Chương 2 : Khám Phá Thành Công: Quy Trình 4P

Chương 2 : Khám phá thành công: Quy trình 4P

Quy trình 4P hông có phép lạ nào để quản lý tính cách hướng nội nhưng có những biện pháp cụ thể mà bạn có thể thực hiện để giải quyết các thách thức và biến chúng thành cơ hội. Quy trình 4P là hướng dẫn dễ nhớ để nâng cao hiệu quả làm việc của bạn. Chuẩn bị (Preparation), hiện diện (Presence), thúc đẩy (Push) và thực hành (Practice) giải quyết bốn thách thức: sự căng thẳng, khác biệt trong nhận thức, yếu tố làm chệch sự nghiệp và hình ảnh mờ nhạt. Những bước này gồm nhiều công cụ để giúp bạn tiến về phía trước với tư cách là nhà lãnh đạo hướng nội. Nếu bạn là người quản lý những người hướng nội, bạn có thể sử dụng Quy trình 4P như một công cụ huấn luyện. Quy trình 4P cũng hữu ích nếu bạn là một thành viên trong nhóm và bạn muốn truyền thông tốt hơn với các đồng nghiệp hướng nội của bạn.

Hãy sử dụng Quy trình 4P như dụng cụ đo lường để theo dõi tiến bộ của bạn và đánh giá cả những giao tiếp thành công và thất bại. Nó cũng có thể giúp bạn lập kế hoạch những điều bạn muốn làm khác đi trong thời gian tới.

Cơ chế hoạt động của Quy trình 4P Quy trình 4P gồm bốn thành phần: chuẩn bị, hiện diện, thúc đẩy và thực hành (xem Hình 2.) Chuẩn bị là bước đầu tiên trong quá trình. Ngay cả nếu bạn là nhà lãnh đạo hướng nội, sự chuẩn bị sẽ giúp bạn tự tin trong việc giải quyết bất kỳ tình huống bất ngờ nào. Bước thứ hai là hiện diện. Hiện diện là cách bạn duy trì sự có mặt trong giây phút hiện tại. Bước này cho mọi người thấy rằng bạn tập trung vào hiện thực. Bước thứ ba trong quy trình là thúc đẩy. Trong bước này, bạn khuyến khích bản thân bước ra khỏi vùng an toàn. Rèn luyện mình đi qua nỗi sợ hãi sau khi bạn đã chuẩn bị và học cách có mặt trong giây phút hiện tại, là cách để phát triển và củng cố các kỹ năng của bạn. Bước thứ tư là thực hành. Đó là việc tận dụng mọi cơ hội có được để thực hành những hành vi mới. Đây là điều mà các nhà vô địch vĩ đại liên tục làm mỗi ngày. Sau khi bạn đã nắm vững một kỹ năng hoặc công cụ, Quy trình 4P lại lặp lại từ đầu. Bạn luôn luôn có những tình huống mới để giải quyết. Tôi sẽ đưa ra một số ví dụ về cách các khách hàng và những người trả lời phỏng vấn đã sử dụng những bước này.

Hình 2. Quy trình 4P

Chuẩn bị Chuẩn bị cho các cuộc trao đổi xã giao là biện pháp tốt nhất mà bạn có thể áp dụng. Chúng ta thường nghĩ rằng có thể “ứng biến” trong các cuộc trao đổi, trong các bài thuyết trình và đối đáp với mọi người. Điều ngược lại mới là đúng. Nếu bạn dành sự chú ý đầy đủ và tập trung vào việc xây dựng chiến lược cho các cuộc trao đổi xã giao như khi bạn làm với các dự án, những điều tuyệt vời có thể xảy ra. Sự căng thẳng giảm đi và sự khác biệt về nhận thức khép lại.

Bạn đã bao giờ chuẩn bị cho một cuộc họp quan trọng bằng việc lường trước các câu hỏi và đưa ra các phương án trả lời khác nhau chưa? Bạn có bao giờ từng tập luyện với bạn mình trước chưa? Như thế, bạn có thể cảm thấy tự tin hơn và kiểm soát được tình hình khi bạn bước vào phòng họp. Khi bạn nhận được câu hỏi mà bạn chưa chuẩn bị, bạn có thể dựa vào kho kiến thức mà bạn mới tích luỹ được để đưa ra câu trả lời thuyết phục. Nếu như vậy, bạn có thể nhận ra sự khác biệt mà sự chuẩn bị trước đem lại. Nhiều nhà lãnh đạo hướng nội thành công mà tôi có dịp trao đổi đưa ra nhiều ví dụ khác nhau và tất cả đều gắn với sự chuẩn bị. Nhiều trong số các ví dụ về sự chuẩn bị có ý thức đó được trình bày trong cuốn sách này. Dưới đây là hai ví dụ ngắn gọn.

Nhà lãnh đạo PR trẻ được nhắc đến trong phần trước nhận ra rằng một bước đệm tốt để đối phó với sự hồi hộp trước khi thuyết trình là chuẩn bị đầy đủ các ghi chép, bao gồm các cụm từ cụ thể mà anh sẽ sử dụng. Anh thấy rằng nếu anh viết ra những cụm từ này trước, anh có thể nhớ được toàn bộ một đoạn khi anh nhìn liếc qua. Anh cho biết: “Tôi có thể vượt qua nó mà không hề bị ngăn cản bởi sự hướng nội.” Martin Schmidler, nhà lãnh đạo công nghệ thông tin, gần đây có tham gia một sự kiện quan trọng. Ông lấy được sơ đồ chỗ ngồi và xem kỹ sơ đồ này để xác định những khách hàng quan trọng mà ông có thể tiếp cận trong cuộc chiêu đãi cocktail lớn.

Chuẩn bị là bí quyết giúp ông giảm sự lo lắng và tiếp cận được nhiều khách hàng.

Chuẩn bị có nghĩa là bạn có kế hoạch trước, vì vậy hãy sử dụng thời gian yên tĩnh một mình và xây dựng chiến lược cho các cuộc tiếp xúc xã giao (ví dụ, làm rõ mục tiêu của bạn, suy nghĩ về các câu hỏi cụ thể và các cụm từ sẽ nói, ghi chép và tập luyện với những đồng nghiệp tin cậy.) Quan sát những người có kỹ năng giao tiếp tốt và biến phương pháp của họ thành phong cách của bạn. Điều này rất có ích.

Hiện diện Từ điển định nghĩa hiện diện là “sự có mặt của một cá nhân, đặc biệt là khi thu hút được mọi chú ý.” Nếu bạn có sự chuẩn bị, bạn có thể thư giãn và “có mặt tại đây, bây giờ.” Nhiều nhà lãnh đạo hướng nội chuẩn bị kỹ lưỡng và bắt nhịp dễ dàng. Một trong những cách tốt nhất để thực thi lãnh đạo là thể hiện rằng bạn đang có mặt. Một người bạn nói về người mà cô ngưỡng mộ rằng: “Khi anh ấy ở bên bạn, anh ấy ở bên bạn.” Sự khác biệt về nhận thức hay khoảng cách giữa hình ảnh chủ định và hình ảnh được cảm nhận của bạn biến mất nếu người nghe tin rằng bạn đang ở bên họ. Thay vì bị nhìn nhận là người bàng quan hoặc thờ ơ, bạn được đánh giá là người có sự cảm thông và thống nhất.

Bằng việc tập trung vào giây phút hiện tại và người mà bạn đang ở bên, bạn cũng có thể xây dựng quan hệ và quyền lực cá nhân. Tôi đã gặp giám đốc điều hành của công ty tôi từng làm việc. Tôi thực sự cảm thấy e dè bởi vì bà là người có khả năng gây ảnh hưởng và ở trên tôi nhiều cấp. Trong công việc, tôi cũng có một số thách thức phức tạp đang chờ phía trước và tôi muốn tạo ra ấn tượng tích cực. Khi chờ cuộc họp bắt đầu, tôi trò chuyện với bà và cảm thấy rất thoải mái. Bà nhìn thẳng vào tôi và đặt những câu hỏi thông minh thể hiện sự quan tâm chân thành. Mặc dù rất nhiều người có chức vụ ở xung quanh nhưng tôi cảm thấy như thể tôi là người duy nhất trong phòng. Tôi nhận được sự chú ý trọn vẹn của bà. Tôi chưa bao giờ quên cuộc trò chuyện đầu tiên đó. Trong những lần gặp sau, bà thể hiện sự hiện diện bằng việc tìm hiểu nhu cầu của tôi và đưa ra những chỉ dẫn khôn ngoan. Cách cư xử của bà khiến tôi có động lực làm việc tốt hơn.

Khi bạn thể hiện sự hiện diện, bạn cũng trở nên thật hơn. Đây là một phẩm chất quan trọng khác của lãnh đạo. Hãy ngẫm nghĩ về cảnh sau trong bộ phim The Pursuit of Happyness (Cuộc tìm kiếm hạnh phúc). Chris Gardner, nhân vật vô gia cư do Will Smith thủ vai, đến phỏng vấn thử việc cho vị trí nhân viên môi giới chứng khoán trong bộ quần áo luộm thuộm. Cả đêm trước, anh ngủ trong tù vì chưa trả được tiền phạt giao thông. Thay vì dựa vào “các câu trả lời chuẩn bị sẵn” của mình, anh đánh giá tình hình và quyết định nói sự thật. Đây là một nước cờ đầy may rủi nhưng nó đã mang lại cho anh sự thông cảm và đặc biệt là lời mời làm việc.

Các nhà lãnh đạo hướng nội – người biết tạo ra sự hiện diện – cũng chuẩn bị một cách có ý thức cho những sự kiện không thể lường trước. Họ tính đến những chủ đề dự phòng khi cuộc trò chuyện lắng xuống. Họ có sẵn những câu hỏi mở khái quát và sử dụng những phương pháp giảm căng thẳng như hít thở. Cố TS. Fred Otte, giáo sư được nhiều người trong lĩnh vực của ông kính trọng, là một người hướng nội. Khi thảo luận về cuốn sách này với Jennifer Bush, vợ ông, tôi phát hiện ra một kỹ thuật dự phòng mà Fred đã sử dụng trong các cuộc gặp gỡ là kể những câu chuyện mà lúc nào ông cũng có sẵn. Bà nói rằng nếu có ai đó nói giọng đều đều, ông chắc chắn sẽ kể một câu chuyện để khiến mình tỉnh táo và thể hiện sự hiện diện. Vị đồng nghiệp chán ngắt của ông hẳn cũng không khôn ngoan gì và Fred được tiếng là người dễ chịu thành thực.

Thúc đẩy Emerson nói rằng: “Hãy làm điều mà bạn sợ làm nhất.” Nhiều tác giả đã viết về cách chúng ta phải xua tan nỗi sợ hãi để vượt qua chúng. Điều này nói thì dễ nhưng làm thì khó. Thế nhưng, nhiều nhà lãnh đạo hướng nội mà tôi có dịp trao đổi đã thực hiện những biện pháp triệt để giúp họ vượt ra khỏi vùng an toàn và tham gia các cuộc trao đổi xã giao mà theo họ không mấy dễ chịu.

Khi bạn buộc bản thân chấp nhận rủi ro, bạn cho những người khác thấy tiềm năng của bạn. Sự nghiệp có thể trở lại đúng hướng khi bạn nỗ lực thúc đẩy bản thân. Sự nghiệp của bạn sẽ lên như diều gặp gió. Khi Mary Toland buộc mình phải xây dựng quan hệ với cấp trên, cô thấy sự nghiệp của mình tiến về phía trước. Bạn không còn vô hình nữa và bạn có thể giành được những cơ hội quan trọng khi bạn nỗ lực thúc đẩy. Khi Martin Schmidler buộc bản thân phải lấy được sơ đồ khách hàng và tiếp xúc có chủ đích, ông có thể tiếp cận được nhiều khách hàng quan trọng.

Một giám đốc công nghệ thông tin mà tôi biết buộc mình thực hiện thách thức mà người huấn luyện của anh đưa ra. Người huấn luyện yêu cầu anh lấy được 20 danh thiếp trong một cuộc chiêu đãi cocktail 30 phút mà họ tham gia. Anh buộc mình làm việc đó và cuối cùng trở thành người quảng giao có tiếng trong tổ chức của anh.

Bạn cần đặt mình vào những tình huống mà bạn buộc phải vượt ra khỏi vùng an toàn dù đó là cơ hội nói trước đông người hay cuộc trao đổi khó khăn với khách hàng. Một nhà lãnh đạo hướng nội đưa ra lý lẽ đầy thuyết phục về việc vượt qua sự e dè khi nói: “Bạn vẫn muốn biết điều bạn có thể làm được trong thế giới này.”

Thực hành Thực hành là bước cuối cùng trong Quy trình 4P. Thực hành khiến bạn thành thạo và giúp bạn áp dụng nhiều công cụ vào kế hoạch thường trực của mình – nó tạo ra sự khác biệt trong cú đánh golf của những nhà vô địch như Tiger Woods, người không ngừng luyện tập dù đã đạt được danh hiệu vô địch. Thực hành sẽ giúp bạn làm quen và nắm vững những cách khác nhau để kết nối với mọi người và đưa ra thông điệp của mình. Thực hành cũng tạo cho bạn khả năng điều chỉnh phương pháp và hành vi tuỳ theo tình huống.

Dưới đây là một cách nhìn khác về bước này. Giả sử bạn thuận tay phải. Nếu bạn bị gãy cánh tay phải, bạn sẽ sử dụng cánh tay trái để làm những việc hàng ngày. Lúc đầu, bạn có thể cảm thấy lúng túng nhưng dần dần sẽ quen. Bạn có hoàn toàn thoải mái và dễ chịu không? Không, bạn không sử dụng cánh tay mà mình vẫn thường sử dụng. Thế nhưng cùng với thời gian, bạn sẽ sử dụng nó thuần thục hơn.

Như trong ví dụ về cánh tay, khi bạn thực hành những hành vi không tự nhiên ở nơi làm việc, lúc đầu bạn có thể cảm thấy lạ lẫm. Thế nhưng, với sự luyện tập có ý thức, bạn sẽ học cách khép lại sự khác biệt trong nhận thức và được nhìn nhận như bạn muốn. Niềm tin và uy tín sẽ gia tăng với đồng nghiệp, cấp trên trực tiếp và ông chủ của bạn. Bằng việc rũ bỏ tấm áo tàng hình, bạn sẽ đưa sự nghiệp của mình tiến về phía trước.

Trong những chương tiếp theo, tôi sẽ chỉ cho bạn thấy cách đón nhận những cơ hội ít rủi ro để thực hành trong nhiều tình huống điển hình. Nếu bạn làm theo những hướng dẫn này, bạn sẽ nâng cao cả kỹ năng và sự tự tin của mình.