Hướng Dẫn Viết Email Xin Lỗi Bằng Tiếng Anh đơn Giản Nhất

Đôi khi chúng ta cũng có những lúc mắc sai lầm và làm người khác buồn hoặc thất vọng, và chúng ta cũng không có cơ hội gặp họ để trực tiếp nói lời xin lỗi. Những khi ấy thì một là thư xin lỗi chân thành sẽ thể hiện được thành ý và mong muốn sửa lỗi của mình. Hôm nay chúng ta hãy tham khảo cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh nhé!  

>> Xem thêm: Cách viết email tiếng Anh trong công việc chuyên nghiệp

Giới thiệu cách viết email xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh chuẩn nhất

Salutation – Chào hỏi

Dear Mr. …./ Ms… Nếu bạn biết tên người nhận

Dear Sir or Madam Nếu bạn không biết tên người nhận  

Starting – Mở đầu

I am writing Tôi viết email nhằm…

To inform you that … Thông báo với bạn rằng…

To confirm … Xác nhận…

To request/ enquire about … Yêu cầu

I am contacting you for the following reason… Tôi liên hệ với các bạn vì…

I recently read about ….. Tôi được cho biết rằng…

And would like to know …. Và tôi muốn biết rằng…  

Referring to previous contact – Khi muốn nói tới việc liên lạc trước đó

Thank you for your email of March 15. Cám ơn email bạn gửi ngày 15 tháng 3.

Thank you for contacting us. Cám ơn vì đã liên hệ với chúng tôi.

In reply to your request, … Tôi xin được trả lời về yêu cầu của bạn…

Thank you for your email regarding … Cám ơn email của bạn về việc…

With reference to our telephone conversation yesterday… Như bạn đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua…

Further to our meeting last week … Như cuộc họp vào tuần trước của chúng tôi…

It was a pleasure meeting you in Pari last month. Tôi đã rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở Pari vào tháng trước…

I would just like to confirm the main points we discussed on Monday. Tôi muốn được xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ 2.  

Making a request – Lời yêu cầu

We would appreciate it Chúng tôi đánh giá cao điều đó

I would be grateful if you can… Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể…

Could you please send to me … Bạn có thể gửi cho tôi…

Could you possibly let us have … Bạn có thể cho chúng tôi biết…

I would like to receive … Tôi muốn nhận được….

It would be if you send us … Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…

Please let me know action you propose to take. Xin cho tôi biết phương hướng để giải quyết  

Offering help – Đưa ra lời giúp đỡ

Would you like us to …? Bạn có muốn chúng tôi…?

We would be happy to … Chúng tôi sẽ rất hân hạnh được…

We are quite willing to … Chúng tôi rất sẵn sàng…

Our company would be pleased to … Công ty  chúng tôi rất sẵn lòng…

Giving good news – Thông báo tin tốt

We are pleased to announce that … Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…

I am delighted to inform you that .. Tôi rất vui khi được thông báo với bạn rằng…

You will be pleased to learn that … Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…  

Giving bad news – Thông báo tin xấu

We regret to inform you that … Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…

I’m afraid it would not be Tôi e là không thể

Unfortunately we are unable to … Rất tiếc chúng tôi không thể…

After careful we have decided (not) to … Sau khi xem xét, chúng tôi đã quyết định sẽ không…  

Bài luận 1. Viết email xin lỗi bằng tiếng Anh có dịch tiếng Việt

Dear Nam,

I am terribly sorry that I did not show up at your wedding ceremony, even I could not believe that I had missed such an important occasion like that. I know that you might be upset with me, but I hope you give me a chance to explain the reason why I was not present. You have got to know that I was on my business trip for a few weeks, and apparently I did not receive your invitation soon enough to re-scheduled everything. My mother was the one who checked the mailbox while I was away from home, and maybe she did not pay too much attention to my mail. When she finally checked them carefully and informed me, it was only just two days before your wedding. I did my best to arrange all of my work to rush back home, but the time was so limited that I could not make any change. I know you were too busy at those days to pick up my phone, but I did everything I could to let you know that I was not able to present. Besides my sincere apology, I give you and your beloved wife my best wishes, and I hope that event was a great beginning for your happy life afterwards. By the way, I want to ask how was your wedding ceremony going? Did everything go on well according to your plan? I am dying to know every detail of that day, and I cannot wait to meet you in person. I had prepared a wedding gift for you, and I hope it will be a lovely decoration in your new sweet home. I am sorry again for what I had missed; I will do everything I could to regain your trust, and please do not be angry with me.

Please contact me as soon as you receive this email.

I am looking forward to hearing from you soon.

Sincerely,  

Dịch:

Gửi Nam,

Tớ vô cùng xin lỗi về việc tớ đã không xuất hiện tại buổi lễ kết hôn của cậu, thậm chí cả tớ cũng không tin được là mình đã bỏ lỡ một sự kiện quan trọng như thế. Tớ biết rằng có thể cậu đang buồn tớ, nhưng tớ hi vọng rằng cậu sẽ cho tớ cơ hội để giải thích lý do tại sao tớ không có mặt. Chắc cậu cũng biết tớ có một chuyến đi công tác trong vòng vài tuần, và có vẻ như tớ đã không nhận được thiệp mời của cậu đủ sớm để sửa đổi lại lịch trình của mình. Mẹ của tớ là người đã kiểm tra hộp thư khi tớ không có ở nhà, và có lẽ bà đã không để tâm quá nhiều đến thư từ của tớ. Khi bà kiểm tra chúng một cách cẩn thận và thông báo cho tớ thì chỉ còn hai ngày nữa là đến lễ cưới của cậu. Tớ đã cố gắng hết sức để sắp xếp tất cả công việc để có thể sớm trở về, nhưng thời gian quá hạn chế nên tớ đã không thể tạo được sự khác biệt nào cả. Tớ biết cậu rất bận vào những ngày đó để có thể nghe điện thoại của tớ, nhưng tớ đã làm mọi thứ có thể để báo cậu biết rằng tớ không thể có mặt. Bên cạnh lời xin lỗi chân thành, tớ còn gởi đến cậu và người vợ thân yêu của cậu những lời chúc tốt đẹp nhất, và tớ hi vọng sự kiện đó chính là một khởi đầu tuyệt vời cho cuộc sống hạnh phúc sau này. Và nhân tiện tớ muốn hỏi rằng lễ cưới của cậu như thế nào? Mọi việc có diễn ra suôn sẻ như kế hoạch không? Tớ đang rất muốn biết mọi chi tiết của ngày hôm đó, và tớ không thể đợi để gặp trực tiếp cậu. Tớ đã chuẩn bị một món quà cưới cho cậu, và tớ hi vọng nó sẽ là một vật trang trí đáng yêu trong ngôi nhà mới của hai người. Tớ xin lỗi một lần nữa vì những gì tớ đã bỏ lỡ; tớ sẽ làm mọi thứ có thể để lấy lại được lòng tin của cậu, và xin đừng giận dữ với tớ.

Hãy liên lạc với tớ ngay khi cậu nhận được mail này nhé.

Tớ mong sớm được nghe tin từ cậu.

Chân thành,

Vocabulary:

Ceremony (n): Nghi lễ, buổi lễ.

Apparently (adv): Hình như, có vẻ như.

Invitation (n): Thư mời.

Apology (n): Lời xin lỗi

Regain (v): Lấy lại.

Bài luận 2. Viết email xin lỗi bằng tiếng Anh

Dear Nhung,

I write this email in order to apologize for the fact that I had broken your mini mp3 player, and I know that it is a very important and meaningful thing to you. You have not answered my phone or message for three days, and this is my last method to contact you. I was so happy that you agreed to let me borrow your mp3 player since I lost mine last month, but it was an undesirable accident that my cat knocked it over from a table. I did not pay attention to it in just about two minutes, and my silly cat had its chance to make a terrible mistake. You were mad at me and then cut all of my contact right after I informed you that event, but I have got to let you know that it was not as serious as you thought. It is true that your mp3 player did fall on the floor and broken, but it was just a small crack on the back of its case. The screen went black for a while and I could not turn it on, but then I realized that it was just because the batteries were out of place due to the impact of the fall. The next day I put in new batteries and tried to start it, and everything turned out to be just right. I even bought a beautifully new case for it to replace the broken one, but I cannot contact you to tell you that good news. It was my fault to did not pay enough attention to it and let my naughty cat give it some damages, but after all it was just a misunderstanding when you thought I had completely destroyed it. I know you will be still mad at me in a few more days, but I hope you will read this email soon so that I can have a chance to explain.

I am sorry again for what just happened.

Please contact me as soon as you read this email.

Sincerely,  

Dịch:

Tớ viết bức thư này nhằm để xin lỗi cậu về việc tớ đã làm hỏng chiếc máy nghe nhạc cỡ nhỏ của cậu, và tớ biết đó là một vật rất quan trọng và có nhiều ý nghĩa đối với cậu. Cậu đã không trả lời điện thoại cũng như tin nhắn của tớ trong ba ngày rồi, và đây là cách cuối cùng để tớ có thể liên lạc với cậu. Tớ đã rất vui mừng khi cậu đồng ý cho tớ mượn chiếc máy nghe nhạc của cậu vì tớ đã làm mất cái của mình vào tháng trước, nhưng đó là một tai nạn không hề mong muốn khi con mèo của tớ đã hất văng nó xuống từ trên bàn. Tớ chỉ không chú ý đến nó trong vòng khoảng hai phút thôi, và con mèo ngốc nghếch của tớ đã có cơ hội phạm một lỗi lầm kinh khủng. Cậu đã rất giận dữ và cắt đứt mọi liên lạc với tớ ngay sau khi tớ thông báo cho cậu biết về sự việc đó, nhưng tớ phải nói cho cậu biết rằng mọi việc không đến mức nghiêm trọng như cậu nghĩ. Thật sự thì chiếc máy nghe nhạc của cậu có rớt xuống sàn nhà và bị vỡ, nhưng đó chỉ là một vết nứt nhỏ trên phần lưng của chiếc vỏ máy. Màn hình máy bị tối đen một lúc và tớ không thể nào khởi động lại nó, nhưng sau đó tớ nhận ra rằng điều đó bởi vì phần pin đã bị lệch khỏi vị trí khi chịu tác động của cú rơi. Ngày tiếp theo tớ đã bỏ pin mới vào và cố gắng mở lại nó, và cuối cùng thì mọi thứ vẫn ổn. Tớ thậm chí còn mua một chiếc vỏ xinh xắn mới để thay thế cho chiếc vỏ cũ bị vỡ nhưng tớ không thể nào liên lạc để báo cho cậu biết tin tốt này. Đó hoàn toàn là lỗi của tớ khi tớ đã không dành đủ sự chú ý và để con mèo hư đốn của tớ làm nó bị hỏng, nhưng sau cùng thì đó là một hiểu lầm khi cậu nghĩ tớ đã hoàn toàn phá hủy nó. Tớ biết cậu vẫn sẽ còn giận tớ trong một vài ngày tới, nhưng tớ hi vọng cậu sẽ sớm đọc mail này để tớ có thể có một cơ hội giải thích.

Hãy liên lạc với tớ ngay khi đọc nó nhé.

Chân thành.  

Vocabulary:

Apologize (v): Xin lỗi.

Method (n): Phương pháp, cách thức.

Undesirable (adj): Không mong muốn.

Knock (v): Đánh, va chạm, Knock something over: Làm ngã cái gì đó.

Crack (n): Vết nứt.

Case (n): Hộp đựng, vỏ đựng.

Trên đây là 2 mẫu viết email xin lỗi bằng tiếng Anh khá phổ biến mà trung tâm Anh ngữ Benative cung cấp, các bạn có thể tham khảo bố cục và cách làm cũng như nội dung viết, mở đầu, kết thúc thư và quan trọng phần nội dung thư cần phải viết nội dung 1 cách nghiêm túc để tỏ lòng xin lỗi giúp người xem vui lòng.