Confirm Là Gì? Làm Thế Nào để Confirm Email Cho Chuyên Nghiệp

1. Confirm là gì?

1.1. Nghĩa của từ Confirm

Confirm là một từ tiếng Anh và thông dụng nhất, Confirm được sử dụng như một động từ. Confirm gồm những nhóm nghĩa sau:

- xác nhận; chứng thực: xác nhận lời nói của anh ta là đúng sự thật,

- thừa nhận; phê chuẩn: bản hiệp ước được phê chuẩn

- làm cho (ai đó) nhiễm sâu (một thói quen, lối suy nghĩ,..): làm cho bố của cô ấy bị nhiễm thói quen hút thuốc lá mỗi ngày

- làm vững chắc; củng cố: củng cố quyền lực, củng cố niềm tin,..

- (tôn giáo) làm lễ kiên tính cho

1.2. Các trường hợp sử dụng từ Confirm

Confirm được sử dụng trong nhiều hoàn cảnh khác nhau tùy vào mục đích sử dụng. Trong cuộc sống hàng ngày, ta hay gặp từ Confirm trong các trường hợp sau:

- Confirm password: xác nhận lại mật khẩu. Khi bạn tạo tài khoản hoặc đổi mật khẩu trên bất kỳ trang web hoặc mạng xã hội nào, bạn luôn phải nhập mật khẩu hai lần. Và lần thứ 2 đó được gọi xác nhận lại mật khẩu. Điều này đảm bảo mật khẩu lần thứ nhất bạn nhập không bị sai, đúng như những gì bạn muốn vì thông thường mật khẩu sẽ không hiện ký tự mà chỉ hiện ***

- Confirm your email address: xác nhận lại địa chỉ email của bạn. Ví dụ trong trường hợp bạn lập một tài khoản facebook mới liên kết với địa email. Facebook yêu cầu bạn xác nhận lại địa chỉ email. Trong trường hợp này bạn cần vào email, tìm thư xác nhận và thực hiện theo các bước trong email để xác nhận địa chỉ email. Việc này đảm bảo tài khoản của bạn là chính chủ và là cơ sở để bạn bảo vệ tài khoản của mình nếu có sự cố xảy ra.

- Confirm email: là việc bạn trả lời thư điện tử để xác nhận thông tin với bên kia. Tác dụng của việc Confirm email đó là: đây sẽ là bằng chứng được phản hồi dưới dạng văn bản, là phản hồi đồng ý hoặc từ chối với thông tin cần xác nhận của bên gửi hoặc cung cấp thêm thông tin cần xác nhận. Ví dụ nhà tuyển dụng gửi thư phỏng vấn cho bạn bằng tiếng Anh và yêu cầu bạn Confirm email. Tức là bạn cần phản hồi lại rằng bạn có muốn tham gia phỏng vấn hay không, hoặc bạn có sự thay đổi nào về thời gian, địa điểm đã xác định như trong thư không?

2. Hướng dẫn bạn cách viết thư Confirm

Mặc dù thuật ngữ “Confirm” được sử dụng khá thông dụng và phổ biến trong nhiều trường hợp, song nhận thấy mức độ quan trọng của việc Confirm email và tần suất sử dụng thường xuyên của nó trong công việc cũng như cuộc sống hàng ngày, trong bài viết này, chúng tôi mạn phép gửi đến bạn đọc cách viết thư Confirm nói chung cũng như cách Confirm email phỏng vấn bằng tiếng Anh nói riêng sao cho chuyên nghiệp.

2.1. Yêu cầu chung khi viết thư Confirm

Thư xác nhận được sử dụng bởi các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp mỗi ngày, cho một số mục đích khác nhau. Nói rộng ra, chúng được sử dụng để nhận ra một thỏa thuận trước đó hoặc để xác minh thông tin nhất định theo yêu cầu.

Ví dụ, một nhà tuyển dụng sẽ gửi cho người xin việc một lá thư xác nhận ngày và thời gian, địa điểm của một cuộc phỏng vấn. Tương tự như vậy, thông thường người nộp đơn xin việc trả lời bằng thư của chính họ xác nhận rằng họ sẽ tham dự cuộc phỏng vấn và mong chờ nó.

Quản lý cũng có thể gửi thư cho nhân viên hiện tại xác nhận việc làm của họ, nếu nhân viên cần điều này trong một số nhiệm vụ nhất định. Tương tự, chủ nhà có thể viết một lá thư xác minh nơi cư trú của người thuê nhà, nếu người thuê nhà đang xin vay tiền.

2.1.1. Câu từ

Trước khi gửi bất kỳ một văn bản trang trọng nào bạn cũng cần đọc lại và sửa lại thư đặc biệt là các nội dung liên quan đến thỏa thuận kinh doanh. Việc sai lỗi chính tả là điều tối kỵ, các lỗi như thiếu từ, sử dụng từ sai văn cảnh, sai ngữ pháp, dấu câu và các vấn đề liên quan về mặt chữ viết khác cũng là điều phải hạn chế tối đa. Việc bạn gửi một lá thư trau chuốt kỹ lưỡng đã thể hiện bạn là một người cẩn thận và chuyên nghiệp.

2.1.2. Sử dụng giấy phù hợp

Bạn nên sử dụng giấy có in sẵn logo của công ty khi bạn Confirm thư kinh doanh. Nếu thư không liên quan đến kinh doanh, bạn cũng cần in trên giấy chuẩn. Trong các lá thư thương mại, trường hợp không Confirm thư bằng email, bạn hãy đánh máy và in ra, hạn chế viết tay. Và nhớ là máy in hoạt động tốt và mực in vẫn còn nhé.

2.1.3. Phông chữ và lề

Khi viết thư Confirm hay bất kỳ lá thư trang trọng nào, bạn nên sử dụng phông chữ Arial hoặc Times New Roman , kích thước 12-14 và không được gạch chân, in nghiêng, in đậm. Phần lề khoảng 2.5 cm.

Để chuyên nghiệp hơn và tạo ấn tượng với người nhận, bạn có thể sử dụng định dạng khối. Tức là các đoạn sẽ cách nhau một dòng và dòng đầu tiên không thụt vào trong. Lá thư được định dạng cách dòng đơn.

2.1.4. Viết ngắn gọn và rõ ràng

Thư Confirm thường ngắn và xúc tích. Bạn không nên viết dài quá, tránh thể hiện cảm xúc và các cụm từ không cần thiết. Nội dung của bức thư bám sát vào điều mà bạn muốn xác nhận, các thông tin quan trọng khác bạn muốn bổ sung và xác nhận lại.

2.1.5. Ngôn ngữ lịch sự, trang trọng

Hầu hết thư Confirm đều mang ý nghĩa trang trọng và không mang tính cá nhân. Nếu bạn viết thư cho người thân, bạn bè thân thiết, bạn có thể viết một cách gần gũi, thân mật. Tuy nhiên nếu không chắc phải viết thế nào, hãy viết một cách lịch sự. Trong trường hợp bạn muốn thể hiện sự cảm kích hay thái độ của mình trong bức thư. Ví dụ sự vui mừng khi nhận được thư mời phỏng vấn, bạn có thể viết: “Tôi rất mong chờ buổi phỏng vấn này”

2.2. Cách viết một bức thư Confirm

2.2.1. Dùng giấy in sẵn logo công ty

Như yêu cầu bên trên, nếu nội dung liên quan đến việc kinh doanh, hãy dùng giấy có in sẵn logo của công ty. Việc này có thể khiến bức thư của bạn trở thành văn bản chính thức của công ty.

Nếu bạn viết thư Confirm dưới tư cách cá nhân hoặc viết về vấn đề cá nhân nhưng gửi công ty thì vẫn sử dụng ngôn ngữ trang trọng.

2.2.2. Lời mở đầu

Sử dụng lời chào thích hợp với tên và chức vụ của người nhận. Ví dụ: Kính gửi Anh/ Chị/ Ông/ Bà kèm theo tên (nếu là người Việt) hoặc họ (nếu là người nước ngoài)

2.2.3. Xác nhận thông tin cần Confirm

Hãy nói rõ vấn đề trong thư Confirm. Bạn không cần giới thiệu bản thân cho người nhận và những câu trao đổi làm quen. Người nhận chắc chắn đã biết bạn trước khi gửi thư Confirm. Đầu thư hãy đi thẳng vào các công việc mà bạn cần xác nhận: thời gian, địa điểm, thông tin cụ thể,..

Nếu bạn gửi thư confirm đơn hàng. Hãy viết rõ đơn hàng bạn nhận được là gì, thời gian nhận và số lượng.

2.2.4. Các vấn đề cần Confirm khác

Bạn có thể đề cập các vấn đề khác liên quan trong phần tiếp theo. Những thông tin bao gồm tiền bạc, các điều khoản hoặc bất kỳ vấn đề cần xác nhận khác. Ngoài ra trong thư confirm còn có thể nhắc đến trách nhiệm đối với các công việc hoặc danh sách công việc còn tồn đọng, chưa hoàn thành.

Bạn nên nhắc lại các thông tin cần confirm để chắc chắn rằng không có sự hiểu nhầm từ hai bên. Việc lặp lại này cũng giúp làm rõ các yêu cầu, mong muốn từ phía người nhận gửi đến bạn.

Thư confirm không chỉ là để xác nhận mà còn là bằng chứng, văn bản lưu trữ giữa hai bên trong trường hợp xảy ra tranh chấp.

2.2.5. Kết thư

Cảm ơn trước khi kết thúc lá thư sau đó ký tên và ghi tên đầy đủ của bạn.

3. Hướng dẫn confirm email phỏng vấn bằng tiếng Anh

3.1. Cách confirm email thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Nhận được thư mời phỏng vấn chứng tỏ bạn đã có cơ hội được tham gia làm việc vào công ty mà bạn muốn. Khi bạn ứng tuyển vị trí cần trình độ tiếng Anh, phòng nhân sự sẽ gửi thư mời phỏng vấn cho bạn bằng tiếng Anh và cũng mong muốn nhận được thư phản hồi của bạn bằng tiếng Anh. Cách confirm email không khó nhưng nếu không cẩn thận bạn có thể mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Bạn nên trả lời công ty một cách đầy đủ và súc tích, dễ hiểu nhất.

- Lời mở đầu: Dear.. (tên nhà tuyển dụng hoặc tên người gửi thư mời phỏng vấn cho họ)

- Nội dung email:

Thank you very much for the invitation to interview for the (vị trí ứng tuyển) position at (Công ty mà bạn ứng tuyển)

I’m very much looking forward to our conversation, scheduled for (ngày tháng, thời gian).

If I can provide you with any further information prior to the interview please let me know.

- Kết thư:

Yours sincerely,

Họ tên đầy đủ của bạn

>>> Xem thêm: Một loại giấy tờ cũng rất quan trọng và cần biết với người đi làm đó là thư mời họp chuẩn, mới nhất và download miễn phí ngay

3.2. Một số lưu ý khi confirm email phỏng vấn

3.2.1. Chào hỏi

Không cần nhắc nhiều đến nhà tuyển dụng hay công ty, bạn chỉ cần Dear.. là được. Lời chào tuy là một chi tiết nhỏ nhưng nếu thiếu sẽ là nếu lý do mất điểm của bạn trong mắt nhà tuyển dụng nên tuyệt đối đừng bao giờ quên nhé.

3.2.2. Xác nhận

Vì là thư mời nên những câu hỏi thường mang tính chất có hoặc không. Bạn chỉ cần xác nhận rằng bạn có tham gia buổi phỏng vấn hay không? Câu trả lời đi thẳng vào trọng tâm, rõ ràng. Ví dụ: “Tôi rất muốn tham gia buổi phỏng vấn” hoặc “Tôi rất mong chờ buổi phỏng vấn”. Bạn cũng cần xác nhận lại cả thời gian phỏng vấn hoặc yêu cầu một thời gian khác nếu bạn không thể đến vào thời gian như trong thư mời. Ngoài ra bạn có thể bày tỏ sự mong đợi của mình cho cuộc phỏng vấn hoặc sự cảm kích vì nhận được thư mời.

3.2.3. Thời gian trả lời phỏng vấn

Hãy đảm bảo email phản hồi của bạn được gửi trong vòng 24h kể từ khi  nhận được mail của nhà tuyển dụng. Bạn chỉ phỏng vấn một vài nơi những công ty có thể phỏng vấn hàng trăm người mỗi ngày. Đừng phản hồi muộn quá trước khi họ quên mất bạn là ai và các thông tin liên quan đến bạn. Việc phản hồi thư sớm cũng thể hiện bạn là một người có tác phong làm việc nhanh nhẹn và chuyên nghiệp.

3.3. Cách từ chối thư mời phỏng vấn

Tương tự cách confirm email ở phía trên, mẫu thư từ chối cũng vậy. Thay vì đồng ý bạn sẽ đưa ra lý do từ chối. Hãy giải thích lý do một cách khéo léo để nhà tuyển dụng vẫn cảm thấy được tôn trọng. Đừng quên thể hiện mong muốn được hợp tác với công ty trong tương lai.