Cẩm Nang Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Hàng Tồn Kho - ITG Technology

Trong mỗi doanh nghiệp, hàng tồn kho luôn là một trong những tài sản chiếm tỷ trọng lớn trên tổng giá trị tài sản. Hoạt động quản lý kho tuy không có nhiều tác vụ phức tạp, nhưng nếu không được kiểm soát chặt chẽ sẽ gây thất thoát lãng phí rất lớn. Do đó, việc xây dựng một hệ thống quản lý hàng tồn kho trở thành yêu cầu tất yếu cho sự bền vững kinh doanh của tổ chức.

Trong mỗi doanh nghiệp, hàng tồn kho luôn là một trong những tài sản chiếm tỷ trọng lớn trên tổng giá trị tài sản

Tầm quan trọng của hệ thống quản lý hàng tồn kho trong kinh doanh

Hệ thống quản lý hàng tồn kho là một hệ thống giúp theo dõi mức tồn kho, đơn đặt hàng và việc lưu trữ hàng hóa trong kho của mỗi doanh nghiệp. Quy trình xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn trong kho được xác định bắt đầu từ thời điểm nguyên vật liệu nhập vào kho cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành hàng hóa.

Theo đó công việc này đòi hỏi phải theo dõi sát sao hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như dự đoán được tình hình biến động hàng hóa trên thị trường để điều phối lượng hàng tồn kho, đưa ra chính sách lưu trữ phù hợp, giảm thiểu tối đa các rủi ro về hàng tồn kho. Việc xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho đem lại nhiều lợi ích trong tổ chức:

• Đảm bảo số lượng hàng tồn kho đáp ứng đủ nhu cầu thị trường, tránh sự gián đoạn trong việc cung ứng;
• Giảm thiểu tối đa các rủi ro tiềm tàng từ hàng tồn kho như ứ đọng hàng hóa, giảm chất lượng sản phẩm, hết hạn sử dụng. Từ đó tăng khả năng quay vòng vốn của tổ chức;
• Cân đối các khâu trong doanh nghiệp: Mua hàng – Dự trữ – Sản xuất – Tiêu thụ;
• Tối ưu lượng hàng lưu kho nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí đầu tư. Từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh so với đối thủ;

Làm thế nào để quản lý kho hiệu quả, tránh thất thoát, tránh tồn kho quá nhiều khiến bạn không sử dụng vốn hiệu quả? ITG Technology đã đúc kết các nguyên tắc để sắp xếp, quản lý tồn kho, hay những công nghệ ứng dụng dụng trong kho hàng 4.0 tại bài viết: Quy trình quản lý kho hàng chuẩn trong 7 bước

Nhiệm vụ của hệ thống quản lý hàng tồn kho

Nhiệm vụ chính của hệ thống quản lý hàng tồn kho là giám sát chặt chẽ hàng hóa trong kho theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối, nhằm đảm bảo hàng trong kho luôn sẵn có theo yêu cầu. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho sẽ khiến cho dây chuyền sản xuất bị gián đoạn. Trong khi đó, dư thừa hàng hóa quá lớn dẫn tới việc sử dụng vốn không hiệu quả.

Thiếu hụt hàng tồn kho sẽ khiến cho dây chuyền sản xuất bị gián đoạn. Trong khi đó, dư thừa hàng hóa quá lớn dẫn tới việc sử dụng vốn không hiệu quả.

Do đó, hệ thống quản lý hàng hóa trong kho cần phải đảm bảo:

• Quản lý hàng tồn kho theo vị trí, thùng, bao, gói, pallet;
• Quản lý hàng hóa vật tư theo lô, HSD, tuổi hàng tồn kho;
• Quản lý định mức tồn kho. Xác định mức tồn kho tối đa/tối thiểu đối với mỗi mặt hàng;
• Quản lý danh mục hàng hóa, vật tư từ khi nhập tới xuất kho;
• Truy xuất nguồn gốc sản phẩm;

Bí quyết xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho thông minh

Sử dụng QR code/Barcode nhằm xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp tin dùng. QR code/Barcode là mã công nghệ có khả năng thể hiện thông tin sản phẩm dưới dạng ký tự, có thể được đọc bởi các thiết bị quét quang học, có thể kể đến như máy Handy Terminal. Đây là loại máy cầm tay, có khả năng cải thiện khả năng đọc mật độ cao trong không gian hẹp, cũng như khả năng quét ảnh linh hoạt khi chất lượng in mã vạch kém.

Bên trong một mã QR hay Barcode in trên bề mặt hàng hóa sẽ chứa các thông tin liên quan đến sản phẩm, thông tin liên hệ, tin nhắn, hoặc những thông tin theo nhu cầu của doanh nghiệp. Tích hợp QR code/Barcode chính là xu hướng số hóa hoạt động kho vận của tổ chức.

Sử dụng QR code/Barcode nhằm xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp tin dùng

Quy trình thực hiện hệ thống quản lý hàng tồn kho với QR code/Barcode

Quy trình nhập kho

• Thiết lập và quản lý danh mục hàng hóa, vật tư trên hệ thống;
• Hệ thống tự động tạo mã QR code/Barcode theo từng đơn vị hàng hóa;
• Chuẩn bị tem theo kế hoạch nhập hàng;
• In temp & Dán temp lên Thùng/Pallet sản phẩm;
• Dùng máy Handy Terminal scan temp hàng hóa, dữ liệu sẽ được tự động cập nhật trên hệ thống;
• Hệ thống sẽ tự động phân bổ hàng hóa vào vị trí trong kho theo nguyên tắc đã quy định trước;

Quy trình xuất kho

• Thiết lập lệnh giao hàng, chỉ thị xuất hàng;

• Sử dụng máy Handy Terminal scan tem QR code/Barcode trên chỉ thị xuất hàng;
• Scan tem hàng hóa, thông tin xuất hàng sẽ thể hiển thị tức thời trên phần mềm;

Quy trình kiểm kê kho

• Quét QR code/Barcode để kiểm kê hàng hóa, hệ thống sẽ ghi nhận số liệu trong từng lần kiểm kê, từ đó xác định lượng hàng tồn kho;

Bạn có biết doanh nghiệp là vendor cấp 1 của Honda đang ứng dụng giải pháp quản lý kho nào không? Đón đọc: Bí quyết quản lý kho theo QR code của vendor cấp 1 của Honda: Goshi Thăng Long để tìm thấy câu trả lời.

Hiệu quả khi triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho với công nghệ mới

Dưới đây là những hiệu quả khi doanh nghiệp sử dụng mã QR và mã vạch thông minh trong quản lý hàng tồn kho;

• Giảm chi phí tồn kho nhờ khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối và mức tồn kho an toàn thấp hơn;
• Mọi hoạt động nhập xuất/kiểm kê kho được thay thế bằng máy móc, tiết kiệm nhân lực cũng như sự chính xác trong quản lý;
• Cho phép người quản lý có thể nắm bắt thông tin hàng hóa thông qua phần mềm;
• Tiết kiệm thời gian trong quản trị doanh nghiệp: cho phép quản lý nhiều vị trí kho, hỗ trợ xác định vị trí của sản phẩm trong kho, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng hóa;
• Kiểm soát kho nhanh chóng chính xác. Tránh thất thoát, gian lận hàng hóa;
• Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng hiệu quả vốn lưu động;
• Giảm áp lực lên đội ngũ nhân sự phụ trách kho, hạn chế tối đa các sai sót đáng tiếc trong quy trình quản lý kho;

Để có thể xây dựng hệ thống quản hàng tồn kho chuyên nghiệp, hiệu quả, chính xác với mã QR và Barcode đòi hỏi nhiều nghiệp vụ của nhà cung cấp. Một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp lớn, tiêu biểu trong ngành lựa chọn đó là 3S iWAREHOUSE được cung cấp bởi Công ty CP Giải pháp ERP-ITG. Hệ thống 3S iWAREHOUSE được ITG phát triển trên nền tảng công nghệ tiên tiến, sử dụng QR Code/Barcode để quản trị kho chuyên nghiệp, phù hợp xu thế số. Để được tư vấn sâu hơn về giải pháp, hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.855