Trộn Thư Trong Word 2010 Với Cách Thông Dụng Hiệu Quả Nhất

Trang chủ » Cách Sử Dụng Chức Năng Mail Merge Trong Word 2010 » Trộn Thư Trong Word 2010 Với Cách Thông Dụng Hiệu Quả Nhất

Có thể bạn quan tâm

Trộn thư trong Word 2010 với cách thông dụng hiệu quả nhất

» Microsoft Office » Trộn thư trong Word 2010 với cách thông dụng hiệu quả nhất

Trộn thư trong Word 2010 là gì, hướng dẫn trộn thư trong Word 2010 và hướng dẫn thực hiện trộn nhiều thư ở trong Word 2010.

Ngay sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho các bạn những cách thực hiện trộn thư trong Word 2010 thông dụng hiệu quả nhất. Hãy theo dõi nhé!

Contents

  • 1 Trộn thư trong Word 2010 là gì?
  • 2 Hướng dẫn trộn thư trong Word 2010
    • 2.1 Trộn thư trong Word 2010 với cách tạo danh sách chèn
    • 2.2 Trộn thư trong Word 2010 với cách dùng file Excel
  • 3 Hướng dẫn trộn được nhiều thư ở trong Word 2010

Trộn thư trong Word 2010 là gì?

Nếu như bạn chưa biết trộn thư trong Word là gì thì trong bài viết này chúng tôi sẽ giải thích chi tiết cho bạn. Trộn thư (tiếng Anh: Mail Merge) được biết là tính năng ở trong công cụ Microsoft Word, tính năng này sẽ giúp cho bạn thực hiện chèn những tệp tin, danh sách,.. vào trong văn bản như là thông báo, thư mời, phiếu điểm hoặc là bảng lương,…

Tính năng này được nhiều người đánh giá là rất hữu ích và có thể giúp tiết kiệm được thời gian hơn rất nhiều.

Hướng dẫn trộn thư trong Word 2010

Nếu bạn muốn thực hiện được quá trình trộn thư, thì bạn cần phải có sẵn 2 tệp như sau:

  • Văn bản gốc: Có chứa nội dung đã soạn thảo và những nội dung chúng ta cần phải điền đang được bỏ trống. Ví dụ: Thống báo, giấy mời bỏ trống thông tin như là họ tên người gửi/người hoặc đơn vị nhận, số điện thoại và địa chỉ,…
  • Dữ liệu gốc: Có chứa những thông tin của các cá nhân hoặc là đơn vị để có thể thực hiện điền vào trong những vị trí bỏ trống có trong văn bản đã soạn thảo sẵn.

Trộn thư trong Word 2010 với cách tạo danh sách chèn

Bước 1: Nhấn chọn tab Mailings ở trên thanh Ribbon => chọn vào Start Mail Merge => chọn tiếp vào Step by Step Mail Merge Wizard trong mũi tên xổ xuống.

Bước 2: Tiếp theo hộp thoại Mail Merge xuất hiện.

  • Lúc này, tại Select document type hãy chọn vào Letter => rồi tại Step 1 of 6 nhấn vào Next: Starting document.
  • Tại Select starting document chọn vào Use the current document => tại Step 2 of 6 nhấn vào Next: Select recipients.
  • Sau đó chọn vào Type a new list ở trong Select recipients => rồi ở Step 3 of 6 nhấn vào Next: Write your letter.

Bước 3: Tiếp đến, cửa sổ hộp thoại New Address List hiện ra => nhấn vào Customize Columns.

Bước 4: Tại cửa sổ Customize Address List, các bạn có thể thực hiện các tùy chỉnh như sau:

  • Add: Thực hiện thêm trường.
  • Delete: Thực hiện xóa những trường đã có sẵn.
  • Rename: Thực hiện đổi tên cho trường đã có sẵn

Khi tùy chỉnh xong, bạn hãy nhấn vào OK để hoàn tất thao tác đó.

Bước 5: Sau đó, bạn hãy nhập thông tin cho các trường.

Chẳng hạn như:

  • New Entry: Thực hiện thêm dòng mới.
  • Delete Entry: Thực hiện xóa dòng.
  • Find: Thực hiện tìm kiếm.

Thực hiện xong nhấn vào OK.

Bước 6: Hộp thoại Save Address List hiện lên => tại đây bạn hãy đặt tên cho file rồi nhấn vào Save để lưu.

Bước 7: Tiếp theo tại Mail Merge Recipients, các bạn cũng có thể thực hiện chỉnh sửa với những chức năng như sau:

  • Sort: Thực hiện sắp xếp lại các dữ liệu theo 1 trường cụ thể.
  • Filter: Thực hiện lọc những danh sách ở trong một danh sách có nhiều thông tin.
  • Find duplicates: Thực hiện tìm và xóa những dữ liệu trùng lặp nhau.
  • Validate address: Xác thực địa chỉ.

Rồi sau đó hãy nhấn vào OK.

Bước 8: Lúc này bạn hãy quay trở lại hộp thoại Mail Merge.

Tại đây chọn vào Use an existing list ở tại Select recipients => tại Step 3 of 6 chọn vào Next: Write your letter => Chọn tiếp vào More items.

Bước 9:

  • Cửa sổ Insert Merge Field hiện ra => chọn vào Database Field.
  • Rồi sau đó hãy chọn trường đã được thiết kế => rồi nhấn vào Insert => chọn tiếp vào Next: Preview your letter.

Bước 10: Khi bạn đã thực hiện chèn các trường xong => chọn vào Next: Complete the merge.

Bước 11:

  • Ở thanh công cụ, bạn hãy chọn vào Mailings.
  • Tiếp theo ở phần Finish & Merge => nhấn vào Edit Individual Documents.
  • Sau đó hộp thoại Merge to New Document xuất hiện => chọn All => rồi chọn vào OK.

Trộn thư trong Word 2010 với cách dùng file Excel

Để có thể trộn thư trong Word 2010 với cách dùng file Excel thì các bạn hãy thực hiện theo những bước sau đây.

Bước 1:

  • Các bạn hãy thực hiện các bước giống với bước 1, 2 ở phần trộn thư trong Word 2010 với cách tạo danh sách chèn ở bên trên.
  • Nhưng tại Step 3 of 6, bạn hãy chọn vào Use an existing list => rồi chọn tiếp Browser.
  • Sau đó chọn tệp Excel có chứa dữ liệu mà bạn cần => Nhấn vào Open để mở.

Bước 2: Lựa chọn những sheet có chứa dữ liệu ở file Excel => rồi chọn vào nút OK.

Bước 3: Lúc này, bạn hãy thực hiện lại các thao tác từ bước 7 tới bước 11 ở trong phần trộn thư trong Word với cách tạo danh sách chèn ở phần trên.

Chú ý: Khi bạn thực hiện trộn thư bằng file Excel, thì danh sách ở trong file cần được thực hiện tạo ở dòng đầu tiên. Và không được để trống các ô trên và các ô dưới, nếu để trống thì bạn sẽ tạo những biểu mẫu trống. Cách để tránh gặp phải trường hợp đó, thì các bạn hãy bỏ chọn ở những trường trống có trong cửa sổ hộp thoại Mail Merge Recipients.

Hướng dẫn trộn được nhiều thư ở trong Word 2010

Nếu như bạn muốn trộn được nhiều thư trên một trang giấy ở trong Word 2010, thì các bạn hãy theo dõi và thực hiện theo những thao tác sau đây.

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần phải chuẩn bị 1 bảng chứa dữ liệu và nội dung ở trong file Word mà bạn muốn trộn.

Bước 2: Nếu bạn muốn nhân nhiều các nội dung có sẵn cùng lúc, thì bạn hãy copy nội dung có sẵn ở trong file Word => rồi vào tab Mailings => chọn vào Start Mail Merge => chọn tiếp Labels => chọn vào New Label.

Sau đó hộp thoại Label Detail hiện ra, các bạn hãy thực hiện thiết lập cho những thông số rồi chọn vào OK.

Lúc này, các bạn hãy thực hiện Paste nội dung vừa copy vào trong ô đầu tiên => Chọn vào Update Labels ở trong tab Mailings để có thể nhân được nhiều nhãn có cùng một nội dung ở trên trang.

Bước 3: Tiếp tục tại tab Mailings, nhấn chọn vào Select Recipients => Use Existing List => Chọn file Excel có chứa các dữ liệu bạn muốn chèn vào trong file Word.

Bước 4: Tiếp đến ở vị trí bạn cần nhập thông tin ở trên nhãn đầu tiền trong file Word, các bạn hãy chọn vào Insert Merge Field rồi lựa chọn nội dung thích hợp.

Đối với những thông tin ở bên dưới bạn hãy thực hiện tương tự. Sau khi thực hiện xong ở nhãn đầu tiên, bạn hãy nhấn vào Update Labels để thực hiện điền thông tin cho những nhãn có trên trang.

Bước 5: Nếu bạn muốn xem trước kết quả, thì chọn vào Preview Results. Còn bạn đã thực hiện chính xác các thao tác ở bên trên, thì bạn sẽ nhìn thấy mỗi mục có trong các nhãn sẽ được hiển thị những dữ liệu tương ứng với dữ liệu có trong bảng mà chẳng bị trùng lặp chi tiết nào.

Như vậy bài viết trên đây là toàn bộ các thao tác thực hiện trộn thư trong Word 2010 được chúng tôi chia sẻ tới các bạn. Nếu thay hay và hữu ích hãy chia sẻ tới mọi người xung quanh để mọi người cùng tham khảo nhé. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết này của chúng tôi. Ngoài ra, các bạn hãy nhớ Follow chúng tôi để cập nhật thêm những bài viết hay và hữu ích khác nữa nhé.

Microsoft Office -

  • Cách vẽ đồ thị trong Word với 2 cách cực đơn giản

  • Cách viết chữ trong hình tròn trong Word cực sáng tạo

  • Tắt gạch chân đỏ trong Word trong chưa đến 10 giây

  • Mở file Word online cực đơn giản và nhanh chóng với 5 cách

  • Nhập dữ liệu trong Excel bằng form tự tạo với 2 cách

  • Chèn hyperlink trong Powerpoint – Liên kết slide đến mọi thứ

  • Cách bỏ Tracking trong Word 2016 siêu dễ ai cũng làm được

DMCA.com Protection Status

Từ khóa » Cách Sử Dụng Chức Năng Mail Merge Trong Word 2010