Quản Lý Tồn Kho Theo Thời Gian Thực | Smartlog

Nội dung bài viết

Toggle

• Quản lý tồn kho là gì?
• Tại cao cần quản lý tồn kho chặt chẽ và chính xác
  • 1. Duy trì mức tồn kho hợp lý cho doanh nghiệp:
  • 2. Đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng:
  • 3. Tiết kiệm thời gian:
  • 4. Tiết kiệm chi phí:
• Quản lý tồn kho theo thời gian thực
• Những lợi ích của việc quản lý tồn kho theo thời gian thực
  • 1. Giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng tồn kho phù hợp
  • 2. Hệ thống tự động cập nhật dữ liệu tồn kho
  • 3. Đảm bảo thông tin tồn kho chính xác
• Kết luận

Quản lý tồn kho là gì?

Quản lý tồn kho là quản lý quá trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho của công ty. Chúng bao gồm quản lý nguyên liệu thô, linh kiện và hàng hoá thành phẩm, cũng như nhập kho và xử lý các mặt hàng đó.

Quản lý tồn kho hiệu quả là kiểm soát lượng hàng tồn hợp lý bao nhiêu là đủ, kiểm soát bằng cách nào,… luôn là một bài toán nan giải cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Dưới đây là một giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán đó – quản lý tồn kho theo thời gian thực (Real-time inventory management).

Quản lý tồn kho là một bộ phận của quản lý chuỗi cung ứng, quản lý hàng tồn kho giám sát lưu chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất đến kho và từ các cơ sở này đến điểm bán. Đối với các công ty có chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất phức tạp, việc cân bằng các rủi ro của tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho đặc biệt khó khăn. Do đó, doanh nghiệp cần có biện pháp phù hợp để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.

Tồn kho là một phần quan trọng của công ty, chính vì thế nếu biết cách quản trị hàng tồn kho đúng cách thì có thể làm giảm các khoản chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.

Tại cao cần quản lý tồn kho chặt chẽ và chính xác

Việc sở hữu số lượng hàng tồn kho cao trong một thời gian dài thường không có lợi cho doanh nghiệp vì chi phí lưu trữ, chi phí hư hỏng và mối đe dọa lỗi thời.

Tuy nhiên, sở hữu quá ít hàng tồn kho cũng có nhược điểm của nó vì sẽ không đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng nếu là tồn kho thành phẩm và làm gián đoạn sản xuất nếu là tồn kho bán thành phẩm, vật tư và nguyên vật liệu. Chính vì thế, doanh nghiệp cần có cách quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả nhằm:

1. Duy trì mức tồn kho hợp lý cho doanh nghiệp:

Quản lý hàng tồn kho đúng cách giúp bạn tìm ra chính xác số lượng hàng tồn kho bạn cần có trong tay. Điều này sẽ giúp ngăn ngừa tình trạng thiếu sản phẩm và cho phép bạn giữ vừa đủ hàng tồn kho cần thiết. Bên cạnh đó, Quản lý tốt lịch sử tồn kho giúp bạn dễ dàng dự đoán được nhu cầu của khách hàng, giữ lượng hàng tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn.

2. Đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng:

Quản lý chính xác lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng’ khi khách hàng không thể tìm thấy sản phẩm họ muốn khi đến với bạn. Khi đó, khách hàng sẽ tin tưởng và trung thành với các sản phẩm của doanh nghiệp.

3. Tiết kiệm thời gian:

Quản lý tồn kho hiệu quả đồng nghĩa với việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng hóa và lượng đặt hàng trên hệ thống, không cần phải tự tổng hợp thông tin của từng hàng hóa, do đó giúp tiết kiệm thời gian và tránh các sai sót trong kiểm kê, tính toán. 

4. Tiết kiệm chi phí:

Giữ được lượng tồn kho phù hợp, không quá ít cũng không quá nhiều giúp tiết kiệm được chi phí lưu kho. Bên cạnh đó, căn cứ trên các số liệu tồn kho, bạn có thể biết chính xác những mặt hàng nào bán chậm, gây nguy cơ quá hạn tồn đọng vốn. Bằng việc điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa, bạn sẽ có thể tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng đem lại lợi ích cao hơn.

Quản lý tồn kho theo thời gian thực

Quản lý tồn kho theo thời gian thực (real-time inventory management) là quá trình sử dụng máy quét mã vạch, phần mềm kiểm kê và các công cụ khác để ghi lại ngay lập tức các giao dịch hàng tồn kho, đơn đặt hàng, mua hàng, bán hàng, chuyển khoản,… xảy ra với hàng tồn kho của bạn. 

Quản lý theo thời gian thực cho phép tổ chức của bạn phản ứng nhanh hơn với nhu cầu của chuỗi cung ứng. Thay vì định kỳ cập nhật hàng tồn kho theo các khoảng thời gian xác định trước (thường thông qua việc sử dụng số lượng hàng tồn kho), hệ thống thời gian thực ghi lại mọi giao dịch (cả mua hàng mới cũng như đơn đặt hàng bên ngoài và tất cả các chi phí liên quan).

Những lợi ích của việc quản lý tồn kho theo thời gian thực

1. Giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng tồn kho phù hợp

Quản lý hàng tồn kho thời gian thực giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng và theo dõi sự chuyển động của sản phẩm, dẫn đến hiệu quả chung trong kinh doanh. Doanh nghiệp có thể phân tích dữ liệu để lên lịch tối ưu cho nguyên liệu thô, bán thành phẩm hoặc hàng hóa, loại bỏ các tình huống thiếu hụt tồn kho cũng như hàng tồn kho quá mức. Đồng thời cho phép các doanh nghiệp thay đổi lượng hàng tồn kho phù hợp và kiểm soát được vòng quay hàng tồn kho.

2. Hệ thống tự động cập nhật dữ liệu tồn kho

Bằng cách cập nhật dữ liệu hàng tồn kho của bạn trong thời gian thực, bạn đảm bảo rằng bạn luôn có thông tin cập nhật mới nhất để làm việc. Bạn cũng có thể thiết lập các điểm sắp xếp lại tự động trên tất cả các sản phẩm của mình để biết khi nào chúng sắp hết và đã đến lúc đặt mua thêm chúng. Các dữ liệu về tình trạng tồn kho sẽ được cập nhật và sau đó hệ thống sẽ cho bạn biết ngay lập tức khi đến lúc sắp xếp lại. Mức độ tự động hóa này giúp bạn thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn.

Một lợi ích khác là cho phép bạn nhập dữ liệu vào giải pháp quản lý kho của mình một lần và sau đó dữ liệu đó sẽ tự động được chuyển sang phần còn lại của các giải pháp kinh doanh của bạn từ đó. Bạn không phải nhập cùng một dữ liệu hai lần.

Nếu hệ thống quản lý kho hàng hay phần mềm quản lý kho hàng của doanh nghiệp bạn tích hợp với nền tảng kế toán và thương mại điện tử của bạn, một khi bạn ghi lại đơn đặt hàng trong đó, sổ cái chung cũng sẽ được cập nhật và số lượng hàng tồn kho trong nền tảng thương mại điện tử của bạn sẽ được sửa đổi thành số thích hợp.

3. Đảm bảo thông tin tồn kho chính xác

Dữ liệu được đồng bộ dẫn đến độ chính xác dữ liệu cao hơn. Bạn không phải lo lắng về việc nhầm số được thêm vào một giải pháp khi bạn nhập cùng một dữ liệu nhiều lần ở những nơi khác nhau. Miễn là lần đầu tiên thực hiện đúng cách, dữ liệu phù hợp sẽ được đưa vào các nơi khác.

Ngoài ra, máy quét mã vạch là công cụ tuyệt vời để tăng độ chính xác của dữ liệu hàng tồn kho. Việc gõ số ID và số lượng sản phẩm bằng tay vào máy tính sẽ rủi ro hơn  là chỉ quét mã vạch của sản phẩm và có tất cả thông tin hiển thị ngay lập tức trên màn hình vì sẽ dễ dàng vô tình mắc lỗi chính tả và các lỗi khác khi nhập dữ liệu theo cách thủ công.

Kết luận

Quản lý tồn kho là một trong hoạt động quan trọng của mỗi doanh nghiệp, nắm bắt được lượng hàng hoá tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp đưa ra nhiều quyết định kinh doanh phù hợp: châm hàng, xả hàng, chuyển kho,… Hiện nay việc quản lý tồn kho thủ công, quản lý bằng sổ sách, phụ thuộc vào kinh nghiệm đã được đơn giản và tối ưu hoá vận hành kho hàng.  Bằng cách ứng dụng công nghệ quản lý kho hàng SWM hiện đại, không phụ thuộc vào kinh nghiệm của thủ kho, giảm sai sót thủ công, tối ưu hoạt động vận hành giúp quản lý tồn kho hiệu quả.