Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word Có Video Hướng Dẫn

ĐỪNG BỎ LỠ 1 số Sạc dự phòng chất lượng đang giảm giá, số lượng có hạn tại TGDĐ: TRẢ CHẬM 3 THÁNG Xmobile 22.5W T121

Online giá rẻ quá

390.000₫ 800.000₫ -51% TRẢ CHẬM 3 THÁNG AVA+ 12W PJ JP192 190.000₫ 380.000₫ -50% TRẢ CHẬM 3 THÁNG AVA+ 15W DS2107 200.000₫ 400.000₫ -50% Mazer Super Mini 22.5W V2 470.000₫ 940.000₫ -50% TRẢ CHẬM 3 THÁNG AVA+ 12W JP299 190.000₫ 380.000₫ -50% TRẢ CHẬM 3 THÁNG AVA+ 15W JP399

Online giá rẻ quá

250.000₫ 500.000₫ -50% TRẢ CHẬM 3 THÁNG AVA+ 10.5W Q7

Online giá rẻ quá

300.000₫ 590.000₫ -49% TRẢ CHẬM 3 THÁNG Baseus 30W PPCXM10T kèm cáp Type C 750.000₫ 1.450.000₫ -48% TRẢ CHẬM 3 THÁNG Baseus Comet 22.5W PPMD10 kèm cáp Lightning và Type C 600.000₫ 1.100.000₫ -45% Xem thêm sản phẩm Sạc dự phòng

Bạn muốn viết thư mời hay Gmail cho nhiều người nhưng lại phát ngán với việc điền từng tên của mỗi người vào từng phiếu mời. Nhưng bạn đừng lo, mình sẽ hướng dẫn bạn cách viết thư thật nhanh thông qua mail merge trên Word, Excel. Hãy cùng theo dõi nhé.

Bài viết được thực hiện trên máy tính với phiên bản Word, Excel 2016, ngoài ra có thể thực hiện trên các phiên bản Word, Excel 2003, 2007, 2010, 2013 và cả trên MacOS với thao tác tương tự.

I. Mail merge là gì?

1. Định nghĩa

Mail merge (hay còn gọi là chức năng trộn thư) là 1 tính năng soạn thư hàng loạt trong Word. Chức năng này có thể giúp bạn tạo được nhiều thư mời và giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,…

2. Ví dụ

Vấn đề: Bạn muốn viết thư mời cho những người trong công ty đến 1 buổi họp, bạn đã có sẵn dữ liệu về khách mời cũng như mẫu thư mời, nhưng bạn lại phải điền từng tên của khách mời vào từng lá thư. Việc đó sẽ rất tốn thời gian phải không nào.

Giải pháp: Vậy để viết được nhanh hơn thì bạn chỉ cần sử dụng Mail merge để tự động điền tất cả thư trong 1 nốt nhạc.

II. Hướng dẫn cách làm Mail merge trong Word, Excel

1. Hướng dẫn nhanh

• Tạo mẫu danh sách trong Excel và mẫu đơn sẵn có trong Word.
• Vào File Word có mẫu đơn > Tab Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard.
• Ở hộp thoại bên phải > Step 1 chọn cách viết > Step 2 chọn mẫu thư > Step 3 Chọn các dữ liệu từ file Excel > Step 4 chỉnh sửa những phần sai hoặc thiếu > Step 5 điền tên > Step 6 Nhấn vào Edit individual letters... để tạo các mẫu thư hàng loạt bằng Mail merge.

2. Hướng dẫn chi tiết

Lưu ý: Mail merge này chỉ sử dụng được khi có sẵn dữ liệu tên của từng người trong file Excel và có sẵn mẫu thư mời hoặc văn bản trong Word.

Bước 1: Tạo mẫu danh sách trong Excel và mẫu đơn sẵn có trong Word.

Ở đây mình đã chuẩn bị sẵn 2 file dữ liệu:

2 file dữ liệu

Tạo mẫu danh sách trong Excel và mẫu đơn sẵn có trong Word

Bước 2: Vào File Word có mẫu đơn > Nhấn vào thẻ Mailings > Nhấn vào Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard.

Step-by-Step Mail Merge Wizard

Bước 3: Phía bên phải màn hình sẽ hiện ra hộp thoại với tổng cộng 6 Step.

Hộp thoại

Bước 4: Ở Step 1 chọn cách viết cho Mail merge

Trong đó:

• Letters: Kiểu thư mời.
• E-mail messages: Email.
• Envelopes: Phong thư.
• Lables: Thư theo nhãn.
• Directory: Thư theo danh mục.

Nhấn Next

Bước 5: Ở Step 2 chọn mẫu thư cho mail merge.

Trong đó:

• Use the current document: Sử dụng mẫu thư hiện tại bạn đang mở.
• Start from a template: Dùng mẫu thư trong Word (Nếu bạn chưa có mẫu thư nào).
• Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo của bạn mà hiện tại bạn chưa mở.

Viết Thư

Bước 6: Ở Step 3 Chọn các dữ liệu có sẵn từ file Excel đã tạo từ trước bằng cách:

Nhấn vào Browse... > Ở hộp thoại hiện ra chọn file Excel có thông tin khách mời > Nhấn chọn Sheet có chứa thông tin khách mời > Tích chọn bỏ hoặc thêm những thông tin bạn không muốn sử dụng > Nhấn OK.

Bước 7: Ở Step 4 Viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong mail merge nếu bạn chưa viết xong mẫu thư.

Thông thường nếu đã có sẵn mẫu thư thì bước này bạn có thể bỏ qua.

Ở Step 4 Viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong mail merge

Bước 8: Ở Step 5 Điền tên vào các chỗ trống trong mail merge bằng cách:

Nhấn chọn Insert Mail Merge Field > Chọn Trường sẽ lấy.

Mẹo: Nếu bạn muốn bức thư đầu tiên không hiện tên trường mà có Tên khách mời luôn thì chỉ cần nhấn dấu mũi tên ở hộp thoại Step 5 là được.

Step 5 Điền tên vào các chỗ trống trong mail merge

Bước 9: Ở Step 6 Nhấn vào Edit individual letters... để mail merge tự động điền tất cả dữ liệu từ file Excel vào mẫu thư trong Word.

Nhấn vào Edit individual letters... để mail merge tự động điền tất cả dữ liệu

XEM NGAY bộ phần mềm chính hãng sử dụng thả ga tại Thế Giới Di Động: Microsoft 365 Personal chính hãng 990.000₫ 1.490.000₫ -33% Microsoft 365 Family chính hãng 1.490.000₫ 1.990.000₫ -25% Microsoft Office Home 2024 chính hãng 2.290.000₫ 2.990.000₫ -23% Microsoft Windows 11 Home 64-bit chính hãng 3.690.000₫ Microsoft Windows 11 Pro 64-bit chính hãng 5.490.000₫ ESET NOD32 Antivirus chính hãng 170.000₫ ESET Home Security Essential 1 thiết bị chính hãng 290.000₫ ESET Home Security Essential 3 thiết bị chính hãng 320.000₫ 640.000₫ -50% Kaspersky Plus 01 PC chính hãng 320.000₫ Xem thêm sản phẩm Phần mềm

Đó là 9 bước có thể giúp bạn tạo, làm 1 mail merge cực kỳ nhanh chóng và đơn giản, nếu có thắc mắc gì về bài viết hãy để lại bình luận bên dưới, còn nếu thấy hay hãy chia sẻ cho bạn bè cùng xem nhé. Chúc bạn thành công!!