Hàng Tồn Kho Là Gì? Mục đích Quản Trị Hàng Tồn Kho

Nội dung bài viết được cố vấn chuyên môn bởi ThS. Phạm Mai Anh - Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế Trường Đại học Ngoại Thương, Trưởng Phòng BSC & Xuất Nhập Khẩu tại Công Ty AB Inbev, Giảng viên khóa học xuất nhập khẩu thực tế; Khóa học Purchasing & Sale xuất khẩu chuyên sâu tại Trung tâm Lê Ánh.

Khái niệm hàng tồn kho không còn xa lạ đối với nhiều người, thực tế, khi nghe đến hàng tồn kho nhiều bạn sẽ nghĩ đây là loại hàng hóa không bán được mà bị tồn trong kho, nên được coi là tiêu cực đối với doanh nghiệp nếu có càng nhiều hàng tồn kho.

Tuy nhiên, với một lượng hàng tồn kho nhất định, doanh nghiệp vẫn cân nhắc đến việc nên hay không nên giữ hàng tồn kho.

Trước khi đi phân tích vấn đề này, chúng ta cần tìm hiểu kỹ về bản chất của hàng tồn kho.

»» Xem thêm: Học nghiệp vụ xuất nhập khẩu ở đâu tốt

1.Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là mặt hàng được giữ lại và bán ra cuối cùng trong kho hàng của doanh nghiệp vỉ vậy nhiều người nhầm tưởng đây là mặt hàng không bán được, hàng bị hỏng hoặc hàng hóa lỗi thời. Tuy nhiên, nhiều doanh giữ hàng tồn kho như một phương án dự phòng hoặc đây chính là nguyên liệu hoặc bán thành phẩm được chuẩn bị cho quy trình sản xuất hàng hóa mới.

Doanh nghiệp sẽ tận dụng hàng tồn kho như một tài sản ngắn hạn, sau đó tiêu thụ hàng hóa hoặc đưa chúng vào quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng, vì giá trị của chúng được tận dụng trong trường hợp cung cấp hàng hóa kịp thời vì khách hàng có thể đặt hàng bất cứ lúc nào, hoặc bổ sung vào sản xuất.

>>>>> Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Mục đích quản trị hàng tồn kho

2.Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là việc kiểm soát quá trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho có thể là nguyên liệu thô, linh kiện và hàng hoá  bán thành phẩm, thành phẩm, việc nhập kho và xử lý các mặt hàng đó.

Doanh nghiệp phải thường xuyên sử dụng kho hàng và việc quản lý hàng tồn kho thì vô cùng quan trọng quyết định đến các kế hoạch khác trong việc sản xuất và điều chuyển hàng hóa. Một người quản lý kho cần phải nắm được các tiêu chí cần thiết để đảm bảo kho hàng hoạt động hiệu quả.

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bạn cần phải biết được:

• Tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý là bao nhiêu?
• Cách kiểm soát lượng hàng tồn như thế nào?
• Diện tích kho hàng có đủ điều kiện chứa số lượng hàng hóa như vậy không?
• Điều kiện về cơ sở vật chất, máy móc sản xuất, trang thiết bị có đủ đáp ứng được nhu cầu sản xuất của nguyên vật liệu và thời gian sản xuất hay không?
• Nhu cầu của khách hàng về mặt hàng?
• Chi phí quản lý trong thời gian hàng tồn kho có phù hợp không?
• Chi phí cơ hội của việc quản lý hàng tồn kho

Việc quản lý tồn kho là một quy trình trong chuỗi cung ứng giúp giám sát được quá trình lưu chuyển của hàng hóa từ nơi sản xuất đến kho hàng lưu trữ, và sau đó chuyển đến các điểm giao dịch mua bán.

Với những doanh nghiệp lớn hay có chuỗi cung ứng và hoạt động sản xuất, lưu chuyển phức tạp thì việc quản trị kho hàng có rủi ro cao hơn, khó khăn trong việc kiểm soát tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho. Do vậy, việc lựa chọn phương thức quản lý phù hợp là điều mà doanh nghiệp đó cân nhắc thực hiện nhằm tối đa hóa lợi ích, giúp giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.

3.Mục đích quản trị hàng tồn kho

Doanh nghiệp luôn có xu hướng muốn bán hết các hàng hóa sẵn có, và không muốn có hàng hóa tồn trong kho trong thời gian dài vì phải mất chi phí trong việc bù lỗ hàng hóa mất mát/hư hại/lỗi thời và việc quản lý hàng hóa trong kho.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải lưu giữ một số lượng hàng nhất định trong kho để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng hoặc tránh làm gián đoạn quy trình sản xuất. Vậy mục đích để quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp theo các hoạt động sau đây:

1.Giao dịch

Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránhcác trường hợp gây tắc nghẽn trong quá trình sản suất và bán hàng hay không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Mặt khác, việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm.

Duy trì mức tồn kho hợp lý cho doanh nghiệp:

Khi quản lý hàng tổn kho, bạn biết được số lượng hàng đang có trong kho, tránh tình trạng thiếu sản phẩm và lưu giữ vừa đủ hàng tồn kho cần thiết. Bên cạnh đó, bạn nắm được lượng hàng biến động trong kho hàng nhiều hay ít, có sự thay đổi như thế nào từ đó rút ra được nhu cầu của khách hàng, và đảm bảo lượng hàng hóa phù hợp trong kho.

Đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng:

Quản lý chính xác lượng hàng tồn kho sẽ giúp tránh nguy cơ “cháy hàng’ khi khách hàng không thể tìm thấy sản phẩm họ muốn khi đến với bạn. Khi đó, khách hàng sẽ tin tưởng và trung thành với các sản phẩm của doanh nghiệp.

Tiết kiệm thời gian:

Quản lý tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp biết sự thay đổi hàng hóa trong kho giúp tiết kiệm thời gian thay vì phải kiểm tra và đếm từng mặt hàng. Việc sử dụng hệ thống quản lý vừa tiết kiếm thời gian, lại tránh được các sai sót không đáng.

Tiết kiệm chi phí:

Khi lượng hàng tồn kho được tính vào mức vừa đủ, thì doanh nghiệp sẽ tiết kiêm được một khoản lớn chi phí lưu kho. Quản lý hàng tồn kho sẽ giúp bạn điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa căn cứ vào số liệu hàng nhập và xuất kho, nhờ đó, bạn vạch ra được kế hoạch cho việc sản xuất và lưu trừ mặt hàng hợp lý nhằm tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng đem lại lợi ích cao hơn.

2.Dự phòng

Phương án dự phòng là trường hợp doanh nghiệp hạn chế rủi ro hoặc cung cấp lợi ích cho doanh nghiệp:

Trong trường hợp, vào một thời điểm nào đó, nhu cầu về hàng hóa đột nhiên tăng lên, thị trường không đủ hàng hóa để cung ứng, đây là thời điểm mà hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi ích.

Trường hợp quá trình sản xuất bị thiếu hụt nguyên liệu, nhưng thị trường đang thiếu hụt nguyên liệu đó, thì hàng tồn kho giúp ích cho doanh nghiệp bổ sung nguyên liệu và tránh bị ép giá cao do doanh nghiệp khác đầu cơ.

3.Đầu cơ

Giá cả thường xuyên biến động, và thường có xu hướng tăng lên, vì vậy, nếu doanh nghiệp tích trữ một lượng hàng nhất định trong kho sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí. Lượng hàng tích trữ này là hàng hóa hay nguyên vật liệu đều có ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, thông thường người ta sẽ lưu trữ nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm (có thời hạn lâu) – để phục vụ cho quá trình sản xuất vì nguyên liệu chưa qua sản xuất thì chỉ mất chi phí đầu vào và có thể điều chỉnh quá trình ra các thành phẩm khác nhau, giảm thiểu việc lỗi thời sản phẩm.

Trên đây là bài chia sẻ về Hàng tồn kho là gì? Mục đích quản trị hàng tồn kho được biên soạn bời đội ngũ chuyên gia tại Trung tâm Xuất nhập khẩu Lê Ánh - đơn vị đào tạo thực tế, chuyên sâu về xuất nhập khẩu. Hy vọng sẽ hữu ích cho việc học tập và công việc của bạn.

»»»» Tham khảo: Khóa học xuất nhập khẩu ONLINE cho người mới bắt đầu

Nếu bạn cần trang bị thêm nghiệp vụ xuất nhập khẩu – logistics, bạn có thể tham khảo thêm các khóa học xuất nhập khẩu logistics tại trung tâm XNK Lê Ánh.

Chúc bạn thành công!