Chu Kỳ Dự án ( Vòng đời) Của Một Dự án - HOCTHUE.NET

Nếu bạn đang làm một assignment về quản lý dự án (project management) có thể cần hiểu rõ về chu kỳ hay vòng đời của một dự án bao gồm những phần nào. Để giúp bạn hiểu rõ chu kỳ hay vòng đời dự án trong bài viết này hocthue.net sẽ giới thiệu về bạn về chủ đề này. Chúng ta hãy bắt đầu bằng một ví dụ về quản trị dự án đơn giản như sau: Bạn hãy tưởng tượng rằng bạn đang được giao làm một tiểu luận hoặc làm một luận văn, bài tập lớn, trong lớp học của bạn. Những yêu cầu đầu tiên có thể kể đến giáo viên giao cho bạn những yêu cầu như:

• Số trang • Số lượng trích dẫn yêu cầu.. • Các quy định về luận văn, tiểu luận, assignments khác

Ngay khi bạn nắm được mục tiêu của yêu cầu thì bạn có thể lập một kế hoạch làm thế nào để đạt được một bài làm tiểu luận, luận văn với các yêu cầu của thầy cô. Từ các mục tiêu đó chúng ta có thể dự đoán sơ bộ về việc sẽ cần bao nhiêu thời gian cho nghiên cứu bài luận văn, viết bản thảo đầu tiên, đọc lại bài luận văn và hoàn thành bài chính thức. Tiếp theo, chúng ta bắt đầu thực hiện kế hoạch của mình, thực hiện nghiên cứu tại thư viện hoặc trực tuyến, tạo ra một phác thảo, viết một bản nháp, v.v. Mục tiêu của chúng tôi là hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, thực hiện công việc với khả năng tốt nhất có thể. Cuối cùng, sau khi nộp bài luận văn, tiểu luận bạn phải trả lại bất kỳ cuốn sách nào cho thư viện, thở phào nhẹ nhõm và chờ đến khi biết điểm số của bài của mình.

Ví dụ này đại diện cho một minh họa đơn giản nhưng hữu ích về vòng đời dự án. Trong trường hợp này, dự án bao gồm thời hạn hoàn thành luận văn, tiểu luận theo yêu cầu của giáo viên. Vòng đời dự án đề cập đến các giai đoạn trong quá trình phát triển dự án. Vòng đời rất quan trọng vì chúng thể hiện logic chi phối một dự án. Nó cũng giúp chúng ta phát triển các kế hoạch của chúng ta để thực hiện dự án. Chúng giúp chúng ta đưa ra những quyết định cần thiết, ví dụ, khi chúng ta nên dành tài nguyên nào cho dự án?, làm thế nào chúng ta nên đánh giá tiến độ của nó?, v.v. Hãy xem xét mô hình đơn giản hóa của vòng đời dự án được hiển thị trong Hình bên dưới, phân chia vòng đời thành bốn giai đoạn riêng biệt: khái niệm hóa, lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc.

Giai đoạn 1: Khái niệm hoá

Khái niệm hóa (conceptualization) đề cập đến việc phát triển mục tiêu và đặc tả kỹ thuật cho một dự án. Phạm vi của công việc được xác định, các nguồn lực cần thiết (con người, tiền bạc, vật chất) được xác định…

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch

Lập kế hoạch (planning) là giai đoạn mà tất cả các thông số kỹ thuật chi tiết, sơ đồ, lịch trình và các kế hoạch khác được phát triển. Các phần riêng lẻ của dự án, thường được gọi là các gói công việc, được chia nhỏ, các công việc được thực hiện và quá trình hoàn thành được vạch ra rõ ràng. Ví dụ, trong kế hoạch làm luận văn, tiểu luận, assignment của chúng ta để hoàn thành bài đúng hạn, chúng ta xác định tất cả các bước cần thiết (nghiên cứu, dự thảo, chỉnh sửa, v.v.) trong quy trình.

Giai đoạn 3: Thực hiện dự án

Trong quá trình thực thi, công việc thực tế của người dùng của dự án được thực hiện, hệ thống được phát triển hoặc sản phẩm được tạo và chế tạo. Đó là trong giai đoạn thực hiện, phần lớn lao động nhóm dự án được thực hiện. Như Hình trên cho thấy, chi phí dự án (tính theo giờ) tăng nhanh trong giai đoạn này.

Giai đoạn 4: Kết thúc dự án

Kết thúc dự án ra khi dự án hoàn thành được chuyển giao cho khách hàng hoặc gửi bài nộp cho giáo viên và dự án chính thức kết thúc.

Vai trò và lợi ích khi lập vòng đời dự án có thể kể đến chúng ta sẽ có mô hình các vấn đề liên quan đến các yêu cầu tài nguyên để thực hiện dự án; đó là, chúng ta có thể bắt đầu hỏi liệu chúng ta có đủ nhân sự, vật liệu và thiết bị để hỗ trợ dự án hay không?. Ví dụ, khi bắt đầu làm việc với dự án làm luận văn của bạn, bạn có thể phát hiện ra rằng cần một ai trợ giúp tư vấn luận văn để tránh sai lầm (do đó có thể đến hocthue.net chẳng hạn) hoặc phần mềm cần thiết. Do đó, khi bạn lập kế hoạch vòng đời dự án làm luận văn của bạn, bạn có được thông tin quan trọng liên quan đến vấn đề sẽ cần thiết. Mô hình vòng đời dự án có 2 chức năng chính của nó đó là:

1. Thời gian dự án (tiến độ)
2. Yêu cầu dự án (tài nguyên)

Từ đó cho phép các thành viên trong nhóm thực hiện dự án tập trung tốt hơn vào những gì phải xong và khi nào cần tài nguyên.

Source: Dựa theo Jeffrey K. Pinto (2016), Project Management: Achieving Competitive Advantage , Prentice Hall