Chức Năng, Nhiệm Vụ Của Từng Bộ Phận Trong Khu Nghỉ Dưỡng ...

1. Ban Giám đốc Sunrise Premium Resort & Spa Hoi An

Ban Giám đốc của khu nghỉ dưỡng Sunrise Premium Resort & Spa Hoi An bao gồm: Tổng giám đốc Mr. Jean Luc Florent Bonneau, Phó tổng giám đốc Mr. Trần Quý Đôn, Trợ lý tổng giám đốc Mrs. Nguyễn Thúy Mạnh Hà.

Ban lãnh đạo là người đứng đầu trong doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến khu nghỉ dưỡng, chịu trách nhiệm với công ty về mọi hoạt động của khu nghỉ dưỡng; hướng dẫn chỉ đạo lập kế hoạch kinh doanh và phương án phát triển khu nghỉ dưỡng; đôn đốc kiểm tra việc hoàn thành tiến độ công việc của các cá nhân, bộ phận; chịu trách nhiệm phối hợp quan hệ hợp tác trong doanh nghiệp, là người đại diện liên hệ ngoại giao với đối tác hoặc ủy quyền cho cấp dưới; giải quyết các vấn đề phát sinh trong phạm vi thẩm quyền.

2. Bộ phận sảnh

Đây là được coi là “trung tâm thần kinh” của khu nghỉ dưỡng, là nơi đại diện cho khu nghỉ dưỡng giao tiếp với khách hàng, tham mưu, trợ giúp cho bộ máy quản lý khu nghỉ dưỡng. Bao gồm các bộ phận: lễ tân, đặt phòng, gác cửa, tổng đài, lái xe. Bộ phận lễ tân có nhiệm vụ làm thủ tục nhận phòng và trả phòng cho khách, nơi tiếp nhận các yêu cầu của khách và chuyển đến các bộ phận có liên quan, cung cấp các thông tin cần thiết cho khách, đại diện cho khu nghỉ dưỡng để giải quyết một số tình huống phát sinh, tiến hành các hoạt động chăm sóc khách hàng, lập báo cáo về tình hình lưu trú tại khu nghỉ dưỡng. Bộ phận nhận đặt phòng, tổng đài, gác cửa, lái xe hỗ trợ cho bộ phận lễ tân hoàn thành công việc của mình. Ngoài ra, Sunrise Hoi An Beach Resort còn có 1 shop bán đồ lưu niệm bên cạnh quầy lễ tân, chuyên bán đồ lưu niệm như: quần áo, trang sức, ... sẵn sàng phục vụ quý khách.

3. Bộ phận Nhân sự

Đứng đầu là Giám đốc Nhân sự với các nhân viên và chuyên viên y tế, có chức năng: Tổ chức bộ máy hoạt động khu nghỉ dưỡng; Tuyển dụng, thuê lao động

16

thời vụ khi các bộ phận khác có yêu cầu; Đào tạo và phát triển nhân sự cho khu nghỉ dưỡng; Xây dựng quy chế làm việc, “Sổ tay nhân viên”, khen thưởng, kỷ luật; Xây dựng và triển khai chính sách lao động tiền lương, Bảo hiểm xã hội; Xây dựng, điều chỉnh Hợp đồng lao động tập thể, các loại hợp đồng khác; Quản lý các vấn đề liên quan đến sức khỏe của nhân viên, các mặt vệ sinh phòng bệnh trong khu nghỉ dưỡng; Tư vấn cho các bộ phận khác các vấn đề liên quan đến nhân sự; Tư vấn trong việc áp dụng Luật Lao động cho Tổng giám đốc và các nhà quản trị cấp trung.

4. Bộ phận Sale – Marketing

Đứng đầu là Giám đốc Sale – Marketing với các nhân viên thị trường và bán hàng, có chức năng: Cùng với Bộ phận Kế toán – Tài chính xây dựng kế hoạch kinh doanh, chính sách sản phẩm và giá cả, các chế độ chăm sóc khách hàng; Xây dựng chính sách và kế hoạch phát triển thị trường; Nghiên cứu và đề ra các hình thức khuyếch trương để phát triển thị trường; Xây dựng và triển khai các chính sách hậu mãi; Xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng; Tìm kiếm các thị trường ngách; Thu thập thông tin về thị trường, về các đối thủ cạnh tranh, về ý kiến góp ý của khách hàng để làm cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động của bộ phận và báo cáo cho Tổng Giám đốc.

5. Bộ phận Kế toán – Tài chính

Đứng đầu là Giám đốc Kế toán – Tài chính với các nhân viên, có chức năng: Tham gia cùng các bộ phận khác xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, xây dựng chính sách giá; Kiểm soát TSCĐ, công cụ, phương tiện phục vụ kinh doanh, hàng hóa dự trữ; Quản lý kho hàng, quản lý khâu thu mua; Theo dõi việc bán sản phẩm ở Minibar trong phòng khách; Theo dõi công nợ, thuế, nghĩa vụ đóng góp đúng quy định; Kiểm soát doanh thu, thu tiền bán hàng hàng ngày; tổ chức nơi thu, quản lý qua đêm tiền bán hàng trong ngày; nắm vững doanh số thu – chi trong ngày để làm báo cáo tổng hợp gửi Tổng Giám đốc và các bộ phận có liên quan; Hạch toán doanh thu, chi phí, phân tích hiệu quả kinh doanh của từng lĩnh vực kinh doanh để trình Tổng Giám đốc.

6. Bộ phận Ẩm thực

Đứng đầu là Giám đốc Nhà hàng với các nhân viên bàn, bar, bếp, có chức năng: Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm (chi tiết về giá cả, doanh thu, chi phí và nhân sự); Xây dựng và triển khai kế hoạch khuyếch trương, các đợt khuyến mại khi được Ban lãnh đạo đồng ý; Xây dựng thực đơn và giá bán thức ăn, đồ uống; Quản lý các nhà hàng, quầy bar, phòng họp và chịu trách nhiệm về doanh thu trước Tổng giám đốc; Quản lý bếp; Tổ chức và triển khai các loại hình phục vụ

17

ăn uống cho khách hàng (tiệc ngoài trời, tiệc trong nhà hàng, phục vụ khách ăn uống khác); Quản lý hồ bơi, CLB chăm sóc sức khỏe, các dịch vụ vui chơi giải trí, các cơ sở bán lẻ (nếu là khu nghỉ dưỡng có quy mô nhỏ và trung bình).

7. Bộ phận Lưu trú

Đứng đầu là Giám đốc Kinh doanh lưu trú với các nhân viên buồng, có chức năng: Vệ sinh phòng khách, chuẩn bị giường cho khách; làm sạch các khu vực công cộng; làm sạch phòng họp, phòng hội nghị, hội thảo; Phục vụ và chăm sóc khách trong quá trình khách lưu trú; Giải quyết các phàn nàn và yêu cầu đặc biệt của khách; Quản lý và lập hóa đơn tiêu dùng sản phẩm tại Minibar trong phòng khách; Chăm sóc trẻ em, quản lý bộ phận giặt ủi.

8. Bộ phận Lễ tân

Đứng đầu là Giám đốc Lễ tân với các nhân viên đón tiếp, nhân viên trực điện thoại, nhân viên hành lý, có chức năng: Nhận đặt phòng và tiến hành các thủ tục nhận đặt phòng; Tiếp đón khách và làm thủ tục giao phòng, trả phòng cho khách; Làm thủ tục đăng ký tạm trú cho khách và khai báo cho chính quyền địa phương; Đổi tiền cho khách, nhận gửi đồ của khách; Giải quyết các phàn nàn và yêu cầu đặc biệt của khách; Nghiên cứu và triển khai các biện pháp gia tăng công suất phòng, và đẩy mạnh giá phòng; Điện thoại hỏi thăm các khách hàng thân thiết, thông báo cho khách các sự kiện sắp tới của khu nghỉ dưỡng.

9. Bộ phận Bảo trì

Đứng đầu là Trưởng bộ phận bảo trì với các nhân viên kỹ thuật, có chức năng: Bảo đảm các hoạt động kỹ thuật (của hệ thống điện, nước, điều hòa,…) của toàn bộ khu nghỉ dưỡng; Bảo đảm việc bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máy móc, trang thiết bị, phương tiện làm việc và phục vụ khách hàng; Tham gia giám sát việc sửa chữa, nâng cấp kiến trúc, cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng trong khu nghỉ dưỡng; Hỗ trợ các bộ phận khác các vấn đề liên quan đến kỹ thuật; Chủ trì trong công tác PCCC, thiết lập phương án PCCC, lắp đặt các phương tiện PCCC; tiến hành kiểm tra, thực tập PCCC cho các bộ phận trong khu nghỉ dưỡng.

10. Bộ phận Bảo vệ (an ninh)

Đứng đầu là Trưởng bộ phận Bảo vệ với các nhân viên bảo vệ, có chức năng: Bảo vệ an toàn, trật tự trong khu nghỉ dưỡng; bảo vệ an toàn tính mạng và tài sản của khách hàng; bảo vệ an toàn cho nhân viên và tài sản của khu nghỉ dưỡng. Cùng với bộ phận Bảo trì, bộ phận Buồng đề phòng, ngăn ngừa, xử lý các sự cố cháy nổ tại chỗ, trước khi lực lượng PCCC chuyên nghiệp đến; Quản lý và khai thác hệ thống máy camera quan sát; Phối hợp với bộ phận Kế toán – Tài chính kiểm tra việc thực hiện quy định xuất, nhập hàng hóa, công cụ lao động, …

18

11. Bộ phận Cảnh quan

Đứng đầu là Kỹ sư cảnh quan (Trưởng bộ phận Cảnh quan) với lực lượng nhân sự đông đảo chia làm 2 khối với chức năng cụ thể:

- Khối Hành chính – Tiếp vận: phụ trách hành chính, kế toán, kho, xuất nhập phân bón, thiết bị, hạt giống, cây giống, quản lý khu vườn ươm, chấm công lao động, xăng dầu, …

- Khối Kỹ thuật (bao gồm các lao động cơ hữu và lao động phổ thông địa phương thuê theo ngày hoặc ngắn ngày): duy tu, bảo dưỡng các vườn cảnh, xây dựng cảnh quan mới, chống xạt lở, trồng mới, làm cỏ.

12. Bộ phận Môi trường

Đứng đầu là Trưởng bộ phận Môi trường với các nhân viên, có chức năng: Hợp lý hóa, tiết kiệm việc sử dụng điện nước; Giảm thiểu, xử lý các chất thải, nước thải trước khi thải ra môi trường tự nhiên.

13.Bộ phận giải trí

Cung cấp cho khu nghỉ dưỡng các dịch vụ bổ sung về spa, thế dục thẩm mỹ, trông trẻ, hồ bơi, hoạt động ngoài trời, …

14.Bộ phận kỹ thuật

Chuyên thực hiện nhiệm vụ sửa chữa, bảo trì các thiết bị trong khu nghỉ dưỡng như sửa chữa ống nước, bồn tắm, hệ thống điện, các thiết bị điện (đèn, TV, máy sấy tóc....)

15.Bộ phận IT

Đảm bảo hệ thống mạng, phần mềm quản lý Smile hoạt động tốt, hỗ trợ các trường hợp lỗi về chìa khóa điện tử…

 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận chính trong khu nghỉ dưỡng: 1. Bộ phận kinh doanh lưu trú (Bộ phận buồng phòng của khu nghỉ dưỡng) Bộ phận buồng phòng thực hiện chức năng kinh doanh dịch vụ lưu

trú, đây là

hoạt động kinh doanh chủ yếu của Sunrise Hoi An Beach Resort. Bao gồm: Buồng, giặt là, khu vực công cộng và vườn. Bộ phận buồng phòng của khu nghỉ dưỡng có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin về phòng khách để đón tiếp khách chu đáo, bố trí đúng loại buồng mà khách đăng ký. Thực hiện các công việc buồng như chuẩn bị giường ngủ cho khách, làm vệ sinh phòng ngủ hàng ngày, thay và bổ sung các vật dụng cần thiết theo tiêu chuẩn 5 sao của khu nghỉ dưỡng; làm vệ sinh khu vực công cộng, cây cối trong nhà. Bộ phận buồng còn tiếp nhận những yêu cầu đặc biệt về dịch vụ buồng, tìm đồ thất lạc của khách, dịch vụ giặt là nhận đồ và trả đồ nhanh chóng. Ngoài ra, bộ phận phục vụ buồng còn cung cấp một số dịch vụ khác như dịch vụ turn – down, bác sĩ riêng, gửi hành lý miễn phí…

- Giám đốc bộ phận buồng phòng: Giám đốc bộ phận buồng phòng chịu trách

nhiệm lập kế hoạch, chỉ đạo, kiểm soát và phối kết hợp tất cả các hoạt động của bộ phận buồng phòng. Đảm bảo làm tốt công tác vệ sinh, bảo dưỡng, các yêu cầu của phòng khách, nhà hàng, phòng tiệc, khu vực công cộng. Gián đốc bộ phận buồng phòng quản lý thủ kho đồ vải, buồng phòng, tổ vệ sinh công cộng, tổ giặt là, …

- Thư ký: Thư ký có nhiệm vụ chấm công, lên lịch trực cho nhân viên, quản lý

chìa khóa, trực điện thoại, quản lý đồ thất lạc, kiểm soát tài sản, hàng hóa của bộ phận. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc bộ phận giao. Báo cáo cho Giám đốc bộ phận những trường hợp bất thường xảy ra trong ngày.

- Phó Giám đốc bộ phận buồng phòng: Phó Giám đốc bộ phận buồng phòng có

nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc bộ phận xây dựng kế hoạch hoạt động, kế hoạch định kỳ và triển khai kế hoạch trong bộ phận của khu nghỉ dưỡng; hỗ trợ Giám đốc bộ phận điều hành, quản lý các hoạt động trong bộ phận và thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.

- Tổ trưởng tổ buồng phòng: Tổ trưởng có nhiệm vụ giám sát hoạt động của bộ

phận buồng phòng như là nhân viên làm đúng quy trình hay không; theo dõi giờ giấc, thái độ làm việc của nhân viên; phân bổ công việc hàng ngày và công việc phát sinh cho nhân viên; báo cáo tình trạng phòng và tình hình nhân viên đến trưởng bộ phận; theo dõi, kiểm tra tình trạng phòng, vệ sinh phòng, khu vực tầng; thực hiện các công việc theo chỉ đạo của cấp trên.

- Tổ trưởng tổ vệ sinh công cộng: Tổ trưởng tổ vệ sinh có nhiệm vụ triển khai,

giám sát chặt chẽ việc thực hiện vệ sinh định kỳ; kiểm tra tình trạng hoa các khu vực trong ca làm việc; xử lý phàn nàn, ý kiến của nhân viên theo thẩm quyền; thường xuyên kiểm tra tình trạng đồ dùng, trang thiết bị và đề xuất thay thế, bổ sung; thực hiện các công việc theo chỉ đạo của cấp trên.

- Nghệ nhân cắm hoa: Lập kế hoạch trang trí, mua nguyên vật liệu; trang trí hoa

theo tiêu chuẩn của từng khu vực trong khu nghỉ dưỡng; thường xuyên kiểm tra tình trạng hoa ở các khu vực công cộng; thực hiện cắm hoa theo yêu cầu khách hàng.

- Tổ trưởng tổ giặt là: Quản lý các công việc về giặt là quần áo, chăn gia, đồ vải,

… của khu nghỉ dưỡng; phân công, giám sát nhân viên thực hiện theo đúng quy trình, quy định; làm các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của cấp trên và theo quy định của khu nghỉ dưỡng; thực hiện các công việc theo chỉ đạo của cấp trên.

- Trưởng kho đồ vải: Chịu trách nhiệm giám sát hàng ngày tại phòng đồ vải và

đồng phục, đảm bảo chất lượng đồ vải và đồng phục đạt các tiêu chuẩn của khu nghỉ dưỡng; thực hiện các công việc theo chỉ đạo của cấp trên.

20

- Nhân viên vệ sinh công cộng: Làm vệ sinh các khu vực được phân công theo

lịch hàng ngày; làm vệ sinh các khu vực được phân công theo định kỳ; giải quyết những yêu cầu, phàn nàn của khách; bảo quản máy móc, thiết bị, dụng cụ.

- Nhân viên giặt là và thợ may: Nhân viên giặt là có nhiệm vụ vận hành máy

giặt, máy sấy, máy ép và thư mục, và những người chạy lấy và trao trả đồ đi khi nó được hoàn thành. Thợ may có nhiệm vụ sửa đồ vải, thảm hoặc tái chế vải bị hư hỏng vào các mục đích sử dụng khác.

2. Bộ phận kinh doanh ẩm thực

Đây là một trong những bộ phận quan trọng của khu nghỉ dưỡng, chiếm tỷ trọng doanh thu cao thứ hai trong tổng doanh thu toàn khu nghỉ dưỡng. Hiện nay, khu nghỉ dưỡng có 2 nhà hàng phục vụ nhu cầu ăn uống tại nhà hàng của khách trong và ngoài khu nghỉ dưỡng. Nhà hàng Sensation và nhà hàng Sao Biển. Bộ phận nhà hàng có trách nhiệm thực hiện việc chế biến món ăn đảm đảo chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm của món ăn, phục vụ khách ăn uống, thực hiện việc thanh toán của khách, nhận và tổ chức các buổi tiệc cho khách trong và ngoài khu nghỉ dưỡng.

- Giám đốc bộ phận ẩm thực: Quản lý công việc chung của bộ phận, quản lý

nhân viên, tài sản của bộ phận. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng Giám đốc khu nghỉ dưỡng về tình hình hoạt động kinh doanh của bộ phận ẩm thực. Giám đốc bộ phận ẩm thực là lên kế hoạch và triển khai hoạt động kinh doanh ẩm thực; chuẩn bị cơ sở vật chất, kỹ thuật ẩm thực để đón tiếp khách hàng; phải quản lý để đảm bảo được các tiện nghi, sử dụng cơ sở vật chất một cách hiệu quả và kéo dài tuổi thọ cho cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh ẩm thực; Tiếp thị đối ngoại, tham gia đón tiếp khách hàng, tìm kiếm nguồn khách hàng có nhu cầu ẩm thực cho khu nghỉ dưỡng; tham gia quản lý môi trường của khu nghỉ dưỡng.

- Thư ký: Thư ký làm việc theo giờ hành chính, có nhiệm vụ giúp việc cho giám

đốc bộ phận ẩm thực trong các công việc về hành chính; tính giờ công; giữ công văn, giấy tờ; làm báo cáo ngày, tuần, tháng.

- Phó Giám đốc bộ phận ẩm thực: Phân công, bố trí công việc cho nhân viên

trong bộ phận hợp lý; giám sát quá trình thực hiện các quy trình, tổ chức cải tiến các quy trình để nâng cao hiệu quả hoạt động cho bộ phận; phối hợp với bộ phận