Cách Viết Email Xin Lỗi Trong Công Ty Nhật - Tomoni

   Cấu trúc một email xin lỗi

   Tiêu đề email: Đặt tiêu đề sao cho ngắn gọn, dễ hiểu nhất, chẳng hạn 「〇〇のお詫び」. Không nên để tiêu đề theo kiểu chung chung như 「お詫び」.

   Câu chào đầu email: Tiếp theo hãy viết một vài câu chào ban đầu thông thường. Có thể sử dụng câu chào hỏi điển hình phổ biến trong business đó là お世話になっております nếu hai bên đã có trao đổi hoặc giao dịch qua lại từ trước. Trong trường hợp trả lời email bạn có thể sử dụng ご連絡いただき、ありがとうございます。

   Nội dung chính của email    +Câu xin lỗi: Ở phần này bạn viết lời xin lỗi về sự việc đã qua. Có thể sử dụng mẫu câu sau: このたび〇〇が発生し、ご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございません。    +Chi tiết vấn đề và cách khắc phục: Ở phần này chúng ta sẽ đề cập đến nguyên nhân chi tiết của vấn đề cũng như hướng giải quyết để tránh lặp lại sai lầm sau này. 〇〇が原因であることが判明いたしました。今後はこのようなことがないよう、 〇〇の対策をとります。

   Lời chào cuối email: Ở cuối email chúng ta hãy chân thành gửi lời xin lỗi một lần nữa vì đã gây ra phiền hà cho đối phương. このたびの件につきまして、謹んでお詫び申し上げます。 ご面倒をおかけし、申し訳ございません。

   Một vài mẫu câu thường dùng để xin lỗi    Xin lỗi ở mức độ nhẹ

申し訳ありません 例：ご連絡が遅れてしまい、申し訳ありません。 お詫びいたします。 例：ご迷惑をおかけしましたことをお詫びいたします。 反省しております。 例：私の考えが及ばなかったことを反省しております。    Xin lỗi ở mức độ thông thường

大変失礼いたしました。 例：行き違いがございまして、大変失礼いたしました。 お詫びの言葉もございません。 例：ご心配をおかけしてしまい、お詫びの言葉もございません。 ご迷惑をおかけいたしました。 例：このたびはご迷惑をおかけいたしまして、誠に申し訳ございません。

   Xin lỗi ở mức độ nghiêm trọng

心より謝罪いたします。 例：製品に不具合がございましたこと、心より謝罪申し上げます。 猛省しております。 例：ご迷惑をおかけしましたことを、関係者一同猛省しております。 ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 例：この度の件につきまして、何とぞご容赦くださいますようお願い申し上げます。

2. Một vài ví dụ thực tế

   Sau đây là một số mẫu email để xin lỗi trong các trường hợp cụ thể.

   Xin lỗi cấp trên vì báo cáo thiếu nội dung công việc

件名：連絡漏れのお詫び

〇〇部長 お疲れ様でございます。 △△です。

実は〇月〇日に送りましたメール「件名：〇〇のご連絡」の内容に、 連絡漏れがございました。 すでにご連絡済であると勘違いしたことが原因です。大変失礼いたしました。

今後はこのようなことが無いよう、ご報告内容を時系列で管理してまいります。 お手数ですが、下記事項の追加をお願いいたします。

・…

ご面倒をおかけし、申し訳ございません。

（メール署名）

   Xin lỗi đối tác/ khách hàng vì gửi email sai địa chỉ

件名：誤送信のお詫び

株式会社〇〇 △△様

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△でございます。

本日、〇月〇日〇時に私からお送りしたメール（件名：〇〇について）は、 誤送信でございます。 社内の者へのメールが突然送られ、困惑なさったのではないかと存じます。 まことに申し訳ございませんでした。

大変お手数ですが、破棄してくださいますようお願いいたします。 今後はこのようなことがないよう、十分注意してまいります。

不手際をご容赦くださいませ。 大変失礼いたしました。

（メール署名）

3. Một số lưu ý cần thiết

   Như đã đề cập ở bài viết trước đây, nói lời xin lỗi không quan trọng về mặt “ngôn ngữ” mà quan trọng ở “thành ý” và “thái độ” của người xin lỗi. Vì vậy, nên tránh kiểu viết qua loa, chung chung hay đổ lỗi cho người khác vì sẽ không thể hiện được thành ý muốn xin lỗi. Nên viết rõ nguyên nhân dẫn đến sai lầm và cách khắc phục. Trong trường hợp chưa biết rõ nguyên nhân chúng ta cũng không nên trực tiếp bỏ qua mà hãy khéo léo truyền đạt lại việc phía (công ty) bạn đang điều tra nguyên nhân và sẽ liên lạc để báo lại ngay khi có kết quả để đối phương thấy được thành ý từ phía (công ty) bạn.

   Cùng xem 2 email bên dưới nhé

   Ví dụ 1

    △△様

ご連絡いただき、ありがとうございます。 このたびは、欠陥品をお送りしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。

お品物をお送りいただければ、新しい商品と交換いたします。 ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

（メール署名）

   Ví dụ 2

△△様

ご連絡いただき、ありがとうございます。 ◯◯◯株式会社　お客様相談室の木村弘和と申します。

このたびは、弊社の商品をお買い上げいただき、誠にありがとうございます。 購入したばかりのショルダーバッグのひもの金具が取れてしまったとのこと 誠に申し訳ございませんでした。

原因としましては、金具の取り付け不良が考えられます。 つきましては、至急、品質に万全を期した商品をお送りいたします。 ご到着まで2、3日、お待ちいただけますでしょうか。

なお、不良品のバッグにつきましては、交換商品に「返品用の袋」を同封させて いただきますので、お手数ですが、そちらに入れていただき、

弊社までお送りいただけますでしょうか。（送料は弊社が負担いたします） 以後、同じような不手際がないよう、製造精度と検品の質を高めていく所存です。 このたびは、本当に申し訳ございませんでした。

（メール署名）

   Ở ví dụ 1, nội dung email nhìn có vẻ chung chung có thể dùng cho mọi trường hợp, chỉ nêu lên hướng khắc phục một cách khá qua loa. Điều này rất dễ khiến khách hàng phật ý vì cảm thấy không được xem trọng. Còn ở ví dụ 2 nội dung email viết chi tiết từ nguyên nhân, cách khắc phục, những việc cần khách hàng hợp tác đến giải pháp nhằm tránh lặp lại sai lầm trong tương lai nên sẽ dễ nhận được sự thông cảm từ khách hàng hơn.

   Trong quá trình làm việc ở Nhật, hầu hết chúng ta đều không tránh khỏi việc gửi những email xin lỗi như thế này vì vậy hãy cố gắng để quen dần nhé.