Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh Xin Việc ở đâu Cũng Trúng Tuyển

5/5 - (1 bình chọn)

Bạn đang muốn soạn thư bằng Tiếng Anh để gửi cho bạn bè, đồng nghiệp? Bạn đang muốn tạo ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng nhưng chưa biết cách chuyên nghiệp hóa email bằng Tiếng Anh? Bài viết này sẽ chia sẻ cách viết email bằng Tiếng Anh chuyên nghiệp đơn giản, dễ hiểu. Việc hiểu và nắm rõ các phương pháp viết email bằng Tiếng Anh sẽ giúp ích nhiều trong công việc và cuộc sống của bạn. Còn chần chờ gì nữa, chúng ta bắt đầu thôi!

Xem thêm: Giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh

• Viết thư bằng tiếng anh theo chủ đề cho mọi lứa tuổi 2023
• Cách vẽ sơ đồ tư duy giới thiệu bản thân trong gang tấc!
• Nắm chắc ngữ pháp tiếng anh lớp 6 chỉ bằng 3 mẹo!
• Sơ đồ tư duy là gì? Cách vẽ sơ đồ tư duy tiếng Anh trên máy tính
• Top 10 cách học từ vựng tiếng anh nhanh thuộc nhớ lâu

1. 1. Một email bằng Tiếng Anh có cấu trúc như thế nào?
2. 2. Cách viết email bằng Tiếng Anh cho đối tác
   1. 2.1. Phần mở bài email Tiếng Anh – Beginning
      1. Câu chào hỏi ban đầu
      2. Giới thiệu lý do gửi thư 
      3. Ví dụ về cách mở đầu thư khác nhau:
   2. 2.2.  Phần nội dung chính của bức thư – Body
   3. 2.3 Phần kết thúc email Tiếng Anh – Ending
3. 3. Cách viết thư bằng Tiếng Anh cho bạn bè, người thân
   1. 3.1 Mở đầu thư Tiếng Anh – Beginning
   2. 3.2. Phần nội dung chính của email – Body
   3. 3.3.  Kết thúc thư Tiếng Anh – Ending
4. 4. Các lưu ý khi viết email bằng Tiếng Anh
5. 5. Ví dụ về cách viết email bằng Tiếng Anh
   1. 5.1. Viết email xin lỗi bằng Tiếng Anh (Formal email of apology)
6. 5.2. Viết email cảm ơn bằng Tiếng Anh (Emails of thanks)
   1. 5.3. Viết email phàn nàn bằng Tiếng Anh (Formal email of complaint)
   2. 5.4. Cách viết thư yêu cầu bằng Tiếng Anh (Formal email of request)
   3. 5.5. Viết thư mời Tiếng Anh (Emails of invitation)
   4. 5.6. Viết thư chúc mừng Tiếng Anh (Emails of congratulation)
7. 6. Lời kết

1. Một email bằng Tiếng Anh có cấu trúc như thế nào?

Bạn đang tìm hiểu về cách viết email bằng Tiếng Anh, trước hết bạn cần phải hiểu rõ một email bằng Tiếng Anh được xây dựng từ cấu trúc như thế nào. Cấu trúc của một email bao gồm các phần nào và nội dung từng phần là gì? Cùng theo dõi cụ thể như sau:

• Greeting: Đây chính là lời chào đầu thư, tùy theo đối tượng gửi mà sử dụng lời chào phù hợp. (Dear, Hello…)
• Opening comment: Câu thăm hỏi mở đầu một email.
• Introduction: Đây chính là phần bạn nêu rõ lý do gửi thư hoặc lời cảm ơn dành cho người nhận.
• Main point: Đây chính là phần bạn trình bày những nội dung chính. Nội dung chính thường đề cập trong 1 đoạn hoặc trong nhiều đoạn văn trong bức thư.
• Concluding sentence: Đây là phần kết thúc một email. Việc bạn cần làm là nêu lên sự mong muốn được phản hồi hoặc một buổi gặp mặt nào đó với người nhận trong tương lai.
• Signing of: Kết email bằng một lời chào bằng Tiếng Anh.

2. Cách viết email bằng Tiếng Anh cho đối tác

Bạn đang tìm kiếm cách viết email bằng Tiếng Anh cho đối tác thật chuyên nghiệp và chỉn chu? Bạn mong muốn email của bạn tạo ấn tượng tốt và sự chú ý từ đối tác, mang về lợi ích cho công ty. Vậy hãy nhìn qua  cách viết email chi tiết sau đây nhé!

2.1. Phần mở bài email Tiếng Anh – Beginning

Lời chào

Như đã đề cập ở phần trên, bạn cần sử dụng lời chào phù hợp với đối tượng bạn đang hướng đến. Sau đây là những cách chào khi mở đầu email thường dùng:

• Trường hợp 1: Bạn muốn gửi thư cho 1 đến 2 người thì sử dụng như sau
  • Dear [Tên],
  • Dear [Tên1] and [Tên2],
  • Hello [Tên],
  • Hi [Tên],
• Trường hợp 2: Bạn gửi thư đến người nhận không rõ tên thì sử dụng như sau
  • Dear Sir,
  • Dear Madam,
  • Hello/Hi,
  • Greetings,…
• Trường hợp 3: Bạn muốn gửi thư cho hơn 3 người thì sử dụng như sau
  • Hello everyone,
  • Hi team,
  • Hello all,
  • Good morning/afternoon/evening,

Lưu ý trong cách viết lời chào cho email bằng Tiếng Anh: 

• Đối với người nhận thư là phụ nữ đã kết hôn, bạn dùng Mrs. Nếu người phụ nữ đó chưa kết hôn thì bạn phải sử dụng Miss. Bạn cần phân biệt rõ hai cách xưng hô trong Tiếng Anh này để lựa chọn lời chào đúng khi viết thư. Nếu bạn không biết rõ người phụ nữ ấy đã kết hôn hay chưa, bạn có thể sử dụng Dear Sir / Dear Madam vừa hay vừa giữ được sự tôn trọng cho người nhận thư.
• Đối với người nhận thư là người nước ngoài, cách tốt hơn là bạn hãy chào hỏi bằng Họ (Last name) của họ. Ví dụ người nhận thư bạn có tên là Kelvin Blair thì mở đầu bạn sẽ phải ghi lời chào là Dear Mr.Blair. Ngược lại, nếu người nhận thư là người Việt, bạn hãy chào họ bằng tên riêng hoặc họ tên. Ví dụ: Dear Miss Lan Trinh, Dear Mr. Duong Tuan Kiet.

Câu chào hỏi ban đầu

Sau bước lời chào, bạn cần sử dụng những câu chào hỏi ngắn để tạo sự thoải mái và ấn tượng tốt cho người nhận thư.

I hope this finds you well. (Tôi hy vọng bạn giữ gìn sức khỏe thật tốt)

Hope all is well. (Hy vọng sức khỏe các bạn đều tốt)

Hope you had a nice weekend. (Hy vọng bạn đã có 1 tuần làm việc tốt đẹp)

Thank you so much for getting back to me. (Cảm ơn vì sự phản hồi của bạn đến tôi)

Giới thiệu lý do gửi thư 

• Trường hợp 1: Bạn trả lời ai đó đã liên hệ với bạn

Thanks for contacting… (Cảm ơn vì đã liên hệ với …)

I am so happy to receive your email. (Tôi rất vui vì khi nhận được sự phản hồi của bạn.)

• Trường hợp 2: Bạn là người chủ động gửi thư

I am writing to confirm my interview schedule/ booking. (Tôi viết thư để xác nhận lịch phỏng vấn/ đặt vé)

I am writing with regard to to your registration of Environment Club. (Tôi viết thư này để đăng ký tham gia CLB Môi trường). 

Ví dụ về cách mở đầu thư khác nhau:

• Ví dụ 1: Khi nộp đơn xin việc

Dear Mr.Hai Dang, (Gửi Ông Hải Đăng,)

I hope you are healthy and have a great day. I am writing this letter today to apply for the position of a content creator that the company has posted on its job search website. (Tôi hi vọng bạn đang khỏe mạnh và có một ngày tuyệt vời. Hôm nay tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí nhân viên sáng tạo nội dung mà công ty đã đăng tin tuyển dụng lên trang web tìm việc làm).

• Ví dụ 2: Kết thúc phỏng vấn xin việc và đợi phản hồi

Dear Miss Trinh – HR Manager, (Gửi cô Trinh – Trưởng phòng nhân sự)

I hope you’re fine. I am writing to thank you for scheduling an interview for me and meeting me for your company’s content creator position. (Tôi hy vọng bạn ổn. Tôi viết thư này để cảm ơn bạn đã sắp xếp một cuộc phỏng vấn cho tôi và gặp tôi cho vị trí người sáng tạo nội dung của công ty bạn).

• Ví dụ 3: Tổ chức cuộc họp

Greetings team, (Chào cả nhóm,)

I am sending a letter to schedule an upcoming project planning meeting for the team. (Tôi gửi thư để thông báo lịch cuộc họp về lập kế hoạch cho dự án sắp tới của nhóm). 

• Ví dụ 4: Giới thiệu thành viên mới

Hi Sales Manager, I’m from the human resources department. I would like to introduce to you a new employee who will start working at the beginning of July. Her name is MiChiko, from Tokyo. (Chào trưởng phòng kinh doanh, Tôi đến từ phòng nhân sự. Tôi muốn giới thiệu đến bạn một nhân viên mới sẽ bắt đầu làm việc vào đầu tháng 7. Bạn ấy tên là MiChiko, đến từ Tokyo). 

• Ví dụ 5: Thư nhận lời làm việc

Hi there Jennie, (Xin chào Jennie)

I am very happy to receive this result. I look forward to receiving your guidance and detailed information about the work. (Tôi rất vui khi nhận được sự kết quả này. Tôi rất mong nhận được sự hướng dẫn và thông tin chi tiết về công việc).

2.2.  Phần nội dung chính của bức thư – Body

Một email được gửi đi cần đảm bảo cách trình bày xúc tích, ngắn gọn nhưng nội dung cung cấp đầy đủ thông tin. Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu xem phần nội dung của bức thư bao gồm những gì nhé!

Dưới đây là các dạng nội dung phổ biến kèm theo ví dụ:

• Dạng 1: Making a request/ asking for information (Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin)

Tiếng Anh	Tiếng Việt
Can you attend our company’s new product press conference on July 10th?	Bạn có thể tham dự họp báo cho sản phẩm mới của công ty chúng tôi vào ngày 10 tháng 7 không?
If the group meeting takes place at 7am this Saturday, can you join us? Please reply to me.	Nếu buổi họp nhóm diễn ra vào 7 giờ thứ 7 tuần này, bạn có thể tham gia cùng chúng tôi không? Hãy trả lời cho tôi biết nhé.
I would be very grateful if you could respond to my interview results yesterday.	Tôi rất biết ơn nếu bạn có thể phản hồi kết quả phỏng vấn của tôi trong ngày hôm qua.
If you agree to work with us in the near future, please confirm our letter.	Nếu bạn đồng ý làm việc cùng chúng tôi trong thời gian tới, hãy xác nhận thư của chúng tôi.
I would like to know more about your store’s promotion next week.	Tôi muốn biết thêm thông tin về chương trình khuyến mãi của cửa hàng bạn trong tuần tới.

• Dạng 2: Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin)

Tiếng Anh	Tiếng Việt
Congratulations, you have successfully applied for the position of sales officer at our company.	Chúc mừng bạn đã nộp đơn ứng tuyển vào vị trí nhân viên kinh doanh tại công ty chúng tôi thành công.
We are from an education company, we need your help with an advertising project.	Chúng tôi đến từ công ty giáo dục, chúng tôi cần có sự giúp đỡ của công ty bạn trong một dự án quảng cáo.
If you have difficulty in making your application, please contact us via hotline 0899.344.255 for assistance.	Nếu bạn có khó khăn khi làm hồ sơ, hãy liên hệ cho chúng tôi qua số tổng đài 0899.344.255 để nhận được sự hỗ trợ.
VJ Aviation Corporation would like to inform you that your flight has been delayed due to bad weather conditions. We will notify you when flight time is available.	VJ Aviation Corporation would like to inform you that your flight has been delayed due to bad weather conditions. We will notify you when flight time is available.

• Dạng 3: Complaining (Phàn nàn)

Tiếng Anh	Tiếng Việt
I would like to report to the restaurant manager about the unprofessionalism of your staff.	Tôi muốn trình báo đến quản lý nhà hàng về sự thiếu chuyên nghiệp của nhân viên bạn.
I am writing to complain about the poor quality of service.	Tôi viết thư này để khiếu nại về chất lượng dịch vụ kém.
We are very disappointed to use the new product at your company. I need compensation or refund for the purchased product.	Chúng tôi rất thất vọng khi sử dụng sản phẩm mới tại công ty của bạn. Tôi cần được bồi thường hoặc hoàn lại tiền cho sản phẩm đã mua.
I need your feedback on your compensation for the losses we suffered.	Tôi cần bạn phản hồi về việc bồi thường của bạn đối với những tổn thất mà chúng tôi phải chịu.

• Dạng 4: Apologizing (Thư xin lỗi)

Tiếng Anh	Tiếng Việt
I’m sorry but I must honestly inform you that I cannot continue to work with you on an upcoming project.	Tôi xin lỗi nhưng tôi phải thành thật thông báo rằng tôi không thể tiếp tục đồng hành cùng bạn trong dự án sắp tới.
I want to sincerely apologize for not coming to the interview yesterday.	Tôi muốn thành thật xin lỗi vì đã không đến buổi phỏng vấn ngày hôm qua.
How can our company compensate you for your loss after using our company’s products?	Làm sao để công ty chúng tôi có thể bồi thường tổn thất cho bạn sau khi sử dụng sản phẩm của công ty chúng tôi?
We always put the customer first, we apologize and will refund your money because the unprofessionalism of our staff yesterday made you unsatisfied.	Chúng tôi luôn luôn đặt khách hàng lên hàng đầu, chúng tôi xin lỗi và sẽ hoàn lại tiền do sự thiếu chuyên nghiệp của nhân viên chúng tôi ngày hôm qua khiến bạn không bạn hài lòng.

• Dạng 5: Attaching files (Đính kèm tệp)

Tiếng Anh	Tiếng Việt
My company would like to send you the official contract. Please take a look in the attachment and confirm it if there aren’t any errors.	Công ty tôi xin gửi cho bạn bản hợp đồng chính thức. Bạn hãy xem trong phần đính kèm và xác nhận nó nếu không có bất kỳ lỗi nào .
I send you details about the job. I have attached it in the documentation below.	Tôi gửi bạn thông tin chi tiết về công việc. Tôi đã đính kèm nó trong phần tài liệu dưới đây.
The attachment you sent was corrupted. Can you send it back to me?	Tệp đính kèm bạn gửi đã bị lỗi. Bạn có thể gửi lại cho tôi không?
You should include your CV in the attachment when emailing me a job application.	Bạn nên bổ sung CV của bạn trong tệp đính kèm khi gửi mail xin việc cho tôi.

2.3 Phần kết thúc email Tiếng Anh – Ending

Nhiều bạn khi viết email thường xem nhẹ phần kết, tuy nhiên phần kết thúc một email là khá quan trọng để đối tượng được gửi nắm rõ hơn họ cần làm gì để thực hiện mong muốn của bạn. Do vậy, hãy xem những lưu ý sau khi viết phần kết thúc email Tiếng Anh nhé.

• Bạn cần thêm câu call – to – action để khuyến khích người nhận thực hiện hành động. Đây là một điều rất quan trọng trước khi bạn kết thúc email.ư:

Ví dụ: Thank you for agreeing to cooperate with me. Our company is looking forward to receiving a negotiation appointment from you. Cảm ơn vì bạn đã đồng ý hợp tác với tôi. Công ty chúng tôi rất mong nhận được lịch hẹn đàm phán từ bạn. 

• Hãy sử dụng họ và tên đầy đủ của bạn để kết thúc email, tránh để đối tác nhầm lẫn email của bạn với người khác. Đồng thời, bạn cần thêm chức danh công việc của bạn (Ví dụ: Vị trí A tại công ty B) để người nhận nắm được khái quát về công việc của bạn.Ví dụ: Yours faithfully, (Trân trọng)Nguyen Hoang Lan Trinh, Content Leader

• hông tin liên hệ: Phần này dùng để đính kèm số điện thoại, tài khoản LinkedIn nếu có, hoặc link dẫn đến trang portfolio của bạn.

Một số cụm từ kết thư phổ biến:

• Best,
• Best regards,
• Best wishes,
• Kind regards,
• Looking forward to hearing from you,
• Warm wishes,
• Thanks again,
• Many thanks,
• With appreciation,
• With gratitude,
• Yours sincerely,
• Respectfully,
• All the best,

Các cụm từ cần tránh khi kết thúc email Tiếng Anh

• Your friend,
• Cheers,
• Love,
• Talk soon,
• See ya,
• See ya later,
• See you,

3. Cách viết thư bằng Tiếng Anh cho bạn bè, người thân

Ngoài gửi thư cho đối tác, trong một số trường hợp chúng ta cần viết email để gửi cho bạn bè, người thân.  Vậy cách viết email bằng Tiếng Anh cho bạn bè, người thân như thế nào? Bức thư này có điểm gì khác và giống so với bức thư gửi cho đối tác ở trên? Cùng Tienganhtot tìm hiểu nhé.

3.1 Mở đầu thư Tiếng Anh – Beginning

Cách viết email bằng Tiếng Anh để gửi cho bạn và người thân cũng giống như các bức thư gửi cho đối tác ở trên. Mở đầu thư, bạn cũng cần có một lời chào. Bạn có thể tham khảo những lời chào như sau:

Lời chào hỏi, câu chào hỏi:

• Dear Mark,
• Hello Joy,
• Hi Mary,
• Hello everyone,
• Dear sir,…

Phần giới thiệu, đề cập mục đích viết thư: Bạn cũng cần đi thẳng vào vấn đề một cách ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu nhất.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể:

Ví dụ 1: I’m an old classmate at your high school. In the near future, we have an event at the school with the purpose of meeting and exchanging with old friends.  Mình là bạn học cũ tại trường cấp 3 của bạn. Sắp tới, chúng mình có một sự kiện tại trường với mục đích gặp gỡ và giao lưu cùng các bạn cũ.

Ví dụ 2: We haven’t seen each other for a long time. Tonight our family has a dinner at ABC restaurant, I want to invite you to dinner.  Đã lâu rồi chúng ta không gặp gỡ nhau. Tối nay gia đình chúng tôi có một buổi ăn tối tại nhà hàng ABC, tôi muốn mời cậu đến dùng bữa.

Ví dụ 3: I want to inform you that my phone has been stolen. I couldn’t get in touch with you so I had to send it by email. Mình muốn gửi thông báo đến bạn rằng mình đã bị đánh cắp điện thoại. Mình không thể liên lạc với bạn nên mình đành gửi qua email.

Ví dụ 4: I feel great and I am writing to tell you about my trip to Thailand last week. Tôi cảm thấy rất tuyệt vời và viết thư để kể cho bạn về chuyến đi đến Thái Lan của tôi vào tuần trước.

3.2. Phần nội dung chính của email – Body

Nội dung chính của email phải được thể hiện một cách rõ ràng và đầy đủ thông tin như bức thư gửi đối tác. Đừng dùng quá nhiều từ ngữ gây khó hiểu trong phần này.

Các dạng nội dung chủ yếu thường gặp:

• Dạng 1: Making a request/ asking for information (Đưa ra yêu cầu/ hỏi thêm thông tin)

Tiếng Anh	Tiếng Việt
I was very worried about your condition. I will visit you after I finish my work here.	Mình đã rất lo lắng cho tình trạng của bạn. Mình sẽ đến thăm bạn sau khi mình hoàn thành công việc tại đây.
Can you attend this event on my behalf? I am currently having health problems.	Bạn có thể thay mặt tôi tham dự buổi sự kiện này không? Hiện tôi đang có vấn đề về sức khỏe.
Can you call me back as soon as possible?	Cậu có thể gọi cho mình càng sớm càng tốt không?

• Dạng 2: Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin)

Tiếng Anh	Tiếng Việt
‘m having a hard time finding clients. I hope you can take the time to support me.	Mình đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng. Mình mong rằng bạn có thể dành thời gian để hỗ trợ mình.
I am writing to inform you of good news. My brother is getting married at the end of this month, hope you can arrange a time to attend.	Tôi gửi thư để thông báo với bạn một tin vui. Anh trai của tôi sẽ kết hôn vào cuối tháng này, mong rằng bạn có thể sắp xếp thời gian để tham dự.
I am sorry to inform you that my father recently passed away, and I cannot make time to attend your graduation.	Tôi rất tiếc khi phải thông báo với bạn rằng bố của tôi vừa mất, tôi không thể sắp xếp thời gian đến dự lễ tốt nghiệp của bạn.
Can you come early and assist me in setting up the stage?	Bạn có thể đến sớm và hỗ trợ tôi sắp xếp sân khấu không?

• Dạng 3: Complaining (Phàn nàn)

Tiếng Anh	Tiếng Việt
I understand that your family has children. However, you should find a way to block out the noise at night, because noise will make me sleepless.	Tôi hiểu rằng gia đình bạn có trẻ em. Tuy nhiên bạn nên tìm cách ngăn chặn tiếng ồn về đêm, bởi vì tiếng ồn sẽ làm tôi mất ngủ.
Your actions today made me feel uncomfortable. I am very disappointed to have to say this.	Hành động của bạn hôm nay đã làm tôi cảm thấy khó chịu. Tôi rất thất vọng khi phải nói ra điều này.

• Dạng 4: Apologizing (Thư xin lỗi)

Tiếng Anh	Tiếng Việt
I regret to inform you that this concert has been postponed. I apologize for not checking the time carefully.	Tôi rất tiếc khi phải thông báo với bạn rằng buổi hòa nhạc này đã bị hoãn lại. Tôi xin lỗi vì đã không kiểm tra cẩn thận thời gian.
I’m really sorry for my stupidity. I hope you will forgive me and I will not do it again.	Tôi thật sự xin lỗi vì sự ngu ngốc của tôi. Tôi hy vọng bạn sẽ tha thứ và tôi sẽ không thực hiện hành động đó nữa.
I am sorry to inform you that I cannot attend your graduation ceremony.	Tôi xin lỗi khi phải thông báo với bạn rằng, tôi không thể đến dự buổi lễ tốt nghiệp của bạn.

• Dạng 5: Attaching files (Tệp đính kèm)

Tiếng Anh	Tiếng Việt
I have attached a photo of your graduation ceremony.	Tôi đã gửi đính kèm ảnh của bạn trong buổi lễ tốt nghiệp vừa rồi.
Do you need me to send the PDF of this exercise?	Bạn có cần tôi gửi file PDF của bài tập thực hành này không?

3.3.  Kết thúc thư Tiếng Anh – Ending

Tương tự như khi soạn thư gửi đối tác, bạn cần sử dụng những mẫu câu gợi ý dưới đây trước khi gửi lời chào.

Ví dụ 1: I hope to receive your consent as soon as possible. Tôi hy vọng nhận được sự đồng ý của bạn trong thời gian sớm nhất.

Ví dụ 2: I will be very happy to receive your reply. Tôi sẽ rất hạnh phúc khi nhận được thư hồi âm của bạn.

Ví dụ 3. I would not be happy without your presence at this ceremony. So please reply me soon.Tôi không thể vui nếu không có sự hiện diện của bạn tại buổi lễ này. Vậy nên hãy sớm trả lời cho tôi nhé.

Bước cuối cùng là bạn cần gửi lời chào và ký tên người gửi

Thank you (Cảm ơn bạn)

Thanks (Cảm ơn)

Sincerely/ Sincerely yours/ Yours sincerely/ Yours truly (Trân trọng)

Regards/ Best regards/ Kind regards (Trân trọng)

With gratitude (Với lòng biết ơn)

Best wishes (Gửi lời chúc tốt đẹp nhất)

Love (Yêu thương)

Take care! (Hãy giữ gìn sức khỏe nhé!)

4. Các lưu ý khi viết email bằng Tiếng Anh

Bạn cần nắm rõ những lưu ý sau đây để có một email bằng Tiếng Anh chuyên nghiệp nhé: 

• Đừng xem email như một bài văn trình bày, bạn cần trình bày nội dung một cách ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ thông tin cần thiết. Trong một bức thư, bạn chú ý không được viết tắt để tránh bị ấn tượng không tốt hoặc nhìn email thiếu tính chuyên nghiệp như: I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen,…Bạn nên viết đầy đủ như thế này: I am, I will, I have seen, I do not…
• Khi viết thư trong Tiếng Anh, bạn nên tránh những từ lóng, những từ thông tục hoặc quá thân mật “sến súa” như dad, mate, wanna, kid…Viết thư để cung cấp thông tin chứ không phải là để trải lòng tâm sự đâu nhé!
• Bạn không nên sử dụng “want” mà nên thay thế bằng “would like” đối với ngôi thứ nhất. Ngoài ra, bạn nên dùng may hoặc could thay cho can, would, will ở trường hợp ngôi thứ hai.
• Hãy thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận bằng cách sử dụng “Dear” để kính gửi ở đầu thư và sử dụng “Please” khi bạn muốn đưa ra yêu cầu, lời đề nghị đối với người gửi.
• Cũng như khi bạn làm văn, những câu có đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ và tân ngữ sẽ là một cách “ăn điểm” trong mắt người đọc. Tuy nhiên, bạn không nên quá “tham lam” và thể hiện tài năng ngôn ngữ của mình trong việc sử dụng quá nhiều câu phức. Điều này sẽ gây khó đọc đối với người đọc thư đấy!
• Một lưu ý quan trọng để thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn, đó là hãy sử dụng dấu câu đúng chỗ, đúng ý. Bạn nên sử dụng dấu gạch đầu dòng nếu có quá nhiều ý phụ, khiến bạn gặp khó khăn trong lối diễn đạt. Hãy hạn chế sử dụng dấu câu này (!) trong Tiếng Anh nhé.
• Về chính tả, điều tất nhiên là bạn cần viết đúng chính tả để không gây hiểu sai ý đối với người đọc. Nếu bạn không chắc về một từ nào đó, hãy tra từ đó cẩn thận trước khi gửi thư đi.
• Lưu ý cuối cùng Tienganhtot gửi đến bạn, đó là: Không sử dụng từ nhiều nghĩa hoặc câu văn nhiều nghĩa để tránh gây hiểu lầm trong quá trình đọc thư. Hãy sử dụng những từ ngữ và câu văn tường minh nhất nhé!

Một số lưu ý trong phần kết thúc Email bằng Tiếng Anh: 

• Nếu bạn không biết sử dụng từ nào để kết thúc, hãy sử dụng Regards và Best Regards bởi đây là hai từ có thể áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau.
• Nếu mục đích của bạn là xin việc, thư mời hoặc thư phàn nàn thì hãy dùng Sincerely Yours để kết thúc email của bạn.
• Nếu bạn là nhà cung cấp cho khách hàng thì hãy sử dụng Faithfully Your để kết thúc thư.

Một lưu ý nữa trong cách viết email bằng Tiếng Anh là bạn cần kiểm tra lại các bước, lỗi chính tả, thông tin…trước khi bấm gửi đến người nhận. 

5. Ví dụ về cách viết email bằng Tiếng Anh

Để các bạn có hình dung toàn diện hơn về những chia sẻ ở trên, Tienganhtot đã soạn ra những email minh họa cho các bạn đây. Cùng theo dõi nhé!

5.1. Viết email xin lỗi bằng Tiếng Anh (Formal email of apology)

Bạn đang mong muốn gửi thư xin lỗi một ai đó nhưng không biết cách viết thư như thế nào để thể hiện sự chân thành? Tienganhtot sẽ giúp bạn hoàn thành một bài mẫu tham khảo khi muốn viết email xin lỗi bằng Tiếng Anh. Dưới đây là bài mẫu tham khảo:

Dear Mrs. Jennie, I received your feedback on the attitude of the staff in my restaurant on the afternoon of October 20. I am writing to express my sincerest apologies to you. I would like to confirm the disrespectful attitude of our staff in the process of serving you and your group. I have dealt with our employee by suspending work. I always want the best for my clients. Therefore, towards our restaurant, we will refund your meal that day. I hope to receive a reply from you. Please send us your account number and contact information so we can refund your money. We hope you can continue to support the restaurant for a long time. So sorry. Best regards, Restaurant Manager.

Thưa bà Jennie, Tôi đã nhận được sự phản hồi của bà về thái độ của nhân viên trong nhà hàng của tôi vào chiều ngày 20 tháng 10. Tôi viết thư này để gửi lời xin lỗi chân thành nhất đến bà. Tôi xin xác nhận về thái độ thiếu tôn trọng của nhân viên chúng tôi trong quá trình phục vụ bà cùng nhóm bạn. Tôi đã xử lí nhân viên của chúng tôi bằng cách đình chỉ làm việc. Tôi luôn muốn mọi điều tốt nhất sẽ đến với khách hàng. Do vậy, về phía nhà hàng chúng tôi, chúng tôi sẽ hoàn lại tiền bữa ăn ngày hôm đó của bà. Tôi hy vọng sẽ nhận được thư hồi âm của bà. Hãy gửi cho chúng tôi số tài khoản và thông tin liên hệ để chúng tôi hoàn gửi lại tiền. Chúng tôi hy vọng bà vẫn có thể tiếp tục ủng hộ nhà hàng lâu dài. Thành thật xin lỗi Trân trọng Quản lý nhà hàng A.

5.2. Viết email cảm ơn bằng Tiếng Anh (Emails of thanks)

Cách viết email bằng Tiếng Anh để gửi lời cảm ơn đến đối tác, bạn bè, người thân…của bạn thì hãy xem ngay mẫu email ví dụ dưới đây nhé.

Dear all members, I want to inform you of good news. Our company has been rated as one of the top 15 companies in Asia with stable revenue. I would like to thank all members of the company. Thank you for your hard work and unremitting efforts during the past 3 years. Each of you is a factor to make the company’s success. We will have a celebration party soon to thank you all. Thank you, THIED VO CEO DỊCH Kính gửi tất cả các thành viên, Tôi muốn thông báo đến các bạn một tin vui. Công ty của chúng ta đã được đánh giá là một trong 15 công ty hàng đầu của Châu Á với doanh thu ổn định. Tôi muốn gửi lời cảm ơn đến tất cả thành viên trong công ty. Cảm ơn vì các bạn đã làm việc chăm chỉ và nỗ lực không ngừng nghỉ trong suốt 3 năm qua. Mỗi bạn chính là một nhân tố để làm nên thành công của công ty. Chúng tôi sẽ có một buổi tiệc mừng trong thời gian tới để cảm ơn tất cả các bạn. Cảm ơn bạn, THIED VO CEO

5.3. Viết email phàn nàn bằng Tiếng Anh (Formal email of complaint)

Nếu bạn đang muốn gửi thư phàn nàn đến một đối tượng/một tổ chức/một công ty nào đó mà chưa biết cách diễn đạt ngôn từ như thế nào thì hãy cùng xem ví dụ minh họa sau đây nhé:

Dear Mrs. Borilla, I would like to send a letter to draw your attention to the problem in the product that we have purchased at your company. The order number for this product is 11209099. Your company delivered the goods 6 days later than expected. In addition, when we started using the product, we encountered some errors but there were no instructions to fix it.

Our manager has contacted your company’s Customer Care Department to request that this matter be handled. However, after 3 days, we still have not received any reply. We are really disappointed in your lack of professionalism. While I spoke with Mr. Nirty last week, he declined to respond to the product information and informed us that the product was not defective when delivered to us. Worse, he assumed it was our company’s fault.

We have been a loyal customer of your company for the past 2 years. However, we have noticed that your company’s product quality and service quality are going downhill. This has greatly affected production delays at our company and made it difficult for us to deal with our customers.

We are very understanding if your company is having problems. However, if you do not solve it by 12pm this afternoon, we will have to handle it. We look forward to receiving your email with a resolution.

Yours sincerely,

Craig Smith

EGO Production Director

DỊCH

Kính gửi bà Borilla, Tôi muốn gửi một lá thư để thu hút sự chú ý của bạn về vấn đề trong sản phẩm mà chúng tôi đã mua tại công ty của bạn. Số đơn hàng của sản phẩm này là 11209099. Bên em giao hàng chậm hơn dự kiến ​​6 ngày. Ngoài ra, khi bắt đầu sử dụng sản phẩm, chúng tôi gặp một số lỗi nhưng không có hướng dẫn khắc phục.

Người quản lý của chúng tôi đã liên hệ với Bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty bạn để yêu cầu xử lý vấn đề này. Tuy nhiên, đã 3 ngày trôi qua, chúng tôi vẫn chưa nhận được hồi âm. Chúng tôi thực sự thất vọng về sự thiếu chuyên nghiệp của bạn. Trong khi tôi nói chuyện với ông Nirty vào tuần trước, ông từ chối trả lời về thông tin sản phẩm và thông báo với chúng tôi rằng sản phẩm không bị lỗi khi giao cho chúng tôi. Tệ hơn nữa, anh ấy cho rằng đó là lỗi của công ty chúng tôi.

Chúng tôi đã là khách hàng thân thiết của quý công ty trong 2 năm qua. Tuy nhiên, chúng tôi nhận thấy rằng chất lượng sản phẩm và chất lượng dịch vụ của công ty bạn đang đi xuống. Điều này đã ảnh hưởng rất nhiều đến sự chậm trễ trong sản xuất tại công ty chúng tôi và gây khó khăn cho chúng tôi trong việc giao dịch với khách hàng.

Chúng tôi rất hiểu nếu công ty của bạn đang gặp vấn đề. Tuy nhiên, nếu đến 12h trưa nay mà các bạn không giải quyết thì chúng tôi sẽ phải xử lý. Chúng tôi mong nhận được email của bạn để giải quyết.

Trân trọng,

Craig Smith

Giám đốc sản xuất EGO

5.4. Cách viết thư yêu cầu bằng Tiếng Anh (Formal email of request)

Với vai trò là khách hàng hay một đối tác, bạn cần biết thông tin chi tiết liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ tại một công ty nào đó. Lúc này bạn cần sử dụng cách viết email đưa ra yêu cầu bằng Tiếng Anh, nếu bạn chưa biết cách viết như thế nào thì hãy tham khảo bài viết mẫu ngay sau đây nhé!

Dear Mr. Mitchell,

I am writing to mention the company’s plans for an upcoming musical event. I will assist your company in organizing the event, so please provide me with the necessary information.

First of all I need to know the details of the time, place and size of the event. We would appreciate it if you choose a time that works for me. You should give it some time, I’ll take a look and ask for a return or no. You should give it some time, I’ll take a look and ask for a return or no.

In addition, I may ask you to provide a copy of your company’s event plan including: objectives, participants, financial… These are the information I need to support you better.

Also, you need to consider the singer you will invite to the musical event. You can give some ideas, I will help you choose the best option.

You can respond to this email and provide me with the necessary information as I have stated. For a copy of the plan, attach the file.

I would really appreciate it if you could deal with these matters urgently.

I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,

Unil Vero

Development Manager

DỊCH

Ông Mitchell thân mến,

Tôi viết thư này để đề cập đến kế hoạch của công ty cho một sự kiện âm nhạc sắp tới. Tôi sẽ hỗ trợ quý công ty tổ chức sự kiện, vì vậy vui lòng cung cấp cho tôi những thông tin cần thiết.

Trước hết tôi cần biết chi tiết về thời gian, địa điểm và quy mô của sự kiện. Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn chọn một thời gian phù hợp với tôi. Bạn nên cho nó một thời gian, tôi sẽ xem xét và yêu cầu trả lại hoặc không. Bạn nên cho nó một thời gian, tôi sẽ xem xét và yêu cầu trả lại hoặc không.

Ngoài ra, tôi có thể yêu cầu bạn cung cấp một bản kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty bạn bao gồm: mục tiêu, đối tượng tham gia, tài chính… Đây là những thông tin tôi cần để hỗ trợ bạn tốt hơn.

Ngoài ra, bạn cần xem xét ca sĩ mà bạn sẽ mời đến sự kiện âm nhạc. Bạn có thể đưa ra một số ý kiến, phía tôi sẽ giúp bạn lựa chọn phương án tốt nhất.

Bạn có thể trả lời email này và cung cấp cho tôi thông tin cần thiết như tôi đã nêu. Còn bản sao của kế hoạch, hãy đính kèm tệp.

Tôi thực sự sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể giải quyết những vấn đề này một cách khẩn cấp.

Tôi mong muốn được nghe từ bạn.

Trân trọng,

Unil Vero

Giám đốc phát triển

5.5. Viết thư mời Tiếng Anh (Emails of invitation)

Hi all members,

As announced to you, we will have a party to celebrate the company in the top 15 highest revenue companies in Asia. I very much welcome your attendance at the party. The party will be held at 6 pm this Saturday at the company’s G lobby. If you have any problems, send me an email and I will assist you.

Let me know as soon as possible if you can attend.

Regards,

David Mitchell

DỊCH

Xin chào tất cả các thành viên,

Như đã thông báo với các bạn, chúng ta sẽ tổ chức tiệc mừng công ty lọt vào top 15 công ty có doanh thu cao nhất Châu Á. Tôi rất hoan nghênh sự tham dự của bạn trong bữa tiệc. Bữa tiệc sẽ được tổ chức vào lúc 6 giờ chiều thứ bảy tuần này tại sảnh G của công ty. Nếu bạn có bất kỳ vấn đề gì, hãy gửi email cho tôi và tôi sẽ hỗ trợ bạn.

Hãy cho tôi biết càng sớm càng tốt nếu bạn có thể tham dự.

Trân trọng,

David Mitchell

CEO

5.6. Viết thư chúc mừng Tiếng Anh (Emails of congratulation)

Hi Jeni, Company A’s Marketing Department welcomes you to become a part of the company’s puzzle. Wishing you much success at A and happy working memories. Please contact Ms. Chinhnie – Leader Content Marketing for guidance and training on how to work. Please keep the spirit and the fire of passion to accompany us in the coming time. Company A is confident to bring you well-deserved interesting work experiences! Any questions you can directly contact Ms.Chinhnie 088.987,000 for quick and effective answers! After receiving this email, please reply to our email! Thank you and see you again! Best regards! Vo Nie HR Manager DỊCH Chào bạn Jeni, Phòng Marketing của công ty A chào mừng bạn trở thành một mảnh ghép của công ty. Chúc bạn sẽ gặt hái được nhiều thành công tại A và có những kỷ niệm làm việc thật vui vẻ. Bạn vui lòng liên hệ với Ms. Chinhnie – Leader Content Marketing  để được hướng dẫn, đào tạo về cách làm việc. Hãy giữ tinh thần cùng ngọn lửa đam mê để đồng hành cùng chúng tôi trong thời gian tới. Công ty A tự tin sẽ mang đến cho bạn những trải nghiệm công việc thú vị xứng đáng! Mọi thắc mắc bạn có thể liên hệ trực tiếp Ms.Chinhnie 088.987.000 để được giải đáp một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất! Sau khi nhận được email này bạn vui lòng phản hồi email của Chúng tôi! Cảm ơn và hẹn gặp lại bạn! Trân trọng! Vo Nie Trưởng phòng nhân sự

6. Lời kết

Đây quả là một bài viết dài đến từ tâm huyết và sự chỉn chu của đội ngũ chuyên môn Tienganhtot. Hy vọng rằng bài viết sẽ giúp bạn hoàn thiện xây dựng cách viết email bằng Tiếng Anh tùy theo mục đích của bản thân. Hãy thận trọng với những lưu ý mà chúng mình đã nhắn gửi trong phần 4 nhé.

Follow Fanpage của Tiếng Anh Tốt để được thông báo về các bài chia sẻ, quizzes & tips mới hữu ích cho việc học và phát triển trình độ tiếng Anh của bạn.

Đừng bỏ lỡ những mẹo hay trong Tiếng Anh qua những bài viết này nhé: 

5 cách nghe Tiếng Anh hiệu quả bạn nên biết!

Luyện đọc Tiếng Anh như thế nào đạt hiệu quả cao?