Cách Viết Email Tiếng Anh Xin Lỗi Khách Hàng Không Phải Ai Cũng Biết

Viết email tiếng Anh xin lỗi là phương pháp hiệu quả thể hiện sự hối tiếc chân thành của công ty bạn đến khách hàng, đối tác thay cho lời xin lỗi. Nhưng bạn không biết phải viết như thế nào, hãy cùng Edu2Review “nghiên cứu” bài viết dưới đây nhé.

Những điều cần lưu ý khi viết thư xin lỗi trong Email tiếng Anh

Khi viết email xin lỗi, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Bỏ đi lòng tự trọng cũng như kiêu căng của bản thân.
• Sử dụng từ ngữ phù hợp với những hoàn cảnh khác nhau và đối tượng khác nhau.
• Cố gắng nhận lỗi và đừng đổ lỗi cho ai. Điều đó cho thấy tinh thần trách nhiệm của bạn và công ty.
• Cố gắng đừng viết quá ngắn, điều này có thể khiến lá thư có vẻ không chân thành.

Cấu trúc của một lá thư xin lỗi

Cách viết thư tiếng Anh thương mạiđể xin lỗi đạt chuẩn gồm các thành phần chính:

• Địa chỉ và lời chào.
• Mở đầu.
• Nội dung thư.
• Kết thúc thư.

Cách viết email xin lỗi khách hàng

Địa chỉ được viết ở góc trái đầu trang thư là địa chỉ của người nhận thư, trong khi địa chỉ của người gửi sẽ được viết ở góc phải đầu thư.

Dưới phần địa chỉ là lời chào. Đối với người nhận là người thân quen, thì bạn có thể viết Dear [name]. Còn nếu bạn không biết tên người nhận, thì bạn nên viết Dear [Mr/Ms], việc kết hợp giữa [Mr/Ms] và [name] sẽ dành cho lối viết trang trọng khi bạn biết tên người nhận.

Mở đầu

Trong cách viết thư tiếng Anh thương mại đúng chuẩn, ở phần mở thư bạn sẽ viết câu xin lỗi chân thành của mình và lý do mà bạn muốn xin lỗi hoặc lý do bạn viết thư này.

Bạn có thể mở đầu bằng “I wanted to write you a letter to apologize for what I did. ______” hoặc “Please accept my sincere apology for ______”. Sau đó là lý do mà bạn muốn viết lá thư xin lỗi.

Nội dung thư

Nội dung sẽ bao gồm khá nhiều nội dung như trình bày sự việc, thể hiện bạn rất tiếc vì những gì đã xảy ra, trình bày quan điểm của bạn về sự việc và đưa ra những giải pháp để khắc phục lỗi lầm của bạn.

Trình bày sự việc

Bạn sẽ kể lại câu chuyện đã xảy ra thế nào và hãy cố gắng thật thành thật về các chi tiết trong câu chuyện. Tỏ ra bạn thật sự lấy làm tiếc về mọi chuyện sẽ giúp người đọc tin vào sự thành khẩn của bạn.

Ví dụ bạn có thể mở đầu bằng câu: “What I did last weekend was horribly inappropriate, disrespectful, and wildly selfish._____”.

Thể hiện sự nuối tiếc

Ở phần này, bạn sẽ thể hiện thật rõ ràng mình cảm thấy có lỗi thế nào.

Từ ngữ dùng để diễn đạt lời xin lỗi:

• I apologize for…
• Please accept my sincere apology for…
• I am deeply sorry for…
• I really owe you an apology for…
• I'm sorry about…

Ví dụ, bạn có thể viết: This is really a terrible thing for me to have done to you after how warmly you have helped me since I started working here. You have not only shown your beautiful, warm care to me as a friend, but you have also shown me support and kindness that I never could have possibly expected. To hurt you in this way was an insult to everything that you have done for me and I really hate myself for that.

Quan điểm của bạn

Đây là phần không bắt buộc vì tùy theo hoàn cảnh sự việc mà bạn sẽ viết thêm. Có thể bạn không cố ý gây ra lỗi hoặc theo một cách khách quan thì không hoàn toàn là lỗi của bạn. Tuy nhiên, trong cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh đúng chuẩn, bạn nên vẫn giữ giọng văn khách quan và vẫn thể hiện sự xin lỗi khi viết.

Ví dụ: “I hope you understand that that was never my intention. While I can’t truly know how this feels to you, I can certainly understand that what I did was one of the worst things I could possibly have done to you.”

Thu nhập vài câu viết xin lỗi để xây dựng niềm tin với đối tác (Nguồn: huffpost)

Giải pháp khắc phục

Sẽ rất tốt nếu bạn có thể đề xuất những cách để sửa lỗi hoặc giảm bớt những tổn hại, tổn thương mà bạn gây ra. Đưa ra các giải pháp thiết thực mà bạn có thể thực hiện sẽ giúp người đọc cảm thấy bạn đang chịu trách nhiệm cho lỗi của mình, bao gồm giải pháp khắc phục chứng tỏ bạn đã hiểu khá sâu về cách viết thư thương mại bằng tiếng Anh để xin lỗi đúng chuẩn rồi đấy.

Từ ngữ để đưa ra lời đề nghị hay cam kết của mình nhằm sửa lỗi sai:

• I would like to…
• I hope…
• I promise…
• We are happy to offer you…
• I look forward to
• Could we make another…?

Kết thư

Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh đúng chuẩn cần có kết thư. Trong phần này, bạn sẽ viết một lời hứa về việc bạn sẽ sửa lỗi cũng như không để sự việc tương tự xảy ra là vô cùng cần thiết. Sau đó, bạn sẽ ký tên và cung cấp thông tin để người nhận liên lạc (nếu cần).

Bài viết tham khảo

Dear Mrs. Smith,

Thank you for writing to us here at the Anytown Hotel. We are sorry to hear that your stay at our establishment did not meet your expectations.

As the manager of the Anytown Grill, I would like to sincerely apologize for the negative experience you had at our restaurant. Having read your letter, I am appalled by the treatment you experienced. This does not reflect the high standards we hold here at the Anytown Grill.

We are sorry to have inconvenienced you on your visit to Anytown. Your complaint has inspired us to re-train the staffs. Now, all employees have been reminded that the appropriate procedure in this situation.

Unfortunately, your description of this server did not include a name, so we are not provided enough information to identify her. We have, however, addressed all the staffs in the restaurant.

Please accept our most sincere apologies. Given the unfortunate experience you had here at the Anytown Hotel, we would like to extend to you this $100 voucher for your next stay at our establishment. We hope that your next stay with us will better meet our standard of excellence.

On behalf of everyone at the Anytown Grill, I would like to extend to you this $20 gift card to make up for your experience at our facility. We hope to see you in our restaurant again soon so we can show you what service really means to us.

Sincerely,

Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã biết cách viết một email xin lỗi để thể hiện lòng chân thành của mình đến khách hàng. Nếu vẫn chưa tự tin giao tiếp bằng email với khách hàng, tại sao không thử tìm ngay một trung tâm Anh ngữ uy tín tại Edu2Review bạn nhỉ?

Bảng xếp hạngtrung tâm tiếng Anh tại Việt Nam

Hiếu Lễ (Tổng hợp)