Dùng Mail Merge để Soạn Thư Hàng Loạt Trong MS Word

Có thể bạn quan tâm

Khóa học đã chọn

Home
Lịch khai giảng
- Ngày 13-11-2024
  Tin học văn phòng
- Ngày 13-11-2024
  DevOps Engineer
- Ngày 13-11-2024
  Data Analysis
- Ngày 13-11-2024
  Tin học Quốc tế
- Ngày 13-11-2024
  Lập trình & CSDL
- Ngày 13-11-2024
  Data Science & Machine Learning
- Ngày 13-11-2024
  Kiểm thử phần mềm
- Ngày 13-11-2024
  Internet Marketing
- Ngày 13-11-2024
  Đồ hoạ đa truyền thông
- Ngày 13-11-2024
  Thiết kế website
- Ngày 13-11-2024
  Lập trình di động
- Ngày 13-11-2024
  Mạng máy tính
- Ngày 05-09-2024
  Khóa học cho Thiếu niên
Chương trình đào tạo
- Chương trình đào tạo
- Data Analysis - Microsoft Platform
- Data Analysis - Google Platform
- Chuyên Đề Data Science & Machine Learning
- Data Science and Machine Learning - Version 2024
- Lập trình ứng dụng
- Kiểm thử phần mềm
- Master DevOps Engineer
- Mạng máy tính
- Tin học văn phòng
- Đồ hoạ đa truyền thông
- Tin học Quốc tế
- Digital Painting
- 3D & Xử lý phim
- Thiết kế website
- Internet Marketing
- Lập trình di động
- Khóa học cho Thiếu niên
- Xem tất cả các khóa học
Khóa học nổi bật
- Data Science and Machine Learning Certificate
- Data Analytics Certificate
- Lập trình viên .NET
- Kỹ thuật viên thiết kế đồ họa 2D
- Kỹ năng thiết kế đồ họa
- Ứng dụng CNTT cơ bản
- Ứng dụng CNTT nâng cao
- Data Analysis with Power BI & Azure ML
- Data Analysis Certificate (Excel & PowerBI)
- Data Analysis & Visualization with Power BI (Basic to Advanced)
- Data Analysis & Visualization with Power BI (Basic)
- Advanced Data Analysis with Power BI & SQL
- Data Processing & Analysis with Excel
- Excel Fundamentals for Data Analysis
- Data Preprocessing with VBA
- Data Analysis & Visualization with Excel
- Machine Learning with Azure
- Kể chuyện bằng dữ liệu - Data Storytelling
- Data Analytics Certificate
- SQL for Data Analytics
- Python for Data Analytics
- Data Visualization
- Machine Learning for Data Analytics
- Kể chuyện bằng dữ liệu - Data Storytelling
- Data Science and Machine Learning Certificate Online
- Kể chuyện bằng dữ liệu - Data Storytelling
- Artificial Intelligence and Applications for Business
- Mathematics and Statistics for Data Science
- Computer Vision with Deep Learning
- R Programming for Data Science
- Deep Learning with Python
- Natural Language Processing with Deep Learning
- Data Science and Machine Learning Certificate
- Fundamentals of Python (Python cơ bản)
- Data Manipulation and Visualization with Python
- Fundamentals of Python + Data Manipulation and Visualization with Python
- Database SQL and Data Collection for Data Science
- Data Pre-processing and Analysis
- Machine Learning with Python
- Big Data in Machine Learning
- Đồ án tốt nghiệp Data Science
- Lập trình viên Python
- Lập trình viên mã nguồn mở PHP
- Lập trình viên JavaScript
- Lập trình viên cơ bản Java
- Lập trình viên Java
- Lập trình viên .NET
- Lập trình Python cơ bản
- Lập trình Python nâng cao
- Lập trình Python cơ bản và nâng cao
- Nền tảng & Lập trình hướng đối tượng với C#
- Lập trình C & Cấu trúc dữ liệu
- Lập trình C căn bản
- Lập trình Cấu trúc dữ liệu
- Kỹ thuật lập trình hướng đối tượng với C++
- Lập trình Web HTML5, CSS3, jQuery, Bootstrap
- Lập trình Ứng dụng IoT
- Chuyên viên kiểm thử phần mềm quốc tế
- ISTQB Foundation
- Selenium Automation with Python
- Kiểm thử phần mềm cơ bản
- Master DevOps Engineer
- Automating Linux System Administration
- AWS Essentials for DevOps Engineers
- DevOps Containerization
- Nhập môn Quản trị và An ninh mạng
- Quản trị Hạ tầng mạng (Infrastructure Administrator)
- Quản trị Hệ thống mạng (System Administrator)
- An ninh mạng (Network Security)
- Chứng chỉ Ứng dụng CNTT Cơ bản
- Chứng chỉ Ứng dụng CNTT nâng cao
- Luyện thi Chứng chỉ Ứng dụng CNTT Cơ bản
- Thi tự do Ứng dụng CNTT
- Chuyên viên thiết kế Đồ hoạ & Web
- Chuyên viên thiết kế Đồ hoạ & Digital painting
- Chuyên viên thiết kế Đồ hoạ & Motion graphic
- Chuyên viên thiết kế Đồ hoạ & Nội thất
- Đồ án tốt nghiệp Chuyên viên Đồ Họa ĐTT
- Kỹ thuật viên thiết kế Đồ hoạ 2D
- Kỹ thuật viên thiết kế Đồ hoạ chuyên nghiệp
- Kỹ thuật viên thiết kế hệ thống nhận dạng thương hiệu
- Kỹ năng thiết kế Đồ hoạ
- Kỹ năng thiết kế nâng cao
- Kỹ năng thiết kế sản phẩm (Adobe Illustrator)
- Xử lý ảnh (Adobe Photoshop cơ bản)
- Kỹ năng thiết kế tạp chí điện tử E-Magazine (Adobe Indesign)
- Art Direction (Định hướng sáng tạo)
- Design for Marketing
- Nhiếp ảnh cơ bản
- Thiết kế poster C4D (Cinema 4D)
- Combo Thiết kế truyền thông: Canva & Capcut Masterclass
- Thiết kế truyền thông với Canva (Canva for Social Media)
- Biên tập video nhanh với Capcut (Capcut - All in one video editor)
- Ứng dụng A.I trong thiết kế đồ họa (A.I in Graphic Design)
- THVP chuẩn quốc tế MOS-Word
- THVP chuẩn Quốc Tế MOS-Excel
- THVP chuẩn quốc tế MOS- Powerpoint
- Tin học Quốc tế IC3 Spark (Full Level)
- Tin học Quốc tế IC3 Spark - Computing Fundamentals (Lv1)
- Tin học Quốc tế IC3 Spark - Key Applications (Lv2)
- Tin học Quốc tế IC3 Spark - Living online (Lv3)
- Kỹ thuật viên Digital painting
- Digital painting nhập môn
- Digital painting chuyên nghiệp
- Minh hoạ ứng dụng Illustration
- Kỹ thuật Đồ hoạ chuyển động 2D (Motion graphic 2D)
- Kỹ thuật viên thiết kế 3D nội thất
- Kỹ năng Đồ hoạ 3D nội thất
- Kỹ năng vẽ kỹ thuật AutoCAD 2D & 3D
- Kỹ năng 3Ds Max cơ bản
- Kỹ năng 3Ds Max nâng cao (nội thất)
- Vẽ kỹ thuật AutoCAD 2D
- Vẽ kỹ thuật AutoCAD 3D
- Kỹ năng xử lý & hiệu ứng phim (After Effect & Premiere Pro)
- Kỹ thuật viên thiết kế Website
- Thiết kế giao diện Website toàn phần (Layout Figma + HTML,CSS, JQuery)
- Combo thiết kế Website (HTML-CSS-JQuery, CSS nâng cao, Responsive)
- App mobile design
- Thiết kế giao diện Website với Figma
- Thiết kế Website chuẩn SEO với Wordpress CB
- Chuyên đề SASS+SCSS+CSS Nâng cao và Responsive Web
- Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm - SEO
- Lập trình di động đa nền tảng với Flutter
- Lập trình di động đa nền tảng với React Native cơ bản
- Lập trình di động đa nền tảng với React Native nâng cao
- Lập trình Android
- Lập Trình Game AI - Trải Nghiệm Sáng Tạo với Pygame
- Đồ Họa trẻ em (Design for Kid)
- Kỹ năng Thiết kế & Thuyết trình cho Thiếu Niên (Design & Presentation skills for Teens)
- Thiết kế nhân vật game Pixel Art cho Thiếu niên (Pixel Art Character for Younger)
- Chuyên đề thiết kế: Canva & Capcut Masterclass
- Chuyên đề thiết kế: Canva for Social Media
- Chuyên đề chỉnh sửa video nhanh với Capcut
- Thiết kế video animation
- Tin học quốc tế IC3 Spark - Computing Fudamentals (Level 1)
- Tin học quốc tế IC3 Spark - Key Applications (Level 2)
- Tin học quốc tế IC3 Spark - Living online (Level 3)
Dịch vụ
- Phát triển phần mềm
- Đào tạo theo yêu cầu
- Tư vấn quản lý dự án
- Cung cấp thiết bị - phần mềm
- Quản lý hệ thống mạng tự động - NetMD
- Hệ thống hội nghị truyền hình MobiMeeting
Tin tức
- Blog chia sẻ
- Hội thảo - Workshop
- Thông báo - Quy định
- Sản phẩm Môn học
Hướng dẫn thanh toán
Liên hệ

[Word] Dùng Mail Merge để soạn thư hàng loạt

ngày 17-05-2016

Mail Merge là chức năng soạn thư hàng loạt trong Microsoft Word, được nhiều người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Với Mail Merge, bạn có thể tạo cùng lúc nhiều thư với cùng nội dung nhưng khác nhau ở một vài thông tin.Cụ thể, việc trộn thư trong Word được ứng dụng vào việc tạo thư mời gửi đến đối tác và khách hàng trong công ty, in giấy chứng nhận cho nhiều người chỉ trong một thao tác, viết email thông báo xác nhận thay đổi lương cho nhân viên vào cuối năm… Để bắt đầu sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu (data source). Cụ thể:

Nguồn dữ liệu: thể hiện những nội dung tùy biến khác nhau giữa các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy biến này có thể là họ tên, địa chỉ người nhận, tên doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình bày trong một danh sách dữ liệu. Danh sách này thường là danh bạ (contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table trong Word 2010 hay văn bản bất kỳ có cấu trúc phân loại dữ liệu thật rõ ràng.
Nội dung cơ bản: là những phần giống nhau giữa các thư, chẳng hạn tên và địa chỉ người gửi trên phong bì, nội dung chính của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi. Nội dung cơ bản thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi thể hiện những chi tiết thay đổi lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi chi tiết được gọi là trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng «tên field».
Khi kết hợp nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, giống nhau về nội dung cơ bản nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy biến trong nguồn dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu

2. Tạo danh sách nguồn dữ liệu Trước khi chuẩn bị danh sách này, ta cần hình dung trước phần nội dung cơ bản sẽ có những chi tiết nào cần thay đổi hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, với thư mời thì phần họ tên, danh xưng, chức vụ, tên công ty, địa chỉ hoặc email là các chi tiết thay đổi tùy theo mỗi người nhận. Như vậy, ta sẽ biết được danh sách này cần những dữ liệu nào. Với nguồn dữ liệu là danh bạ, bạn có thể sử dụng Microsoft Outlook để xuất danh bạ hoặc dùng chính Excel để thể hiện dữ liệu thật chính xác. Danh sách nguồn dữ liệu được chia thành các cột khác nhau như họ tên, địa chỉ, tên công ty… và mỗi hàng là một người nhận được nhập đầy đủ các thông tin tương ứng theo cột. Bạn cũng có thể nhập liệu trực tiếp tại tab Mailings, chọn Select Recipients -> Type New List. Tuy nhiên, một nguồn dữ liệu Excel hoặc danh bạ Outlook sẽ tiện hơn rất nhiều trong thao tác (Tương tự như nhập liệu trực tiếp nhưng chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).

Trong trường hợp bạn muốn cập nhật hay điều chỉnh dữ liệu, bạn luôn có thể chọn Edit Recipient List trên tab Mailings để xuất hiện hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file dữ liệu và nhấn Edit để sửa lại một số chi tiết.

3. Soạn nội dung chính Bạn cần xác định nội dung của bạn là dạng thư từ (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).

Bên cạnh phần nội dung đồng nhất, bạn cũng cần nhập các trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Cách nhập khá đơn giản, chỉ cần chọn Insert Merge Field trên tab Mailings để thêm trường tại những vị trí phù hợp. Chẳng hạn với nguồn dữ liệu mẫu bên dưới và soạn nội dung cho phong bì (Envelopes), phần thông tin người nhận sẽ nhập: «Danh_xưng» «Họ_tên» «Địa_chỉ»

Hoặc chèn Merge Fields vào một câu trong email như: Chân thành cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn dữ liệu của mỗi người (Recipient) để thay thế vào vị trí của các trường trong quá trình trộn thư. Ví dụ: Recipient thứ 5 sẽ hiện thành câu: Chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Bạn có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường và không in hoa ở ký tự đầu để câu không gặp lỗi chính tả viết hoa chữ Chị ở giữa câu hoặc định dạng in đậm, in nghiêng cho tên người nhận. 4. Tóm tắt các bước soạn thư hàng loạt bằng Mail Merge trong Microsoft Word Để sử dụng Mail Merge, bạn có thể vào tab Mailings và thao tác với các chức năng trên thanh công cụ này (Ribbon). Ngoài ra, nếu quen sử dụng các phiên bản Word trước đây, bạn chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác trên 6 bước như hình minh họa dưới đây:

Với Word 2010 cùng thanh công cụ Ribbon và tab Mailings, bạn chỉ cần làm 5 bước đơn giản: Bước 1: Start Mail Merge và chọn dạng nội dung cần thực hiện. Bước 2: Chuẩn bị danh sách người nhận (nguồn dữ liệu) tại Select Recipients. Bước 3: Soạn nội dung cơ bản và Insert Merge Field. 3 bước đầu đã được trình bày trong phần 2 và 3 của bài. Bước 4: Preview Results để kiểm tra kết quả của mỗi thư được trộn và định dạng, chỉnh sửa lần cuối. Thay đổi Recipient bằng cách nhập số thứ tự hoặc chọn mũi tên qua lại đồng thời kiểm tra lỗi trong quá trình trộn thư bằng chức năng Auto Check for Errors.

Bước 5: Finish & Merge để hoàn tất quá trình trộn thư. Chọn Edit Individual Documents để xuất file mới với kết quả là các thư đã trộn. Chọn Print Documents để in các thư đã trộn. Chọn Send E-mail Messages để gửi email. Trong lần đầu thực hiện Mail Merge, để đảm bảo in ấn và gửi mail thành công, bạn nhập thông tin của chính bạn như một Recipient (1 hàng trong nguồn dữ liệu) và hoàn tất trộn thư chỉ với thông tin của bạn để kiểm tra (Nhập records là số thứ tự Recipient của bạn). Nếu kết quả hoàn hảo thì bạn có thể an tâm trộn thư hàng loạt để gửi mail hay in giấy chứng nhận, thư từ. Chúc các con đường đi đến thành công của bạn được rút ngắn nhất nhé! Nguồn bài: tổng hợp. Ngành Tin Học Ứng Dụng Trung Tâm Tin Học - ĐH Khoa Học Tự Nhiên Có thể bạn quan tâm

Trụ sở chính: 227 Nguyễn Văn Cừ, P4, Quận 5, Tp HCM (028) 38 351 056 (số máy nhánh 111) Cơ sở: 21-23 Nguyễn Biểu, P1, Quận 5, Tp HCM (028) 38 351 056 (số máy nhánh 222) Chính sách và quy định chung Điều khoản dịch vụ Chính sách bảo mật Số ĐKKD 4109000014 cấp ngày 31/08/2010 Copyright © Trung Tâm Tin Học Trường Đại học khoa học Tự nhiên

Trung Tâm Tin Học

Trung Tâm Tin Học Chào mừng bạn đến với Trung Tâm Tin Học. Bạn đang cần hỗ trợ thông tin gì ạ? Hãy Chat ngay với chúng tôi nhé. Tiếp tục chat Đăng ký Online

Từ khóa » Cách Sử Dụng Chức Năng Mail Merge Trong Word 2010

Dùng Mail Merge để Soạn Thư Hàng Loạt Trong MS Word

Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Word để Trộn Văn Bản

Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Trộn Thư (mail Merge) để Tạo Hợp đồng Lao ...

Trộn Thư Trong Word 2010 Chỉ Với Vài Cái Nhấp Chuột - ThuthuatOffice

6 Bước để Mail Merge Trong Word Cực Dễ, Cực Hiệu Quả

Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word - Thủ Thuật Phần Mềm

Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word Có Video Hướng Dẫn

Cách Trộn Thư Trong Word 2007, 2010, 2013, 2016 Các Bước Thực Hiện

Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Word, Excel

Cách Trộn Thư Trong Word 2010 - Sử Dụng Mail Merge Trong Word

Hướng Dẫn Sử Dụng Mail Merge để Trộn Thư Và Gửi Email Trong Word

Cách Sử Dụng Mail Merge đơn Giản Và Cập Nhật Mới Nhất

Trộn Thư Trong Word 2010 Với Cách Thông Dụng Hiệu Quả Nhất

Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word - Tinhocmos

Sử Dụng Mail Merge Để Trộn Thư Trong Word Trong 6 Bước

Liên Hệ

Tin liên quan

Liên Hệ