Tìm Hiểu Cách Viết Email Xin Nghỉ Phép Chuyên Nghiệp, Thành Công ...

Contents

• 1 Hiện nay, email được xem là một công cụ liên lạc phổ biến dành cho công việc vì tính an toàn và bảo mật cao. Vì vậy, có rất nhiều người chọn phương tiện hiện đại này để xin nghỉ trong học tập và làm việc. Bài viết sẽ gợi ý cho bạn một vài cách viết email xin nghỉ phép chuyên nghiệp. Cùng theo dõi nhé!
  • 1.1 1. Những yếu tố mà mail nghỉ phép phải có
  • 1.2 2. Một số lưu ý khi viết email xin nghỉ phép
  • 1.3 3. Một số mẫu email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
  • 1.4 4. Một số mẫu mail xin nghỉ phép bằng tiếng Việt

Hiện nay, email được xem là một công cụ liên lạc phổ biến dành cho công việc vì tính an toàn và bảo mật cao. Vì vậy, có rất nhiều người chọn phương tiện hiện đại này để xin nghỉ trong học tập và làm việc. Bài viết sẽ gợi ý cho bạn một vài cách viết email xin nghỉ phép chuyên nghiệp. Cùng theo dõi nhé!

1. Những yếu tố mà mail nghỉ phép phải có

Phần mở đầu thư email điện tử

Ở phần này, bạn hãy chú ý sử dụng từ ngữ hàm súc và nghiêm túc, đây là phần quan trọng vì nó thể hiện sự tôn trọng cấp trên.

Lý do xin nghỉ phép

Hãy nhớ nêu thẳng vấn đề bạn đang gặp phải một cách ngắn gọn, tránh nói quá chi tiết vòng vo gây dài dòng và hiểu lầm.

Thời gian xin nghỉ phép

Xem lại nội quy công ty về số ngày nghỉ và các quy định khác, từ đó đưa ra khung thời gian hợp lý với lý do xin nghỉ phép vì đây là nhân tố quyết định việc cấp trên có chấp nhận mail nghỉ phép của bạn hay không.

Những yếu tố mà mail nghỉ phép phải có

Nói rõ về những công việc còn dang dở

Nêu chi tiết công việc còn chưa được giải quyết, vấn đề còn đọng lại trong thời gian bạn xin nghỉ để cấp trên nắm được tình hình và sắp xếp xử lý.

Địa chỉ liên lạc với bạn trong lúc bạn xin nghỉ phép

Trong trường hợp có vấn đề phát sinh và chỉ bạn mới có thể giải quyết, hãy để lại số điện thoại hoặc email để đồng nghiệp kịp thời liên lạc. Nếu không thể sắp xếp được thời gian để đứng ra xử lý trong thời gian nghỉ phép, hãy nêu rõ trong mail ý kiến của bạn về vấn đề đó.

Giấy tờ liên quan đến lý do xin nghỉ

Nếu bạn bị bệnh, hãy đính kèm một tờ giấy chứng nhận của bác sĩ hay bệnh viện vì đây là minh chứng thuyết phục nhất cho lý do của bạn.

Kết thúc email chuyên nghiệp

Để thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh thần làm việc, hãy kết thúc email xin nghỉ thật ngắn gọn, đơn giản và kèm tên của bạn ở cuối thư.

2. Một số lưu ý khi viết email xin nghỉ phép

Nghỉ phép đúng theo quy định của công ty

Mỗi công ty sẽ có quy định khác nhau về thời gian, số ngày nghỉ phép và các giấy tờ cần thiết cho lý do xin nghỉ trong trường hợp bị bệnh, hãy chú ý đưa ra phương án thông minh phù hợp với bạn và công ty.

Xin phép càng sớm càng tốt

Xin phép sớm có tác dụng rất quan trọng vì đây là yếu tố giúp đồng nghiệp và cấp trên sắp xếp được công việc cũng như nhân sự bù vào vị trí của bạn trong những ngày nghỉ phép.

Sắp xếp một người khác có thể hỗ trợ bạn

Hãy thông báo việc bạn nghỉ phép cho đồng nghiệp và nhờ người bạn tin tưởng để trao đổi, bàn giao và đưa ra phương án chung giải quyết công việc trong lúc bạn vắng mặt.

Một số lưu ý khi viết email xin nghỉ phép

3. Một số mẫu email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

– Mẫu 1

Dear Mr./ Mrs.,

I would like to request a leave of absence, from October 2th to October 6th. As you many have heard, my sister will be getting married on October 2th and I will need to go home to attend this event.

Please let me know if I can provide any further information regarding this request.

Thank you very much for your consideration.

With kind regards,

(Sign).

Mẫu 1

– Mẫu 2

Dear Mr./Mrs.,

I wish to request a leave of absence from my job. I plan to be away for my sister’s wedding, which has been prepared for 2 months, from November 2nd, 2016 to November 7th, 2016 (4 days). I will be returning to work on November 7th, 2016 (Tuesday).

If approved, David would cover my instant works during the time I’m away. I would also be available to answer questions and provide assistance.

Please let me know if you need any additional information. Thank you very much for your consideration of my request.

Best regards,

(Sign).

Mẫu 2

– Mẫu 3

Dear Mrs/Mrs.,

I am writing this letter to officially inform you that I will not be able to attend office for two days, as I will be taking emergency family leave immediately due to the recent heart attack of my father. I will need to assess my father’s condition and be there with my mother during this time.

All the procedures have been done and I am confident that my clients are in good hands during my absence. So, I kindly request you to consider my application and grant me officially informed leave on November 2nd and November 7th, 2016.

Thank You,

Yours Sincerely,

(Sign).

Mẫu 3

– Mẫu 4

Dear Mr./Mrs.,

This is my formal leave letter to follow up with our discussion from yesterday. As per our discussion, I’d like to request a leave of absence from November 2nd, 2016 through November 7th, 2016. I will be returning to work on November 7th, 2016.

Please make me aware if I can give you any additional information of if you have further questions.

Thank you so much for your consideration in providing me with the opportunity for this leave time.

Sincerely,

(Sign).

Mẫu 4

– Mẫu 5

Dear Mr./Mrs,

This letter is to request a fifteen day leave of absence for reasons which are medical. I’ve not been in good health for a while and my doctor wants me to take some time off work. I have provided supporting medical information from my doctor. I would like to leave work on February 1 and return on February 16 if possible.

Even though I won’t be in the office during that time, I can be reached via phone or email. Do not hesitate to get in touch with me if there are any questions.

Thank you for your consideration.

Sincerely,

(Sign).

Mẫu 5

– Mẫu 6

Dear Mr./Ms,

I would like to request a two month leave of absence for personal reasons. If possible, I would like the leave from work to begin on August 1, with a return date of October 1, 20XX.

If approved, I will be staying with my family during this time period and I would be glad to assist with any questions via email or phone whenever possible.

Thank you very much for your consideration.

Sincerely,

(Sign).

Mẫu 6

4. Một số mẫu mail xin nghỉ phép bằng tiếng Việt

– Mẫu 1

Xin chào (tên của người quản lý),

Tôi viết email này để thông báo rằng tôi không thể đi làm hôm nay, (ngày) vì tôi đang bị bệnh (bệnh của bạn). Tôi vẫn sẵn sàng để trả lời các email nếu bạn cần hỗ trợ gấp, tuy nhiên (tên đồng nghiệp) sẽ giải quyết các công việc của tôi ngày hôm nay để đảm bảo mọi thứ vẫn theo đúng tiến độ.

Mong anh/chị thông cảm,

(Tên của bạn).

Mẫu 1

– Mẫu 2

Kính gửi (tên người quản lý của bạn),

Tôi không thể làm việc hôm nay vì tôi cảm thấy không khỏe và bị (các triệu chứng mà bạn đang gặp phải). Tôi phải cấp cứu đêm qua, bác sĩ xác nhận tôi đã bị bệnh (chẩn đoán của bác sĩ).

Bác sĩ yêu cầu (nghỉ bệnh X ngày) vì tôi (cần nghỉ ngơi/sẽ lây bệnh), do đó, tôi có đề nghị (tên người cộng tác) sẽ tiếp quản cuộc họp của tôi với (tên khách hàng) vào chiều nay. Họ cũng sẽ tiếp quản các công việc được giao của tôi khi tôi vắng mặt. Tôi có thể trả lời qua email nếu (anh/chị) cần gấp.

Tôi đã đính kèm giấy của bác sĩ trong email này. Tôi rất cảm kích nếu (anh/chị) có thể chuyển email đến phòng HR để họ có thể thực hiện thủ tục cho ngày nghỉ bệnh của tôi. Cảm ơn sự giúp đỡ của (anh/chị).

Trân trọng,

(Tên của bạn).

Mẫu 2

– Mẫu 3

Kính gửi (tên người quản lý),

Tôi viết email này để (anh/chị) biết rằng tôi không thể đến văn phòng hôm nay. Tôi cảm thấy (mệt, hơi đau đầu,…) từ (tối qua, ngày hôm qua,…) và chỉ đi khám bệnh vào ngày hôm qua.

Họ chẩn đoán tôi bị (bệnh của bạn) và kê đơn thuốc trong (X ngày). Tôi cảm thấy tốt hơn một chút khi liều thuốc đầu tiên của thuốc đã có hiệu lực, nhưng tôi được đề nghị nên ở nhà vì cần thời gian để hoàn toàn hồi phục.

Tôi sẽ cố gắng hết sức để có thể thông báo cho (anh/chị) nếu tôi không thể làm việc vào ngày mai, vì thế, rất mong (anh/chị) có thể sắp xếp tạm thời cho khối lượng công việc của tôi. Trong khi chờ đợi, (tên đồng nghiệp) đã đồng ý lo liệu nhiệm vụ của tôi cho ngày hôm nay.

Trân trọng,

(Tên của bạn).

Mẫu 3

– Mẫu 4

Kính gửi (tên người nhận),

Vui lòng xem email này như một lá đơn xin phép nghỉ việc chính thức của tôi trong khoảng 21 ngày, bắt đầu từ (ngày X). Trong thời gian này, tôi phải sang nước ngoài để thăm gia đình. Vì sẽ vắng mặt trong một thời gian khá dài nên tôi đã chuyển giao nhiệm vụ của mình cho cộng sự của mình là (tên đồng nghiệp). Tôi cũng đã cung cấp cho anh ấy/cô ấy số điện thoại liên lạc khẩn cấp của tôi: (số điện thoại của bạn). Hãy liên hệ với tôi nếu phát sinh vấn đề liên quan đến công việc.

Tôi sẽ tiếp tục nhiệm vụ của mình tại nơi làm việc vào (ngày X).

Tôi mong được sự chấp thuận của (người nhận) về đơn xin nghỉ phép của tôi.

Trân trọng,

(Tên của bạn).

Mẫu 4

– Mẫu 5

Kính gửi (tên người nhận),

Tôi viết thư này để thông báo về lần nghỉ phép sắp tới của tôi từ (ngày X) đến (ngày Y). Tôi phải dự đám cưới người thân của mình nên tôi sẽ có thể tiếp tục công việc từ (ngày Z).

Tôi đảm bảo rằng tất cả công việc của tôi đã được chuyển cho (tên đồng nghiệp), người báo cáo cho tôi. Anh ấy/cô ấy nhận thức rõ về dự án đang diễn ra và sẽ có thể giải quyết bất kỳ nhiệm vụ nào liên quan đến nó khi tôi vắng mặt. Trong trường hợp có bất kỳ vấn đề cấp bách nào, hãy liên lạc với tôi qua số điện thoại: (số điện thoại của bạn).

Tôi cảm ơn trước vì đã chấp thuận đơn xin nghỉ việc của tôi.

Trân trọng,

(Tên của bạn).

Mẫu 5

– Mẫu 6

Kính gửi (tên người nhận),

Đây là thông báo về việc tôi dự định về thăm quê hương của mình vào (ngày X) của tháng này. Tôi muốn tận dụng 10 ngày nghỉ được trả lương của mình cho vấn đề trên.

Trong khoảng thời gian này, (tên đồng nghiệp) sẽ có mặt để xử lý mọi truy vấn và email liên quan đến vấn đề từ phía khách hàng. Tôi đã cập nhật cho anh ấy/cô ấy về tất cả các chi tiết của công việc mà tôi đang triển khai. Hãy liên hệ với tôi qua (số điện thoại của bạn) trong trường hợp bạn hoặc bất kỳ ai khác cảm thấy cần liên hệ với bất kỳ vấn đề nào. Tôi sẽ trở lại làm việc vào sáng (ngày Y).

Tôi rất biết ơn nếu bạn xem xét yêu cầu của tôi.

Trân trọng,

(Tên của bạn).

Mẫu 6

Trong thời đại hội nhập và phát triển như ngày nay, việc thể hiện phong thái chuyên nghiệp là vô cùng cần thiết. Bài viết trên đã gợi ý cho bạn vài mẹo nhỏ hay ho trong việc viết email xin nghỉ phép. Cảm ơn bạn đã theo dõi!