24 tháng). 28: là tháng 02/2026 có 28 ngày.

Chú ý: Vì tháng đầu tiên chúng ta đã tính được số tiền phân bổ là 482.143 => Nên chúng ta sẽ phải tính lại mức mức phân bổ hàng tháng như sau:

= Tổng giá trị (16.200.000) - Giá trị phân bổ tháng đầu tiên (482.143) = 15.717.857

=> Mức phân bổ hàng tháng = 15.717.857 / 23 tháng = 683.385

Giải thích: Vì DN lựa chọn phân bổ 02 năm = 24 tháng, và đã tính mức phân bổ cho tháng đầu tiên rồi, nên trừ đi 01 tháng. Cách hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ như sau:

Ngày 28/02 (Cuối tháng) hạch toán chi phí phân bổ CCDC trong tháng 02:

Nợ 6422: 482.143 (Vì dùng cho bộ phận Quản lý)

Có 242: 482.143

- Các tháng sau, sẽ hạch toán vào chi phí hàng tháng như sau:

Nợ 6422: 683.385

Có 242: 683.385

Như vậy: Sau 23 tháng Tổng số phân bổ là: 683.385 x 23 = 15.717.857 - và tháng đầu tiên là = 482.143

=> Tổng sau 24 tháng phân bổ = 15.734.483 + 465.517 = 16.200.000

------------------------------------------------------------------------------------------------

Ngoài ra các bạn có thể xem thêm Tài khoản 153: Cách hạch toán công cụ dụng cụ

---------------------------------------------------