Cách Viết Email Xin Nghỉ Phép Chuyên Nghiệp, đầy Thuyết Phục

Với công nghệ phát triển như hiện nay, thay vì gọi điện thoại hoặc viết đơn tay, bạn có thể soạn thảo email xin nghỉ phép và gửi trực tiếp đến hộp thư của lãnh đạo, cấp trên với thao tác đơn giản, tiết kiệm thời gian. Trong bài viết hôm nay, mình sẽ hướng dẫn bạn cách viết email xin nghỉ phép chuyên nghiệp, đầy thuyết phục nhất. Cùng theo dõi với mình nhé!

I. Lưu ý khi viết email xin nghỉ phép

Đơn xin nghỉ phép là một mẫu đơn được sử dụng thường xuyên trong các doanh nghiệp, tổ chức khi một cá nhân cần thời gian giải quyết công việc riêng. Với thời đại công nghệ số như hiện nay, đa phần các công ty đều chấp nhận hình thức xin phép thông qua email cá nhân. Điều này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, linh động cũng như rút gọn thủ tục xử lý nghỉ phép. Đặc biệt trong những trường hợp bất khả kháng như đau ốm, chăm cha mẹ hay con cái bị bệnh,... email xin phép sẽ giúp sếp của bạn nhận được sớm thông tin và ra các quyết định điều phối nhân sự hợp lý, tránh công việc bị trì trệ.

1. Nghỉ phép theo đúng quy định của công ty

Ở mỗi công ty khác nhau sẽ có những quy định riêng về thời gian cũng như thủ tục xin nghỉ phép. Với tư cách là nhân viên, kể cả khi chỉ là một thực tập sinh, bạn cũng phải tuân thủ quy trình do công ty đề ra. Vì vậy trừ những sự cố không lường trước được, bạn nên căn cứ theo quy định tại nơi làm việc để đưa ra phương án xin nghỉ phép phù hợp nhất khi có việc riêng cần thời gian giải quyết nhé!

2. Lý do xin nghỉ phép phải chính đáng

Công việc ở mỗi phòng ban nói riêng hay của công ty nói chung, sau khi được cấp trên xem xét sẽ chia về cho các nhân viên triển khai và thực hiện. Mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ phải chịu trách nhiệm xử lý một phần việc chung. Có nghĩa rằng khi bạn xin nghỉ phép, phần việc của bạn sẽ phải chuyển sang cho một hoặc vài nhân viên khác đảm nhận để tránh công việc chung bị đình trệ.

Vì vậy trường hợp chưa thực sự cần thiết phải nghỉ phép, bạn có thể sắp xếp giải quyết việc cá nhân vào những ngày cuối tuần hoặc sau giờ làm. Và nếu bắt buộc phải nghỉ phép, bạn nên chuẩn bị một lý do thật chính đáng. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với cấp trên mà còn là với đồng nghiệp sẽ giúp đỡ bạn trong thời gian vắng mặt tại công ty đấy!

3. Xin phép càng sớm càng tốt

Khi cần thời gian giải quyết việc cá nhân, bạn nên nhanh chóng gửi email xin phép đến cấp trên hoặc bộ phận nhân sự để sớm nhận được sự hỗ trợ. Hạn chế tình trạng gửi email trong vội vàng hoặc đã nghỉ rồi mới gửi thông báo đến công ty. Không chỉ cấp trên mà lãnh đạo công ty sẽ đánh giá bạn là người không có sự chuẩn bị, thiếu chuyên nghiệp cũng như có thái độ kém trong công việc. Điều này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình làm việc tại công ty cũng như con đường thăng tiến trong tương lai của bạn.

4. Sắp xếp người có thể hỗ trợ công việc

Với những trường hợp nghỉ phép đã được lên kế hoạch, bạn nên chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp cùng nhóm hoặc cùng phòng ban nhằm giúp đỡ giải quyết các công việc quan trọng trong thời gian bạn vắng mặt. Khi đã sắp xếp ổn thỏa, bạn nên thông báo điều này đến cấp trên của mình. Điều này cho thấy bạn có sự chủ động trong công việc và sẽ nhận về những đánh giá tích cực từ lãnh đạo, cấp trên.

5. Để lại thông tin liên hệ khi nghỉ phép

Thông thường trong thời gian bạn nghỉ phép, công ty sẽ nhanh chóng bố trí nhân sự thay thế để phụ trách các công việc quan trọng. Tuy nhiên có thể trong quá trình xử lý công việc, người đó cần thêm thông tin hoặc tệ hơn là không thể thay bạn giải quyết các vấn đề phát sinh. Trường hợp này, thông tin liên hệ mà bạn để lại trước lúc nghỉ phép sẽ giúp công việc không bị đình trệ. Từ đó giúp bạn thể hiện tác phong chuyên nghiệp và ghi điểm trong mắt sếp của mình đấy!

6. Trình bày rõ ràng, cụ thể

Thời gian luôn vô cùng quý giá, đặc biệt là với những người làm việc ở vị trí cao như trưởng nhóm, trưởng phòng, giám đốc bộ phận,... Thế nên, không ai lại muốn bỏ quá nhiều thời gian để đọc một email xin nghỉ phép. Vì vậy, bạn nên cân nhắc sử dụng từ ngữ lịch sự cũng như trình bày một cách rõ ràng, cụ thể vào mục đích gửi email. Tránh việc viết dài dòng, lan man làm mất thời gian của cả bạn và người nhận, lại còn thể hiện bản thân thiếu chuyên nghiệp.

II. Cách viết email xin phép chuẩn nhất

1. Tiêu đề thư

Việc đặt tiêu đề email giúp cấp trên hoặc phòng bạn nhân sự dễ chú ý và giải quyết yêu cầu của bạn nhanh chóng hơn. Nếu công ty không có quy định riêng về việc đặt tên thư, bạn có thể soạn theo mẫu sau:

[ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP]_[HỌ TÊN]_[MÃ NHÂN VIÊN]_[CHỨC VỤ, PHÒNG BAN]

Ví dụ: ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP_Nguyễn Văn A_016XXX_Nhân viên phòng kinh doanh

2. Phần mở đầu

Nếu như email xin nghỉ phép gửi trực tiếp đến cá nhân, bạn cần ghi rõ họ tên và chức vụ của người nhận. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý sử dụng ngôn từ lịch sự, hàm súc và đúng mực. Vì điều này sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho cấp trên hoặc phòng ban nhân sự.

3. Nội dung thư

Đây là phần chính yếu cùng là quan trọng nhất của email xin nghỉ phép. Trong mục này, bạn cần nêu rõ ràng và ngắn gọn lý do cùng thời gian xin nghỉ phép. Tránh trường hợp viết dài dòng, giải thích chi tiết có thể dẫn đến những hiểu lầm không đáng có. Ngoài ra, bạn cũng nên đọc lại quy định để căn cứ vào đó đưa ra khung thời gian nghỉ hợp lý. 

Hơn thế nữa, bạn nên liệt kê các công việc còn dở dang hoặc cần thực hiện gấp để lãnh đạo có thể nắm bắt được tình hình. Nếu như bạn đã có sắp xếp người hỗ trợ, đừng quên trình bày rõ trong email để giúp cấp trên tiết kiệm thời gian trong việc điều phối nhân sự.

Cuối cùng, bạn đừng quên để lại thông tin liên hệ đề phòng cho những trường hợp đồng nghiệp hoặc sếp cần sự hỗ trợ gấp nhé!

4. Lời cảm ơn

Trước khi kết thúc email, bạn đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành đến nhân sự, hoặc cấp trên của mình. Đồng thời bày tỏ mong muốn nhận được sự phản hồi trong thời gian sớm nhất nhé!

5. Chữ ký

Đây là phần không thể bỏ qua khi gửi bất kỳ email nào. Đặc biệt khi bạn làm việc tại một tổ chức hay công ty, đều sẽ được yêu cầu cài đặt chữ ký theo mẫu có sẵn. Bởi nó được xem là bộ mặt của công ty khi trao đổi thư từ với khách hàng, đối tác cũng như giúp phân biệt nhanh email nội bộ. Vì thế nên, đừng quên mục chữ ký kể cả khi bạn gửi email trong nội bộ công ty nhé!

6. Đính kèm giấy tờ liên quan

Trong một số trường hợp như đau ốm, chăm sóc ba mẹ hoặc con cái bệnh,... bạn nên đính kèm phiếu khám bệnh, đơn thuốc hoặc các loại giấy tờ liên quan khác. Điều này sẽ chứng minh lý do xin nghỉ phép của bạn là chính đáng và hoàn toàn trung thực. Giúp tăng sự tín nhiệm của lãnh đạo, cấp trên dành cho bạn.

Tìm việc làm, tuyển dụng Nhân sự, tuyển dụng nhân viên hành chính có thể bạn quan tâm:

- Nhân viên HR Data Analyst/ HR Data Admin

- Nhân viên Quan hệ lao động - PR Nội bộ

- Nhân viên đào tạo

- Nhân viên Hành Chánh

III. Mẫu email xin nghỉ phép chuyên nghiệp

Mẫu tiếng Việt

- Mẫu mail xin nghỉ phép tiếng Việt 1

- Mẫu mail xin nghỉ phép tiếng Việt 2

- Mẫu mail xin nghỉ phép tiếng Việt 3

- Mẫu mail xin nghỉ phép tiếng Việt 4

- Mẫu mail xin nghỉ phép tiếng Việt 5

Mẫu tiếng Anh

- Mẫu mail xin nghỉ phép tiếng Anh 1

- Mẫu mail xin nghỉ phép tiếng Anh 2

- Mẫu mail xin nghỉ phép tiếng Anh 3

- Mẫu mail xin nghỉ phép tiếng Anh 4

- Mẫu mail xin nghỉ phép tiếng Anh 5

Xem thêm:

- Bật mí cách xin nghỉ việc khéo léo, nhẹ nhàng, thuyết phục nhất

- Cách viết email xin việc ghi điểm với nhà tuyển dụng chuẩn nhất

- Cách trả lời email phỏng vấn chính xác, chuyên nghiệp, ấn tượng

Hy vọng rằng bạn đã có những thông tin bổ ích thông qua bài viết này. Chúc bạn một ngày làm việc vui vẻ! Và đừng quên chia sẻ bài viết này với mọi người nếu bạn thấy hay, hữu ích nhé!